试论档案管理的信息电子化
发表时间：2018-08-13T14:06:53.103Z 来源：《基层建设》2018年第19期作者：彭良才
[导读] 摘要：在互联网时代的背景下，档案管理电子化的建设以及发展越来越迅速，档案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束缚和单位性质等各种因素，有的单位档案管理仍然存在很多不足之处，需要一些有效的措施来加以改善。档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。提高档案管理水平不仅重要而且急迫，要想适应当今社会发展的大趋势和大潮流，必须加快建设档案管理的电子化进程，以电子化的档案处
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摘要：在互联网时代的背景下，档案管理电子化的建设以及发展越来越迅速，档案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束缚和单位性质等各种因素，有的单位档案管理仍然存在很多不足之处，需要一些有效的措施来加以改善。档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。提高档案管理水平不仅重要而且急迫，要想适应当今社会发展的大趋势和大潮流，必须加快建设档案管理的电子化进程，以电子化的档案处理日常档案工作，能够为社会的发展提供更多的便利。
关键词：文书档案管理电子化
随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。
2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻：现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。
三、加快推进档案信息化技术的基本原则
1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
四、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个ip地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，
数字化干部人事档案管理系统功能介绍 ******有限公司
目录 一、设计宗旨 (2) 二、系统功能介绍 (2) 2.1系统总体规划 (2) 2.2系统功能列表： (3) 2.3数字化档案采集系统 (6) 2.3.1档案目录整理 (7) 2.3.2档案数字化采集 (7) 2.3.3档案材料审核 (8) 2.3.4系统维护 (8) 2.3.5其他功能 (9) 2.4数字化档案管理系统 (9) 2.4.1档案案卷管理 (9) 2.4.2档案材料管理 (10) 2.4.3 档案审核 (11) 2.4.4 信息管理 (12) 2.4.5 系统维护 (12) 2.5 数字化档案网上阅档系统 (13) 2.5.1系统综述 (13) 2.5.2角色说明 (14) 2.5.3档案查阅 (15) 2.5.4消息系统 (15) 2.6 系统前景 (16) 三、操作系统及硬件配置要求（推荐） (16) 附：数字化干部档案查询系统演示操作说明 (16)
一、设计宗旨 干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案管理工作模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高、原件易损等。传统的管理模式已不能完全适应经济社会发展及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进组织部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。 二、系统功能介绍 该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。 2.1系统总体规划 “数字化干部档案管理系统”由四部分组成：信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。
通用档案电子化综合管理解决方案 一、前言 随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。 我公司总结了多年以来在工商、医疗、档案馆等行业的档案管理系统开发经验，不断求实创新，同时深入分析并概括总结了各行业档案管理工作的异同，严格遵循国家档案局档案工作标准，面向社会各界档案管理部门推出了专业完善的《电子档案综合管理解决方案》。 本文将从文档数字化开始，内容涵盖电子档案的存储、归档、检索等方面，为用户提供专业完善的一体化解决方案。 二、文档数字化 2.1纸质档案资料数字化 纸质档案数字化，就是将纸质档案(含照片)资料通过扫描、OCR识别、排序标引转化为基于文字和图像信息的数字档案，并备份到光盘或磁盘设备中，用于长期保存。 ◆文档扫描 采用标准的TWAIN、ISIS编程接口，直接控制各类扫描仪，自动实现图像压缩；支持平板和连续两种扫描方式，能够扫描A3、A4等多种幅面的档案。 支持黑白二值、灰度和彩色等多种图像格式，有盖章、照片的页面采用灰度或彩色图像处理。分辨率可灵活设置，一般为200DPI以上。 ◆图像压缩 每卷档案作为一个图像文件，采用TIFF多页存储格式，能将任意多页的黑白二值、灰度、彩色、各种不同幅面图像压缩到一个图像文件中。 ◆黑白图像采用TIFF CCITT_GROUP4或国际最新标准JBIG格式。灰度、彩色图像采用JPEG（YUV4:4:4）或国际最新标准JPEG2000格式。200DPI，A4幅面，黑白二值图像压缩效果：TIFF。CCITT_GROUP4，平均每页大小为20K左右；JBIG平均每页10K左右。对于灰度和彩色图像，JPEG2000格式的压缩率比JPEG高30%左右。 ◆智能OCR识别 对于较为规范的印刷体及表格类型的原文材料，可通过在排序索引处理过程之前进行自动的OCR标引识别和OCR全文识别。具体特点： 识别字体多：识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。 识别功能强大：支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。 识别速度快：在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。
浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信
息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统
档案电子化管理 Modified by JEEP on December 26th, 2020.
