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全宗卷九大内容

全宗卷九大内容
全宗卷九大内容

全宗卷九大内容

全宗卷是档案馆、室在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷共分为九大类:

第一大类全宗指南(全宗介绍)

第二大类大事记

第三大类档案收集工作中的材料(包括档案交接文据、移交目录、接收、征集

记录、档案来源和价值说明等)

第四大类档案整理工作中的材料(包括整理工作方案、分类方法、案卷目录说

明、整理工作小结等)

第五大类档案鉴定工作中的材料(包括鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等)

第六大类档案保管工作中的材料(包括档案检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等)

第七大类档案统计工作中的材料(包括档案收进、移出登记,案卷基本情况统

计和重要的利用统计表等)

第八大类档案利用工作中的材料(包括开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等)

第九大类档案管理新技术的应用材料(包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料)(具体格式附后)

3-1全宗卷整理方法及示例

3-1全宗卷整理方法及示例 【档案目标管理指导文本第三批:档案编研资料(3-1)】 全宗卷整理方法及示例 云浮市档案局监督指导科 2007年9月 — 1 — 一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体(一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体)。苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。 全宗,法文fonds,最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的,在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出,后为许多国家采用,逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。fonds一词,原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意,用于档案学有时附加限定词,如俄文 архивныйфонд(档案全宗)。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法,1955年后全国统一改为“全宗”。在汉语中,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思,因而惯称相关事件的一组文书,以至泛称档案,均谓卷宗。“全宗”的字面意义,就是全部卷宗。 全宗构成条件和立档单位在通常情况下,一个独立从事活动的单位,如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗;机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”,在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限,即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位,通常被称为全宗构成者的条件,或立

档单位的条件。立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构就是立档单位,它所形成的档案即构成全宗:?可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文;?是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;?设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。上述三个方面往往互相依存,也有时并不完全具备,其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后,对整理完毕的每个档案全宗,均标明立档单位的名称,如“××省教育厅全宗”,并编予一个全宗号。 补充: 1. 整个宗族。 2. 机关)企业)事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。 — 2 — 全宗卷是档案馆,室,在管理某一全宗过程中形成的~定义能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案 卷。 包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档内容 案管理新技术应用等方面的材料。 全宗卷就是档案之档案。 简言 换言之~就是管理档案形成的档案。 — 3 — 件号全宗卷名称备注 1 全宗指南档案利用 2 大事记档案利用 3 组织沿革档案利用 4 档案管理制度汇编档案整理 5 档案移交、接收文据档案收集 6 历年立卷说明、归档说明档案整理 7 档案机构文件,成立档案室、档案工作领导小组、档案鉴定

全宗卷编制及整理规范

机关档案室全宗卷整理方法 为规范机关档案室全宗卷的整理,按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994、1995_6_12),结合工作实际,制定全宗卷整理方法: 一、关于全宗卷 全宗卷不同于一般的档案案卷,全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况,在整个档案中起着龙头作用,是管理全宗档案的“档案”,对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。 二、全宗卷的主要内容 卷一:档案管理综合材料,主要包括:1全宗指南(全宗介绍);2档案管理制度汇编;3档案管理体系网络图;4归档范围和保管期限表;5档案机构设置和调整文件;6档案工作人员任免文件;7机关档案工作年检、评估等材料;8档案培训材料;9档案工作计划、总结等。(1、2、3、4项为必要项) 卷二:档案收集,主要包括:1文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据;

2档案移交目录等。(1、2为必要项) 卷三:档案整理,主要包括:1档案分类方案;2档案整理情况说明等。 卷四:档案鉴定,主要包括:1档案工作鉴定小组成员名单;2鉴定档案分析报告;3销毁档案的请示与批复;4销毁档案清册等。(如有销毁档案工作1、3、4为必要项)卷五:档案保管,主要包括:1库房安全检查记录;2档案安全检查报告;3档案库房温湿度记录等(3项为必要项)。 卷六:档案统计,主要包括:1各类档案收进、移出统计台账;2档案统计年报等。(1、2项为必要项) 卷七:档案利用,主要包括:1大事记;2组织沿革;3档案借阅登记;4档案利用事例汇编;5利用档案资料出版的书籍、汇编等。(1、2、3项为必要项) 卷八:档案管理新技术的应用,主要包括:1办公自动化开发应用情况;2计算机辅助管理的文字说明材料(含计算机软件安装及使用说明情况);3档案数字化方案;4档案数字化成果说明;5档案管理软件安装盘等。(2、3、5项为必要项) 三、全宗卷的整理 (一)准备 全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加

