文书立卷的方法与步骤
一、分类：就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。分类有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。
1.分年度：就是将文件按其形成或针对的年度分开。
⑴一般文件归入文件形成年度。
⑵跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度。
⑶跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度。
⑷跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度。
⑸跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度。
⑹跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度。
⑺法规性文件，归入公布或批准的年度。
⑻回顾性、纪念性文件，归入成稿或发表年度。
⑼教学文件归入相应年度。
2.分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。
3.分问题：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。分问题时，应按学校制定的分类方案进行。
4.分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。文书档案的保管期限定为：永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。
分期限应按学校制定的保管期限表进行。
二、立卷组合
1.立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，
按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。
2.立卷组合的形式：
⑴会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。
⑵非诉讼案件材料，按立案问题或人名组合，可以一案一卷或一案数卷。
⑶人民来信，可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。
⑷统计、报表、名册等文件，按照格式名称或地区组合，根据文件数量，可组一卷或数卷。
⑸本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料，一般按单一问题组合。
⑹工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合。
⑺简报、刊物，可按名称或期号组合，根据文件的数量，可以一期一卷或数期一卷。
三、卷内文件的排列与编号
1.卷内文件的排列
⑴卷内文件材料，一般按重要程度或时间顺序排列。
⑵批复、批示在前，请示、报告在后。
⑶正件在前，附件在后。
⑷正本在前，定稿在后（重要法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后）。
⑸转发件在前，被转发件在后。
⑹非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。
2.卷内文件的编号
卷内文件应按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写。
四、填写卷内目录与备考表
1.卷内文件目录的填写
⑴顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号，也称件号。用阿拉伯数字连续编号，不得空号。请示、批复分别编写。
⑵文号：文件制发机关的发文字号。
⑶责任者：即文件的署名者，没有注明责任者的文件材料要考证清楚，然后填写。一般填全称，也可填通用简称。不得简写为“本省”、“本校”、“本院”等。
⑷题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不能随意更改和简化。没有标题的或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号，会议记录应根据每次会议的主要内容自拟标题，依次填写。
⑸日期：指文件的形成时间，填写时可省略年、月、日字样，如：1992、3、10。会议记录应依次填写每一次会议召开的时间。
⑹页号：指卷内文件所编页号，除最后一份文件填起止号外，其余文件只填起号。
7.备注：对卷内文件变化作说明之用。
填写卷内目录，必须按规定格式逐件、逐项填写，要用计算机打印。
2.卷内备考表的填写
⑴本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写，并签名，标注时间。
⑵立卷人：由责任立卷者签名。
⑶检查人：由案卷质量审核者签名（要求是立卷单位主要负责人或分管档案工作的负责人签名）。
⑷立卷时间：填写完成立卷的日期。
若卷内无情况说明，也必须将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。
五、拟写案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般应由立卷人自拟、案卷题名
要求结构完整，应由卷内文件的主要聘任责任者、问题、名称（名称不超过三个）组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法，末尾不加“。”。
六、案卷封面的填写与装订
1.填写案卷封面：填写时要求使用碳素墨水，用粗钢笔书写，字迹要工整、清晰，应逐项按规定填写类目名称（类目名称必须盖章）、案卷题名、起止时间、保管期限、件、页数、归档号（归档号必须用铅笔填写）。
2.案卷装订
⑴装订前要去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊。
⑵案卷装订前，要检查案卷各部分排列顺序。
应为案卷封面——卷内文件目录——卷内文件——备考表——封底。
⑶使用综合档案室按上级标准统一印制的软卷皮，采用三孔一线的方法装订。其装订位置应按在案卷卷皮左侧印制的三孔装订点，卷内文件的下边与卷皮的下边取齐。卷内文件的右边也要求整齐。
七、不能和文件放在一起的同一问题或同一事件的照片、录音带、录像带、光盘等，要统一整理，分别存放，并在编目时注明互见号和存放地点。
归档文件整理十步骤 2010-04-22 17:36:08| 分类：默认分类| 标签：|字号大中小订阅 （适用于纸质文书档案） 第一步：确定归档和不归档范围 为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局2006年12月18日发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定归档的范围。 第二步：分年度 严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。 第三步：确定分类法 第一步骤可视机关的大小决定档案的分类方法。机关大，内设机构多的可采用保管期限——年度——机构（问题）分类法，如区国税局、区教育局、区卫生局等。机关小，内设机构少的可采用保管期限——年度分类法，如区档案局、区 总工会、区妇联等。 第四步：划分保管期限 这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。我们应该认真学习国家档案局2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永 久、定期（30年、10年）保管期限。 第五步：归档文件的排列 归档文件应按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出 发，不宜按收发文顺序排列归档文件。 第六步：盖归档章及填写其项目 归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。各机关单位还可根据各自的情况和需要在归档章上增加其他选 择项目，如：页数、盒号等。 盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成的年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化。保管期限应填为“永久、30年、10年”。室编件号即归档文件的顺序号，
