档案中如何编全宗卷
一、何为全宗卷？
全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
二、全宗卷规范的主要内容有哪些？
全宗卷规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理办法。
三、全宗卷规范的适用范围是什么？
全宗卷规范适用于各级各类档案馆和各机关、学校、团体、企事业单位档案机构(即档案室)。
四、全宗卷编制原则是什么？
1.档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
2.全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3.全宗卷内的文件材料，应按照其固定的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
五、全宗卷的主要内容与类目。
1.全宗介绍——全宗内档案内容与成分介绍。
2.大事记——突出大事、要事不漏、小事不要。
3.档案收集。
(1)档案交接文据；
(2)档案移交目录(如文书档案案卷目录、全引目录、科技档案分类目录、总目录、会计档案保管清册、移交清册)；
(3)档案接收、征集记录；
(4)档案来源和档案价值说明；
(5)接收档案的标准、名册和数量。
4.档案整理。
(1)档案整理工作总体方案。
(2)档案分类方案。
(3)档号编制说明。
(4)全宗内档案分类、排列、编目、编号规则。
(5)档案立卷说明。
(6)文件材料归档案与不归档暂行规定。
(7)案卷目录情况说明。
(8)档案整理工作总结。
5.档案鉴定。
(1)档案鉴定工作领导小组名单。
(2)档案保管期限表。
(3)鉴定档案分析报告。
(4)销毁档案的请示与批复。
(5)销毁档案的清册。
6.档案保管。
(1)档案安全检查记录。
(2)档案保保护设备配置情况表。
(3)档案修复、消毒记录和每年库藏档案清点记录。
(4)档案管理制度与专兼职档案员岗位责任制等。
(5)库房温湿度控制手段与措施。
(6)库房温湿度统计分析报告。
7.档案统计。
(1)档案工作年度统计报表。
(2)档案收进、移出登记记录。
(3)室藏档案基本情况分析统计报表。
8.档案利用。
(1)机构沿革。
(2)检索工具统计表。
(3)编研成果统计表。
(4)会议简介。
(5)基础数据汇编。
(6)档案工作年鉴。
(8)重要文件汇编。
(9)档案利用效果汇编。
9.档案管理新技术的的应用。
(1)档案信息化与现代化管理辅助说明。
(2)计算机辅助管理档案应用与数量统计。
六、全宗卷整理。
1.全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，应及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
2.整理组卷时，必须认真检查。鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，有重要遗缺或无保剔价值的应予以补充或剔除。
3.卷内文件材料按问题—时间进行补充排列，排列顺序为：全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、
保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。
4.卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装订后装入卷盒。
七、全宗卷文件材料的编号。
首先应确定全宗卷文件材料所属的类别，如：档案分类方案、档号编制说明就应归入“档案整理”类目，然后再根据编目、编号的要求，给予相应地编目和编号，如：4—1—1，是指“档案整理”类目中的“档案分类方案”属类中的第一件。其中4代表“档案整理”类目（大类），中间的1代表“档案分类方案”，后面这个1 代表文件材料排列的顺序号。
其次，在确定好全宗卷内文件材料所属类别和属类后，正确编写顺序号，要求编号在每个大类和属类中进行，不同大类的序号是不同的，同一大类和属类的文件材料，编号是连贯的。
八、全宗卷的管理。
1.档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后面加短横和分卷序号，如：全宗介绍：1—1，1—2。档案室形成的全宗卷应根据文件材料的多少而定，若多也可分成若干卷，然后分别编写。
2.档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。
3.全宗向档案馆或有关单位移交时，其全宗卷应随同移交。
xxx全宗介绍 一、全宗构成者沿革 1.全宗构成者名称:xxx （单位） 全宗号:xxx 2.性质:行政机关 3.隶属关系:隶属xxxx人民政府 4.主要职能: (1)执行本级人民代表大会的决议和上级国家行政机关的决定和命令。 (2)执行本行政区域内的经济和社会发展计划、预算～管理本行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育、财政、民政、公安、司法、计划生育等行政工作。 (3)保护社会主义的全民所有的财产和劳动群众集体所有财产～保护公民私人所有的合法财产～维护社会秩序～保障公民的人身权利～民主权利和其他权利。 (4)保障农民集体经济组织应有的自主权。 (5)保障少数民族的权利和尊重少数民族的风俗习惯。 (6)保障宪法和法律赋予妇女的男女平等、同工同酬、婚姻自由等各项权利。 (7)办理上级人民政府交办的其他工作。 5.机构沿革:xxxxxx(单位)于xxxx年成立,…… 6.主要负责人名录: 书记 xxxx, 1994.7-1998.7, xxxxxx,1998.7-1999.8, xxxxx,1999.11-2002.2, 镇长 xxxxx( 1993.3-1998.7)