档案中如何编全宗卷 ()

档案中如何编全宗卷 一、何为全宗卷? 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 二、全宗卷规范的主要内容有哪些? 全宗卷规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理办法。 三、全宗卷规范的适用范围是什么? 全宗卷规范适用于各级各类档案馆和各机关、学校、团体、企事业单位档案机构(即档案室)。 四、?全宗卷编制原则是什么? 1.档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 2.全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3.全宗卷内的文件材料,应按照其固定的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。 五、全宗卷的主要内容与类目。 1.全宗介绍——全宗内档案内容与成分介绍。 2.大事记——突出大事、要事不漏、小事不要。 3.档案收集。 (1)档案交接文据;

(2)档案移交目录(如文书档案案卷目录、全引目录、科技档案分类目录、总目录、会计档案保管清册、移交清册); (3)档案接收、征集记录; (4)档案来源和档案价值说明; (5)接收档案的标准、名册和数量。 4.档案整理。 (1)档案整理工作总体方案。 (2)档案分类方案。 (3)档号编制说明。 (4)全宗内档案分类、排列、编目、编号规则。 (5)档案立卷说明。 (6)文件材料归档案与不归档暂行规定。 (7)案卷目录情况说明。 (8)档案整理工作总结。 5.档案鉴定。 (1)档案鉴定工作领导小组名单。 (2)档案保管期限表。 (3)鉴定档案分析报告。 (4)销毁档案的请示与批复。 (5)销毁档案的清册。

单位大事记、组织沿革、全宗介绍编写及全宗卷整理

大事记 大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。机关大事记,记载了一个机关在一定时期内的重要活动,如同一个机关的履历表,简洁地勾勒出了一个机关在这范围发展的历史轨迹,它对于实际工作和历史研究都具有重要的参考价值。可以帮助各机关领导人和业务人员回顾以往工作,总结经验教训,查核事实经过;也可以为历史研究人员和史志编修人员提供系统的参考素材。 一、大事记的编写要求 (一)观点正确,用材真实。 大事记中遣词之褒贬,用句之正反必然表现出编写者对历史事实的不同认识、不同立场或不同倾向,必须仔细推敲。用材要真实可靠,有根有据。内容不实,根据不详者一般不予采用。 (二)大事突出,要事不漏,小事不要。 所谓大事,即事件涉及的范围极广,影响较大,不仅在当时属重大事件,而且在事后影响较久、较深的事情或事件。所谓要事,即在一定的范围,一定的时间有较大影响,事后仍有一定的参考意义。同时,大事、要事是受一定时间和空间制约相对而言的概念。 一个机关,每年有成百甚至更多的事件发生,大事是少数,多数是要事和小事。编写大事记时,应坚持小事不要,如不区分大事和小事,凡事都记,材料罗列,大事记就成了明细账,就没有什么参考价值了。只记大事,不记要事,就会使大事记内容孤单。记载要事,是对大事的补充、衬托,使其内容丰富充实。 (三)系统条理,简明扼要。 大事记按时间顺序记述,一事一条,不要数事一条,但事与事之间前后照应,首尾关联,脉络清楚,给人以条理清晰之感。记述大事提纲挈领,文字简明,切忌冗长,但必须把大事的始末因果交待清楚。 二、大事记的内容 大事记的内容,主要由大事记述和大事时间两部分组成。还可以根据大事记的编写目的、对象、篇幅大小、年限长短等因素,设置前言、目录、注释、附录等。 大事记述是对史实的记述,是大事记中最重要的部分。大事记述一般包括史实内容和概括评述。在具体选择和确定大事与要事时,要从实际出发,并考虑以下几方面因素:(一)要立足于本机关,突出本身活动。属于全国、全省的大事,只在与本机关密切相关的大事才记,否则,不予记述。记述的目的在于说明大事的背景和由来。 (二)要根据本机关的性质任务和主要职能活动选择大事和要事,一般情况下,反映机关主要职能活动的重要事件,才能列入大事记的范围。 (三)要突出本机关的特点,记载反映一定时期的中心工作与重大事件的大事和要事。 三、大事记的时间 大事记的时间,也是大事记的主要组成部分。大事时间应力求记载准确的时期,即写明某年、某月、某日,有些特殊事件还应写明确切的时、分、秒。尽量不用或少用“最近、近日、月初、月底、上旬、中旬、下旬”等不确切的日期表述。正式文件应选用落款日期;会议选用召开会议的日期,会议天数写明起迄日期。对原材料来源中没有注明时间或者时间不准确的事件,应尽力进行考证。 大事记的条目,严格按照大事发生的时间先后顺序(年、月、日)排列,先排有确切日期的大事,后排接近准确日期的大事。日期不清者附在月末,称为“是月”或“本月”;月不清者附于年末,称为“是年”或“本年”;年不清者一般不记。

