档案计算机管理之我见
【摘要】随着计算机和互联网的广泛应用，办公自动化程度越来越高，随之产生的电子档案也与日俱增。运用计算机对档案进行科学的管理，极大程度提高了档案管理系统的工作效率，但我们也得以发展的眼光看待其存在的缺陷，对档案计算机管理中实际存在问题提出有效对策
【关键词】档案计算机管理；提高效率；对策
21世纪是信息和网络科技时代，信息化、网络化已成为推动各项事业发展的不可或缺的重要力量。随着管理向科学化、现代化和标准化发展，档案管理作为管理工作的重要组成部分，必须适应新的挑战和机遇，只有加快档案的计算机管理，才能实现档案管理现代化，充分发挥档案信息资源在深化改革、建设文明行业、提高服务质量中的重要作用。面对档案管理事业这一发展形势，我们应不断加强档案计算机管理工作水平，及时发现档案计算机管理中存在的问题，拟订解决问题的对策，以推动我国档案事业的创新发展。
何谓档案计算机管理？
档案计算机管理即档案自动化管理。档案自动化管理是档案工作现代化的重要内容和核心技术。电子计算机是现代科技所提供的从事信息处理的重要工具，它处理数据的速度极快，一瞬间即可完成加工过程；它计算精确，不会产生计算错误；它可以长时间不间断工作，系统性和逻辑性强；它具有高密度存储信息的巨大潜力；具备通过网络远程登录、访问、数据共享等特点。把这些特点恰当、合理地运用到档案管理之中去，可以实现档案的自动化管理，使其工作效率成倍增加。
档案计算机管理的优势在何处？
一、可以减少档案激增带来的困扰。由于现在已进入信息时代，各级政府机关、事业单位工作日益繁重，文件数量激增与库房紧缺、人手不够的矛盾日益突出。因此，自80年代以来，这已是摆在大家面前实实在在的亟待解决的迫切问题。
档案传统管理方式的存贮、加工处理、提供利用的能力不足，造成了档案保存和管理方面的诸多问题。
二、减少利用者增多带来的利用不便。档案利用者日益增多，工作任务日益繁重，这无疑又增加了档案管理的难度。由于社会各项事业的发展特别是经济建设的飞速发展，使得利用档案的人越来越多，利用范围不断扩大，利用要求日益提高，手工检索已不能满足这些要求。因此，传统的管理方式已愈显落后，要求加强档案的整理和编目工作，提供现代化的利用服务条件，以满足日益迫切的利用需求。
三、减少管理带来的经济投入。现在国家各项工作都在压缩财政，精减人员以求增效，这无不要求把有限的资金用在刀刃上，提高工作效率。利用计算机对档案进行管理可以减少人员经费的投入，讲繁杂的工作精简化，力求实现一体化管理，提高工作效率。
四、适应档案载体演变所形成的存储新趋势。科学技术的发展使档案的记录方式出现了多样化趋势。目前，越来越多的社会活动不再采用传统的纸张记录形式，而以缩微型、机读型等记录方式而存在，它们需要特定的保管条件、保管技术和利用手段，这些都是传统的档案管理方式所无法相比的，而计算机管理档案可以存储新型档案载体。
任何事物都具有其双面的特性，档案的计算机管理也不例外。在长期的实践过程中可以总结出以下几个方面的缺陷。
一、安全问题
1、实体的安全。对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证明和确认内容的原始性，因而纸质档案的载体较为稳定安全，但管理却很繁琐。而电子档案虽然具有快捷的办文进度和传递速度，但载体稳定性差，易损坏。鉴于电子档案载体和信息技术的不稳定性，以及电子档案的易修改性，电子档案的存储载体问题日益突出。曾经普遍使用的软磁盘存储量小，且极易损坏，不利于电子档案的归档和长期保存。目前使用光盘作为电子档案归档的载体虽然比较合适，但是它的标准还不够完善，读取还需要其他特定载体，缺少直接读取的便利性。并且由于病毒、误操作、读取载体更新过快会造成数据的安全隐患，这一系列的问题都不容忽视。
2、档案信息的安全问题。随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出，网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。当网络用户数量增加时，网络的效益和网络的危险性均以成倍的速度增加，在发达国家，保证网络安全的方式已经引起了最高领导层的重视。如在美国，重要的安全举措是以总统令的方式发布的。一般认为，构成对计算机网络系统安全的威胁主要有黑客人侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄漏和网络的关键数据被修改等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。今后会不断出台一系列技术措施和标准。这些技术措施和标准将对档案管理网络安全的等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中档案信息的安全管理等提供规范化的要求和解决方法。
二、缺少统一的标准与软件
各个档案馆、档案室根据自己的经济实力和条件选择硬件设备和档案管
理软件，机型五花八门，水平参差不齐。目前不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一，标准化低，数据不完善，共享性差。这种况发展下去，势必给档案信息化建设和资源共享带来隐患。
三、电子档案的法律效力尚不明确。
通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的。例如纸质档案，档案的微缩品等电子文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就遇到很大困难，这也就是光盘、磁盘、磁带及其他多种新型材料为载体的电子档案未能及时制定法律认定条文的原因。然而电子档案作为现在档案管理的主要作用对象，及时制定相关的法律条文，才能形成统一的标准化、规范化、科学化管理，才能促进档案管理事业的发展。
综上所述，随着计算机和互联网的广泛应用，办公自动化程度越来越高，随之产生的电子档案也与日俱增。运用计算机对档案进行科学的管理，极大程度提高了档案管理系统的工作效率，但我们也得以发展的眼光看待其存在的缺陷，对档案计算机管理中实际存在问题提出有效对策。
参考文献
[1]张振岚，陈先锋，档案计算机管理存在的问题及对策.黄河水利职业技术学院学报, 2007
年10月第4期第19卷.
