完整的沟通过程：信息发送、接收、反馈
【管理名言】
面对面的沟通是最好的沟通方式
沟通的过程是一个完整的双向沟通的过程：发送者要把他想表达的信息、思想和情感，通过语言发送给接收者。当接收者接到信息、思想和情感以后，会提出一些问题给对方一个反馈，这就形成一个完整的双向沟通的过程。在发送、接收和反馈的过程中，我们需要注意的问题是：怎样做才能达到最好的沟通效果。
有效发送信息的技巧
在沟通过程中，首先，看一看信息的发送。请注意，这里指的信息，包括信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。在发送信息的时候，需要注意以下几个问题：
问题1 选择有效的信息发送方式（How）
当你在工作中要发送一个信息，首先要考虑到用什么方法去发送，而这些发送方法是我们在工作中经常用到的方法。
想一想，你在工作中，经常通过哪些方法与别人沟通？有电话、E-mail、传真、也有面对面的会议沟通等方式。
◇发送信息首先要考虑选择正确的方法
在我们沟通的过程中，我们为了完成一个良好的沟通效果，首先要选择正确的方法，因为不同方法之间的差距是非常大的。在任何一次沟通的过程中，我们都会发送信息、思想和情感。
◇发送方式要根据沟通内容偏重度来选择
例如：你的一份报告传给你的同事或交给你的上级，更多的是一种信息的沟通；我们在和客户一起沟通的过程中，更重要的是为了增加你和客户之间的感情和信任，这个时候，信息是次要的，情感是主要的。所以说，在我们选择方法的过程中，首先要考虑到我们的内容本身是以信息为主还是以思想和情感为主，根据这两个不同内容来选择合适的方法。
【自检】
在日常工作中，你常用哪些方法传递信息？
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请考虑，如果改用其他的方式是否会带来好的效果？
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介绍几种常用的信息发送方式：
(1)电子邮件
现在越来越普及的一种方法就是E-mail（电子邮件）。电子邮件日益得到了最广泛的应用，已经成为一种非常流行并且常用的沟通方式。现在许多员工上班的第一件事就是打开电脑，看一看自己的电子邮件。那么电子邮件是属于语言沟通还是肢体语言沟通呢？回答是电子邮件是一种典型的书面语言沟通。
◇电子邮件的优势。可以传递大量的、准确的信息，甚至很多动画片都可以通过电子邮件来传递。在沟通大量信息的时候，用电子邮件是非常好的一种方法。
◇电子邮件的不足之处。一个非常重要的不足之处是：不可能很好的传递你的思想和情感。当你和对方要交流的是情感的时候，电子邮件这种方式就不利于去沟通情感。以前很多人同朋友沟通时都使用电话，而现在用电子邮件沟通的时间多了，朋友逐步变成了陌生的人。如果你和你的亲人长期不见面，采用电子邮件来沟通，时间长了，你的感情也会慢慢地淡化。现在流行一句话：你在网上聊天时，你不知道对方是人还是鬼。
(2)电话
电话是我们传统而常见的一种沟通方式。我们知道电话的沟通也是语言沟通的一种，但是电话的语言沟通里不仅仅包含你说的内容，也包含了一些你说话的抑扬顿挫的语气，这也是一种肢体语言的表现，这种肢体语言能够传递给对方一定的情感和思想。所以说电话包含一定的信息，也包含一定的思想和情感，对信息和思想、情感两者之间都有所包含。
◇电话与电子邮件的比较。电话包含的信息量和E-mail的信息量，当然电话的信息量
会更少一些，有时候可能会更不准确一些，因为口头语言不如书面语言准确。由于在电话沟通中，对方不可能一下子记住太多的信息，他会遗忘，所以说电话是一种对一些短小的信息、简单思想情感传递的有效方式。如：“你是否能够开会”、“明天你是否来办公室”等，工作中在确认某件事情的时候，用电话是非常好的。同时，我们还注意到电话有一个特别好的优势，就是它的速度快，能够及时地做出某一个决定。当我们当发生紧急情况，首先会想到是拨打110、119电话而不是发E-mail。
(3)开会或者面对面谈话
上面两种方式，你认为哪种方式是最好的沟通方式呢？回答是面对面的方式是最好的沟通方式。当有可能选择的时候首先选择面对面谈话。但是，现在的通讯设备发展迅速，很多员工在沟通的过程中，由于习惯，他首先会选择电话或者选择E-mail，而忘了最好的方式是面对面谈话。
【事例研究】
一家著名的公司为了增进员工之间的相互信任和情感交流，规定在公司内部200米之内不允许用电话进行沟通，只允许面对面的沟通，结果产生了非常好的效果，公司所有员工之间的感情非常融洽。同时，我们也看到，很多的IT公司和一些网站公司，它有非常好的沟通渠道：E-mail、电话、英特网，但忽略了最好的沟通方式：面谈。致使在电子化沟通方式日益普及的今天，人和人之间的了解、信任和感情已非常非常的淡化了。所以，不论作为一个沟通者或者作为一个管理者，你一定不要忘记使用面谈这种方式进行沟通。
【忠告】
最好的沟通方式是面对面的沟通。
问题2 何时发送信息（When）
要选择合适的时间。
【自检】
设想你与别人沟通时，如果没有注重时间的选择（包括：时间长短），会产生哪些不好的后果？
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【忠告】
选择恰当的沟通时间，应充分考虑对方的情绪。
问题3 确定信息内容（What）
发送传递信息内容的两种方式：一种是语言，另一种就是肢体语言。在同别人沟通的时候，你说什么话是很重要的，但只有加入相应的肢体语言，你所要传递的信息内容才会更加确切。只注重语言却不注重肢体语言，沟通效果会非常不好的。就像我们每一个人每天都会听到很多的口号，如：欢迎光临。是否让你感觉到真正的欢迎光临呢？很少感觉到。我们接受到的仅仅是“欢迎光临”这四个字带给我们的信息，却没有通过她喊这句话时肢体语言传递给我们顾客的情感。所以说，在选择具体内容的时候，我们一定要确定要说哪些话，用什么样的语气、什么样的动作去说，这些在沟通中非常重要。
【自检】
问题4 谁该接受信息（Who）
我们在发送信息的时候还需要考虑以下问题：
◇谁是你的信息接受对象？
◇先获得接受者的注意
◇接受者的观念
◇接受者的需要
◇接受者的情绪
问题5 何处发送信息（Where）
发送信息时，还需要考虑在什么样的环境和场合下发送给对方。
【自检】
现在对场地的选择已经越来越引起人们的注重。在实践中很多管理者已经越来越认识到：环境对沟通效果的影响非常大。但在我们工作中，特别是上下级之间的沟通，通常是在
上级主管的办公室中进行，在这样的环境下进行沟通达不到好的效果。
【事例研究】
一家网站公司由于受全球经济危机的影响，公司经营受到严重打击，最后公司决定裁员。第一次裁员，地点选在公司的会议室，通知全部被裁人员到会议室开会，在会议上宣布被裁员，并且每一个人立即要拿走自己的东西离开办公室，公司所有被裁员工都感到非常沮丧，甚至包括很多留下的人也感到沮丧不已，极大地影响了公司的士气。第二次裁员的时候，公司接受上次的教训，不是把大家叫到会议室里，而是选择了另外一种方式：单独约见被裁人员到星巴克咖啡厅。在这样的环境里说出公司的决策：由于公司的原因致使他暂时失去了这份工作，请他谅解，并给他一个月的时间寻找下一份工作。这次裁员的效果和上一次相比有天壤之别，基本上所有的员工得知这个消息后，都会欣然地去接受，并且表示，如果公司需要他的时候随时可以通知，他会毫不犹豫地再回到公司。那么，这样一种方式无论是给被裁者还是仍然留在公司的员工，他们得到的不仅仅是裁员这个信息，而是感受到公司对每一位员工的情谊。两次裁员，由于选择了不同环境，所得到的效果是截然不同的。
【自检】
关键的沟通技巧——积极聆听
发送完信息后，对方就要去接收信息，即聆听。发送信息和聆听信息哪一个更重要一些呢？冷静地思考后你会发现，其实在沟通中听比说更重要，我们平时听别人说了很多的话，却没有认真去聆听对方真实传递的信息，导致沟通失败。所以说聆听是一种重要的非语言性沟通技巧。
【自检】
请你做一个练习，测试一下你的非语言交际能力如何。
按照下列标准，给每个句子打分：
1.