一、对于档案（电子化）管理的认识 网络资料：档案信息化（电子化）是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。 以上是网络资料，我根据从档案信息资料收集、整理、保管、开发和利用的管理过程说一些个人认识。 以我局为例，我局档案室信息来源主要以纸质为主（纳税人信息资料、申报资料、其他涉税资料等），人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。 整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。 保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。 目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是
《档案管理信息化浅谈档案管理信息化》随着经济的发展、社会的进步，计算机越来越深入到我们日常的工作学习及生活中，成为我们日常生活中不可缺少的辅助工作。档案管理系统用计算机管理档案的一种计算机应用技术的创新。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图标、音像及其其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢。笔者认为，必须从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这四个方面着手。 一、更新观念，增强档案管理现代化意识 管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 二、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化
要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政的投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。 三、建立规范的管理机制 在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。 创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。 统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一
论档案管理中的信息化建设 摘要：随着企业信息化的不断发展，为当前的档案管理工作带来了一系列的管 理问题。企业档案部门必须树立全新的档案工作理念，应对信息化给企业的档案 管理工作带来的变革。一方面，我们应当抓住机遇，全面推进企业档案信息化建设，同时应健全制度，如强监管，并进一步完善档案的信息化建设标准体系，确 保档案管理的先进性、档案资料的及时性、准确性以充分发挥档案的重要性。 关键词：档案管理信息化建设 档案是历史的真实记录，它是各项事业发展的基础。随着社会的发展，信息 技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代。档案在被社会各界的利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥它的潜在价值。 做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性，以便更好地为服务企业、服务社会。 当今社会是科学技术空前辉煌和科学理性充分发展的世纪。正是基于物质科学、生命科学和思维科学等的突破性进展，人类创造了超过以往任何一个时代的 科学成就和物质财富，为世界文明进步的新飞跃奠定了坚实基础。当今社会由于 办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通讯技术的结合，形成了 信息技术产业。信息的交流和传播突破了时空限制，在全球范围内改变了人们的 工作、学习和生活方式，其对经济、社会的影响与三百多年前的工业革命相比有 过之而无不及。 一、档案信息化建设的背景及紧迫性 目前，经济信息化正以前所未有的速度迅猛发展，各行各业随着互联网技术 的全面应用开始发生巨大的变革。互联网极大地提高了人与人之间进行信息沟通 的效率，社会经济的各个环节都在开始享用网络技术带来的好处，如电子邮件代 替了传统信件、网上交易开始替代洽谈定货会等等。新一轮科技革命将以更加迅 猛之势席卷全球，高新技术产业为先导的知识经济将占据经济的主导地位。在这 个充满竞争和挑战的时代，谁能抓住历史机遇并掌握高科技和高素质的劳动者， 谁就能在未来激烈的竞争中赢得主动权，在发展中占据主导地位。否则就要落后，就难以发展。 档案作为信息社会众多信息源中最基础的部分，在当今世界科学技术突飞猛进，特别是档案工作面临着知识经济和信息时代的严峻挑战。档案科技明显滞后，已经并正在影响着档案事业的发展。大力发展和应用信息技术、加速档案信息化 建设进程、以信息化和全球化推动档案管理工作的发展，这已经成为档案界的战 略抉择。 当今社会正处于历史发展的关键时刻。如何抓住机遇而不要丧失机遇，开拓进取 而不要因循守旧，采取正确的战略和策略，积极应对各种挑战，直接关系到二十 一世纪档案事业的发展前景。现代科技是一把“双刃剑”，站在新千年的门槛上， 我们必须清醒地看到，信息技术革命不仅给档案事业的发展带来难得的机遇，也 使档案工作面临严峻的挑战。为此，当代档案工作者肩负着重大责任，使命光荣，任重道远。 二、信息技术在现代档案管理中的应用 信息技术是构成当今社会的最强大的力量之一，信息技术所带来的变革，能 够帮助个人和社会更深入地认识档案管理工作，并更好地利用档案管理工作的各 项优秀成果，从而使档案管理工作充分发挥其潜能并实现其推动经济发展和社会