[2]苏娟, 张凌燕,浅谈档案计算机管理工作中存在的问题.科技信息,2007年第25期.
[3] 张国欣,略论档案的计算机管理.山东工会论坛,2008年5月,第3期,第14卷.
公司档案信息化建设发展规划 为了加快我公司档案信息化建设步伐，提高档案管理的现代化水平，根据山西省企业科技事业单位档案信息化建设要求，结合我公司实际情况，特制定档案信息化建设发展规划。 一、指导思想 以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应改革开放和现代化建设对档案事业发展的要求，转变工作职能，提高办事效率；以需求为导向，以档案信息资源开发利用为核心，建立档案信息网络，提高公共服务；积极推进档案资源数字化、信息化、网络化进程，促进档案事业持续、快速、健康发展，为我公司三个文明建设服务。 二、奋斗目标 积极推进电子文件的归档和电子档案管理工作，全面推进档案管理的现代化、数字化建设，建立电子档案管理标准统一、功能完善、安全可靠的模式，开展档案数字化、网络化建设，以适应社会信息化发展的需要。 1、配备和完善档案信息化建设的基础设施，使归档文件和档案管理向数字化、现代化发展。 2、电子文件归档，档案管理自动化建设取得较大的进展。 3、室藏档案数字化向档案信息网络化转化，使档案信息资源传输网络化、服务在线水平得到提高，实现信息资源共享。 4、形成档案信息安全保障体系，规范档案管理和档案信息利用行为。 三、主要建设任务 根据现有条件和工作需要，拟采取基础设施建设和资源建设三步走： 第一步：完善档案信息化基础设备。全面配备输入设备（计算机、高速扫描仪）、打印输入设备（打印机）、复印设备（复印机）、海量存储设备（硬盘、光盘设备、绘图仪器等），同时配备档案管理应用软件，使档案归档、管理现代化。 第二步：对档案室藏档案和资料条目录入计算机，并建立机读目录数据库，实现计算机编目和检索查询利用，逐步实现从文件的形成、公文管理、归档到档案的保管、管理利用的全面电子化和数字化存储，实现无纸化办公。 第三步：利用局域网，根据使用需要逐步与向公众网上开通档案信息，建立网页或网站，依托网络平台，对外发布公司档案信息或查询外界档案信息，形成档案信息资源共享。 四、主要保障措施 1、加强组织领导 为确保档案信息化建设工作的顺利开展，建立档案信息建设领导组及办公组织机构，实行工作目标责任制，分工负责，责任到人，保证档案信息化建设工作落到实处。 2、完善和规范标准 制定统一的电子文件归档，档案信息管理标准，完善电子文件的安全保障措施，以确保档案网络化给档案信息安全带来负面效应。 3、增强资金的投入 为确保档案信息化建设工作的顺利发展，公司在全力自筹资金的基础上，同时积极争取多方的重视和支持，为档案信息化建设工作提供良好的资金保障。 4、提高队伍素质 （1）、积极选派专兼职档案员参加上级组织的业务培训，进一步提高专业技术水平和分析、解决问题的能力； （2）、组织各部门兼职档案员进行信息化知识培训和计算机实际操作技能培训，切实提高有关业务人员的信息技术知识和技术技能，以不断适应档案事业发展的需要。
盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
企业档案信息化管理模式研究 一、企业档案信息化现状分析 1.信息化建设起步早、发展慢，信息化水平参差不齐 我国档案信息化工作早在上世纪90年代中期即已开始，当时有些企业档案部门高价购置了计算机及单机版软件，并建立了题录式的数据库。但由于所配置软件功能不完善，兼之那时微机操作技术还不够普及，这些设备很多成了摆设。随着计算机技术的发展，档案管理软件功能的不断完善，网络版软件也得到应用，并为档案信息化管理奠定了良好基础。然而档案信息化发展不平衡，大型企业可直接与软件开发人员合作定制适合本单位需要的档案管理软件，但仍有相当数量的中小企业档案信息化建设举步维艰，甚至部分企业以裁减档案管理人员来实现减员增效的目的，那就更谈不上档案信息化发展了。 2.缺乏统筹规划，标准化规范化程度不高 部分企业领导对档案信息化的重要性认识不足，或正处于企业改制或产业结构调整档口，没有将档案信息化列入企业发展的战略规划中，再加上企业的主管部门没有形成强有力的统筹规划和宏观指导，从而拖慢了企业档案信息化进程。同样，档案信息化相关标准规范为企业档案信息化建设树立了标杆和准绳，然而我国现行档案信息化法规尚未形成完整的体系，覆盖面有限，相关法规标准的修订和完善工作又远远适应不了企业档案信息化建设的需要，因此也影响到企业档案信息化进程。 3.档案资源管理有三难，影响信息化进程 企业档案管理中有三难：一难为声像档案收集难，因为相比于常规纸质档案，声像档案价值不易评估，而且不少数码相片缺配文字说明，这也影响了这类档案的归档和利用；二难是价值高、利用率高的档案收集难，因为对于价值高的档案（如设计图纸和技术方案等），往往出于保密或使用便利等原因，这些资料归档不及时或者资料不全；三难系信息共享意识差，档案作为信息资源若不能共享也就失去了有效利用的价值，企业档案资源也就成为信息孤岛，不仅制约了档案管理效率的提升，而且也与企业管理信息系统的建设不同步。此三难直接影响到企业档案信息化建设进程。