全宗卷规范

《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94 前言 本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。 本次修订,依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则》,对原标准的表述方式和书写格式进行了修改;根据档案管理工作的发展需要,对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改,新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容;根据馆(室)藏档案管理工作的实际需要,新增了“综合全宗卷”的内容规定。 本标准的附录A是规范性附录。 本标准由国家档案局提出。 本标准由国家档案局归口。 本标准起草单位:湖北省档案局(馆)。 本标准主要起草人:吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君 本标准所代替标准的历次发布情况为: DA/T 12—94 全宗卷规范 1 范围 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。 2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 GB/T 9705—88文书档案案卷格式 GB/T 12967—92全宗单 GB/T 12968—92档案交接文据格式 DA/T 14—94全宗指南编制规范 DA/T 18—1999档案著录规则 DA/T 1—2000档案工作基本术语 DA/T 22—2000归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 全宗卷fonds descriptive file 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。 3.2 综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷,是管理馆(室)藏档案的重要工具。 3.3

全宗卷整理

全宗卷的整理 全宗卷是单位档案室在管理单位档案过程中形成的,能够说明该单位档案历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归入预设的卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理组卷。整理组卷时,必须认真检查、鉴定文字材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。具体步骤为:(一)装订。文件材料以件为单位进行装订。 (二)分类。属于同一全宗卷的文件材料,按附件1内容进行分类。 (三)排序。文件材料分入不同类目后,按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目,向后接续排列。 (四)编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。 全宗号填写文件材料所属全宗的编号。 类号填写1—8条的序号。 件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。 编号举例:74—1—2(档案局全宗号,全宗介绍类,第2件) (五)编目。全宗卷中的文件材料,分类别,以件为单位,按照排列顺序编制文件目录。目录格式附件2。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时,应在目录备注栏中,注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。 (六)装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多,一盒装不下,可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。卷盒式样附件3。附件1 全宗卷内容分类 1、全宗介绍类 (1)全宗介绍;(2)成立档案工作领导小组文件材料;(3)成立综合档案室对本单位各种门类和载体的档案实行集中统一管理文件材料;(4)明确分管档案工作的领导及其岗位职责文件材料;(5)明确分管档案工作的部门和领导及其岗位职责文件材料;(6)明确档案工作机构(档案工作)人员及其岗位职责文件材料;(7)历年专兼职档案人员名册和文书处理人员名册;(8)档案管理组织示意图;(9)档案工作网络管理体系图;(10)档案工作制度;(11)大事记;(12)机构沿革;(13)基础数字汇编;(14)历年机关档案工作基本情况报表。 2、档案收集类: (1)档案收集和征集工作的制度、办法、标准;(2)档案收集和征集档案记录;(3)档案(资料)交接文据(包括各种门类如文书、会计、基建、照片档案的移交表等)及相关目录;(4)档案来源和档案历史转移过程说明材料等 3、档案整理类: (1)档案分类大纲、分类方案(包括档号编制说明或立卷归档类目)、归档范围和保管期限规定;(2)各门类档案归档整理工作流程;(3)档案检索工具(案卷目录、全引目录、归档文件目录、专题目录、文号索引、人名索引、全宗介绍等)的编制情况及说明;(4)档案整理工作方案(计划)、整理工作说明和小结等。 4、档案鉴定类: (1)档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准;(2)档案鉴定、销毁工作小组成员名单及成立或调整档案鉴定、销毁工作领导小组成员的文件材料;(3)档案鉴定、销毁工作形成的报告、请示及批复;(4)档案鉴定、销毁处置档案的目录(清册);(5)各种门类和载体的档案保管期限表。 5、档案保管类: (1)档案保管工作制度;(2)档案安全检查、档案破损情况调查与修复(抢救)、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料;(3)档案保管状况分析和工作总结、报告等;(4)档案、资料清查记录和清查报告;(5)档案库房温湿度登记(或记录);(6)档案库房“九防”措施、制度和记录 6、档案统计类: (1)档案统计制度、办法;(2)机关档案室基本情况登记表(统计台帐);(3)档案分类统计表及分析报告;(4)档案复制、抢救情况统计;(5)档案收进(移出)登记、审批手续及情况统计;(6)重要的利用统计表;(7)档案工作统计分析材料;(8)档案、资

