第六章公文立卷与归档
【理论讲述】
机关在公务活动形成和使用的公文，处理完毕后，需要进行系统整理并移交机关档案部门保管，这项工作就是我们通常所说的“立卷归档”。好的立卷归档工作对于保存有价值的文件，以及积累档案史料有着十分重要的意义。因此，在实际工作中，万万不可轻视。
那么，怎样进行公文立卷和归档呢？
一、公文立卷
公文立卷，就是将机关工作中处理完毕有查考保存价值的公文，按照一定的要求和方法进行有序整理，组合成案卷的过程。因而，公文立卷又称组卷或编立案卷。对整个公文处理程序而言，它是最后一道程序；而对机关档案整理工作来说，它又是首要工序。因此，具有重要的地位。
（一）立卷工作的基本要求
一个小机关一年可能形成和处理几百份文件，而一个中等机关或大机关一年则有可能形成和处理成千上万份文件，要对这些杂乱无章的公文进行立卷必然是一件极为繁琐的工作。要使我们的立卷工作快捷、简便、有序进行，首先就必须明确立卷工作的基本要求。
第一，要能够反映机关工作的历史面貌。公文立卷的目的，是机关或单位为保存自己的工作活动中形成的材料，以便在今后工作中查考利用，总结历史经验教训。这就要求公文立卷必须如实地保留机关单位历史活动的本来面貌，为科学、民主决策奠定良好的基础。1983年4月28日，由中共中央办公厅和国务院办公厅联合颁发的《机关档案工作条例》第一章第二条明确规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”在立卷过程中，我们要坚持实事求是的原则，不因个人好恶而片面随意地拣选文件，或按领导意志来任意加以整理。一定要从大局出发，全面、科学、合理地对有关材料进行系统化整理。
第二，要保持文件之间的历史联系。每个机关单位都不是孤立的，都在国家或社会组织中处于一定的位置。因此，不可能脱离这个组织孤立地开展活动，它同自己的领导机关、所属单位或平行部门之间，总是有着十分紧密的关联。相互之间政务往来所形成的公文，不仅客观反映了工作中的联系，而且真实记录了机关或单位活动的历史面貌。如请示与批复，询问与答复信函，请示与意见等。对这些往来文件，我们在立卷过程中，要注意它们之间的历史联系，不能人为地割裂开。
第三，要按照机关工作活动的规律立卷。尽管不同机关单位其职权范围和业务性质不同，但在公务活动中其文件的处理总有着类似的规律。这种规律也就是文件之间的历史联系的具体表现，即通常所说的文件的“来龙去脉”。如一般的年终总结暨先进表彰大会上，总不可避免地有一系列文件，如年终工作总结报告、先进典型材料、表彰决定，以及相关会议通知、会议记录、领导讲话稿等。这些文件相互之间有着紧密联系，全面系统地反映了该会议的真实面貌。因此，在整理立卷时，我们不能随意拆散它们之间的原有联系，应组合在一块形成
案卷。这不仅有利于今后的查考利用，也有利于再现机关活动的历史面貌。
第四，要便于保管和查找利用文件。在实际工作中，有一些活动时间很短，活动内容也比较简单，形成的文件也很少，如果独立立卷的话，其案卷不仅太薄，且过于零散。而有些活动时间很长，涉及方方面面，形成的文件很多，如果形成一个独立案卷的话，案卷太厚，不但不利于装订，也给今后查阅利用带来困难。针对这些情况，就要求我们在保持文件历史联系、反映机关活动的同时，还要考虑到便于保管和利用。对于太薄的案卷就宜于从更大范围考虑文件的联系，综合立卷。而对于太厚的案卷则应分得再细些，按照有关特征分成几个案卷。还有一些文件虽然围绕的是同一项工作或同一次会议形成的，但由于保管的期限不一样，不宜于混在一起，而应适当分开立卷，以便于今后档案的移交和利用。
（二）公文立卷的方法
在实际工作中，怎样按照公文立卷的基本要求，既保持文件之间的历史联系，体现一定的规律，又便于保管和利用呢？这必然涉及到公文立卷的方法问题。目前，经常采用的立卷方法主要有：按问题特征立卷、按作者特征立卷、按时间特征立卷、按文种特征立卷、按通讯者特征立卷、按地区特征立卷等。我们习惯上将它们称为公文立卷“六个特征”。这六个特征不是人为想象出来的，而是从公文自身抽离出来的，它概括了公文的一般规律，作为立卷的基本依据，所以又叫“立卷特征”。
1.按问题特征立卷
问题特征其实也就是公文内容所反映的主题，包括事件、人物、事物、问题等。按问题特征立卷，就是将有关于某一事件、人物、事物或问题的公文组合在一起，形成一个案卷。例如：《关于烟花材料厂厂房改扩建项目的有关文件材料》、《关于工资调整的来往文件》、《关于×××同志模范事迹的文件材料》、《关于征用土地的来往文件》等。在实际的立卷过程中，这种方法使用非常普遍。因为机关单位的活动总是围绕一系列的问题而展开，在解决和处理问题中形成一定数量的公文，这些公文之间有着十分紧密的历史联系，共同反映了机关或单位活动的历史面貌。因此，按问题特征将这些公文组合在一起，既有利于呈现某一问题的来龙去脉，也便于将来查找利用。
2.按作者特征立卷
作者是指公文的制发者。按作者特征立卷，也就是将同一机关单位的文件组合在一起，便于反映本机关的决策及其他机关与本机关的联系。如果与本机关单位有工作或业务联系的机关很多，我们还可以按照行文关系进行再次划分，分为上级机关文件、下级机关文件和平行机关文件，如《××县水利局下发文件》、《××乡××村上报文件》。这同样属于按作者特征立卷的范畴。
3.按时间特征立卷
时间特征既指公文的形成时间，也指公文内容针对的时间。按时间特征立卷，就是将同一时间（如同年、同季度、同月、上半年、下半年等）的公文集中立卷。如《2008年第一季度生产情况统计表》、《2008年上半年会议记录》等。一般情况下，公文的形成时间也就是公文针对的时间，两者是一致的。但在实际工作中，也有些工作是跨年度甚至多年的，这就需要认真辨别，区分立卷。如一些年度计划、总结、报表、预算、决算等，这类文件时间针对性很强，我们可以按其针对的时间立卷。跨年度或多年的计划，可以放在开始年度立卷，
而跨年度或多年的总结可以放在最后年度立卷。总结和计划写在一起的，应视其内容的侧重点而定，比如《2007年工作总结与2008年工作要点》，如果重在总结，附带提到对2008年的工作安排，就应放在2007年立卷。如果文件只是轻描淡写地总结去年的工作，重在安排今年的工作，那就应该放在今年立卷。跨年度处理的公文，通常放在办结的年度立卷。跨年的请示和批复、意见，一般按复文的年度立卷。还有其它一些情况，我们应区别对待。
4.按文种特征立卷
文种特征，也就是公文所标明的种类。按文种特征立卷，也就是将文种相同的公文归在一起集中立卷。如按照通知、请示、报告等组合案卷。这种立卷方法适用于机关单位公文数量不多的情况，假如每年仅收到的通知就数千份，将这么多通知放在一起立卷明显不合宜。因此，采用这种方法应视机关来往文件数量而定。
5.按通讯者特征立卷