企业档案管理信息化建设的现状及对策 摘要所谓的档案信息化，从专业的角度来看，即通过利用信息技术、网络技术以及计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理以及处理等，充分满足社会及群众的多元化、个性化需求。档案信息化建设是同一种信息载体、管理、检索及存储变化的一系列动态过程，亦是建设信息数字化的必经之路。在当前的社会背景之下，档案管理信息化建设极为重要，不仅能够提高档案管理工作的质量及效率，同时亦具有推动经济、社会可持续发展的作用。本文通过探究档案管理信息化建设过程中存在的问题及困境，提出了有效的解决策略，期望可对相关领域有所裨益。 关键词档案管理信息化建设普遍问题对策 一、引言 众所周知，档案信息化管理不仅是提升企业服务意识的有效方式，亦是迎合市场发展趋势的必然选择。近年来，档案部门加大了档案管理信息化建设力度，试图使档案工作与社会发展同步。档案管理部门则应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革创新档案管理工作体制与运行机制，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平。 二、当前企业档案管理信息化普遍存在的问题
1、企业对档案管理信息化的意识比较淡薄 相对来说，企业档案管理信息化耗费的资本较高，且系统建设极为复杂，稍有不慎，便会出现差错。很多企业管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，更愿意将资金投入到产品销售、工程建设、制度改革以及设备引进等方面，然而，正是由于对档案管理工作的疏忽，缺乏引进数字化设备及系统的资金支持，导致文件、数据的收集、归档、整理及处理现象十分混乱，无法实现资源共享。再者，因为企业管理者缺乏先进的管理观念，并不重视专业教育及业务培训等活动，因而，很多档案管理工作者缺乏业务能力、服务意识，且管理水平较低，降低了档案管理工作的水平及效率。 2、企业档案管理信息载体形式多元化 在当前信息化的管理背景之下，纸质载体档案已经被淘汰，电子档案更利于资源共享，方便人们浏览、查阅信息。现代化网络计算机技术的有效利用，令企业在产品生产、研发以及工程规划、施工等过程当中，形成图像、声音、图形、视频以及文字等多媒体信息，更好的反映三维仿真以及二维绘图。常见的档案信息载体包括：软磁盘、磁带、照相胶片以及纸质等，应将其放置于干燥、安全的地方，以免因为发生虫害、自然老化及潮湿等原因导致内容的缺失，促使系统无法顺利、稳定运行。
论基层烟草分公司内部档案管理工作的信息化建设 最近几年是我国档案事业变化最大和变革最快的一段时期，档案管理人员综合素质有了明显的提升，但是档案的信息化管理滞后于技术的发展。本文分析了基层烟草分公司档案管理中存在的问题，并提出了有效地改进措施。 标签：基层烟草分公司档案管理信息化建设现状对策 现代信息技术的发展随着计算机和网络技术的进步而发展，在信息化时代，传统的档案管理模式已经不再符合时代发展的需要，利用先进的计算机技术实现科学和高效的档案管理是当前的新要求，也是档案管理迈上一个新台阶的有利时机。在档案管理中运用计算机技术，是档案管理工作走向办公自动化的必由之路。而且，把计算机技术运用于档案管理中，是高科技对管理现代化的重要提升，它具有传统的手工管理方式所不具备的明显优势，比如，可以快速的进行信息检索，准确的查找需要的资料，可以存储海量的信息，使用周期较长，对信息的保密性好，管理的成本较低等，这些优势提高了档案管理的工作效率，将档案工作人员从传统的繁琐的手工作业中解放出来，提升了管理的水平，减少了人力、物力、财力在档案管理中的投入，改变了我国档案管理与发达国家之间的差距，使档案部门的管理走上科学化、现代化、精细化的管理道路。 1 基层烟草分公司档案管理的现状 1.1 档案材料不够精确 因为缺乏专业的档案管理人员，再加上部分人员工作态度主观随意，由于一些单位、人员的工作经常变动，导致基层烟草分公司档案的记录时常中断，缺乏统一性，有的甚至出现信息错误，档案的不完整性使档案管理没有权威。 1.2 档案管理的硬件落后 基层烟草分公司的档案室大多设备不到位，没有实行电子联网，依然用手工操作的方式进行档案检索和利用，多样化的档案信息无法实现网上共享。 1.3 档案管理人员的素质有待提高 档案管理是一项系统性工作，具有很强的政策性和规范性，需要管理人员具有一定的政治素养和专业技能。然而，一些基层烟草分公司档案管理人员缺乏专业的工作技能，没有接受过专业培训，有的兼任多份工作，没有时间和精力对档案进行规范化管理。 2 提高基层烟草分公司档案管理工作信息化建设的对策 2.1 应用计算机技术实现档案的现代化管理
电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
企业档案管理信息化 【摘要】在新形势下，加强企业档案信息化建设，成为企业档案管理适应时代和社会发展的必然趋势，也是提高档案信息服务水平的前提条件。本文通过对企业档案信息化管理中存在的问题分析，结合自身企业的特点与情况，总结出信息化建设的思路和方法，以便更好地为企业生产经营服务。 【关键词】企业档案管理信息化建设 档案是企业、机关、组织在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字，图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录，它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。随着社会主义市场经济体制的不断完善和社会信息化进程的加快，大力开展现代企业档案信息资源的开发利用工作，深入了解本企业科技成果的技术水平，了解市场经济的需求，这是一个企业向社会推荐自己，参与竞争，占领经济市场的必要手段之一。企业档案管理工作信息化工作包括实现档案资源信息化，档案保护现代化，管理手段现代化和档案管理标准化，运用科学的原理和方法开发管理档案，使档案业务工作围不断拓展，档案信息资源得到充分开发利用，为企业的发展提供动力，更好地服务于社会。企业档案管理的信息化是企业档案工作适应信息社会和互联网社会的要求，也是建立完善的档案管理工作的必然要求。企业档案管理的信息化建设能实现企业档案管理的规和标准，不断提高企业的市场竞争力。