电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。
三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。
浅谈档案管理电子化服务的建设 作者：汤惠玲 来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第7期 文/广州市商贸职业学校汤惠玲 【摘要】随着现代信息技术和计算机的发展与应用，电子档案越来越多，电子档案成了档 案管理的重要形式。档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理中的一种新 型模式。保存电子档案的目的是使电子档案能够处于准确、完整、可靠地提供利用状态，起到 凭证和查考作用。电子档案如何管理和利用，这是档案管理现代化面临的一个重要问题，推进 档案电子化管理成为必然趋势。 【关键词】档案管理；电子化服务；建设 档案电子化服务是计算机发展的形势下发展起来的一种新型存档方式，原来以纸质格式承 载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，由此产生了大 量的电子档案。档案电子化服务是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者 提供非纸质载体的数字化档案。它是现代网络办公和办公自动环境下的趋势和要求。 一、充分发挥电子档案的优势，为社会提供全方位的电子化便捷服务 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、 签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，实现档案信息资源的合理配置、科 学管理，为社会提供高效、优质的服务。 首先其优点很多：可提供多媒体信息；可将文字、声音、图像结合起来；使利用工作更高 效方便，可通过多媒体的超文本技术，将计算机存储、表现信息的能力与人脑筛选信息的能力 结合提高检索效率，能够提供超时空、全方位的信息服务。 其次，电子化服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子化服务的核心是大量频繁的行政管理和日常 事务都通过设定好的程序在网上实施。电子档案的利用方式与纸质档案不同，很多情况下是通 过网络满足异地利用的需要，而不是集中在档案阅览利用。而且与纸质档案利用相比，电子档 案利用更快捷、更方便，也正是这一优点使得电子档案的利用服务被逐渐推广，不过前提是需 要一定的技术支持和相应措施才可实现，档案电子化服务是档案利用工作发展的必然趋势。 二、合理利用档案部门存储和应用的技术条件和环境，真正实现文档管理一体化 电子档案最典型的特征就是非人工直接识读性，因而提供利用前要进行电子档案基础数据 的准备和识别文件的建立。电子档案的基础数据包括两部分：一是背景信息，即电子档案形成 背景，包括形成的目的，形成时的结构，形成和使用阶段功能与活动以及影响文件的环境；二 是元数据，即电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据。这些都是在电 子文件形成阶段就得到完整收集的。 识别文件是记录在每份电子档案载体上的特殊文档，用于描述存储在载体上电子文件之间 的关系。不管是电子档案基础数据还是识别文件的建立，都应根据档案保管部门存储和应用等 技术条件和环境来确定其要求，一般是在电子文件的设计阶段就纳入系统设计，使它能自动产 生元数据与背景信息。现在随着档案信息化的发展，很多企事业单位的档案管理系统逐渐纳入 电子文件管理系统，真正实现了文档管理一体化。
档案管理信息化 第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。 档案信息数字化的内容有两个不同层次： 一是档案目录信息的数字化， 二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的 重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。 第三、 数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；
B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。 目前档案信息化面临的主要问题是： 1、规划和设计滞后 主要原因是，档案信息的生成和管理是按时间和空间分割的，受权限、资金、规范的制约，全国统一制定规划很难，以地方为主做起，较为可行。另外的原因还有，与档案信息化连接的前期对象处于变化之中，使档案信息化本身也不得不跟着变化。如产生电子文件和电子档案的部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，造成档案信息化管理系统的不确定性。或者由于档案部门的参与指导不到位，使电子文件和电子档案的采集与归档方法带有缺陷，难以保证电子文件的真实和完整。中国的电子政务信息化的变化与体制改革相关联。目前多数行政职能部门正处于从管理向服务的转变之中。由此造成信息系统运转中较强调权利的分割、流程控制和手续的严密，办理一件事的过程中，多数部门处于等待状态，效率较低。各个职能部门只掌握自己的数据，部门之间存在较严重的数据共享壁垒。由于体制限制，不少单位为解决此问题多次下文，企图实现信息共享，但很难奏效。如北京某科技园区管理中遇到工商、税务、公安部、财政等多个职能部门的信息壁垒问题，使对用户办事期限的时间承诺难以兑现。 2、档案信息化的服务观念和方式滞后档案信息化的服务对象扩展