实用电脑文件整理技巧 一.硬盘分区 C盘_系统盘：一般不要在C盘安装程序，也不往里面存放大文件（其实在C盘安装软件对开机清理会很麻烦） D盘_程序盘：只安装程序。另外软件的工作目录、缓存目录、下载目录也设置在D盘(1，工工作目录的；2，缓存目录：比如酷狗，缓存音乐时也需要空间的；3，下载目录，如迅雷；4，系其他盘……根据自己的习惯分区即可（无非就是工作盘，资料盘，娱乐盘等）。 二.文件分类 一千个人有一千零一种对文件分类的方法，对于任何一种分类法来说，适合你的是才是最好的方法。可参考以下建议。 把有关的文件存放在一起，而不去管他们的格式（对于工作文件尤其应当重视，这样查找起来成的区分开来（处理中的、待处理的文件，建议放在桌面，这样可以随时警告自己，要尽快的处理当一个子目录中的文件过多时，你就应该继续往下建立子目录（一个文件夹中有上百文件的话分类的细化就意味着层级增多。层级越多，浏览的效率就会越低，所以整个结构最好控制在三越常用的类别，级别就应该越高（意味着可以更快的访问），你可以选择将目录的层级上调，任何大目录下建议都建立一个名为“其他”的文件夹，这个文件夹存放两类文件：1.实在不好目录保存，所以暂时存放在”其他“里 多媒体文件是一个大分类，详细说明 图片：木有用过软件，不过大部分知友都推荐用Picasa 音乐：音乐发烧友们已经讨论的很清晰了-如何整理音乐文件？ 文本：对于文本文件，如@Shinji 所言：不要把文本放在一个个doc文件中，最好使用笔记软理（当然小说之类比较大的就不要了） Word/PPT/Excel：windows系统允许对其添加标记（添加标记的地方在细节窗格，具体：文件重要：也有一些人比较懒，不愿意每次下载文件就分类存放，比如我。所以我在桌面新建了一接扔里面，当文件累积到一定数量时，再进行分类整理（容忍底线有两条：1，文件太多影响了浏========================友情提示======================== 任何分类法的原则必须且只能是：为了更快找到需要的文件。 一切与此原则相悖的分类方法都应舍弃。 三.文件命名 文件的命名必须重视，建议用容易记住的词给文件命名，方便以后检索。这能让你不需要打开 1.尽量关联起文件内容，越详细越好 001.avi，显然，不打开文件你是不会知道内容到底是什么 苍井そら.avi，那么你就知道它的内容是什么了 20080319苍井そら.avi，你知道这是什么时候拍的片了 最详细的命名，应该是有时间，有番号，有人物，有类型，有星级……比如：[ONED-944]SM-ギリギS1 NO.1 STYLE） 2.按照时间线命名，适用于工作文件 比如我大一的时候学习C语言，我对文件的命名是 120912_helloworld.cpp 121013_for循环练习.cpp 121122_calculator.cpp
档案整理方案 为规范档案的收集、整理、立卷归档，根据交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》交办发[2010]382 号、《科学技术档案构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》、《广东省机关档案分类办法》以及《广东省文件材料归档方法改革方案》，结合本单位的实际情况，特制定此档案整理方案，细则如下： 一、工作目标 规定各门类档案的的归档范围、保管期限、整理方法、目录格式、归档要求和做法，实行统一的立卷标准，形成较完善的档案管理程序。各种该归档的文件材料完成立卷工作后，输入网上档案管理系统，便于查找利用，并做好档案资料的借阅、利用登记。 二、专门档案的归档 （一）专门档案的归档范围及保存期限 本单位的专门档案是指受理的所有监督工程的档案，分为申报监督前期档案和监督过程中产生的档案，以下是具体的归档范围。 （二）工程项目档案的收集和管理 建设单位向本站申请工程质量监督后，按规定递交的申请资料由计划资信室收集审查之后移交给综合室；监督过程中产生的文书材
料由质量监督室或者项目监督小组负责收集整理后移交综合室，一般一年递交一次，或监督项目竣工后递交。由综合室专人负责资料接收、整理、归档工作。 （三）工程项目档案的档号 档号由分类号（大类代字+ 一级属类）、案卷顺序号构成。 1档案类别代号（代字：G）:单位内专门档案的分类号，本单位的工程项目档案属专门档案。 2、一级属类为项目代号：用阿拉伯数字代表各建设项目： “0”高速公路、“1”一级公路、“2”二级公路、“3”桥梁（单独立项）。“4”隧道、“5”截污主干管工程、“6码”头工程 3、二级属类为年度代号，用年份的后两位数作为二级属类。 4、案卷号，基本保管单位案卷的编号。 例: G0-09 1 专门档案类，2009年所受理的高速公路监督项目中的第一个工程。 （四）监督项目的组卷按照归档范围中规定的，本单位所接收的资料，按批准文件、合同文件、中标文件、资信与资质证明、施工单位文件、监理单位文件、设计单位文件、业主单位文件、发文的顺序组 卷归档。 （五）施工图文件的归档 图纸按297mn￥ 420mm（A3）规格装订成册对折入盒；大于A3规
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法
保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列
《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面：、、 、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包 括、、、 、、 六个环节。 4．信访文书的特点 是：、 、 。 二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 （1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。 （1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 （2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 （3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度 （2）文书部门立卷的制度 （3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。 （1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 （1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。 （1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。 （1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷 三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发