一、档案管理信息化是当今计算机技术灵活应用在在档案管理工作中，所谓信息化就是把传统的纸介质的档案信息通过电子计算机将其转换成数字信息进行管理，主要概括为以下几个方面： (一)数字化的档案信息档案管理信息化的基础是档案信息的数字化，其它环节都建立在档案信息数字化的基础之上。我们常用的档案的管理主要是以纸质档案管理为主，对于信息化的管理要求把这些纸介质的信息转变为数字化信息。一方面为了方便通过计算机直接管理，我们需要把传统的档案通过电子扫描转化为数字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我们可以实行无纸化办公，需要存档的文件及材料都以电子版的形式为主，确保今后在档案接收时就实现数字化。 (二)档案信息的网络化应用。传统的档案服务主要采用面对面形式，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然会使工作效率和档案的利用率大大提高。 (三)档案的自动化检索。在以往的档案管理方式中检索是赖大量的档案检索卡片进行的，走进览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的。有时还无法找到所需的档案资料，既费时又费工。通过客户端从数据库中
档案信息电子化及相关人才管理之我见 发表时间：2012-04-10T14:31:35.560Z 来源：《赤子》2012年第4期供稿作者：殷弘[导读] 将纸质档案信息化，建立电子档案进行统一管理，在目前的档案管理工作中就显得尤为重要。殷弘 （黑龙江省北安管局引龙河农场，黑龙江北安 164000）摘要：近年来，在场领导机关党委的正确领导下，农场的经济建设日新月异，快速发展。关键词：档案；电子信息；管理 为了加强农场机关队伍的工作效率，农场大力引进现代化的办公设备，为农场的信息化管理奠定了夯实的基础。于此同时，档案管理的变革也随之而来，将纸质档案信息化，建立电子档案进行统一管理，在目前的档案管理工作中就显得尤为重要。为何要做到档案信息化管理？就此我有以下几点看法： （1）电子档案是实体虚拟化，方便存储，便于修改。 电子档案的存储媒介是硬盘，光盘等存储工具，具有容量大，方便携带，管理等特点，占地面积小，种类齐全，方面修改管理等一系列纸质档案所不具备的优势。 （2）电子档案具有电子化，网络化，多媒体化等特点。 以往的档案采用纸质形式，大多采用手工手段完成，用文字表述内容。电子档案则不然，电子档案可以通过文字、图片、音乐以，视频等形式直观的表述所要表达的内容，更加的形象具体，客观生动。从而使得浏览档案时能够更快速，更准确的抓住档案所要表达的主要内容，取得所要的信息，使得工作能够更快捷有效地完成，提高了工作效率，节省了工作时间。 （3）电子档案的时效性强，周期性短。 档案的管理工作是一个浩大的工程，信息量大，覆盖范围广泛。在以往的工作过程中，用以往的方式少则几天，多则几月，费时费力。而电子档案则不然，通过计算机媒介，我们可以用很多的手段去完成工作，比如网络搜集，计算写作，电子邮件等形式去完成档案工作，时效性强，方便制作，可以第一时间的建立及应用，对农场机关工作的信息化管理有着很大的作用。 （4）电子档案的交互性强，方便交流。 电子档案都是以电子的形式存储，方便传递以及携带。我们农场是在分局领导下工作，平行单位多，互动交流工作频繁，通过电子档案的形式可以极大的方便各平行单位的沟通，交流和学习。 （5）电子档案的成本低，节省资源。 以往的档案多采用纸质形式，而档案的管理工作的信息量大，往往一个档案就要耗费很多纸张，浪费资源同时也不方便携带与查阅。电子档案则不然，如今的存储系统多样，容量大，成本相对较低，并且方便携带，便于查阅。 以上便是我对档案信息化管理优势的看法，当然电子档案也有弊病，我们不能盲目的去全盘应用。比如：（1）计算机系统本身的安全隐患。 而今的计算机网络病毒传播广泛，如不慎操作档案信息容易泄漏或丢失。 （2）电子档案由于其便于携带，方便拷贝，在管理方面有很大的难度。如档案工作人员恶意复制档案，从而导致档案的流失。 （3）电子档案的录入也有很大的问题，如果档案工作人员不够谨慎会导致档案的录入产生错误，从而导致档案的不可靠。 （4）电子档案的管理以及制作工作需要有相关工作的知识佐助，现今农场的工作人员对计算机的应用尚不纯熟，不方便普及。 以上几点就是电子档案存在的一系列问题，而简单的说就是档案人才的培养一件管理方面的问题。要减少甚至避免相关的问题就要在人员的培养以及管理方面抓手，从而确保在电子档案管理方面尽量的避免错误发生。 农场最近今年加大了对人才的引进工作，很多毕业的大学生登上了农场的工作岗位，从而使得农场机关人员的个人素质有了很大的提高，这也就推动了农场的信息化管理工作。在档案管理的这块业务上，也有很多的相关专业的大学生，这也就方便了我们农场档案管理工作信息化的改革。就如何加强档案管理工作人员的素质，加快农场档案管理电子化进程我有以下几点建议：（1）开展电脑培训班，加强相关人员的办公软件操作技能。 