推行档案电子化管理的几点建议 当今世界已步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。 1、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。 2、建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以部门为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供各部门自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。 3、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。 4、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。 吴萍 2012年3月20日
档案信息化建设方案 篇一：档案信息化建设方案加强档案信息化建设，既是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要求。为了全面加强我馆档案信息化建设，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》的要求和全省、全市档案方志工作会议精神，以及县委、县政府的安排部署和上级业务部门的指示精神，结合年初工作计划，特制定我馆档案信息化建设实施方案。一、指导思想以邓小平理论和三个代表重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，按照党的XX大和XX届五中、X中全会精神，认真学习自治县第十二次党代会精神，进一步解放思想，开拓创新，大力推进档案馆的信息化、现代化建设，按照效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施的原则，将档案信息化分阶段完成，对馆藏重要档案全部进行扫描或复制刻录，基本实行计算机文件级检索，实现信息共享和电子档案网上归档，力争十二五末基本建成档案数据库，更好地为县委、县政府各项工作服务。二、总体目标档案信息化建设的总体目标是：本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，加快推进人才队伍建设，逐步实现档案管理现代化和办公自动化；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建印江自治县档案信息网。三、主要任务1、加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，从现在起，争取利用3~5年时间，完成馆藏档案文件级检索工具的数字化。2、积极推进传统载体档案数字化建设。对各种类型档案进行数字化扫描、转换，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。3、加强电子文件归档管理。加强对本县机关和企业、事业单位以及乡镇的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。4、建立档案区域管理网络。与县政府电子政务建设紧密结合起来，将档案信息资源开发利用工作纳入县政府电子政务工程，公开档案信息网络查询利用，从而实现文件的网上传输和资源共
干部人事档案信息管理系统有哪些？大家还在为如何选择干部人事档案信息管理系统而绞尽脑汁吗？各位还在网上搜寻相关信息吗？别麻烦了，就让小编为大家一网打尽吧！市面上有不少干部人事档案信息管理系统，那么怎么选择适合自己需求的系统？ 现在我国的干部档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。 归纳起来，好处大约有以下几点： 1.可以存储干部档案，安全、高效； 2.只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力； 3.可以迅速查到所需信息。 根据调查干部管理涉及档案信息系统、用户信息、管理信息等多种数据管理。干部管理包括人员信息的添加、编辑、查询、删除、查找；系统用户管理包括用户的查询，浏览，因此对干部管理系统的功能提出下列要求。能够存储一定数量的档案信息,并方便有效的进行相应的数据操作和管理，这主要包括： 1.档案信息的添加、删除及修改。 2.档案信息的关键字检索查询。 广东百泰科技有限公司研发的干部人事信息管理系统基于多年来在组织干部、人事和人力资源管理等领域积累的丰富行业知识，结合在组织管理信息化建设领域的多年实践，依据新时期组织管理的工作要求和发展要求，经过反复论证，研发出的专门面向组织干部人事信息数据库建设和日常组织干部人事管理工作服务的管理信息系统。系统是在深化电子政务建设，构建服务型政府的大背景下产生，在推进组织管理创新的命题下得以发展。 一、系统功能 干部人事信息管理系统在开发的过程中贯彻“功能齐全、操作简单”的设计理念，充分考虑使用者循序渐进的思维方式，界面友好简单，操作智能化，优化流程，使得具备简单计算机操作水平的用户无需培训，就能很快很好地使用本系统。
档案电子化管理方案会计档案将实行电子化【--主持词大全】 据悉，按照现行的1998年制定的《会计档案管理办法》，“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”， 若要符合办法要求，企业信息化管理平台的建设与嵌入尤为关键，金蝶EAS系统对企业推行会计档案电子化优势明显。 其一，金蝶EAS系统是业务财务一体化高度集成整合的系统，系统能够固化公司每项业务处理流程，并完整地记录了公司自业务前端传递而来的营收、采购、工程、运营等经营活动中产生的各类信息，这些信息中有关会计核算的部分则会根据既定的会计准则及标准化 程序自动形成相应的会计凭证，从而自动成为会计档案的主要内容。并且系统可以对接相关影像系统，对EAS凭证数据进行影像化处理，真正实现了会计信息的规范化、统一化和自动化管理， 其二，EAS会计档案电子化系统解决方案能够确保电子会计真实有效，由相应的信息系统生成和传输;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据，能够输出符合归档格