全宗卷范例

全宗编制范例 一、全宗名称:西安市临潼区人民政府XXX 二、全宗号:xx 三、全宗机构沿革: 西安市临潼区人民政府xxx的名称随着历史变迁,几经更改而来。 2002年8月8日,根据临发[2002]xx号文件通知,成立临潼区xxx室。 2002年11月5日,临字[2002]xx号文件通知,经区委、区政府决定,成立区xxx中心。 2005年12月15日,根据临编发[2005]xx号文件精神,区xxx 更名为区投资服务中心。 2006年2月6日,根据临政办发[2006]xx号文件精神,区投资服务中心挂西安市临潼区xxx牌子(两块牌子,一套人马),列入区对外贸易经济合作局序列。 2008年8月4日,根据临编发[2001]xx号文件精神,成立区人民政府xxx。 四、机构性质沿革 临潼区xxx办公室是处级建制。xxx下设两个中心即:临潼区xxx 中心、临潼区xxx中心均为全民事业单位,副处级建制。 2005年12月,区xxx是科级建制,属于区对外贸易经济合作局的二级局。区xxx办公室现有在编人员整建制划入xxx中心。

2008年8月4日,区xxx更名为“西安市临潼区人民政府xxx”为区政府直属事业单位,处级建制。 五、内设机构及主要职责 2002年成立临潼区xxx办公室。下设1个科:综合科;2个下属机构:临潼区xxx中心、临潼区xxx中心均为全民事业单位。副处级建制。 (一).区xxx办公室主要职责: 1、贯彻执行国家有关对外开放和招商引资的方针、政策和法律、法规,会同有关部门研究提出全区对外开放和招商引资工作的具体办法和配套措施,并组织实施。 2、负责全区对外开放和招商引资工作的统筹协调和服务,制定全区对外开放和招商引资工作的总体规划和年度计划。 3、协调全区对外招商引资工作,督促检查各部门改善投资环境工作。 4、协同有关部门组织全区性的对外招商引资活动,协调各部门抓好重大对外引资项目的落实。 5、负责投资环境的评价工作,根据评价结果实行奖惩。 6、负责区投资服务中心和区投资商及企业投诉服务中心的工作。 7、加强机关自身建设,教育工作人员忠于职守,勤政廉政,提高工作效率。 8、承办区政府交办的其他工作。

全宗卷整理说明

基层单位档案室全宗卷整理说明 一、全宗卷概念 全宗卷是记录和说明各立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是开展档案管理的重要工具。 二、全宗卷按内容分盒(一般一类为一盒) (1)全宗介绍类:全宗指南(全宗介绍)、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。各单位主要有:全宗介绍、大事记、组织沿革等。 (2)档案收集类:档案接收和征集工作的办法、标准,档案(资料)交接文据及相关目录,档案来源和档案历史转移过程说明材料等。各单位主要有:各个时间段形成的各类档案交接文据、移交目录(文书档案:归档文件目录;会计档案:案卷目录;业务档案:案卷目录或全引目录;科技档案:案卷目录;特载档案:案卷目录或全引目录)。 (3)档案整理类:文件材料分类、保管期限和归档范围的规定,档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。各单位主要有:分类方案或分类大纲、各种门类载体的归档范围和保管期限表、档案整理工作小结等。 (4)档案鉴定类:档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准,鉴定工作形成的报告、请示及批复,鉴定及销毁处置档案的目录(清册)等。各单位主要有:成立

档案鉴定小组的文件(领导变更名单也要变)、鉴定报告、销毁档案清册和批复等。 (5)档案保管类:档案保管工作制度,档案安全检查、档案破损情况调查与修复(抢救)、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料,档案保管状况分析和工作总结、报告等。各单位主要有:相关制度、库房温湿度记录、病档检查记录、档案抢救修复情况、重点档案的特殊保护措施等。 (6)档案统计类:档案基础统计台账,档案工作基本情况统计报表,档案工作统计分析材料等。各单位主要有:档案收进(移出)记录、档案数量统计、档案年检档案统计表、年度统计报表等。 (7)档案利用类:档案利用制度,检索工具编制情况,档案开放与控制情况,档案编研与出版情况,档案展览与公布情况,珍贵档案介绍,档案利用效果典型事例等。各单位主要有:档案利用制度、档案利用效果汇编、档案展览介绍等。 (8)新技术应用类:应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料,档案信息化和数字化工作情况,电子档案(文件)创建和应用环境(硬件和软件)及数据格式说明等。各单位主要有:应用档案管理软件的相关说明材料、档案登记备份材料等。 三、全宗卷的整理 (1)装订:以件为单位进行装订。 (2)分类:按内容分类归入相应类目。 (3)排序:以全宗卷类目为单位,按形成时间顺序排列。