3．收文登记 4．组合案卷 四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则： 五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。 ２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。 ３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。 ４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 ５、文书管理，就是对文书工作的、和。 二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分） １、以下文种中不属于下行文的是。 Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定 ２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文 ３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。 Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律 ４、制定是建立岗位责任制的中心环节。 Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度 ５、拆封的任务不包括。 Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置
第一部分 一、单项选择题 1.制发公文的目的和要求，一般是由()确定的。 A.撰写者本人或团体 B.机关党政负责人 C.行文对象及行文内容 D.作者的上级机关 2.公文对结构的要求是()。 A.完整 B.生动 C.突出 D.简明 3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于()。 A.规范性文件 B.领指导性文件 C.呈请性文件 D.证明性文件 4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作()。 A.平件 B.加急件 C.特急件 D.急件 5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作()。 A.草稿 B.定稿 C.正本 D.副本 6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取()。 A.逐级行文 B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 7.下面公文写作中，语句符合规范的是 ()。 A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就创造出产值比去年同期增长200%的奇迹 B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费 C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理 D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪 8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是()。 A.含义不明确不清晰，让人产生歧义 B.句子成分搭配不当 C.语序安排欠妥当 D.不合乎事理 9.下面几种说法中，不正确的是()。 A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列 B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复 C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确 D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用 10.调查报告的特点是()。 A.具有明确的针对性 B.具有法定的权威性和执行性 C.作者广泛 D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告 11.关于答复询问的报告，叙述错误的是()。 A.用语简明，得体，分寸适宜 B.可夹带请示事项 C.是下级机关答复上级机关询问的文种 D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告 12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有()。 A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请 B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 13.D 14.A 15.B 16.D 17.B 13.以下有关公文的说法错误的有()。 A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制
第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
浅谈文书立卷归档 【摘要】：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种具有保存价值的文书，都需要按照其形成过程中的 相互联系和规律进行立卷归档。本文将对文书立卷归档做简要的分 析。 【关键词】：文书；立卷；归档 对于已经办毕的文件，需确认其价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿。这个过程，就是文书的立卷与归档。文书立卷的含义就是对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷。[1] 一、文书立卷的意义 文书立卷有很重大的意义，第一，有利于今后的查考和利用。文书立卷要对文书进行系统地收集整理，有规律地排列与组合，并且编制详细的检索目录，这就为今后的查考和利用提供了方便。第二，有利于文书的安全完整。立卷过程中，在收集齐全的基础上，按一定的方法，将一份一份文件组成案卷，加上封皮装订成册，这就保证了文书的系统性和完整性，又不易在查考利用中磨损和丢失，维护了文书的安全。第三，为档案管理奠定基础。立卷前的文书与立卷归档后的档案，是相互联系的。 因此，文书立卷直接关系到档案的管理。高质量的文书立卷，能为档案管理打下坚实的基础，是档案充分发挥历史凭证的作用，为将来的工作提供服务。 二、文书立卷的对象和范围 文书立卷的对象是指已经办理完毕、并且具有保存价值的文书。具体有以下几个方面： 第一，涉及本单位时间较长的规范性和行政指挥性文书，从发文机关来说，在文书发出后，就算办理完毕，便可将定稿和存本归卷；从收文单位来说，经过传阅、传达，并制定了本单位实行的具体措施、办法后，就算办理完毕，可以把来文归档。 第二，不及办理或答复的文书，，经有关负责人阅批和传阅后，便算办理完毕，可以归卷。 第三，相互来往的文书，如请示与批复、问函与复函，对于请示或询问单位来说，收到上级或对方的批复或复函并采取措施贯彻落实之后，才算办理完毕；