通讯者特征，指的是往复文件的收发文机关共同构成的特征。按通讯者特征立卷，就是将本机关与某机关之间，双方就某一问题进行沟通交流并作出处理而形成的来往文件，集中进行立卷，如《××县××就小流域治理工作与××县来往文件》。这种立卷方法有利于反映问题商讨解决的全貌，便于查考参照。在立卷中，我们要将其与按作者特征立卷区别开来。按作者特征组卷时，卷内的文件都是发往本机关的，都是本机关的收文。而按通讯者特征组卷时，是本机关与某一机关双方相互来往的公文。
6.按地区特征立卷
地区特征，又称地理特征。指的是公文内容所涉及的地区。按地区特征立卷，也就是将内容涉及同一地区的公文集中立卷。在通常情况下，按这种方法组卷的公文多是下级机关单位的来文、调查统计材料以及其它一些专门文件。而本级机关的发文或上级机关的来文，则很少采用这种立卷方法。
在具体工作中，我们可以结合实际，灵活运用这六种方法，也可以视情况，综合运用其中几种方法。一个总的指导原则就是要尽可能将千头万绪的公文归类清楚，符合公文立卷工作的基本要求。
（三）公文立卷的程序
到底怎样进行公文立卷工作呢？具体来说，有这样几个具体的工作环节：编写立卷类目、平时立卷、系统收集、集中统一立卷。立卷工作完成后，随之进入归档程序。（见图9-1）下面，我们对这些基本环节分别进行简要论述，以帮助大家学习掌握。
图9-1
1.编写立卷类目
立卷类目，也称归卷类目、案卷类目。它是在案卷尚未形成之前，事先根据机关的活动情况，对本年度来往文件范围、种类和数量作出预计，按照立卷的要求和方法拟制的文件归类条目，用以指导机关的立卷工作。设立时间较长的机关单位一般都有现成的立卷类目，在这种情况下，秘书人员可按此类目进行立卷，或对其进行修订后立卷。对于一些新设或变更的机关单位，需要编制新的立卷类目。编制立卷类目之前，我们首先需要详细了解本机关的工作性质、职权范围、部门设置、活动情况，从而基本确定往来文件的大致范围、种类和数量，为编制类目做好充分准备。
类目的结构通常由类和条目组成。我们既可以根据机关职能范围和工作任务分类，如基层乡镇政府就可以分为：党群工作类，行政管理类，组织人事类，人大、政协类，其它类等。在类的下面再分具体的条目，如在行政管理类下面分列：①农林水相关文件材料；②财贸文件、统计报表；③科教文卫体相关文件材料；④计生往来文件、统计报表；⑤乡镇企业管理制度、承包协议、合同；⑥基础设施建设相关文件材料等。同时也可以按机关的组织结构分类，直接将各内部机构作为类名，还以乡镇政府为例，如党委政府办公室类、经济发展办公室类、土地城建办公室类、计生办公室类、水林站类、农业技术推广站类、文化广播电视站类、财政结算中心类、其它类等。在这些类下面同样也可以按公文特征分列不同条目。立卷类目的编制是一项比较复杂的工作，我们不仅要遵循文件形成的客观规律，进行合理的分类，同时还要注意分类的实用性，便于立卷和查阅利用。
2.平时立卷
立卷类目编制好以后，我们可以在上年末或年初根据类目所列条目，为每个条目准备一个卷夹。在卷夹的封面和脊背上写好条款号和条款名称，并按编号顺序依次排好。平时工作中处理完毕的公文，我们就可以随手放入相应的卷夹中。这就是平时立卷。这项工作的好坏直接影响到年终的案卷整理工作。平时立卷进行地好，不仅有利于随时查找利用文件，而且是将原本复杂繁琐的立卷工作化整为零、化难为易的好方法。
3.系统收集
一般来说，每个机关每年都要进行一次集中统一立卷工作。这项工作可选在年终，也可以选在年初进行，视具体工作情况而定。在集中立卷之前，我们必须认真收集平时没有立卷的“帐外”文件材料，比如有关人员外出带回的文件材料，各职能部门的会议记录、图表、簿册，以及借阅的有关文件材料等。收集工作直接影响到立卷的质量，谨防应收未收，尤其是一些较为容易疏忽的来信、信访材料以及音像材料。
4.集中统一立卷
文件收集完毕后，就进入集中统一立卷的环节。要求我们将收集到的材料按照立卷类目整理分类，放入事先准备好的卷夹中。在整理过程中，如发现某案卷内的文件过少，可以适当调整卷。如案卷内所收文件过多，可以考虑结合其它特征进行分卷，分出的新卷可作为这一条目的分卷进行编号。集中统一立卷时，还要防止割断文件之间的历史联系，将关系密切的文件错误地拆散，分放在不同的案卷中。因此，集中统一立卷时要慎之又慎，确保案卷的质量。该项工作的完成，标志着公文立卷工作正式结束。
二、公文归档
归档工作，是在公文立卷工作结束后，为定期向机关档案室移交档案而对案卷进行的整理、排列、编号、装订等系列工作的统称。具体来说，它包括调整立卷、卷内文件处理以及案卷处理三个大的环节。（见图9-2）
图9-2
（一）调整立卷
在归档工作正式开始之前，我们需要对每个条目下的所收的文件进行全面清查。剔除重份文件以及无需归档的材料，鉴别每一条目中的文件保存价值是否接近，对于相差悬殊的文件应作适当调整，并对照本系统、本机关编制的《公文保管期限表》确定保管期限。调整工作务求细致，通过去芜存菁、改错纠偏，为案卷的质量提供切实保障。 （二）卷内文件处理
确定组卷后，我们要对案卷内的文件进行有序排列，确定每份文件的位置。排列时，要求保持文件之间的历史联系，条理清楚，便于阅读查找。排列的方法多种多样，可以按时间、问题、地区、作者、通讯者、文种、重要程度、拼音字母顺序等，适时可以根据各卷实际，灵活选用其中一种或几种。随后，在排列好的每份文件的首页加盖档号章（见图9-3），并认真填写件号和页号。
图9-3
定卷工作完成后，需要根据卷内文件的性质和内容在卷皮上拟写案卷标题。案卷标题不仅是卷内文件内容的高度概括，也是识别案卷的重要标志，通过它可以了解卷内文件的概貌。其常见的结构是“作者+问题+文种”，如《××乡关于水利兴修工作的文件材料》。有时也在标题中标明地区、时间、通讯者等，结构演化为“作者+地区+问题+文种”，如《安徽省皖南地区旅游资源开发的请示、报告、批复》；“作者+时间+问题+文种”，如《红旗水泥厂2007年生产情况计划、统计报表、工作总结》；“作者+问题+通讯者+文种”，如《安庆师范学院关于教育资源整合问题与安庆市教育局的往来文件》等。在拟写案卷标题前，必须认真熟悉卷内文件构成情况，对案卷内容进行准确概括，所拟标题语言通顺、符合文法。
认真填写卷内目录（见图9-4）及备考表（见图9-5）。卷内目录位于卷首，用于介绍每卷文件的组成和内容，为将来查找利用提供方便。有条件的机关单位，可以将此目录系统输入电脑，备份后，连同案卷目录一起移交给档案部门，以便检索利用。案卷备考表位于卷末，通常印制在卷皮封面上，用来说明卷内文件的构成和异动情况、组卷方式，以及其它一些需要注明的情况等。这项工作完成以后，就可以对案卷进行装订，并填写案卷封面上的相关内容。卷内文件处理工作至此基本结束。
卷内目录式样：
卷内目录
图9-4
卷内备考表式样：
备考表
本卷情况说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：年月日
图9-5
（三）案卷处理
案卷生成后，接着就要对这些纷乱的案卷进行有序排列。排列方法，根据国家档案局的有关规定，首先应将这些案卷按照保管期限即永久、长期、短期分别开来，随后按照作者、时间、文种、问题、地区、重要程度等特征按一定规律进行排列，设立时间较长的机关可遵照已有的排列方式进行。