◇如果你的得分大于15，则你的非语言性技巧非常好；
◇如果你的得分在10-13之间，说明你处于中间范围，应该有一定的改进；
◇如果你的得分低于10，那么请学习聆听技巧。
(一)聆听的原则
在聆听的过程中，我们需要注意聆听的原则：
◇适应讲话者的风格
◇眼耳并用
◇首先寻求理解他人，然后再被他人理解
◇鼓励他人表达自己
◇聆听全部信息
◇表现出有兴趣聆听
(1)聆听者要适应讲话者的风格。每个人发送信息的时候，他说话的音量和语速是不一样，你要尽可能适应他的风格，尽可能接收他更多、更全面、更准确的信息。
(2)聆听不仅仅用耳朵在听，还应该用你的眼睛看。你耳朵听到的仅仅是一些信息，而眼睛看到的是他传递给你更多的一种思想和情感，因为这是需要更多的肢体语言去传递，所以听是耳朵和眼睛在共同的工作。
(3)首先是要理解对方。听的过程中一定要注意，站在对方的角度去想问题，而不是去评论对方。
(4)鼓励对方。在听的过程中，看着对方保持目光交流，并且适当地去点头示意，表现出有兴趣的聆听。
(二)
步骤1 备聆听
首先，就是你给讲话者一个信号，说我做好准备了，给讲话者以充分的注意。其次，准备聆听与你不同的意见，从对方的角度想问题。
步骤2 发出准备聆听的信息
通常在听之前会和讲话者有一个眼神上的交流，显示你给予发出信息者的充分注意，这就告诉对方：我准备好了，你可以说了。要经常用眼神交流，不要东张西望，应该看着对
方。
步骤3 采取积极的行动
积极的行为包括我们刚才说的频繁的点头，鼓励对方去说。那么，在听的过程中，也可以身体略微地前倾而不是后仰，这样是一种积极的姿态，这种积极的姿态表示着：你愿意去听，努力在听。同时，对方也会有更多的信息发送给你。
步骤4 理解对方全部的信息
聆听的目的是为了理解对方全部的信息。在沟通的过程中你没有听清楚、没有理解时，应该及时告诉对方，请对方重复或者是解释，这一点是我们在沟通过程中常犯的错误。所以在沟通时，如果发生这样的情况要及时通知对方。
【自检】
想一想，你在工作中，哪些聆听行为是单向的？原因是什么？
单向聆听行为：
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原因：
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当你没有听清或者没有听懂的时候，要像很多专业的沟通者那样，在说话之前都会说：在我讲的过程中，诸位如果有不明白的地方可以随时举手提问。这证明他懂得在沟通的过程
中，要说、要听、要问。而不是说，大家要安静一定要安静，听我说，你们不要提问。那样就不是一个良好的沟通。
沟通的过程是一个双向的循环：发送、聆听、反馈。
【自检】
请对照下列表格，看看你自己在聆听中是否遵循了聆听的步骤，查看沟通失败的原因是不是因为没有掌握聆听技巧。
具体步骤检查要点改进步骤1 准备聆听◇给发出信息者以充分的注意
◇开放式态度
◇先不要下定论
◇准备聆听与你不同的意见
◇从对方的角度着想
步骤2 发出准备聆听的信息◇显示你给予发出信息者的充分
◇注意（如延缓接听电话）
◇若不想现在谈，提议其它时间
◇不要东张西望，注视着对方的眼睛
步骤3 在沟通过程中采取积极的行动◇尝试了解真正的含义
◇有目的地聆听
◇集中精神
◇继续畅开思想
◇不断反馈信息的内容
步骤4 通知对方如果你——◇没有听清楚
◇没有理解
◇想得到更多的信息
◇想澄清
◇想要对方重复或者改述
◇已经理解
(三)聆听的五个层次
在沟通聆听的过程中，因为我们每个人的聆听技巧不一样，所以看似普通的聆听却又分为五种不同层次的聆听效果。
聆听的五个层次
1 听而不闻
所谓听而不闻，简而言之，可以说是不做任何努力的去听。
我们不妨回忆一下，在平时工作中，什么时候会发生听而不闻？如何处理听而不闻？
听而不闻的表现是不做任何努力，你可以从他的肢体语言看出，他的眼神没有和你交流，他可能会左顾右盼，他的身体也可能会倒向一边。听而不闻，意味着不可能有一个好的结果，当然更不可能达成一个协议。
2 假装聆听
假装聆听就是要做出聆听的样子让对方看到，当然假装聆听也没有用心在听。在工作中常有假装聆听现象的发生，例如：你和客户之间交谈的时候，客户有另外一种想法，出于礼貌他在假装聆听，其实他根本没有听进去；上下级在沟通的过程中，下级惧怕上级的权力，所以做出聆听的样子，实际上没有在听。假装聆听的人会努力做出聆听的样子，他的身体大幅度的前倾，甚至用手托着下巴，实际上是没有听。
3 选择性的聆听
选择性的聆听，就是只听一部分内容，倾向于聆听所期望或想听到的内容，这也不是一个好的聆听。
4 专注的聆听
专注的聆听就是认真地听讲话的内容，同时与自己的亲身经历做比较。
5 设身处地的聆听
不仅是听，而且努力在理解讲话者所说的内容，所以用心和脑，站在对方的利益上去听，去理解他，这才是真正的、设身处地的聆听。设身处地的聆听是为了理解对方，多从对方的角度着想：他为什么要这么说？他这么说是为了表达什么样的信息、思想和情感？如果你的上级和你说话的过程中，他的身体却向后仰过去，那就证明他没有认真地与你沟通，不愿意与你沟通。所以要设身处地的聆听。当对方和你沟通的过程中，频繁地看表也说明他现在想赶快结束这次沟通，你必须去理解对方：是否对方有急事？可以约好时间下次再谈，对方会非常感激你的通情达理，这样做将为你们的合作建立基础。
【自检】
有效反馈技巧
(一)反馈的定义
在沟通过程中，最后一个步骤是：信息反馈。什么是反馈？反馈就是沟通双方期望得到一种信息的回流。我给你信息，你也要给我信息反馈。
反馈信息，是人所做的事，所说的话，这一信息旨在使行为有所改变或加强。
【自检】
(二)反馈的类型
反馈有两种：一种就是正面的反馈，另一种叫建设性的反馈。正面的反馈就是对对方做得好的事情予以表彰，希望好的行为再次出现。建设性的反馈，就是在别人做得不足的地方，你给他一个建议。请大家注意建设性的反馈是一种建议，而不是一种批评，这是非常重要的。反馈有正面的和建设性的两种，有没有负面的反馈呢？在工作中，我们也会经常接收到一些负面的反馈，说你做的事情没有做好。那么，在接收的过程中，我们的心情会是什么样呢？心情就会不愉快。负面的反馈你接收完了以后不仅没有帮助你，反而给你带来了很多负面的影响。所以只有正面的反馈和建设性的反馈，没有负面的反馈，不存在负面的反馈这个定义。在沟通过程中，没有反馈的信息，沟通就不完善，因为信息过去了却没有回来，是一种单向的行为。所以说，没有反馈就不能称为完整的沟通。反馈，就是给对方一个建议，目的是为了帮助对方，把工作做得更好。
在反馈的过程中，我们一定要注意有的情况并不是反馈：第一，指出对方做得正确的或者是错误的地方。反馈是你给对方的建议，为了使他做得更好。第二，对于他人的言行的解释，也不是反馈。例如：我明白你的意思，你的意思是什么、什么、什么——这不是反馈，这是聆听的一种。第三，对于将来的建议。对于未来和将来的建议也不是反馈。反馈就是对刚才你接受到的这些信息给对方一个建议，目的是为了使他做得更好。
反馈不是：
◇关于他人之言行的正面或负面意见
◇关于他人之言行的解释
◇对将来的建议或指示
【忠告】
永远不要使用负面认知！
无认知比负面认知更糟糕！
【本讲总结】
这一讲学习了沟通过程中的三个步骤：一是发送信息、接收信息、反馈信息。发送信息中要注意五个问题：选择合适的方法、正确的时间、正确的内容、信息发送给正确的对象以及选择一个好的地点发送。二是接收信息，即聆听。聆听分为五种不同的层次，我们需要的聆听是设身处地的聆听，是为了更好的理解对方。三是提供反馈，给对方的信息提出你的建议，目的是为了帮助对方把工作做得更好一些。
沟通是管理者必备的一项能力，希望你通过对有效沟通技巧的学习，提高你的沟通能力。