公文立卷的原则 2015-10-05 归档范围内的公文，不是杂乱无章的堆砌在一起，而是应当遵循一定的归档原则，即根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 公文立卷的原则包括联系原则、完整原则、保管原则、利用原则。立卷时，不坚持联系原则，就无法顺利的查找到需要的公文，也就无法为利用者提供有效的服务；不坚持完整原则，公文的内容或形式残缺不全，显然不能维持公文之间的有机联系，无法全面反映本机关的工作活动，也就无法实现利用的目的；不坚持保管原则，公文的物质载体和信息内容容易遭受各种物理和化学等因素的破坏，影响公文的可读性、保存寿命的长久性，就谈不上公文的联系、完整和利用；而不坚持利用原则，有机联系的归档公文无论保管得多么完整齐全，都无法实现公文立卷根本目的，立卷工作也就毫无意义。因此，以上原则之间是相互联系、彼此制约的辨证关系，前三个原则是利用原则的'基础，利用原则是前三个原则的最终归宿，只有正确运用这些原则，才能做好立卷工作。 一、联系原则 联系原则，即遵循公文材料自然形成的规律和特点，按照公文材料之间的有机联系进行立卷工作。 从公文产生的过程来看，机关公文都是随着一定的职能活动的开展而逐渐产生的。可以说，各种管理活动的过程就是公文一份份同步产生的过程。一项管理活动的从开始到结束的过程，就是有关该项活动的公文从无到有的“自然生长” 的过程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接续着前一份公文，这样，逐渐累加而成大量的公文。因此，公文之间存在一种围绕本机关职能活动而展开的内在的“天然”联系，这就是公文形成的自然规律和特点。在公文立卷时，人们不能随意割断这种联系，必须遵循公文形成规律和特点，保持公文之间的联系，才能够维护机关活动的历史面貌。 从利用者的利用特点来看，利用者需要全面、系统的公文材料。公文的查考凭证作用往往不是单份公文能决定的，而是在与别的公文的相互联系中来体现。只有提供反映机关历史发展的来龙去脉的有机联系的原始记录，才能使利用者在联系中从整体上去观察、分析研究事物，才能揭示事物的本质特征。目前本机关以及社会各领域对公文和档案的这种利用趋势，客观上要求各机关在公文立卷时，自觉地保持公文之间的联系，使所立案卷成为系统、有序的有机整体，使之有规可循，方便检索和提供利用。
机关文书档案的整理归档方法和要求 （2008年4月2日） 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
文书立卷归档管理办法 总则 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第6 条令）的 有关规定，结合我校档案工作的具体情况，制定本办法。 学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。 凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料，均属学校档案。学校档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 二、立卷单位 学校所属各职能部门、办公室（党政合署）、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处（各系部）、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。 学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工 作，并确定一名兼职档案人员具体承办，协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。 三、立卷要求
1、各门类档案立卷的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料质地优良，利于长期保存。 3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列，并注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。 4、立卷应根据文件材料的多少而定，同一问题、内容的文件多时，可组成一至若干卷，每卷不超过150 页；文件少时，可立薄卷。 卷内文件材料的编号：装订的案卷无论单面或双面，只要有文字，均应依次在右下角编页号（用铅笔）；不装订的案卷不编页号。 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加〔〕。对没有责任者（作者）、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要议题，组卷时要去掉卷内文件材料上的金属物（钉书钉），对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可在分割的照片、小字条等要进行加边、修桐嚥孵迹稍模糊的要复制与原放在-起。5、填写卷内文件目录 顺序号？以卷内文件排列先吊顺序来填写的序号。 文号：文件制发机关的发文字叧。
竭诚为您提供优质文档/双击可除公文的立卷按照什么单位 篇一：第十二章公文立卷工作 第十二章公文立卷工作 第一节归档文件整理工作概述 一、什么是归档文件整理工作《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。” 这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”将进行改革。2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准da/t22-2000)(以下简称《规则》)《规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。 《规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文
书处理部门和承办部门的公文整理(立卷)和归档工作提出 了新的要求。各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部门和承办部门都应当在《规则》的指导下，按照新的文件整理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料进行整理(立卷)和归档。 从上世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。它是将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件级”整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，大幅度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创新创造了良好的条件。 二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面： 1。归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。在机关的日常工作中，文件总是一份一份
第一节总则 第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。 第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。第六条草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观，实事求是。 3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3. 财务部发文，用财字(××年)××号； 4. 工程部发文，用工字(××年)××号； 5. 技术部发文，用技字(××年)××号； 6. 营运部发文，用营字(××年)××号； 7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号； 第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定