案卷排列好后，要对其逐一编号确定，并将案卷编号填写在案卷封面（见图9-6）相应位置。随后，对经过系统排列好的案卷，将相关项目逐卷登记在案卷目录（见图9-7）之中。所有的案卷登记完之后，我们可以将案卷目录编订成册，用来统计案卷的数量，并作为今后查找利用文件的基本工具。其编制的方法没有统一规定，可按保管期限分别编为永久、长期、短期三册目录，如果机关内设部门不多，也可按部门分别编制，即每个部门各编一册目录，还可综合运用这两种方法，先按部门分开，然后再按保管期限编制。到底选择哪种方法，在工作中，可结合实际情况而定。案卷目录编制完成后，填好案卷目录封面及其备考表中的相应内容。有条件的机关单位可将此目录制成电子文档，为查找提供方便。
案卷目录编制完后，认真填好案卷封面上的全宗号、目录号，进一步完善卷内文件档号章中的相应内容。善后工作结束后，文书人员可以与档案部门管理人员约定移交时间，及时办理移交手续。移交项目包括所有案卷、案卷目录，以及相关电子文档。经档案管理人员清点确认无误后，双方需在案卷目录备考表上签字确认。公文立卷与归档工作到此正式宣告结束。
与公文处理工作一样，公文立卷与归档也是一件复杂繁琐的工作，不仅需要有熟练的技能，还要有精益求精的工作精神。作为初学者，一定要加强这方面知识的学习，认真熟悉每个环节，为今后的工作实践打下良好的理论基础。
案卷封面式样：
图9-6 案卷目录式样：
文件收发管理办法 1 目的 规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。 2 范围 2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。 2.2 外发文件，指由公司发出的文件。 2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。 收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 3 收文处理程序 3.1 收文 (1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。 (2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。 (3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。 (4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。 （5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理 （6）按文件密封等级要求，做好保密工作。 3.2 拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。 3.3 批办 办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。 3.4 承办 办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。 3.5 传阅 对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。 3.6 催办 对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。 3.7 办复 对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 3.8 借阅 (1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责 第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法
人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。 第三章公路建设项目文件材料的收集 第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发…2010?65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提
人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则 （2016年9月14日最高人民检察院 第十二届检察委员会第五十四次会议通过） 第一条为了加强人民检察院诉讼文书材料（以下简称“诉讼文书材料”）立卷归档工作，根据《人民检察院刑事诉讼规则》（试行）《人民检察院民事诉讼监督规则》（试行）《人民检察院行政诉讼监督规则》（试行）及《人民检察院诉讼档案管理办法》等有关规定，制定本细则。 第二条诉讼文书材料，包括人民检察院在依法办理案件过程中形成的法律文书、证据材料及其他相关材料。 第三条归档的诉讼文书材料，可以分别立卷为刑事诉讼类案卷、控告申诉类案卷、民事行政检察类案卷和其他类案卷。 第四条诉讼文书材料，由案件承办人在案件办结的年度归档。归档时间最迟不超过下一年第二季度。 办案部门负责人应当对本部门诉讼文书材料立卷归档工作进行监督、检查。 第五条案件承办人应当从受理案件开始收集有关诉讼文书材料，结案后及时整理，确保材料齐全、完整，符合归档要求。发现遗漏或者不符合要求的，应当补齐或者补正。 －1－
第六条人民检察院在办案过程中形成的下列文书材料应当立卷归档： （一）法律文书的正式件、签发稿（包括统一业务应用系统中法律文书的审批表）及领导同志重要修改稿； （二）受理案件的相关文书； （三）表明案件来源的立案线索、举报、控告、申诉材料，领导交办材料等； （四）关于案件的请示、批复（包括电报、电话记录、口头指示记录等）和讨论案件记录、阅卷笔录等材料； （五）证据材料（包括作为证据的视听资料、电子数据）； （六）处理结果； （七）赃款赃物清单； （八）其他具有保存价值的材料。 第七条下列文书材料不应当立卷归档： （一）与本案无关的材料； （二）重份材料； （三）未定稿的法律文书（特殊、重大案件除外）； （四）定罪量刑时援引法律及法规性文件； （五）办案过程中借阅的人事档案和前科材料（应归还原单位）； （六）其他没有保存价值的材料。 第八条摘录、复制的材料应当注明来源、名称、日期、经－2－