农场引进大批的电脑以及工作软件，要想早日发挥作用，提高工作效率就要尽早的普及相关办公软件的操作意识，了解工作原理，掌握相关的技术。 （2）开展档案管理人员的相关工作会议，提高档案管理干部的保密意识。 由于电子档案的保密性与以往的纸质档案保密工作有着根本的区别，所以开展相关的管理工作会议及其重要。会议过程中，要使相关的管理干部明确保密的重要性，同时要使他们了解到档案的泄露途径，以及相关的防范措施，使得他们层层把关，从而将档案的保密性工作做好。 （3）对档案录入人员进行定期培训，并且进行抽查。 电子档案的录入工作较以往的纸质档案的录入工作更为繁琐，容易使人懈怠，这就导致了档案的录入方面会有一些不必要的失误，通过提高档案录入人员的素质以及职业态度会很好的避免相关的错误发生，从而使得档案的录入工作能够正常的高效的运行。同时要对档案录入人员录入的档案要定期检查，督促其更好的完成工作，并且要订立相关的考核制度与奖惩制度，使得档案管理工作正规化，系统化。“有压力才有动力”，我们要明确这一点。 当然，在档案信息化改革的进程中，我们也不能盲目的照搬和改革，要理论联系实际的进行。在档案信息化管理的过程中，对档案进行集中分类，一些机密的文件要做好保密工作，专人专项，各司其责。同时要对一些重要档案进行纸质档案的备份，从而避免档案丢失而造成的严重后果。要纸质档案与电子档案结合应用，完善我们农场的档案管理工作。 综上所述，随着农场的经济建设的大幅度迈进，农场的信息化管理的日益完善，我们档案管理方面的工作也要进行有效的改革，为农场各部门调取阅读档案提供便利的条件，方便农场广大职工群众，尽早的实现农场档案管理工作的电子信息化，为农场的经济建设贡献自己的力量，为农场的管理打下坚实的档案基础。
浅析企业档案信息化建设 【摘要】档案信息电子化是大势所趋，势在必行。档案工作必须增强全局观念，进一步树立服务意识，落实创新服务手段，不断拓展服务领域，积累经验完善措施，提升档案事业发展质量和水平，为社会和谐经济建设保驾护航。 【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设 目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。 １．目前档案信息电子化建设存在的问题 (1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 (2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。 (3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。 (4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。 (5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。 2.档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 3.增强档案信息电子化创新服务手段 (1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 (2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业
第一章系统概述 一．系统概述 档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门学科，在当今起着越来越重要的作用。随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门。而档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展的必然趋势。我们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期深入的了解和详细分析后，经过不断的探索和完善，开发出综合档案管理的“南天档案计算机管理信息系统”。它利用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作的效率和质量。 “南天档案计算机管理信息系统”按照国家《档案著录规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《归档文件整理规则》、《计算机软件开发规范》、《计算机软件产品开发文件编制指南》等技术规范和标准进行开发。符合档案管理的要求，适用于各大、中、小型档案馆、各行业的综合档案科（室）。 二．系统特点 1.全中文界面设计，界面友好，操作简单，易学易用； 2.数据保密性和安全性高； 3.数据著录和收集效率高； 4.主题词和分类码内容丰富，计算机自动辅助标引； 5.文件自动归档，实现文档一体化；