xxxxx,1998.7-2000.11, xxxxxx(2001.2-2001.10, 二、机构设置 xxx下设结构有:党政机关设党政综合办公室……下设事业单位是:xxx站、xxx 办、xx站、计生站、农机站、水务所、农技服务中心、劳保所、兽医站、xxx站、经济办、党校、计生站、计划生育服务所、中心学校、安监站、交通管理所。 三、全宗档案情况简介 1.档案分类数量及保管期限 文书档案:其中xxx年至xxx年～永久:xx卷长期:xxx卷短期:xx卷小计:xx 卷 ;2001年至2008年～永久: xxx盒 xx件长期,30年,: xx盒 xx 件短期,10年,:xx盒 xx件小计:xxx盒 xxx 件。 照片档案:xx本 会计档案:xx盒 科技档案:x盒 荣誉档案:x本 土地延包档案:xx盒 第一届村改档案:x本 2.档案完整程度 xx年，xx年～会计类档案、科技档案、特种载体档案不完整～文书类较完整～其他类未建档。 3.档案的利用价值及鉴定情况 全宗各类档案真实、完整～能反映本机关历史真实面貌～保存了本机关在主要职能活动中形成的原始记录～能为机关内外工作查考～今后编史修志提供详细的史料。
Xxxx全宗介绍 一、全宗构成者沿革 1.全宗构成者名称：xxx人民政府 全宗号：xxx 2.性质：行政机关 3.隶属关系：隶属xxxx人民政府 4.主要职能： （1）执行本级人民代表大会的决议和上级国家行政机关的决定和命令。 （2）执行本行政区域内的经济和社会发展计划、预算，管理本行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育、财政、民政、公安、司法、计划生育等行政工作。 （3）保护社会主义的全民所有的财产和劳动群众集体所有财产，保护公民私人所有的合法财产，维护社会秩序，保障公民的人身权利，民主权利和其他权利。 （4）保障农民集体经济组织应有的自主权。 （5）保障少数民族的权利和尊重少数民族的风俗习惯。（6）保障宪法和法律赋予妇女的男女平等、同工同酬、婚姻自由等各项权利。
（7）办理上级人民政府交办的其他工作。 5.机构沿革：xxxxxx人民政府于xxxx年成立。 6.主要负责人名录： 书记xxxx（ 1994.7-1998.7） xxxxxx（1998.7-1999.8） xxxxx（1999.11-2002.2） 镇长xxxxx( 1993.3-1998.7) xxxxx（1998.7-2000.11） xxxxxx(2001.2-2001.10） 二、机构设置 镇政府下设结构有：党政机关设党政综合办公室，下设事业单位是：xxx站、xxx办、xx站、计生站、农机站、水务所、农技服务中心、劳保所、兽医站、xxx站、经济办、党校、计生站、计划生育服务所、中心学校、安监站、交通管理所。 三、全宗档案情况简介 1.档案分类数量及保管期限 文书档案:其中xxx年至xxx年，永久：xx卷长期：xxx
第一章档案概论 档案的定义： 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 档案的差不多含义： 1.档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积存而成的。 2.档案是保存备查的历史文件 3.档案信息的记录方式和载体是多种多样的 4.档案是原始的历史记录 档案的形成者的类型：官方性质的种种机关单位，半官方的或非官方性质的社团组织；某些个人。 档案来源于一定的差不多单位，形成于特定的历史活动。复杂的社会实践，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。 文件转化为档案一般需要具备的条件： 1.办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。（所谓办理完毕是相对而言的，要紧是指完成了文书处理程序） 2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存
3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 档案的信息和载体是构成档案的两上差不多因素。 档案是原始的历史记录。这是档案的要紧特点和本质属性 1.档案不同于一般的历史遣物，它是以具体内容反映其形成机 关或人物特定活动的历史记录物，具有专门强的记录性。2.档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地 直接使用的原始文件转化物，因而具有原始性的特点。 档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区不于其他资料 档案的一般属性：知识属性和信息属性 1.档案是贮存和传播知识的一种形式 2.档案是一种重要的信息资料 档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论 档案不仅有贮存的功能，当它被人们利用时又能够发挥传播知识的功能。 档案信息又具有自身的某些特性，要紧表现为原始性和回溯性信息可分为原始信息和加工信息。对原始信息进行不同的加工处理即成为加工信息。
机关档案室全宗卷整理方法 为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994、1995_6_12)，结合工作实际，制定全宗卷整理方法： 一、关于全宗卷 全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。 二、全宗卷的主要内容 卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。（１、2、3、4项为必要项） 卷二：档案收集，主要包括:１文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；