收发文件管理制度4 收发文管理制度 为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。 一、收文 凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理，收文管理包括以下内容： 1．签收。投递到公司的收文，由门卫签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收。签收人应将收件及时移交综合管理部。 2．拆封。拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件，应交领导人自己办理。 3．传阅。对于收文需填写《公文传阅单》，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。 4．归档。传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。 二、发文 以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容： 1．拟稿。以公司名义的发文，分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、
发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。 2．核稿。综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。 3．签发。核稿后的发文，由行政主管及时送交公司领导审核签发。 4．编号登记。发文经公司领导签发后，由行政主管负责对发文进行登记和编号。 5．打印。经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。 6．用印。正式文件加盖公司印章。 7．送发及归档。发文、传阅或送发由综合管理部负责，公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。 附：1、《公文传阅单》 2、《文件发文单》 山东鼎盛精工股份有限公司 2018年6月12日 公文传阅单 文件发文单鼎盛司发【】号
人民法院诉讼档案管理办法 一、总则 第一条 为加强人民法院诉讼档案的管理，根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》的精神，结合诉讼档案的实际情况，制定本办法。 第二条 诉讼档案是国家重要的专业档案，是人民法院审判活动的记录，又是做好审判工作的依据和必要条件。诉讼档案管理工作是审判工作的一个组成部分，各级人民法院一定要切实做好。 第三条 各级人民法院负责集中统一管理本院的全部档案(包括录音带、录像带、影片等声相材料)，确保档案的完整、安全，严守档案机密，积极提供利用，为审判工作和国家现代化建设服务。 第四条 最高人民法院设档案处，高级人民法院设档案科，中级人民法院和基层人民法院设档案机构或专职人员。其任务是： (一)收集、整理、保管和统计本院的档案，并开展利用工作； (二)指导和监督各审判庭诉讼文书材料的立卷归档工作； (三)进行档案的鉴定工作； (四)中级以上人民法院的档案处、科(室)应对下级人民法院的档案工作进行指导、监督和检查，下级人民法院应定期向上级人民法院报告档案工作情况； (五)领导交办的有关档案工作的其他任务。 第五条 各级人民法院要加强档案干部队伍建设。要按照革命化、年轻化、知识化、专业
化的要求，配备好档案工作人员，进行业务培训，教育档案干部热爱本职工作，并保持其相对稳定。 第六条 各地人民法院的档案工作接受同级地方档案业务管理机关的指导、监督和检查。 二、档案的接收和整理 第七条 档案处、科、室要积极主动组织好诉讼档案的归档工作。随时了解案件的归档情况，对已办结的案件，要督促立卷承办人员及时立卷归档。接收档案时，必须逐卷查点清楚，按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》提出的要求，检查案卷质量，符合要求的，进行接收。 第八条 对已接收的案卷，要根据刑事、民事、经济类别，按年度、审级、案号分别在档案目录簿册上登记。登记要准确，字体要工整。 第九条 接收后的案卷，要在卷皮的左上角盖“归档”章，以区别于未归档的案卷。 第十条 归档后的案卷，分别根据刑事、民事、经济类别，按年度、审级、案号的顺序排列，放进卷柜保管。 第十一条 同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应合并保管。并卷原则是，再审卷并入一审或二审卷，申诉卷并入审级卷，近年申诉卷并入早年申诉卷。案卷合并时，要在案卷封皮和案卷登记簿上注明移出、移入和相关的案号。 第十二条 各级人民法院都要根据档案的情况，编制案件姓名索引、卡片等检索工具。 三、档案的调借和查阅 第十三条
公文收发管理制度 为加强对公文收发文的管理，特制定本制度： 一、文件收文管理 单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。 （一）公文的签收呈办 、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。 、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。 、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。 、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。 、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在 个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在 个工作日内办结。 、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。 （二）公文的保密。
对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。 （三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。 二、公文发文管理 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。 、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。 、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。 、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。 、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。 、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。 、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。 、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办