【心得体会】
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信息沟通与交流控制程序 1目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。 2适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3权责 3.1 管理部为本程序的归口管理部门； 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息； B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息； C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息； D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等； E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、 制订日期：2005.09.10 修订日期：发行日期：2005.09.20
内审和管理评审等信息； B 试验信息：包括试验计划、试验方案、检验报告等； C 重大环境因素、重大危险因素信息； D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息； E 相关法律、法规及其他要求信息； F 紧急信息：包括事件、事故等信息； G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息； H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息； I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论； J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头； B 电话； C 会议； D 书面形式：文件、报表、信息交流单； E 板报； F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 管理部负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。 C 质量部负责外部体系认证审核，生产负责有关环境保护和职业健康安全机构的外部检测或检查结果的接收与反馈，并传递到相关部门； D 生产部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。 4.3.3 内部信息的传递与沟通 A 职能部门按《方针目标制定与管理程序程序》要求向管理部传递管理目标完成情况的自检结果。 B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向管理部传递、沟通有关信息； C 管理部按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审有关信息；信息沟通与交流控制程序受控状态：
信息沟通控制程序 PD-553 1.0目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 2.0范围 适用于本公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。 3.0职责 3.1各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存，及相关紧急信息的处理。 3.2质保部负责统筹与质量管理体系各类相关信息的传递与处理；负责保存和管理相关的信息。 4.0程序内容 4.1信息的分类 1外部信息包括： A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及 反馈的信息；
B、政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、 产品标准等； C、相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的 信息及其投诉等； D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量 改进技术，质量管理、质量培训等方面的信息。 4.1.2内部信息包括： A、正常信息，如质量方针（目标）之完成情况、测 量和控制记录、内部审核与管理评审报告以及体 系正常运行时的其它记录等； B、（潜在）不符舍信息，如制程中的不合格品通知 单（FM-830-01）、内部审核中的不合格品专题报 告（FM-830-03）、等； C、紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息 与记录； D、其它内部信息（如员工的建议等）。 4.2信息的收集、处理与沟通工具 信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、影像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 1外部信息的收集与处理 A、质保部负责质量技术监督局、认证机构等监测、
检查结果及反馈信息的收集，由质保部传递到公 司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况 时，按照改进控制程序（PD-850）的要求进行处 理。 B、政策法规标准的资料信息由行政部、质保部等部 门负责收集、更新、整理交文控中心保存，详见 文件控制程序（PD－423）。 C、各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量改 进技术，质量管理信息等，应及时反馈到质保部， 由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.2.2内部信息的收集与处理 A、正常信息的处理：各部依据相关文件的规定直接收 集并传递日常正常信息；质保部按照相应程序文件 的规定向有关部门传递质量方针、目标信其完成情 况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 B、（潜在）不符合信息的处理详见改进控制程序 （PD-850）。 C、紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅 速传递给行政部和质保部组织处理，可采用电话， 传真等方式紧急沟通。 4.3信息的汇总和管理应用 1质保部不断汇总各方面反馈的质量信息，按照信息载体的
1.0目的 为了保证质量、环境和职业健康安全管理体系信息交流的及时性、有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。 2.0适用范围 本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系信息交流的传递和处理。 3.0职责 3.1行政部是信息的综合管理部门，负责与上级主管部门的有关信息的接收、传递和处理。 3.2各相关部门负责相应业务范围内的内部信息交流。 4.0工作程序 4.1总则 4.1.1信息交流的途径以书面文件为主，以及其他可利用的通讯和宣传工具。 4.1.2信息交流包括内部信息和外部信息两个方面。 4.1.3信息的内容应及时、准确、可靠。 4.1.4信息交流要做好信息交流记录。 4.2内部信息交流的主要内容： a.法律法规和其他要求的遵循情况； b.目标指标管理方案完成情况和效果； c.内审、外审、管理评审结果； d.监测结果； e.不符合与纠正情况； f.相关培训情况； g.运行控制程序执行情况； h.应急准备与响应情况。 4.3外部信息交流的主要内容： a.来自相关方的投诉和抱怨； b.来自供方的信息；