２档案移交目录等。（1、2为必要项） 卷三：档案整理，主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。 卷四：档案鉴定，主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）卷五：档案保管，主要包括:1库房安全检查记录；2档案安全检查报告；3档案库房温湿度记录等（3项为必要项）。 卷六：档案统计，主要包括：1各类档案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。（1、2项为必要项） 卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编等。（1、2、3项为必要项） 卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。（2、3、5项为必要项） 三、全宗卷的整理 （一）准备 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加
3-1全宗卷整理方法及示例 【档案目标管理指导文本第三批:档案编研资料(3-1)】 全宗卷整理方法及示例 云浮市档案局监督指导科 2007年9月 — 1 — 一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体(一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体)。苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。 全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文 архивныйфонд(档案全宗)。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。在汉语中,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。 全宗构成条件和立档单位在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗;机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立
档单位的条件。立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗:?可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文;?是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;?设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均标明立档单位的名称，如“××省教育厅全宗”，并编予一个全宗号。 补充: 1. 整个宗族。 2. 机关)企业)事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。 — 2 — 全宗卷是档案馆,室,在管理某一全宗过程中形成的～定义能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案 卷。 包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档内容 案管理新技术应用等方面的材料。 全宗卷就是档案之档案。 简言 换言之～就是管理档案形成的档案。 — 3 — 件号全宗卷名称备注 1 全宗指南档案利用 2 大事记档案利用 3 组织沿革档案利用 4 档案管理制度汇编档案整理 5 档案移交、接收文据档案收集 6 历年立卷说明、归档说明档案整理 7 档案机构文件,成立档案室、档案工作领导小组、档案鉴定
4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。 （1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一[定的人事任免权。三个条件是统一的，是从不同侧面反映一个单位的独立性。最基本的是第一个条件。在分析或研究一个组织单位能否构成一个立档单位时，应当明确，机关的大小和档案数量的多少，并不影响它成为立档单位。有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件，但它实际上却是一个独立的机关，或由于某种特殊需要，它所形成的档案也可以构成一个全宗。 （2）立档单位。 5、立档单位的变化和全宗的划分：机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况，有的会影响全宗的划分，有的则不涉及全宗的变化。研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。 6、人物全宗：就是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料，以及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。 7、全宗的补充形式： （1）联合全宗。是若干独立机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的一个全宗。 （2）全宗汇集，就是由档案数量极少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合单位。 （3）档案汇集，就是由不明所属全宗的零散残缺文件，按照一定的特点集中起来的混合体。 8、全宗群：整理和管理档案，不仅要注意全宗的完整性，还应该注意全宗之间的相互联系。 10、全宗的编号与排列： （1）通常涉及档案管理中的三个环节：A全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时，于全宗名册上登记编定的，它属于统计工作的一个具体的技术项目；B全宗在库房内如何排列存放，属于保管工作的范畴；C全宗号的编定，它作为档号的组成部分填写于案卷封面，全宗的系统排列等也属于档案的基本编目和系统化的课题。 （2）全宗号的编制和使用方法：A按国家档案全宗的三部分各依全宗进馆的时间顺序分编流水号；B按本馆全宗的时间、地区、性质等分编流水号；C所有全宗一律按进馆顺序
档案中如何编全宗卷 一、何为全宗卷？ 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 二、全宗卷规范的主要内容有哪些？ 全宗卷规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理办法。 三、全宗卷规范的适用范围是什么？ 全宗卷规范适用于各级各类档案馆和各机关、学校、团体、企事业单位档案机构(即档案室)。 四、?全宗卷编制原则是什么？ 1.档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 2.全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3.全宗卷内的文件材料，应按照其固定的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。 五、全宗卷的主要内容与类目。 1.全宗介绍——全宗内档案内容与成分介绍。 2.大事记——突出大事、要事不漏、小事不要。 3.档案收集。 (1)档案交接文据；
(2)档案移交目录(如文书档案案卷目录、全引目录、科技档案分类目录、总目录、会计档案保管清册、移交清册)； (3)档案接收、征集记录； (4)档案来源和档案价值说明； (5)接收档案的标准、名册和数量。 4.档案整理。 (1)档案整理工作总体方案。 (2)档案分类方案。 (3)档号编制说明。 (4)全宗内档案分类、排列、编目、编号规则。 (5)档案立卷说明。 (6)文件材料归档案与不归档暂行规定。 (7)案卷目录情况说明。 (8)档案整理工作总结。 5.档案鉴定。 (1)档案鉴定工作领导小组名单。 (2)档案保管期限表。 (3)鉴定档案分析报告。 (4)销毁档案的请示与批复。 (5)销毁档案的清册。
《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94 前言 本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。 本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。 本标准的附录A是规范性附录。 本标准由国家档案局提出。 本标准由国家档案局归口。 本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。 本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君 本标准所代替标准的历次发布情况为： DA/T 12—94 全宗卷规范 1 范围 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。 2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 9705—88文书档案案卷格式 GB/T 12967—92全宗单 GB/T 12968—92档案交接文据格式 DA/T 14—94全宗指南编制规范 DA/T 18—1999档案著录规则 DA/T 1—2000档案工作基本术语 DA/T 22—2000归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 全宗卷fonds descriptive file 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 3.2 综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。 3.3
第八章档案价值的鉴定 学习目标：熟悉档案收集及档案鉴定工作的程序，掌握档案收集的方法，会编制档案保管期限表，并能运用档案保管期限表鉴定档案。 档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。 档案鉴定：从广义上包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值两个方面。档案业务工作中经常进行的鉴定工作主要是鉴定档案的价值。 档案价值鉴定对保证档案质量，开展档案利用工作具有重要意义。档案价值鉴定开始于文书立卷，贯穿于档案管理始终，决定着每一份档案文件的去留。作为档案管理人员应该提高认识，掌握鉴定方法，确保档案鉴定工作的质量。 第一节档案价值鉴定工作概述 一、档案价值鉴定工作的含义： （一）含义：所谓档案价值的鉴定工作，是指按照一定的原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案加以销毁。具体地说，就是根据档案内容对以后工作的作用，来判定其是否具有保存价值以及保存多长时间。