第一部分 一、单项选择题 1.制发公文的目的和要求，一般是由()确定的。 A.撰写者本人或团体 B.机关党政负责人 C.行文对象及行文内容 D.作者的上级机关 2.公文对结构的要求是()。 A.完整 B.生动 C.突出 D.简明 3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于()。 A.规范性文件 B.领指导性文件 C.呈请性文件 D.证明性文件 4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作()。 A.平件 B.加急件 C.特急件 D.急件 5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作()。 A.草稿 B.定稿 C.正本 D.副本 6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取()。 A.逐级行文 B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 7.下面公文写作中，语句符合规范的是 ()。 A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就创造出产值比去年同期增长200%的奇迹 B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费 C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理 D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪 8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是()。 A.含义不明确不清晰，让人产生歧义 B.句子成分搭配不当 C.语序安排欠妥当 D.不合乎事理 9.下面几种说法中，不正确的是()。 A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列 B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复 C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确 D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用 10.调查报告的特点是()。 A.具有明确的针对性 B.具有法定的权威性和执行性 C.作者广泛 D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告 11.关于答复询问的报告，叙述错误的是()。 A.用语简明，得体，分寸适宜 B.可夹带请示事项 C.是下级机关答复上级机关询问的文种 D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告 12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有()。 A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请 B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 13.D 14.A 15.B 16.D 17.B 13.以下有关公文的说法错误的有()。 A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发（2010）382 交通运输厅 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同
时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。
人民法院诉讼文书立卷归档办法 (法[办]发[1991]46号1991年12月24日) 一、总则 第一条人民法院的各类诉讼文书，是国家重要的专业文书之一，它所形成的诉讼档案，是人民法院审判活动的真实记录，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判活动的重要依据和必要条件。根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合人民法院诉讼档案的特点，制定本办法。各级人民法院必须严格按照本办法的要求，做好立卷归档工作。 第二条人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别，按年度、审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、函电都使用收案时编定的案号。 第三条各类诉讼文书必须用标准十六开办公纸，并用毛笔或钢笔(用墨汁或碳素、蓝黑墨水)书写、签发。 第四条人民法院的各类诉讼文书，应按照利于保密、方便利用的原则，分别立为正卷和副卷。 第五条人民法院应把诉讼文书立卷归档工作列为审判庭岗位责任制内容之一。由承办书记员负责收集、整理立卷，承办审判员和庭长负责检查卷宗质量，并监督承办书记员按期归档。 二、诉讼文书材料的收集 第六条人民法院在收案后，承办书记员即开始收集有关本案的各种诉讼文书材料，着手立卷工作，在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，若发现法律文书不完备的，应及时补齐或补救，并去掉与本案无关的材料，再行排列整理。 第七条入卷的诉讼文书材料，一般只保存一份(有领导人批示的材料除外)，重份的材料一律剔除。本院的判决书、裁定书、调解书可保留三份，装入卷底袋内备用。
收发文管理制度 为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。 一、收文管理 （一）收文归口 凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。 （二）收文办理 1、收文签收、登记。收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。 2、办理程序。 （1）一般业务性文件的办理程序：○1收文签收→○2收文登记并填写《来文处理单》→○3综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门→○4主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理→○5分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办→○6业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理→○7文件办理完毕后填写办理结果→