6.自动生成符合国标的各种目录表格； 7.自定义报表生成器，自定义界面； 8.支持模糊查询、多级查询；查询方便迅速； 9.良好扩展性、可升级性和数据的可移植性； 10.跟踪最新的档案发展变化，适时进行改进提高，适应新的 要求。 三．系统功能 南天档案计算机管理信息系统共有八大模块，分别是：收发文、数据整理、检索查询、借阅利用、档案编目、统计报表、数据管理、系统维护。 1. 收发文模块 实现日常的收发文登记入库。在登记入库完成后，可对已登记入库的文件进行查询、修改；对文件进行整理、归档后可以迁移到档案库，实现文档的一体化；以及对不需归档的文件进行销毁处理并能打印出相对应的表格。 2.数据整理模块 实现文件材料经过整理、归档后形成的档案进行著录工作，著录中可以关联档案的原文，原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD 文件、AVI文件、MP3文件等等。在著录过程中系统提供逻辑错误提示，如档号不能重号、件号不能出现0、小数、负数及英文字母等。在著录完成后，可对已著录的档案进行修改。使系统自动标引主题词和分类号，减轻著录人员的工作量。对到期的档案进行销毁处理，对档案的保管期限和密级进行降级处理。 3.检索查询模块 实现对已著录的档案进行快速查询，支持模糊查询和二级查询，即不必要知道被查数据的完整信息，只需要知道部分信息即可，还可以在上一次查询结果中再查询，缩小查询范围，得到更精确的结果。 4.借阅利用模块
加强疾病预防控制机构档案信息化管理之我见 提要：疾病预防控制机构档案的信息化管理是将现代信息技术应用于中心的档案管理活动中，并对档案进行合理的处理、管理、存储和调用。这在一定程度上提高了工作效率，减少了人为因素的误差。本文针对疾病预防控制机构档案管理的现状进行了分析，并在此基础上提出实现疾病预防控制机构档案信息化管理的有效对策，供参考。 关键词：疾病预防机构；档案管理；信息化 信息技术的发展极大地提高了工作效率，以计算机为主的信息技术也被应用到了疾病预防控制机构档案管理工作中，替代了传统的纸质档案管理模式，实现了档案管理工作的现代化。利用信息档案可以实现科室之间，疾病预防控制机构之间信息共享，进一步提高信息利用率，促进医疗事业的进一步发展。 一、疾病预防控制机构档案管理的现状 （一）重视程度不够 目前，很多地区的疾病预防控制机构尚未成立专门的档案管理科室，一些区级或县级的疾控中心的档案管理工作由办公室来承担，甚至很多地方尚未成立信息科。领导方面对此也并未加以重视，往往那些非医疗专业、档案管理专业、关系户等不能从事医疗工作的人员被安排到档案管理的工作上，在人员编制方面也没有明确的规定，有些中心管理者或行政机构人员兼职进行档案管理，这种人员上的欠缺和重视程度的欠缺，直接影响了疾病预防控制机构档案管理信息化的进程和发展。而且，档案管理的工作琐碎、繁杂，短期内不能见到显著的成效和效益，因此，这项工作也不被人们所重视，在单位处于人轻言微的状态，再加之中心的投入有限、条件限制等，管理人员的积极性不高，缺乏工作激情和创新精神，使得档案的信息化管理难度加大，不利于其良性发展。 （二）管理人员专业结构不平衡 单位对档案管理工作的不重视是直接导致管理人员专业结构不平衡的原因之一。很多人员都是非档案管理专业的人员，甚至很多都不是医疗相关专业人员，在人才配置方面，专业的档案管理人员只占小部分，使得管理工作不平衡发展，加之缺乏系统的培训和合理的领导，档案管理人员的比例和专业机构严重失衡，使得信息化管理不能很好地实现。 （三）管理人员缺乏积极性和主动性 由于档案管理工作的程序单一化和长期的程式化现象，使得人们在工作中不能产生浓厚的工作热情和激情，加之中心对档案管理科室的投入资金有限，使得一些有建设意义的想法不能很好地实现。另外，由于长期的不被重视，工作人员
档案计算机管理之我见 【摘要】随着计算机和互联网的广泛应用，办公自动化程度越来越高，随之产生的电子档案也与日俱增。运用计算机对档案进行科学的管理，极大程度提高了档案管理系统的工作效率，但我们也得以发展的眼光看待其存在的缺陷，对档案计算机管理中实际存在问题提出有效对策 【关键词】档案计算机管理；提高效率；对策 21世纪是信息和网络科技时代，信息化、网络化已成为推动各项事业发展的不可或缺的重要力量。随着管理向科学化、现代化和标准化发展，档案管理作为管理工作的重要组成部分，必须适应新的挑战和机遇，只有加快档案的计算机管理，才能实现档案管理现代化，充分发挥档案信息资源在深化改革、建设文明行业、提高服务质量中的重要作用。面对档案管理事业这一发展形势，我们应不断加强档案计算机管理工作水平，及时发现档案计算机管理中存在的问题，拟订解决问题的对策，以推动我国档案事业的创新发展。 何谓档案计算机管理？ 档案计算机管理即档案自动化管理。档案自动化管理是档案工作现代化的重要内容和核心技术。电子计算机是现代科技所提供的从事信息处理的重要工具，它处理数据的速度极快，一瞬间即可完成加工过程；它计算精确，不会产生计算错误；它可以长时间不间断工作，系统性和逻辑性强；它具有高密度存储信息的巨大潜力；具备通过网络远程登录、访问、数据共享等特点。把这些特点恰当、合理地运用到档案管理之中去，可以实现档案的自动化管理，使其工作效率成倍增加。 档案计算机管理的优势在何处？ 一、可以减少档案激增带来的困扰。由于现在已进入信息时代，各级政府机关、事业单位工作日益繁重，文件数量激增与库房紧缺、人手不够的矛盾日益突出。因此，自80年代以来，这已是摆在大家面前实实在在的亟待解决的迫切问题。
文书档案管理工作的概述 摘要：档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。 关键词：文书档案现代化管理提高素质管理能力 前言：文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人员知识水平和管理能力。 一、争取领导重视是做好文档工作的前提 1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案、利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路 随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