基本内容：第一、制定鉴定档案价值的统一标准和档案保管期限表。第二，具体分析，判定档案材料的保存价值，并确定其保管期限。第三，挑选无保存价值和保管期限已满失去保存价值的档案予以销毁或作相应的处理。在档案界通常所说的档案的鉴定，是对档案价值的鉴定，这里所说的档案的价值是指档案对社会的有用性，对社会有用的，就是“优”的，就是“玉”，对社会没有用的，就是“劣”的，就是“石”。说的形象一点，档案鉴定的主要目的就是要区分“玉石”。 （二）档案价值鉴定工作的特点： 档案价值鉴定工作包括两个阶段，即首次鉴定和再次鉴定。首次鉴定是在文件转化为档案之时，有文书立卷部门进行的，主要是确定应该保存的文件以及这些文件的报关期限，其重点在于文件的现世价值的鉴定；再次鉴定是在档案形成几年甚至十几年之后，由档案部门进行的，主要对保存期将满的档案进行再次鉴定，是在新的范围，又一个层次上的分析、判定，比首次鉴定要求高、难度大，其重点在于文件的历史价值。 特点：1.规范性：档案价值鉴定工作的规范性，是指在鉴定的过程中应严格遵守国家主管部门及本单位所制定的档案鉴定的原则和标准，建立严密的组织，参与鉴定的人员应具有相对的稳定性，在鉴定方法上要突出研究性。 2.全面性：档案价值鉴定工作的全面性，是指在鉴定的指导思想上，从利用需求趋向和档案实际状况来研究判定档案对社会各方面的有用价值，即把档案放在更大的范围，多层次、全方位地来分析人士，防止因片面造成失误； 3.长期性：档案价值鉴定工作的长期性，是指档案价值鉴定工作虽然具有阶段性，却是长期的。它贯穿于档案管理工作的始终。在收集、整理、鉴定以及提供利用 （三）档案价值鉴定工作的作用： 档案价值鉴定工作的具体内容主要是判定每一份档案有无保存价值，和确定有保存价值的档案的保存时间。档案鉴定工作在档案工作种具有十分重要的地位和作用：
学习使人进步 一、人事档案的收集与鉴别 人事档案一般包括个人基本材料、主要经历、相关考核和评价等几大部分。人事档案是全面反映一个员工的历史和现实情况的材料，分为类，是一个员工的全部原始材料的总和。具体内容如下： 第一，履历材料：员工登记表、简历表，有关学历考核等个人简历。 第二，自传材料： 第三，鉴定材料：工作鉴定、工作调动鉴定、学生的学年鉴定、毕业鉴定和每年年终鉴定等。 第四，考核材料：在校学习的成绩册、成绩单，著作论文书目、科研与技术革新评定登记表、德能勤绩考核材料等。 第五，政治历史问题审查材料及甄别，复查资料、审查结论、审查报告、证明材料、检举材料、申诉材料等。 第六，奖励及英雄模范先进材料：先进工作者登记表、科技和业务奖励奖状、证书等。第七，工资、职务和职称等方面材料：任免呈报表、晋升技术职称审批表、学位申请表、审报表、调整工资审批表、工资级别登记表、离休、退休、退职审批表、停薪留职审批表等。 第八，其他可供组织上参考的材料：包括组织人事、保卫部门认为应该存档的材料。 副本是概括反映一个员工历史和现实中情况的材料，由员工人事档案正本主要材料的复制件构成。包括：一，近期履历材料；二，主要鉴定、考核材料；三，学历学位、评聘专业技术职务的材料；四，奖励材料；五，任免呈报表和工资待遇的审批材料；六，其他重要材料。人事档案的收集应严格按照员工人事档案的分类进行。在收集必要的鉴定甄别工作也必不可少，鉴别归档材料的具体做法如下： 第一，判定材料是否属于该员工的材料及应归入员工档案的内容 第二，审查材料是否齐全，完整 第三，审查材料是否手续完备 第四，鉴别中发现涉及员工历史问题或其他重要问题，需查清而未查清的材料及未办理完毕的材料不能归入人事档案，应交有关人员处理。 第五，鉴别时发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。 经过鉴定以后，不属归档范围的材料不得归档，对清理出来需要销毁的材料，须详细登记，并报请主管负责人审查批准，方可销毁。履行这一程序，是为了防止随意销毁人事档案材料造成不可挽回的损失，任何个人不得私自销毁档案材料。 二、人事档案的整理 员工档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个员工的档案材料进行鉴别，分类，编目，技术加工和装订成卷，并此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。通过整理，使原来凌乱的档案材料转化为能反映员工情况的系统，，条理的专门案卷。同时，员工人事档案材料的整理工作又贯穿于员工档案立卷的全过程。因此它是员工人事档案业务建设中一项很重要的基础工作。 每类员工档案材料整理后，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，在每份材料的右上角偏上类号和顺序号在右下角偏写页数，每卷员工档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地认真进行填写。 三人事档案的利用
档案鉴定流程 _____________________________________ 档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。 二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。 三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。