式的会计凭证、账簿、报表等会计资料，设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序。 会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起，依据会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的归档等公司管理环节均会产生重要影响。 此外，电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。 本文： 内容仅供参考
浅谈档案管理信息化 信息化是现在全球经济以及社会前进的趋向。电脑技术的飞速前进让我们进入到信息化阶段。伴随着信息化的前进，以往的档案管理形式已经不能够满足数字化档案管理的需求，在档案管理作业中现已普遍使用电子档案，在新阶段档案管理所追求的宗旨是档案信息化。在信息化环境下怎样增强档案管理作业是档案管理者所面对的新科目。 标签：信息化；档案；管理 1 档案信息化定义 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。这是一个长期的发展过程，这一过程中，要不断的采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提升档案管理和使用的现代水平。 2 档案信息化应遵循的原则 2.1 规范性原则 拟定以及执行档案作业准则以及依据，是档案作业现阶段的需求，是提升作业品质以及功效的需求。经过馆内珍藏的档案数字化接管电子信息，要按照标准准则，拟定有关的标准规则，必须这样才可以把电子信息归入档案，以往载体档案数字化，其数字化档案的存放、运送、使用等作业完成顺序话、准则化以及依据化，防止存在按照各自的标准开展，相互不统一，反复建筑等情况出现。 2.2 安全性原则 伴随着电子化、信息化、网络化建筑的持续开展，网络的缺点以及不安稳性越来越明显。所以，我们一定要增强网络安全措施的探索以及研发，使用有力的安全政策，确保档案信息是安全的。 2.3 效益性原则 档案资料数字化是庞大的体系建筑项目，要使用大量的人、物、财力，所以一定要按照经济型准则、考究信息化作业的利益。要按照自己的状况、馆内收藏根本，解析顾客需要，思考到馆内珍藏档案的使用状况。选用数字化的实质要典型，宗旨要和社会使用热门相综合，把关键的，使用次数多的档案开展数字化，能够带来庞大的社会经济利益；使用次数不多的就不用数字化，要不然会花贯更多的人财物力。
office opertions 办公室业务?网络化?电子化?数字化 108 办公室业务2012?10 文/黑龙江省中部引嫩工程管理处周祥路 事业单位档案管理信息化建设研究 【摘要】随着社会的不断进步以及信息化技术的不断快速发展，档案信息化的建设已经成为人们的工作与生活中所必须的问题。尤其是针对事业单位来讲，随着档案信息的日益繁多，在内容上也在不断的丰富，仅仅依靠纸质进行存储已经是一项比较困难的事情，所以，本文将针对如何进一步加强和完善企业的档案信息化建设提出自己的相关分析和对策。 【关键词】档案管理；事业单位；信息化 在进入了二十一世纪之后，信息技术在世界上的不断发展已经成为了档案工作的一个重要的机遇和挑战，在这个过程中，信息化的建设的重大意义以及其可能带来的重要的影响开始受到重视，档案界已经有很多的单位开始也在信息化的领域中对档案的管理开展信息化的管理过程的探索。但是，在目前中国的档案管理的理论和时间中，档案的信息化管理的建设问题依然还存在比较大的空缺和混乱的现象，这还有待相关的学者对其进行深入的探索和思考。 一、事业单位档案管理信息化存在的问题 （一）缺乏专业的档案信息化管理人才 目前在我国的事业单位的档案管理工作中，普遍存在一个比较严重的问题就是档案管理人才的缺乏，很多的档案管理人员从没有接受过正式的档案信息化的培训，在狠毒偶的档案信息化的建设过程中，以往存在的认为的误差，在信息化的过程中得到了如实的记载，使得信息化之后的档案也成为了一些错误的档案。很多的事业单位没有专门的档案管理的人才，大部分都是由别的部门的工作来进行兼职。这就使得在档案信息化的过程中，不仅仅存在无法顺利的进行档案的信息化的工作，还造成了很多的档案管理人员在工作的过程中敷衍了事的现象。缺乏比较强烈的责任心。 （二）档案信息化建设过程中缺乏完善的离职交接制度 现代化的社会很少有人在一个岗位 上一直干到退休，所以很多的事业单位的人员随着环节以及轮岗的制度，人员的流动也是必然的现象。所以，在档案的管理过程中，档案的管理人员进行离职交接的时候就直接关系到档案管理的质量的问题。很多的档案管理人员由于本身的一些问题或者是单位的问题，都会对档案工作的顺利进行造成比较大的影响。同时，由于目前很多的档案管理部门还比较缺乏完善的交接手续，这就使得档案的管理人员在进行理智的过程中，无法做到有章可循，最后就造成了很多的档案变成了死档案的现象。 （三）档案信息的保存缺乏有效的措施 保护好档案信息在档案管理工作中是一个很重要的步骤。虽然现代化的档案管理工作中电子档案已经成为了一个相对比较普遍的事物，但是现代化的很多保密的档案信息，事业单位通常还是要采取纸质档案的方式进行管理备案的。