c.来自上级部门的信息； d.公司管理体系向外部传递的信息。 4.4内部信息交流 4.4.1定期召开质量环境安全例会 4.4.2公司的质量环境职业健康安全方针、管理体系的有关要求，由行政部向有关单位宣传。 4.4.3管理体系运行产生的信息由产生单位及时传递到有关部门，接收信息单位做好接受工作。4.4.4紧急状态下信息具体执行《应急准备与响应控制程序》。 4.4.5实施不符合、纠正和预防措施的单位必须在整改过程中将信息传递到有关单位。 4.5外部信息交流 4.5.1相关方要求提供信息时，各有关单位负责质量/环境/安全方针及有关要求传递给相关方。 4.5.2各部门收到有关法律法规标准规范和其他要求时执行《法律法规识别、合规性评价控制程序》。 4.5.3相关方抱怨及其他信息，由各单位分别接收，要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。 4.5.4公司每年的内审、管理评审及例行的质量/环境/职业健康安全体系工作检查（含针对重要环境 因素的信息）均已有明确的交流渠道，如内审报告的传递、法律法规及其他要求等信息的沟通。 4.5.5管理者代表每年召集各部门主管对重要环境因素和重大危险源是否与外界进行交流和如何交 流进行讨论，并做出决定。对于服务现场，应在清洁前和清洁过程中按法律法规和其他要求，由工程部决定对外交流所涉及的重要环境因素、生大危险源和交流方式。 5.0支持性文件 5.1《应急准备与响应程序》 5.2《法律法规识别、合规性评价控制程序》 6.0记录 相关会议记录
1目的 建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本总经办整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 3定义和术语 无 4 职责 4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.3 市场部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.4 综合部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.5 协助总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存 5.1 沟通内容（信息）之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息 a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 b.产品标准类信息。 c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。 d.供应商的质量信息及投诉等。 e.其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息 a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。 b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。 c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 5.2 信息的收集
1. 目的 规范信息沟通程序，使相关信息及时有效地传递、交流、沟通，确保管理体系有效运行。 2. 范围 适用于公司内、外部对质量与食品安全管理体系有关信息及其它信息的传递、沟通和处理。 3. 职责 质量部负责统筹质量与食品管理体系相关信息的交流。 各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。 3. 程序 》 信息分类 质量与食品管理体系的信息沟通；其他信息沟通。 信息沟通的方式 口头、书面文件、会议、内部报刊、公告栏、网络或利用其他通讯及宣传工具进行沟通。 信息的内容 内部信息： 公司的质量方针、目标、经营方向、业绩等； 管理体系运行的情况、内审、管理评审、监督检查的反馈情况； · 体系运行中产生的信息（如不符合信息，重大事故、事故调查和处理信息，培训等）。 其他信息（如员工的建议等） 外部信息： 法律法规和其它要求的获得和更新； 网络信息的获取； 与政府机关职能部门的信息联络； 顾客的需求； 外部审核、检查、参观、访问； ： 相关方投诉、抱怨和处理信息。 信息沟通的实施 内部信息: A 由质量部组织，人力资源部负责将公司的质量方针、质量目标等以简报、标语等宣传形式公诸于众；管理体系运行过程中产生的各种信息由信息产生部门通过企业邮箱或其他相关邮箱传递到责任部门及其他相关部门且同时抄送总经理及副总以上人员；邮件内容应体现时间、信息内容、联系人、联系方式等；主要责任部门及其他相关部门在收到邮件时应在1个工作日内回复邮件并给出建议、处理意见。 B 紧急状态下的信息由信息产生部门使用最为快捷的通讯方式迅速传递到主要责任部门及相关部门、总经理以及有关的政府机关； C 对不符合项实施纠正与纠正措施的部门必须在整改过程中将有关信息及时传递到相关部门； 各部门的应积极参加每周一的生产例会，沟通工作情况，解决存在问题，处理争议和纠纷； :
过学习本课程，你将能够： ●认识沟通过程中的常见问题； ●学会选择合适的沟通渠道； ●掌握倾听的技巧。 沟通的过程（new） 一、发送者常见的问题 在沟通过程中，将信息发出去的人称为发送者。 一般来说，发送者常见的问题有两个：一是听众错位，二是表达不当。 1.听众错位 听众错位主要表现在应该与上司沟通的，却与同事沟通，这也称为传递负面信息。 传递负面信息 在组织沟通中，负面信息不能对同事以及下属传递，不能向他人传递，而应该是向上级传递。 【案例】 卡住参战消息 中美朝鲜战争期间，麦克·阿瑟在东京有个幕僚。前线告诉幕僚，在战争中抓住了中国志愿军，说明中国已经参战了。然而该幕僚通过使用各种谎言，卡住这一 信息，防止往上传。最后战争惨败时，上级都不知道突然冒出的三十多万志愿军战 士来自哪里，造成了非常严重的后果。 判断一个组织是否高效，一个很重要的标志就是坏消息向上传的速度。只有以最快的速度向上传递，上级才能在得知坏消息后及时做出反应。 一个人在组织中不传递负面信息，很重要的表现是政治素质。这里的政治素质不是指爱党爱国，而是领导人的政治素质。 在组织中，传递负面信息往往会带来严重的后果。 【案例】 寇准的政敌 北宋名将寇准有一个政敌A。寇准失去宰相头衔后，其朋友B想帮寇准把政敌A杀掉，让寇准重新当宰相，这让寇准很高兴。在B准备杀A的前一天晚上，