四、装订 用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。 五、排序 对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。 七、著录 著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。 八、装盒 即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。 九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。 十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利
全宗卷的整理 全宗卷是单位档案室在管理单位档案过程中形成的，能够说明该单位档案历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文字材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。具体步骤为：（一）装订。文件材料以件为单位进行装订。 （二）分类。属于同一全宗卷的文件材料，按附件1内容进行分类。 （三）排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。 （四）编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。 全宗号填写文件材料所属全宗的编号。 类号填写1—8条的序号。 件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。 编号举例：74—１—２（档案局全宗号，全宗介绍类，第２件） （五）编目。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。目录格式附件2。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。 （六）装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。卷盒式样附件3。附件1 全宗卷内容分类 1、全宗介绍类 （1）全宗介绍；（2）成立档案工作领导小组文件材料；（3）成立综合档案室对本单位各种门类和载体的档案实行集中统一管理文件材料；（4）明确分管档案工作的领导及其岗位职责文件材料；（5）明确分管档案工作的部门和领导及其岗位职责文件材料；（6）明确档案工作机构（档案工作）人员及其岗位职责文件材料；（7）历年专兼职档案人员名册和文书处理人员名册；（8）档案管理组织示意图；（9）档案工作网络管理体系图；（10）档案工作制度；（11）大事记；（12）机构沿革；（13）基础数字汇编；（14）历年机关档案工作基本情况报表。 2、档案收集类： （1）档案收集和征集工作的制度、办法、标准；（2）档案收集和征集档案记录；（3）档案（资料）交接文据（包括各种门类如文书、会计、基建、照片档案的移交表等）及相关目录；（4）档案来源和档案历史转移过程说明材料等 3、档案整理类： （1）档案分类大纲、分类方案（包括档号编制说明或立卷归档类目）、归档范围和保管期限规定；（2）各门类档案归档整理工作流程；（3）档案检索工具（案卷目录、全引目录、归档文件目录、专题目录、文号索引、人名索引、全宗介绍等）的编制情况及说明；（4）档案整理工作方案（计划）、整理工作说明和小结等。 4、档案鉴定类： （1）档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准；（2）档案鉴定、销毁工作小组成员名单及成立或调整档案鉴定、销毁工作领导小组成员的文件材料；（3）档案鉴定、销毁工作形成的报告、请示及批复；（4）档案鉴定、销毁处置档案的目录（清册）；（5）各种门类和载体的档案保管期限表。 5、档案保管类： （1）档案保管工作制度；（2）档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料；（3）档案保管状况分析和工作总结、报告等；（4）档案、资料清查记录和清查报告；（5）档案库房温湿度登记（或记录）；（6）档案库房“九防”措施、制度和记录 6、档案统计类： （1）档案统计制度、办法；（2）机关档案室基本情况登记表（统计台帐）；（3）档案分类统计表及分析报告；（4）档案复制、抢救情况统计；（5）档案收进（移出）登记、审批手续及情况统计；（6）重要的利用统计表；（7）档案工作统计分析材料；（8）档案、资
一、档案收集 1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。 2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。 3、机关内文件的归档 二、档案整理 1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。（2）对整理不善的档案进行局部调整。（3）零散文件的整理。 2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（3）档案的整理必须便于保管和利用。 3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。 4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。（1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一[定的人事任免权。三个条件是统一的，是从不同侧面反映一个单位的独立性。最基本的是第一个条件。在分析或研究一个组织单位能否构成一个立档单位时，应当明确，机关的大小和档案数量的多少，并不影响它成为立档单位。有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件，但它实际上却是一个独立的机关，或由于某种特殊需要，它所形成的档案也可以构成一个全宗。（2）立档单位。 5、立档单位的变化和全宗的划分：机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况，有的会影响全宗的划分，有的则不涉及全宗的变化。研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。 6、人物全宗：就是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料，以及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。