○8交综合管理部归档→○9规定期限办理和回复的，由主办部门或部门签字确定办妥日期，确保不误事务。 （2）急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理。由主办的业务部门签收办理。 3、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位领导批阅文件不超过半天，每个业务部门传阅文件不超过1天（公文审阅后请及时通知综合管理部取回），办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办理答复；紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务部门承办的公文，主办部门应及时与协办部门联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位，讲明原因，取得同意。 4、公文催办与检查。综合管理部应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务部门要密切配合，按时完成交办事项。 5、对于保密性文件，应做好公文的安全与保密工作。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项，严防文件失密与丢失。 二、发文管理 （一）发文归口 凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部统一归口管理。具体工作由综合管理部和发文部门共同完成。专业性（包括一般性）文件均由相关业务部门负责拟稿，由综合管理部负责核稿，公司副总
浅谈文书立卷归档 【摘要】：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种具有保存价值的文书，都需要按照其形成过程中的 相互联系和规律进行立卷归档。本文将对文书立卷归档做简要的分 析。 【关键词】：文书；立卷；归档 对于已经办毕的文件，需确认其价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿。这个过程，就是文书的立卷与归档。文书立卷的含义就是对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷。[1] 一、文书立卷的意义 文书立卷有很重大的意义，第一，有利于今后的查考和利用。文书立卷要对文书进行系统地收集整理，有规律地排列与组合，并且编制详细的检索目录，这就为今后的查考和利用提供了方便。第二，有利于文书的安全完整。立卷过程中，在收集齐全的基础上，按一定的方法，将一份一份文件组成案卷，加上封皮装订成册，这就保证了文书的系统性和完整性，又不易在查考利用中磨损和丢失，维护了文书的安全。第三，为档案管理奠定基础。立卷前的文书与立卷归档后的档案，是相互联系的。 因此，文书立卷直接关系到档案的管理。高质量的文书立卷，能为档案管理打下坚实的基础，是档案充分发挥历史凭证的作用，为将来的工作提供服务。 二、文书立卷的对象和范围 文书立卷的对象是指已经办理完毕、并且具有保存价值的文书。具体有以下几个方面： 第一，涉及本单位时间较长的规范性和行政指挥性文书，从发文机关来说，在文书发出后，就算办理完毕，便可将定稿和存本归卷；从收文单位来说，经过传阅、传达，并制定了本单位实行的具体措施、办法后，就算办理完毕，可以把来文归档。 第二，不及办理或答复的文书，，经有关负责人阅批和传阅后，便算办理完毕，可以归卷。 第三，相互来往的文书，如请示与批复、问函与复函，对于请示或询问单位来说，收到上级或对方的批复或复函并采取措施贯彻落实之后，才算办理完毕；
收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
竭诚为您提供优质文档/双击可除公文的立卷按照什么单位 篇一：第十二章公文立卷工作 第十二章公文立卷工作 第一节归档文件整理工作概述 一、什么是归档文件整理工作《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。” 这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”将进行改革。2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准da/t22-2000)(以下简称《规则》)《规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。 《规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文
书处理部门和承办部门的公文整理(立卷)和归档工作提出 了新的要求。各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部门和承办部门都应当在《规则》的指导下，按照新的文件整理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料进行整理(立卷)和归档。 从上世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。它是将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件级”整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，大幅度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创新创造了良好的条件。 二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面： 1。归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。在机关的日常工作中，文件总是一份一份