寇准不小心酒醉，将这件事告诉了别人。第二天早晨，B还没动手，A就先动手杀 掉了B，寇准也因此一辈子都没有再当上宰相。 在团队当中，引发团队混乱的一个重要源头，就是负面信息随便传递。 【案例】 八年的交情 A、B、C是某企业的三名员工，A是B的上级，B是C的上级，其中，A和 B共事已有八年，关系一向很好。最近两人闹了点小误会，B在家里面生闷气，C 跑来向B咨询问题，见B不高兴，就问原因。B说：“那还不是因为A。”C问：“A 怎么了？”B给A搜集了三大证据罪状，C边听边点头，并又给A加了七条罪状。 C的理解让B感觉舒畅很多。 然而，没过多久，A在半夜给B打电话：“我听说你在背后给我罗列了十大罪状，有这么回事吗，咱们俩关系这么好，有什么事你不当面跟我讲，在背地里给我 胡说八道。”就这样，A和B的八年交情告吹了。 在上面的案例中，B对A有意见应该直接对A讲，而不该对C抱怨，结果将两人多年的交情破坏。 总之，任何负面问题都应当往上找，而不是往下找，这是非常重要的组织原则。 听众错位的其他表现 听众错位的其他表现： 第一，应该与同事沟通的，却与上司沟通，即告黑状。事实上，小的事情双方沟通就可以，无需去告黑状。 第二，应该与自己上司沟通的，却与旁部门上司沟通。 第三，越级汇报。 第四，应该对内的沟通变成对外沟通，即家丑外扬。 2.表达不当 表达不当有很多表现，如有些力量型的人态度张狂具有侵略性、说话咄咄逼人，有些和平型的人过于谦虚、无法传递信心。 事实上，正确的沟通应该是在时间和重要性分配上呈现出倒三角形：
编号：CX-07 第A版0次修改1 目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。 2 适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3 职责 3.1 办公室为本程序的归口管理部门； 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4 工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息； B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息； C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息； D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等； E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。
编号：CX-07 第A版0次修改 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息； B 技术开发信息：包括开发计划、设计方案、设计变更、检验报告、试用报告等； C 重大环境因素、重大危险因素信息； D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息； E 相关法律、法规及其他要求信息； F 紧急信息：包括事件、事故等信息； G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息； H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息； I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论； J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头； B 电话； C 会议 D 书面形式：文件、报表、信息交流单； E 板报； F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 办公室负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。 C 质管部负责外部体系认证审核，办公室负责有关环境保护和职业健康安全机构
完整的沟通过程：信息发送、接收、反馈 【管理名言】 面对面的沟通是最好的沟通方式 沟通的过程是一个完整的双向沟通的过程：发送者要把他想表达的信息、思想和情感，通过语言发送给接收者。当接收者接到信息、思想和情感以后，会提出一些问题给对方一个反馈，这就形成一个完整的双向沟通的过程。在发送、接收和反馈的过程中，我们需要注意的问题是：怎样做才能达到最好的沟通效果。 有效发送信息的技巧 在沟通过程中，首先，看一看信息的发送。请注意，这里指的信息，包括信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。在发送信息的时候，需要注意以下几个问题： 问题1 选择有效的信息发送方式（How） 当你在工作中要发送一个信息，首先要考虑到用什么方法去发送，而这些发送方法是我们在工作中经常用到的方法。
想一想，你在工作中，经常通过哪些方法与别人沟通？有电话、E-mail、传真、也有面对面的会议沟通等方式。 ◇发送信息首先要考虑选择正确的方法 在我们沟通的过程中，我们为了完成一个良好的沟通效果，首先要选择正确的方法，因为不同方法之间的差距是非常大的。在任何一次沟通的过程中，我们都会发送信息、思想和情感。 ◇发送方式要根据沟通内容偏重度来选择 例如：你的一份报告传给你的同事或交给你的上级，更多的是一种信息的沟通；我们在和客户一起沟通的过程中，更重要的是为了增加你和客户之间的感情和信任，这个时候，信息是次要的，情感是主要的。所以说，在我们选择方法的过程中，首先要考虑到我们的内容本身是以信息为主还是以思想和情感为主，根据这两个不同内容来选择合适的方法。 【自检】 在日常工作中，你常用哪些方法传递信息？ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 请考虑，如果改用其他的方式是否会带来好的效果？ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
[分享] 高效沟通的六大步骤 前言 【管理名言】 运用换位思考，可以使沟通更有说服力，同时树立良好的信誉！ 在工作中我们要完成一次有效的沟通，我们会把它分为六个步骤： ◇第一个步骤是事前准备。 ◇第二个步骤是确认需求。确认双方的需求，明确双方的目的是否是一致的。 ◇第三个步骤是阐述观点。即如何发送你的信息，表达你的信息。 ◇第四个步骤是处理异议。沟通中的异议就是没有达成协议，对方不同意你的观点，或者你不同意对方的观点，这个时候应该如何处理。 ◇第五个步骤是达成协议。就是完成了沟通的过程形成了一个协议，实际在沟通中，任何一个协议并不是一次工作的结束而是沟通的结束，意味着一项工作的开始。 ◇第六个步骤是共同实施。 【自检】 请列举出你向上级汇报工作情况的几个步骤。 ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 对照有效沟通六步骤，你缺少了哪些步骤?为什么? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 你认为这六步骤是如何影响沟通效果的? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 高效沟通的六大步骤 步骤一事前准备 步骤二确认需求 步骤三阐述观点 步骤四处理异议 步骤五达成协议 步骤六共同实施
生效日期2018-03-24 页次4/4 信息沟通程序 编制部门：质量管理部 编制： 审核： 会签部门：中国业务、海外业务、制造部、供应链、研发中心、行政与人力资源会签：、、、、、 批准: 修订记录： No 章节号修订摘要修订人修订日期 备注：如本修订记录页不够，可另加修订的记录页面。 1 目的