企业档案管理发展的信息化之路 作者：张鑫梁枫 来源：《办公室业务》 2018年第3期 【摘要】随着网络技术的快速发展，企业都在积极寻找适应网络时代的管理方式，探索企 业的信息化建设，其中企业的档案管理是信息化建设的重中之重。不断提高档案管理的信息化 程度以及完善信息化档案管理的新型模式，能更好地适应企业在新时代的发展，并不断提高企 业自身的竞争力。 【关键词】企业管理；档案；信息化 时代总是在发展的，任何人无法阻止时代前进的脚步，我们面对新的时代能做的就是顺应 它的发展。在当前网络技术不断发展并日益完善的情况下，网络冲击了各行各业，可以说如果 一家企业不重视计算机网络技术的运用，那么最后的结果一定是被时代所淘汰。所以在企业档 案管理中引入信息化的管理理念，不仅顺应了时代的发展，而且能够促进企业良好运作。 一、实现信息化的重要意义 （一）体系更加完善。一家企业的发展必然有着它独特的管理体系，体系对于企业的日常 管理、财务运作、人员安排都至关重要，所以企业无论何种工作的进行，都需要一个完善的体 系去支撑。企业的档案管理长久以来依靠落后的人工管理模式，体系也是繁杂，没有形成一个 良性循环，实际操作中也是问题不断。而将信息化这一理念引入档案管理中就会很好地解决当 前面临的问题，如果一旦实现档案管理的信息化，那么整个管理体系就会非常适应当前的整体 趋势。一家企业也会愈发呈现出勃勃生机的状态，企业员工也更加勤勉工作。可见体系对企业 的发展是何等的重要，而企业的档案管理工作平常又是繁琐复杂的，发展档案管理的信息化是 必然趋势。 （二）提高效率。档案管理工作对企业的发展有着非常重要的意义，如果档案整理的非常好，那么对后续发展战略的制定都有很大的参考价值。长久以来的档案管理都单纯依靠人工去 完成，这种方法不仅效率低下，而且准确率也是无法保障。大量的工作不能及时完成，遗漏的 档案也无人问津，档案的归类与保存也是混乱不堪的。这种情况下使用信息化的管理模式是再 好不过的选择了。工作人员运用计算机网络可以准时完成巨大的工作量同时又能保证准确率， 而且操作十分便捷，节省了大量的时间。在当今生活愈发趋于快节奏的情况下，节约了时间就 意味着省去了许多不必要的开支。效率提高了，那么企业的运作就会更加流畅，企业的核心竞 争力自然就显现出来了。 （三）保证档案的真实性。档案管理追求的就是原模原样地将资料分门别类存放起来，人 工操作难免出现一些错误，这样对档案管理是非常棘手的问题。将档案管理工作交由计算机系 统来完成，肯定会减小错误发生的可能性，毕竟程序一旦设定好就不易出现错误。企业把档案 管理看作之后发展计划的参考，那必然希望这些档案能真实反映出一些问题，以供后来者参考。将档案信息化存储入计算机中，可以令这些档案以本来的面目保存起来，这大大保证了档案的 参考价值。 （四）便于存储与查阅。企业将档案整理好并存储起来，为的就是以后方便查阅，以往的 工作不仅存储起来麻烦，查阅以来也是要费些功夫的。这种形式已很难适应当前的企业需求， 终究会被淘汰，所以信息化理念必然会得到企业的认同。因为这种模式不仅能快速录入档案， 查阅起来操作也十分简便，节约了大量人力、物力、财力，势必会推动企业的进一步发展。 二、如何实现档案管理的信息化
浅谈如何提高档案管理人员素质之我见 [摘要]分析了当前档案管理存在的问题，提出了解决问题的根本是解决人的思想问题的思路，以及提高档案管理者的能力，阐述了档案管理者如何提高素质的问题。 [关键词]档案管理；改变思路；提高素质 随着社会的不断发展与进步，我国与世界的联系越来越紧密，各种新技术，新思想，新信息如潮水般接踵而至。作为一名档案管理工作者，只有解放思想，打破传统的思想观念，不断学习新知识，新理论，才能跟随时代发展的步伐。 一、更新思想观念 （一）改变思想，改变陈旧观念 一直以来档案管理大多是以纸质为主，纸质档案管理的弊端就是占用空间大，浪费资源，并且由于保存期间查阅资料等原因易破损、受污，从而影响档案使用价值。再是档案管理意识薄弱，对档案工作的重视不够，有时借出去的文件没有及时回收，造成了档案管理的不完整性。所以，我们要改变陈旧的思想观念，学习和掌握现代方法，利用现代信息档案管理方式，使档案管理工作日新月异。 （二）意识不足 档案管理工作人员利用现代化管理的意识不足。很多档
案管理工作者受到长期的传统档案管理思想的影响，一时之间无法接受新方法，新技术，不能接受现代化管理方式，总认为以前的管理方式安全踏实，能看得见，摸得着，所以以消极的心态对待，使现代管理的新技术，新方法没有得到很好发挥，这样就满足不了当前社会日益发展的需要。 二、学习业务知识，提高业务能力和整体素质 （一）档案管理信息化、科学化 总的来说现代管理模式就是信息化管理，档案管理信息化是当前世界经济和社会发展必然趋势。微机以其庞大的储存量和快速方便的读取方式，受到了社会各界人士的青睐。档案使用微机来管理，实现了微机储存、分类、检索、统计、保护、开发及打印多种目录等，通过调整归档文件，整理工作流程，改变原有的每年整理归档做法，使办理完毕的文件能够直接入档保存。 （二）加强保密工作 当今社会的快速发展使保密工作成为档案管理工作的 重中之重，必须严格要求《档案法》对保密工作的要求，从归档、整理、保存、利用、人员等各个环节都要加以重视。同时要处理好保密与开发的关系，在维护国家利意的同时利用档案开展工作。过去经常把秘密和非秘密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。我们可以采取分段治理的办法，做到确保档案的绝对保密，既要保证档