档案的鉴定 第一节档案鉴定工作的内容、任务和作用 一、档案鉴定工作的内容和任务 档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。所以，档案界通常所受的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。 (一)档案鉴定工作的内容 档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。具体来说，档案鉴定工作的基本内容包括三个方面: 1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。 2.具体判定档案材料的价值，确定其保管期限。 3.拣出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。 (二)档案鉴定工作的任务 1.通过鉴定档案的保存价值，划分保管期，确定库藏成分，优化库藏档案的价值。 2.通过确定档案的保存价值，为档案馆的收集与保管工作奠定基础。 从上述内容可以看出，鉴定工作主要是确定档案的存毁的一种手段，它是通过有所“毁”而更好地“存”这样一个辩证的过程，其着眼点是合理地保存。 二、档案鉴定的作用 (一)档案鉴定是“去粗取精”，提高管理效益的科学措施 随着时间的推移，社会实践和各项工作的发展，档案的数量不断增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂起来，如果“玉石不分”地全部保存，势必影响对有价值的档案的管理和利用。 (二)档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作 第二节鉴定档案的原则和标准 一、决定档案保存价值的因素 档案价值鉴定工作的主要着眼点，是挑选和确定哪些档案需要保存以及保存多长时间。因此，鉴定档案价值，更确切地说，是鉴定档案的保存价值。 对于特定的档案，鉴定其是否具有保存价值和具有怎样的保存价值，首先应该明确，档案的保存价值是由什么决定的。概括说来，档案的保存价值是由档案对于社会主义事业以及长远历史的作用决定的。具体说，某部分档案、某个案卷、某份文件的保存价值，取决于两方面的因素：档案自身的特点和社会利用的需要。 (一)档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础 档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否具有保存价值，有什么样的保存价值。例如：《中华人民共和国宪法》，它规定了我国的社会制度、国家制度、国家机构、公民的基本权利和义务等等，是我国广大人民的意志的集中表现；它是由国家最高权力机关——全国人民代表大会通过的、全体公民必须遵守的根本大法；它是保证我国顺利进行社会主义现代化建设的强大武器，是国家制定各种法律、法令和进行各项工作的依据。这些，就决定了《中华人民共和国宪法》具有极其重要的保存价值。又如，某机关的冬季发烤火费的名册，它说明某年冬季烤火费发给了哪些人，发了多少钱，并有领款人签名盖章。有人提出已多年未领过烤火费，要求补发。经查历年发烤火费名册，证明1968年确实末发给他，1969年以后历年都发了。档案的这种内容和形式，决定了冬季烤火费名册具有一定时期的保存价值。
吉木萨尔县第一双语幼儿园档案全宗介绍 全宗号:48号 全宗名称:吉木萨尔第一双语幼儿园 第一双语幼儿园历史简介: 1958年城镇办起第一所托儿所。只有机关干部子女20余名,地点设在原税务局后院,由姜承喜(女)等三位同志负责管理,经费由托费与县城镇妇联补助维持。 1960年3月,由县民政科出经费400元正式组建“县机关幼儿园”。幼儿达到50多名,设一个混合班,一个托儿班。业务由政府文教科领导,两个教养员,霍佩秀任负责人。 1962年随着托幼事业的发展,入园幼儿达130多名,组成四个班,分大、中、小托儿班,教养员增加到6人。全园工作由霍佩秀负责。 1965年县政府决定将“机关幼儿园”划归县文教科领导。教师调配、教学设备添置均由文教科安排、支付。幼儿园人数也逐步增加,教学设施也有所更新。同年,又调昌吉师范第一批幼师毕业生叶桂芝来园任教,并任园务负责人。 1973年因工作需要,幼儿园负责人叶桂芝调离幼儿园又调原国庆公社副主任吴正秀同志任第三任园务负责人。1979年7月又修建了幼儿食堂、饭厅、库房四间。园内设有园长、教务组、后勤组。1982幼儿园又成立了工会小组。1984年幼儿园的规模逐步变大,教学班增加到了九个。9月成立了幼儿园第一届园务委员会。有五人组成,吴正秀、王怀军、周天成、张月、李文英。 1986年4月教学楼破土动工。11月17日竣工剪裁,幼儿园被提升为副局级单位。到1988年幼儿园教职工人数猛增到了59人。园内机构设置有园长室、医务室、教务室、总务室、财务室、工会活动室。教学