生效日期2018-03-24 页次4/4 通过建立有序的内外部信息沟通程序,确保质量/环境信息沟通渠道的有效、通畅，促进体系的有效运行和持续改进。 2 适用范围 公司内部、外部的关于质量/环境的信息沟通管理。 3 权责 3.1 质量管理部负责对信息沟通的途径、方法进行确定，并负责统筹公司对内、对外相关信息的传递、分析、处理与协调工作。 3.2 各部门负责工作范围内内外部信息的收集、传递和沟通，负责向相关方宣传公司质量方针及要求，并对体系运行中所需信息沟通负责。 4 定义 4.1 信息：对质量/环境管理有影响意义的文字信息或数据。 5 程序 5.1 信息的分类 5.1.1 内部信息 a) 正常信息，如质量/环境方针、目标及完成情况，监视和测量记录，以及图样、技术文件 更改的信息； b) 不合格信息，如资源不满足生产要求的信息； c) 紧急信息，如出现重大质量/环境事故等情况下的信息记录； d) 其他内部信息（如员工建议、设施添置、处理意见的信息等）。 5.1.2 外部信息 a) 质量/环境主管部门、监督（查）机构、认证机构等监测可检查的结果及反馈的信息； b) 质量/环境法律、法规、标准类信息，如产品质量法、产品标准、污染物排放标准等； c) 相关方（顾客、供应商、周边社区等）反馈的信息及其投诉等； d) 其他外部信息，如部门直接从外部获取的有关质量改进技术、质量管理等方面的信息。 5.2 信息的收集
1 目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。 2 适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3 职责 3.1 质量部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。 3.2 环保办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4 工作程序 4.1 信息交流的基本原则 信息交流的渠道、方式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提高，有助于增进与相关方的共识和/或满意程度。 4.2 内部沟通 4.2.1 应纳入沟通范畴的主要事项 1）政策要求：包括法规、相关方及公司的政策、要求，如法规、标准、制度等； 2）运行信息：包括体系运行、各项工作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等； 3）辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运行过程和结果的其他信息。
4.2.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。 4.2.3 沟通权责：责任部门/人员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。 4.2.3 沟通方式 1）口头/书面报告，适用于任何职能、层次； 2）部门文件发布、会议/培训召集，适用于职能部门及其以上管理层次； 3）跨部门或公司级文件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权。 4）其他：各级文件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。 注：《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通用书面格式。 4.2.2 沟通过程的控制 1）信息通报/报告（信息拥有部门/人员） 识别通报内容与对象——确定通报方式——实施通报，传递相关信息 2）信息查询/质询（信息需求部门/人员） 识别查询内容与对象——确定查询方式——实施查询，获得相应信息 4.3 外部信息的接收与回应 1）外部信息，专指与管理体系运行及其绩效有关的来自相关方的信息。 2）任何部门/人员对接收的外部信息（包括口头、书面），均应及时向责任部门负责人或直接责任人通报，具体按内部沟通方管理要求实施。 3）责任部门对获悉的外部信息（除书面信息外），形成文件（包括记录、报告等）。
1．目的 为建立畅通的沟通渠道，明确信息交流内容、范围与形式，规定内部外部沟通的方法，通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部质量、环境、食品安全、诚信信息，实现管理体系的有效运行。 2．适用范围 本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门与层次内、外部的信息交流与控制。 3．职责 3.1管代/HACCP小组长负责公司内部及外部沟通事宜的审批及管理工作。 3.2 技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理。 3.3 技术中心负责配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。 3.4 行政部负责相关部门的外部沟通。 3.5 各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。 4 工作程序
4.1 外部沟通 4.1.1 外部信息的来源 a．认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息； b．管理方针通告给相关方； c．对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系； d．相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等； e．行业技术信息； f．上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息； g．供方和其它分承包方的信息。 h．环境监测和职业安全健康等有关的信息； i. 与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。 4.1.2 外部信息沟通 4.1.2.2 各部门在日常业务中也应注意获得； 4.1.2.3 上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收 4.1.2.4 行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息； 4.1.2.5 来自相关方的信息由各相关部门接收； 4.1.2.6 各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息；如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传；
第十五章信息沟通 第一节信息沟通的概念和作用 一、信息沟通的概念和过程 （一）信息沟通的概念 在管理工作的各个方面都需要信息沟通，但对于行使领导职能来说，信息沟通更有其重要意义。丹尼尔. 卡茨（Danil Katz）和罗伯特. 卡恩(Robert Kahn)认为：“……信息沟通，即交流信息情况和传达意图，是一个社会系统或组织的重要组成部分”。而孔茨则解释为：“信息从发送者转移到接收者那里，并使后者理解该项信息的涵义”。而西蒙则认为：“信息沟通系指一个组织成员向另一个组织成员传递决策前提的过程”。尽管对信息沟通还没有一个统一的认识，但人们都认为有效地进行信息沟通是必要的。我们可以把信息沟通理解为：人与人之间传达思想或交换情报的过程。在领导工作中，信息沟通是指人与人之间的交流，即通过两个或更多人之间进行关于事实、思想、意见和感情等方面的交流，来取得相互之间的了解，以及建立良好的人际关系。 对于人与人之间的沟通必须从以下几方面去理解： 首先，人与人之间的沟通主要是通过语言（或语言的文字形式）来进行的。 其次，人与人之间的沟通不仅是消息的交流，而且包括情感、思想、态度、观点的交流。 第三，在人与人的沟通过程中，心理因素有着重要的意义。在信息发出者和接收者之间，需彼此了解对方进行信息交流的目的和动机，而信息交流的结果是会改变人的行为的。