诉讼档案管理操作实务 诉讼文书材料的立卷原则 讼文书材料的立卷原则，是指法院审判人员在一个具体诉讼案件办结后，将零散的、杂乱无章的诉讼文书材料集中收集起来，经过系统整理，按一定规则组合装订成诉讼案卷时，必须遵循的客观规律，以及在观察、分析、解决诉讼文书材料管理和诉讼档案实体管理问题时所依据的基本准则，是诉讼文书材料立卷归档普遍适用的指导原则。我国法院诉讼文书材料数量巨大，种类繁多，与国计民生关系密切，卓有成效地组织好诉讼文书材料的立卷归档工作，必须明确和熟悉诉讼文书材料的立卷原则。 诉讼文书材料的立卷原则，由四个相互联系的有机组成部分构成。 一、按年度、类别、审级、一案一号单独立卷原则 《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二条规定：“人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别，按年度、按审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、公函都使用收案时编定的案号。”这一原则早在新中国成立时就已在法院确立并付诸实施。
按年度立卷，就是根据法院受理案件的年度将其分为年度类别进行立卷。按年度分类立卷，可以客观地反映各法院每年度审判案件的数量、特点和逐年发展变化情况，有利于现行利用和归档后提供利用，也与法院工作制度相吻合，同时自然而然地把法院全部案件划分成了各种年度类别。按年度立卷，要求根据案件收案年度编定的案号归入相应的年度，某一年度受理的案件应当集中管理，不可分散，不可将一个年度的案件放入另一个年度之中，跨年度审结的案件，无论何时立卷归档都应列入收立案年度集中管理。 按类别立卷，是指按照案件的性质分类进行立卷。依我国三大诉讼法规定，诉讼案件分为刑事、民事、行政、执行四大类别。 按审级立卷，是指按照案件所在的审级进行分类立卷。这里的审级指审判程序，一般分为一审程序、二审程序、死刑复核程序、审判监督程序、特别程序、执行程序等。我国三大诉讼法对审判程序作出了严格的法律规定，必须认真遵照执行。 按一案一号立卷，是指按照案件在立案部门收案时编定的案号进行立卷。一个案件在同一审级审理时，只能编定一个案号，收、结案登记薄，案件目录登记表、案件登记表、档案检索目录都应按照立案时编定的案号顺序排列。
文件收发传阅和管理制度 马合中学 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括：第一，做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作；第二，做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作；第三，做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外，还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文规定 （一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由指定专人拟稿，经负责人、分管人员初审后，送校办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核，校长签发。联合行文必须经校长同意，方可发出。 （二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。 二、收文处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）文件按阅件、办件进行分类。校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时
电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。 4、对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务人员办理。事后及时向校领导汇报并做好督办工作。 5、各部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。 （三）一般公文通过学校群传阅给相关老师。保密文件一律由办公室专人传送。 （四）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。 三、文件传阅制度 为使文件传阅迅速、准确、规范、安全，特制订本制度。 （一）工作人员对来文要及时处理，做到当日文件当日处理。 （二）工作人员在做好文件的签收、分类、登记工作后，办公室提出拟办意见。 （三）按照拟办意见规定的范围，由工作人员及时将文件送交有关领导阅批。 （四）领导批示有关部门阅办的文件，各部门要认真登记，及时按批示意见办理，并在文件上注明反馈结果。 （五）文件应当天阅毕，最长不超过三天，急件应随到随阅，不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员，如需继续使用，经办公室同意后，可另行办理借阅或复印。 （六）密级文件的传阅，应严格遵守保密纪律。密级文件不准带出办公室，不准复印、摘抄，不准泄露文件内容。
文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价隹的丈件材料，都娈按煦本制麼的规定，分别立卷II」档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准 抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理 本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含 被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归 卷」会议文件由会议主办部门收集U」卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人 员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财 务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手 续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会仪简报、会讲记录等◎ 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条木分才心，山H倉丈二仃黄押