现代企业档案管理工作的信息化建设探析戴春艳 发表时间：2018-10-18T09:48:52.953Z 来源：《防护工程》2018年第14期作者：戴春艳 [导读] 经济的快速发展，我国的经济体制也随之不断改变。科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下 戴春艳 广汽汇理汽车金融有限公司广东省广州市 510000 摘要：经济的快速发展，我国的经济体制也随之不断改变。科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下，企业必须实现档案管理的信息化，才能使企业跟上时代的发展步伐，在激烈的市场竞争中赢得主动权。档案的信息化建设对于企业的长远发展具有十分重要的作用，企业领导必须重视这一工作，积极推动这项工作的开展。 关键词：现代企业；档案管理工作；信息化建设 导言： 随着改革开放的不断深入和科学技术的发展，企业的管理工作开始向信息化和科技化转型，特别是企业的档案管理。企业档案不仅仅是国家档案资源的来源之一，也是当前企业日常运作的凭证和参考，随着信息化的深入，企业当权管理逐步实现了自动化、网络化和数字化的管理，信息管理的决策逐步智能化。但是智能化、电算化的企业档案管理工作依然还存在某些不足。下面我们对当前企业档案管理的信息化现状进行简要的分析。 1、档案管理的重要性 随着经济发展和社会进步，市场经济的脚步加快，我国企业开始对自身发展方向和要求进行了调整，同时对档案工作的重视程度加强。做好档案管理工作对企业发展带来了巨大经济效益，起到了重要作用。企业的平稳运行，离不开档案管理这个重要组成部分的保障，档案管理已经渗透到企业的各项工作中，所以加强对档案管理工作的创新具有十分重要的意义。一个企业的发展，尤其是更好更快发展，需要各项工作互相配合进行，不仅需要做好工作管理，还需要综合考虑到其他各方面的状况，良好的档案管理是企业经济效益的催化剂和助推器，也就是说有效进行档案管理工作保证了企业的经济效益，同时也使企业满足了时代的发展趋势。当前，企业档案管理工作处于创新、改革、转型的重要阶段，同时也充满了挑战。所以对企业而言，要有效地收集和整理档案，并对档案进行分析，根据时代的发展情况对企业进行合理评估，提供企业未来发展方向，使企业与时代发展同步。良好的档案管理还能提供良好的企业环境和制度保障，进一步增强企业整体水平，最终保障企业的经济效益。 2、企业档案管理信息化建设的问题 2.1企业基础设施薄弱，总体结构不科学 首先，企业档案管理信息化建设应当引进计算机设备，应当运用并发展互联网技术，这些均应当具备较多的资金与技术。当前诸多企业特别是中小型企业技术水平较差，设备与资金不充分，以此妨碍了企业档案管理信息化的建设。其次，被资源影响。大部分规模小、效益差的中小型企业较难在档案管理中融入信息化，企业档案管理信息化建设更加无法涉及。而规模大、效益佳的大型企業能够完成档案管理的信息化建设，在有效运用资源的条件下能够不断扩充规模，提升效益。这一结构的不正确性妨碍了企业的进步。 2.2缺乏宏观指导统筹规划盲目建设现象严重 企业档案管理信息化建设应该是一个系统科学的过程，需要建立的宏观指导统筹规划的基础上。可是，目前一些企业过于追求所谓的信息化建设目标，没有对企业当前档案管理中的具体问题进行具体分析，存在着盲目建设的现象，不仅影响了档案管理信息化建设水平的提高，在一定层面上也影响了企业信息化管理资源的统筹与整合。还有的企业没有从长远的角度来对档案管理工作进行系统的规划，在档案管理的具体实施过程当中存在着中心工作不突出，管理效率较低的现象。这些现象都从侧面显示出企业在档案管理的信息化建设方面还有着很长的一段路要走。 2.3基础条件薄弱技术资金不足人才建设不到位 在企业进行档案管理工作信息化建设的过程当中，需要借助相关的专业人员以及必要的资金技术来实现综合发展，目前我国一些企业由于基础条件比较薄弱，在相关的人力资源储备、资金投入方面存在着一定的短板，这在现实上影响了现代企业档案管理信息化的建设水平。目前，从整体上来看，我国在档案管理人才的培养质量与数量层面还存在着一定的不足，在一定层面上也制约了企业档案管理信息化建设的发展。 2.4信息化建设的运用水平不强 尽管当前企业的档案部门都统一开发了专业的档案系统办公软件，也都建立了自己的数据库，每个部室都拥有打印机等基础IT终端和外设产品，但是，大部分的档案部门的计算机仍然仅停留于文字处理、数据收集和数据检索上，网络设备的利用率依然较低，信息化建设的运用水平不强，对互联网的参与度远远不够。 3、现代企业档案管理信息化建设对策 3.1树立企业档案信息化观念 企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。 3.2大力建设档案管理的信息化技术 企业的档案管理信息化建设是与先进的信息技术分不开的，企业必须加强企业档案的存储技术，提高企业信息的文件归档能力，在此基础上增强每一位员工的安全意识，在日常工作中积极发现和避免出现安全隐患，防止档案中出现错误信息，为档案的信息化建设提供保障。企业要引进先进的技术设备，为档案管理配置高标准的磁介质档案存储设备，从而解决企业数字信息收集困难的问题。企业还应当加强对档案原件的管理，保证档案的完整性和全面性，在档案安全方面要做到两点：一方面要加强建筑消防报警等安全设施的建设，保护