第四，在人与人的信息沟通过程中，会出现特殊的沟通障碍。这种障碍不仅是由于信息通道（即传递）的失真或错误，而且还由于人们所特有的心理障碍所产生的。例如，由于人的知识、经历、职业、政治观点等的不同，对同一信息可能有不同的看法和不同的理解。因此，在研究人与人之间的沟通过程时，需要了解和研究它的特殊规律。 （二）信息沟通的过程 信息沟通过程是指一个信息的发送者通过选定的渠道把信息传递给接收者，这个过程的具体步骤如图15-1所示。 ┌───┐ ┌┄┄┄┄┄┄│反馈│┄┄┄┄┄┄┄┄┄┐ ┆└───┘┆ ↓┆┌┄┄┄┄┄┄┄┄┄┐┌┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┐ ┆┆┌────┐┆┊┆┌──┐┌──┐┆│信息的│┆┌──┐┌──┐┌──┐┊ ┆│思想│→│编码│→││→│接收│→│译码│→│理解│┊ ┆└──┘└──┘┆│传递│┆└──┘└──┘└──┘┊ ┆发送者┆└────┘┆接收者┊└┄┄┄┄┄┄┄┄┄┘↑└┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┘ ↑┌──┐↑ └┄┄┄┄┄┄│噪声│┄┄┄┄┄┄┄┄┘
对内对外沟通程序 1目的 为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。 2适用范围 本程序适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。 3.0职责 3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会（员工代表）和其他外部利益相关者的信息沟通。 3.2业务部负责与供应商和分包商的信息沟通。 3.3业务部（人员）负责与客户（买方）的信息沟通。 3.4管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。 3.5其他各部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。 4工作程序 4.1总则 4.1.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。 4.1.2对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。
4.1.3一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。 4.1.4应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出反应。重大问题应报高层经理批准。 4.1.5一旦发现在违反公司政策、法律法规或社会责任标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。 4.1.6信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。 4.1.7若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。 4.2对内信息沟通 4.2.1公司社会责任政策、管理体系运行情况，由行政部负责及时传达到公司各部门及员工。 4.2.2社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到人员，并记录其内容和处理结果。 4.2.3员工的咨询、质疑和投诉，由工人代表或行政部收集，并负责答复。 4.3对外信息沟通
人际沟通是交流信息的过程 1 沟通能力在现在社会被称为宝贵的（）。 A、高学历 B、判断力 C、软实力 D、控制力 正确答案：C 2 沟通可以看作是一门技能，但不能说它是一门艺术。（） 正确答案：× 3 人际沟通是交流信息的过程，沟通是一个循环的过程。（） 正确答案：√ 人际沟通是有目的的活动 1 通过人际沟通实现的目的，不包括（）。 A、学习知识 B、建立关系 C、发挥影响 D、实现自我 正确答案：D 2 丹尼尔·戈尔曼认为若要获得成功，复杂的思考、沟通和社交技能通常比与传统的智商或者职业技能同等重要。（） 正确答案：× 3
人际沟通活动具有劝说的性质。（） 正确答案：√ 沟通有多种形式 1 关于面对面交流的现象，表述正确的是（）。 A、面对面交流时经常使用缩略语 B、说话时间没有一定的限制 C、面对面交流的对象是有机会遇见的人 D、通过面对面交流可以很快找到志趣相投的人 正确答案：C 2 确保网络在线交流的安全性，需注意（）。 A、保护好个人信息 B、不要轻信网络上的朋友信息资料 C、不要轻易将网友过渡到现实中 D、以上都是 正确答案：D 3 面对面交流的一个特征是沟通双方在同一时间和地点，信息传递同时进行。（）正确答案：√ 4 在线交流沟通的渠道最基本的除文字外，还有语音、视频。（） 正确答案：× 沟通中潜在的需要 1 《潜在的劝说者》中提出频繁应用于产品销售中的迫切需要有（）种。 A、五
C、七 D、八 正确答案：D 2 《潜在的劝说者》作者是万斯·帕卡德。（） 正确答案：√ 3 在沟通中应该了解沟通对象，做到知彼，但同时也要知己。（） 正确答案：√ 信息是一个结合体 1 关于非语言信息的理解，错误的是（）。 A、非语言信息可以控制语言信息 B、非语言信息补充着语言信息的容量 C、非语言信息是无法替代语言信息的 D、语言信息和非语言信息可以互相强调 正确答案：C 2 保持语言信息和非语言信息的巧妙搭配组织才能使信息成功的传递出去。（）正确答案：√ 3 人际交流中的语言信息和非语言信息并不是同时发出的。（） 正确答案：× 信息的意义因人而异 1 在沟通漏斗中提到，一个人虽然心里想的是100%，但用语言说出来的只有（）。
内部沟通信息交流与协商 控制程序 This manuscript was revised by JIEK MA on December 15th, 2012.
内部沟通、信息交流与协商控制程序 文件编号：QP-07-00 制订： 审核： 批准： 生效日期： 一、目的 为加强内外部产品质量安全、环境、职业健康的信息交流与协商沟通，以提高管理体系的有效性，特制定本程序。 二、范围 本程序适用于本公司内部各层次、各部门之间以及与外部顾客、供方、相关方等社会有关方面的信息交流与协商沟通的控制。 三、定义 无 四、职责 总经理负责副总领导层之间、外部相关方、顾客及社会有关方面的交流与沟通。 管理者代表（领导推行组长）负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系相关的内部、外部沟通事宜，以及领导推行小组组员之间的信息交流与协商沟通。 行政部负责公司相关的信息传递，为公司内部信息交流与协商沟通提供条件。