一是千万不要把材料搞丢，哪怕一个小纸片，问明白法官再做。 二是复写材料如发票、传真等要有复印件，有的还要有手写件，防止年久失真。三是千万不要把副卷材料订到正卷中去，比如合议庭材料，还有上访材料有的在副卷，要订到正卷，让当事人看到，可能就有人下台了啊。 民事案件案卷的整理与归档 档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容的鉴别，对档案内容的确定。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。 档案整理工作的原则： 1．整理档案必须保持文件之间有机的历史联系； 2．整理档案应当充分利用原有的整理基础； 3．整理后的档案必须便于保管和利用。 应对案卷整理与归档工作高度重视，注意积累。做到对庭审形成的材料调整定卷，即在平时积累的基础上，详细检查每一文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷。 卷内文件排列和编号。卷内文件排列是指将每个案卷内的文件用一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。 拟写案卷标题，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的项目，也是以后编制档案工作的主要依据。 编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个立卷工作的基本完成。 案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录，备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件，也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和散失，便于保管和利用。 案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映机关的工作话动。 审判业务部门，将处理完毕的文件整理立卷，根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷定期移交给人民法院档案室集中保存，就是归档。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完整，便于查找利用，又可为党、国家和社会积累档案财富。至此，标志着整个案卷整理归档工作的完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。 一、人民法院案卷整理与归档 人民法院的诉讼文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案，是人民法院审判活动的真实记录，反映了人民法院贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法令的情况和人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判活动的依据和必要条件。各级人民法院必须严格按照诉讼文书立卷的要求，做好立卷归档工作。 （一）立卷 人民法院在收案以后，承办书记员应即开始收集有关本案的各种诉讼文书材料，着手立卷工作。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。
文书立卷的方法与步骤 一、分类：就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。分类有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。 1.分年度：就是将文件按其形成或针对的年度分开。 ⑴一般文件归入文件形成年度。 ⑵跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度。 ⑶跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度。 ⑷跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度。 ⑸跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度。 ⑹跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度。 ⑺法规性文件，归入公布或批准的年度。 ⑻回顾性、纪念性文件，归入成稿或发表年度。 ⑼教学文件归入相应年度。 2.分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。 3.分问题：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。分问题时，应按学校制定的分类方案进行。 4.分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。文书档案的保管期限定为：永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。 分期限应按学校制定的保管期限表进行。 二、立卷组合 1.立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，
按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。 2.立卷组合的形式： ⑴会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。 ⑵非诉讼案件材料，按立案问题或人名组合，可以一案一卷或一案数卷。 ⑶人民来信，可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。 ⑷统计、报表、名册等文件，按照格式名称或地区组合，根据文件数量，可组一卷或数卷。 ⑸本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料，一般按单一问题组合。 ⑹工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合。 ⑺简报、刊物，可按名称或期号组合，根据文件的数量，可以一期一卷或数期一卷。 三、卷内文件的排列与编号 1.卷内文件的排列 ⑴卷内文件材料，一般按重要程度或时间顺序排列。 ⑵批复、批示在前，请示、报告在后。 ⑶正件在前，附件在后。 ⑷正本在前，定稿在后（重要法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后）。 ⑸转发件在前，被转发件在后。 ⑹非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。 2.卷内文件的编号 卷内文件应按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写。 四、填写卷内目录与备考表 1.卷内文件目录的填写