第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价隹的丈件材料，都娈按煦本制麼的规定，分别立卷II」档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准 抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理 本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含 被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归 卷」会议文件由会议主办部门收集U」卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人 员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财 务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手 续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会仪简报、会讲记录等◎ 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条木分才心，山H倉丈二仃黄押
公文立卷的方法 公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷。 分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合，合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷）。 一、分类方法 公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。通常，机关公文分类可以划分为四个层次：分年度――分组织机构――分问题――分保管期限。 （一）分年度 即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类，不同年度的公文分为不同的类别。在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排，将每年的1月1日～12月31日作为一个工作周期，其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别，因此，按年度分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。
年度分类，要求根据公文准确日期归入相应的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文，针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有： 1．回复性公文放在复文年度，如XX年的请示与XX年的批复，应将请示批复均放入XX年立卷； 2．规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作规划”可以放在XX年立卷； 3．总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年“秘书工作”项目财务决算”应放入XX年； 4．会议公文，放入召开会议的年度； 5．规范类公文，应放人公文针对的第一年； 6．两项内容的公文，归入主要内容针对的年度，如“XX年工作总结及XX年工作安排”，可视内容侧重归入相应年度。 （二）分组织机构 即按机关的内部组织机构进行分类立卷。 机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。在一个年度内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。
蒙文文书立卷和蒙文档案管理办法 内档（1985）4号 第一章总则 第一条为适应自治区社会主义现代化建设的需要，根据党和国家关于文书处理和档案工作条例、通则、办法的规定，结合我区实际情况和实践经验，特制定本办法。 第二条内蒙古自治区通行蒙汉两种文字。各经党政机关工作中产生大量蒙文文书，形成大量蒙文档案，这是我区档案的重要组成部分，做好蒙文文书立卷和蒙文档案的管理工作，对于执行《中华人民共和国宪法》和《民族区域自治法》，增强民族团结，加快自治区的社会主义现代化建设，维护自治区历史真实面貌，具有重要意义。 第三条各级机关对蒙文档案必须实行集中统一管理的基本原则。维护蒙文档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。 第二章蒙文文书立卷 第四条蒙文文书立卷的原则是：按照蒙文文书形成的规律和形式特点保持蒙文文件材料之间的历史联系，区分价值，便于保管和利用。 第五条立卷的方法是：依据立卷原则，灵活运用立卷特征。 根据蒙文文件的特点及其与相关汊文文件材料之间的联系程度； 一、蒙文文件材料（包括译文正本），能单独构成案卷者，应单独立卷； 二、在下列情况下可以与相互有密切联系的汉文文件材料一起立卷： 1、同一组织机构，同一年度、同一类别里蒙文文件材料太少不能单独立卷； 2、与相关汉文文件不能分开的，例如蒙文请示（问文），汉文批复（答复），或汉文 请示（问文），蒙文批复（答复）的； 3、理同一案件形成的蒙汉文记录； 4、一次会议形成的蒙汉文记录； 5、一项统计的蒙汉文报表和文字材料； 6、个或两个以上机关、单位关于同一问题或同一类问题的来往文书，包括合同、协 议，来往函件等。 7、他联系紧密，互不可分的蒙汉文文件材料。 三、有领导人重要批改意见、有科学、历史、艺术研究价值的以及其它有重要价值 的文件材料的译文底稿，立卷归档。一般性译文底稿，文书部门保管一定时间后，自行销毁。
归档文件整理 归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、收集文件。收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。 做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。 “归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件
材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（6月30日前）。 归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。 平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。 从档案的形成来看，档案是由文件材料转化而来的，文件转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文件要保证齐全完整、准确系统。 平时收集，要做好零散文件、“帐外”文件、专门文件（如特殊载体）等的文件的收集。（1）按照收文登记薄收集（2）按发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简报不能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相