品质部负责公司内外部产品质量信息的归口管理工作。对外负责与产品质量主管部门（商检局、技监局、认证机构等单位）的信息交流，收集产品质量和产品行业方 面的法律法规并传递到公司相关部门执行，及时将相关信息向管理者代表报告。 行政部负责环境、职业健康安全的信息交流与协商沟通活动的归口管理，并负责保存公司内部的环境、职业健康安全信息。 行政部负责员工职业健康方面的内外部信息交流与协商沟通。 行政部负责公司员工内部信息交流与协商沟通。 销售部负责与客户的信息交流、协商沟通及收集；整理提供产品质量方面的相关信息。 采购部负责与供方的信息交流与协商沟通，并收集采购物资质量方面的相关信息、资料。 各相关部门、车间负责人负责本部门员工间的沟通和信息收集。 五、作业内容 产品质量信息交流与协商沟通。 品质部为公司的质量管理部门，设专职质量信息员负责日常信息管理业务。其主要职责为： a) 负责公司内部质量信息的收集，并按《数据分析控制程序》进行分析、汇总建 立质量信息档案。 b) 负责对各部门信息员进行业务指导，督促和检查其工作开展。 公司出现重大异常质量时，品质部应即时向主管领导报告，请示处理意见，并向责任部门反馈处理意见。经协调仍不能解决的，组织相关部门召开质量会议， 讨论研究解决方案。 各职能部门、车间明确专（兼）职质量信息员，负责本部门、车间的质量信息管理。其主要职责为： a) 负责本部门、车间质量信息的收集、填报。 b) 负责将本部门、车间发生的异常质量信息，即时填写《信息联络处理单》向品 质部反馈，并做好本部门的信息登记、归档工作。 c) 销售部负责将各营销员收集外部信息（含其它同行业同类产品信息）、相关的 产品质量和产品存在的潜在不安全方面的信息进行汇总和分析，每月填写《信 息联络处理单》反馈品质部。 产品质量信息收集内容 a) 供方的产品质量信息；
信息沟通程序 1、目的 确保公司在不同层次和职能部门之间，公司与顾客及相关方之间，就质量、环境、职业健康安全管理体系的实施和有效性及目标完成情况和顾客及相关方的满意度进行沟通。掌握有关信息，作为持续改进的输入。 2、适用范围 适用于公司内部沟通，公司与顾客及相关方的沟通。 本程序包括GB/T19001—2000 5.5.3、7.2.3、8.2.1条款；GB/T24001—1 996 4.4.3条款；GB/T28001—2001 4.4.3条款。 3、职责 3.1发展部 负责组织制定本程序及公司体系运行信息的沟通。 3.2工程部 ⑴组织分析顾客及相关方反馈的信息，组织制定措施并监督实施. ⑵负责工程竣工后的服务和沟通。 3.3营销中心 负责工程合同签定前、执行中有关合同事宜与顾客沟通。 3.4安保部 ⑴负责职业健康安全管理信息与外部相关方沟通。 ⑵负责与公司员工代表进行沟通。 3.5行政部
负责公司办公/生活区域环境管理信息，职业健康信息与外部相 关方沟通。 3.6公司员工代表 ⑴定期收集员工对劳动保护、职业健康安全管理的意见和建议。 ⑵代表公司员工与公司领导和安全管理部门沟通。 3.7相关部室 负责提供管理过程的有关信息。 3.8工程项目部/分公司 ⑴负责提供管理过程的有关信息。 ⑵负责工程施工过程中有关质量、环境因素、安全控制等与顾客或相关方沟通。 3.7管理者代表 负责重大质量、环境、安全信息向最高管理者汇报。 4、术语和定义 引用公司《管理手册》中的有关术语和定义。 5、工作程序 5.1顾客信息的获取及沟通 5.1.1公司营销中心负责工程合同签定前、施工中有关合同条款执行问题与甲方沟通。沟通的主要内容： ⑴甲方对公司以往的产品、服务满意程度； ⑵合同实施过程中，是否与原合同有矛盾并达到甲方满意。
GB/T23331信息沟通程序 1 目的 通过信息交流与沟通，使公司管理信息得到及时有效的传递和应用。 2 范围 适用于公司内部的信息收集、处理和传递，以及公司与外部相关方的信息交流沟通。 3 职责 3.1 管理者代表负责与认证机构的联络，通报公司能源管理体系的有关内容。各分管部门负责人负责批转处理外部相关方的投诉，监督责任部门完成。 3.2 生产技术部负责能源管理体系运行有关信息的收集、传递、分析和归档，负责有关能源法律法规及相关要求的收集、传递、分析和归档。 3.3 综合管理部负责组织协调相关部门向外来学习、参观人员传达公司管理的有关要求。 3.4 采购部、营销中心分别负责供方及顾客的信息收集、传递。 3.5 其他各职能部门负责本部门信息的收集、传递和应用。 3.6 员工参与能源管理方针的制订、评审；负责本岗位有关信息的应用和传递。 4 控制要求 4.1 工作程序
信息收集→信息交流→信息处理→信息反馈 4.2 依据信息来源渠道将能源方面的信息分为内部信息和外部信息，确保信息内容准确可靠，传递迅速无误。 4.2.1 内部信息指公司管理体系运行产生的所有信息，在公司内部传递和应用，主要包括以下信息： a)能源绩效及能源管理体系的信息； b)能源目标、指标和管理方案的检查、监测记录，内审和管理评审报告以 及管理体系运行的其他记录； c)不符合或潜在不符合信息； d)出现重大能源管理事故的信息及记录； e)能源应急准备和响应情况； f)培训情况； g)各单位之间的日常联络、报表及其他信息沟通等； h)相关方对方针的获取。 4.2.2 外部信息指有关的法律法规，上级部门、顾客、供方及其他相关方的信 息,由各 部门根据职责分工在公司内部及外部相关方之间进行传递和沟通，主要包括： a)与能源方针、能源管理体系和能源绩效有关的信息； b)来源于认证机构、节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监
信息沟通控制程序 明确并规定质量环境治理体系运行相关信息进行内外部沟通的部门、方式、渠道、答复期限，以确保相关信息沟通的及时性和有效性。 2 适用范畴 与质量环境相关信息的沟通。 3 术语和定义 其它第三方：除公司本身、顾客、供货商之外的所有相关方。 4 职责 4.1 总务部负责建立并改进本程序。 4.2 市场部负责主导与顾客/供货商所有信息的沟通与处理。 4.3 总务部负责主导与其它第三方相关环境信息的内外部沟通与处理。 5 操纵程序 5.1 内部沟通 5.1.1 内部沟通方式要紧有： 张贴标语；编制板报；信箱收集；、网络邮件、、书面函件； 定期工作汇报；会议。 5.1.2 张贴标语 最高领导为确保公司质量环境方针在公司内部得到充分有效的沟通与 明白得，并贯彻实施，将公司的质量环境方针的内容做成大字标语， 张贴公司要紧活动场所中显眼位置。 5.1.3 采纳、网络邮件、、书面函件等方式进行沟通。 a) 公司内部各部门之间对质量/环境相关信息进行沟通时，在充分考虑信 息的重要性、时效性与节约纸张的前提下，可采纳、网络邮件、、 书面函件等方式进行沟通。但对重要或紧急信息，沟通部门必须以合 适方式或标识让被沟通方知晓。同时，各部门收到信息后，应按对方 要求的期限内答复，假如对方没有提出要求回复期限，相关部门视情 形必须及时答复。沟通双方必须保持沟通记录，记录的形式不定。 b) 为了便于进行或网络沟通，各部门与重要负责人应主动将联络 与其它联络方式告知总务部。总务部制定《内部紧急联络方式一览表》。 该表按《文件操纵程序》分发到内部各部门与重要负责人。 5.1.4 定期工作报告 为确保治理层各级以及治理层与决策层之间的逆向沟通，下一级的治 理人员应主动定期向所属直截了当上级提出书面或口头有关质量/环 境内容的报告。假如有需处理的信息，上级治理人员应应按下级要求 的期限内答复，假如下级没有提出要求回复期限，上级视情形必须尽 早答复。同时，上级必须保持工作报告的记录，记录的形式不定。 5.1.5 会议 当沟通的内容需与相关人员进行讨论处理或对重要（紧急）信息进行 多向传递与沟通时，沟通方才可组织会议进行面对面的沟通。 a) 公司目前定期和经常性的沟通会议要紧有： （I）公司会议沟通表（附表一）。 （II）其它会议的召开各部门按需要组织。