但是，就目前来讲，事业单位在档案的信息化建设滞后，针对机密以及重要的档案文件缺乏相关的有效管理措施，很多的电子档案与纸质档案的管理制度不能够配套，这就造成了很多的档案丢失以及损坏的现象的产生。在查找的过程中，又不能发挥出档案信息的最大化的利用价值，使得事业单位的档案信息化管理的过程受到了影响和遏制。 二、完善事业单位档案信息化建设的对策 （一）加强事业单位的档案管理人员的培训 档案的管理人员作为单位的档案信息化的建设过程中的一个直接诶的执行者，其专业的技术水平的高低直接的影响到了信息化的建设程度，所以，为了能够进一步完善事业单位档案信息化的建设，加强事业单位的内部档案管理人员的招聘制度以及培训制度的审查是一个很重要的问题。首先，事业单位需要定期的安排相关的工作人员进行档案信息 化建设的相关技术的培训，加强其专业的技能知识，使其认识到此项工作的重要性所在。只有这样才能够梳理比较正确的态度。其次就是要对外公开招聘那些优秀的档案信息化管理人才，为事业单位的档案信息化管理吸引更多的优秀人才，只有这样才能更好的提高事业单位的档案管理人员的素质以及职业水准。 （二）做好离职交接的工作 事业单位应该对离职交接的工作进行具体的规定，使得规定之下的交接工作可以有法可依，当一个单位的工作人员在一定的原因之下需要离开岗位的时候，就要在离岗之前对档案的交接工作进行具体的交接，并且要留下相关的联系方式，这样才能够方便原有的企业在发现问题的时候能够及时的进行联系和沟通。 （三）做好档案信息的更新管理工作由于事业单位的本身每天都会有不同的变动，所以事业单位的档案管理人员需要跟上信息的变化的速度，及时的手机相关的新的信息，不断的对档案信息的数据库及逆行那个更新，完善档案的信息库。同时，根据事业单位的实际的要求，要定期更换那些落后的档案管理设备，引进相对比较先进的设备来进行档案的管理工作，为了能够进一步的完善档案的信息化过程打下更好的基础，从根本上加快事业单位的信息化的能力与速度，使得单位的档案管理工作更好的为单位服务。 参考文献： [1]罗幼明.浅析事业单位档案的数字化管理[J ].才智，2009，(03).[2]蒋洪涛.档案信息化建设中存在的问题及 对策[J ].滁州学院学报，2006，(04).[3]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J ].当代经济，2011， (06).[4]周岩.论科技档案信息化建设[J ].硅谷，2008， (15).[5]潘丽莉，孙燕鸣.浅析地质资料档案管理 信息化建设[J ].资源与人居环境，2011， (02).[6]徐文明.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J ].才智，2012， (03).
人事档案管理的电子化 【摘要】在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。但电子档案也存在一些局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要事业单位档案管理人员有较高的的专业能力。我们要从多方面入手更好地实现事业单位人事档案的电子化并加以完善。 【关键词】事业单位；人事档案管理；电子档案 事业单位人事档案是事业单位从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、事业单位人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为事业单位人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。 一、人事电子档案的优越性 网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性。 （一）保存寿命长，不易损坏 档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了事业单位人事档案的安全性和可靠性。 （二）信息全面有效 由于电子设备存储空间很大，对于事业单位人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让事业单位及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。 （三）提取档案方便
电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司
目录 1.系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1数据录入 (5) 1.2.2文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1检索查询 (7) 1.3.3统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1用户管理 (14) 1.6.2角色管理 (14) 1.6.3权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1数据存储 (18) 1.8.2数据备份 (20)
1.系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容， 实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅 助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控 制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具， 可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比