班也增到了11个班。87年我园被州教育局命名为示范性幼儿园。1988年11月,成永晴同志因工作需要调出幼儿园。调张军同志为副园长。1990年3月教育局任命雷春芳同志为幼儿园教务主任。1990年9月,张军同志提任为幼儿园第二任正园长。1991年10月李秀娥同志调任幼儿园第二任党支部书记。2001年2月因幼儿园体制改革,张玉萍任幼儿园园长,2002年4月张玉萍任幼儿园园长,孔祥梅任幼儿园副园长,曾红任幼儿园党支部书记。2009年9月因第二幼儿园拆迁新建与机关幼儿园合并,曾红任幼儿园党支部书记,张玉萍任幼儿园园长,孔祥梅任幼儿园副园长兼工会主席,冉录文任二幼园长,负责二幼修建。2012年3月魏玉昌同志调入幼儿园任第一双语幼儿园园长,免去张玉萍园长职务,同年9月原机关幼儿园分为第一双语幼儿园,第二双语幼儿园。成立了新一届领导班子,魏玉昌同志任第一双语幼儿园园长,王月红任党支部书记,孔祥梅任幼儿园副园长兼工会主席,孔祥燕任教务主任,徐欢任思政主任,高蓉任办公室主任兼综合治理、普法等工作。 2015年9月因工作原因,人员分配进行了重新调整,魏玉昌任吉木萨尔县第一双语幼儿园园长,王月红任党支部书记,孔祥梅任工会主席兼后勤管理,孔祥燕任教学副园长,雷彦芬任教务主任,徐欢任德育主任兼党务专干,宣传信息员;高蓉任综合治理办公室主任兼普法专干、安全办主任,兼职档案员等其她工作,吕忠萍任卫生保健医,及保育组组长、兼职档案员等工作;王红梅任小教组教研组长,图书管理员,信息技术专干,邱丽花任大教组组长,公物发放等工作。 2016年9月由于单位出现一些问题,撤去魏玉昌担任第一双语幼儿园园长一职,暂时有王月红代理园长一职主持工作,撤去孔祥梅工会主席一职,撤去周顺娣财务工作一职。所以人员分配重新进行了调整,,具体有:王月红任党支部书记兼代理园长,孔祥燕任副园长,徐欢任德育主任,雷彦芬任教务主任,高蓉任档案室主任兼档案员,邱瑞英担任后勤管理,周顺娣分
档案全宗介绍 江苏连云港浦东国家粮食储备库 全宗介绍 全宗名称:江苏连云港浦东国家粮食储备库一、立档单位历史概况 ,一,组建情况 浦东粮库于1951年5月建于市东街～原名新浦粮库～ 1956年6月改名为浦东粮库。1984年迁建于海连东路183 号～目前占地面积120亩～仓容7万吨。 ,二,隶属关系 隶属于连云港粮食局 ,三,内设机构 我库内设企管科、财务科、仓储科、安保科、资产经营 科、粮油贸易一部、粮油贸易二部和粮油贸易三部。 ,四,主要负责人变化情况 主任、书记:陈志刚,1993年,2000年, 主任、书记:薛金文,2000年-2009年4月, 主任:许华玲,2009年4月至今, 书记:任跃,2009年12月至今, 二、全宗档案情况简介 我库加强档案管理～1990年设立了档案室～实现了企业 1 各门类和载体档案资料的集中统一管理～制定了《档案管理各项制度》。本全宗保存了1977年以来各门类和载体档案资料。文书档案由企管科集中整理归档,业
务档案由业务部门整理归档～向档案室移交,会计档案由会计人员整理、保管,科技、声像、实物等档案～由企管科负责收集整理归档。 ,一,文书档案 主要反映了浦东粮库1977年成立以来各项公务活动的历史记录。1977年至2014年以传统整理方法整理成卷～保管期限为:永久、长期、短期。内容主要是:上级机关单位下发的有关行政文件材料、本单位形成的计划、总结、劳资人事、管理制度、基本建设等材料。 ,二,声像档案 主要是浦东粮库成立以来成立庆典、召开会议、开展业务活动、上级领导视察等形成的照片电子档及光盘资料～“危仓老库”改造相关资料的相册。 ,三,会计档案 主要是浦东粮库成立以来形成的凭证、账簿、报表等。 ,四,实物档案 实物档案暂只有是奖品类。即浦东国家粮食储备库成立以来所获的锦旗、奖牌、奖状、证书、奖杯等。 ,五,档案完整程度 1977年之前文书档案缺少～会计档案不完整。 2 ,六,检索工具: 我单位编制了案卷目录、卷内目录等检索工具～方便了 查找和提供利用。 2015年7月22日 3
档案整理思路 一．档案整理的方法： 1、以“案卷”为单位整理 按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。 2、以“件”为单位整理 按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。 二、档案分类、档号编制 1、大类的设置原则上每各单位设置八个大类 即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。 2、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。 声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法；载体有照片和磁性2种 3、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （1）、全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，企业可填写表达单位的汉语拼音代字. （2）、目录号编制。 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。 1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；X代表音像档案；D代表电子档案； 2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。 3）目录号编制示例 业务档案目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3代表短期（或10年）类的业务档案。 3、案卷（件）号、页号 （1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。 （2）件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。