中华人民共和国行业标准全宗卷规范

中华人民共和国行业标准全宗卷规范 一、主题内容与适用范围 (一)全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。 (二)本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。 (三)本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案室)。 二、引用标准 (一) DA/T1-92 档案工作基本术语 (二) GB9705-88 文书档案案卷格式 三、全宗卷编制原则 (一)档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 (二)全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 (三)宗卷内的文件材料,应按照其固有特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理历史面貌,以便于保管和利用。 四、全宗卷的主要内容 (一)档案收集:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。 (二)档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 (三)档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 (四)档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。 (五)档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况和重要利用统计表等。 (六)档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 (七)档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 五、全宗卷的整理 (一)全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归入预设的卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理组卷,数量多的可设分卷。 (二)整理组卷时,必须认真检查、鉴定文件材料完整程度及保存价值,对有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 (三)卷内文件材料按问题——时间进行系统排列,排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制卷内目录。 (四)卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号,装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm,封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1)。(图略)

全宗卷主要内容及整理要求

全宗卷主要内容及整理要求 全宗卷主要内容: 1.档案综合管理方面的材料:全宗指南(全宗介绍);立档单位大事记;组织机构沿革;档案工作机构设置和调整文件;档案工作人员任免文件;档案工作大事记;档案工作规章制度。 2.档案收集方面的材料:档案交接文据(包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单);档案移交目录;接收档案记录;征集档案记录;档案的来源和价值说明等。 3.档案整理方面的材料:档案分类方案、案卷目录说明(案卷序言或者归档文件说明:概况、现有机构及归档情况、几件大事等)、整理工作小结等。 4.档案鉴定方面的材料:成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。 5.档案保管方面的材料:库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。 6.档案统计方面的材料:全宗内档案基本情况统计;档案分类统计;档案收进、移出登记;档案利用统计等。 7.档案利用方面的材料:档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿,档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。 8.档案管理新技术的应用方面材料:办公自动化开发应用情况;计算机辅助管理等情况的文字说明材料(含计算机软件安装及使用说明情况)、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。 整理要求: 全宗卷文件材料按内容分为八类,每一类按形成时间顺序逐件编号,并编制目录,每一件文件加封面。一类文件过多时分盒装,件号延续。 总之,凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料应均入全宗卷。

全宗卷规范(2012年版)

前言 本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。 本次修订,依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则》,对原标准的表述方式和书写格式进行了修改;根据档案管理工作的发展需要,对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改,新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容;根据馆(室)藏档案管理工作的实际需要,新增了“综合全宗卷”的内容规定。 本标准的附录A是规范性附录。 本标准由国家档案局提出。 本标准由国家档案局归口。 本标准起草单位:湖北省档案局(馆)。 本标准主要起草人:吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君 本标准所代替标准的历次发布情况为: DA/T 12—94

全宗卷规范 1 范围 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的 条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新 版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 GB/T 9705—88 文书档案案卷格式 GB/T 12967—92 全宗单 GB/T 12968—92 档案交接文据格式 DA/T 14—94 全宗指南编制规范 DA/T 18—1999 档案著录规则 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 22—2000 归档文件整理规则 3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。 3.1 全宗卷fonds descriptive file 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。3.2 综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷,是管理馆(室)藏档案的重要工具。 3.3 全宗属类fonds category 馆藏量较大的档案馆,根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征,对全宗进行的属性分类。档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识,作为全宗编号的属性代码。 4 全宗卷编制原则 4.1 档案馆(室)应以全宗为单位编制全宗卷,收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。 4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实,力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。 4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

归档文件整理的基本方法步骤

归档文件整理的基本方法步骤 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,定件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件;一次会议或活动的文件可为一件或两件;会议记录、简报、信息均可为一件或两件;介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下:正文在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复件在后;转文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法,具体操作将文件的左、上侧对齐,并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊,用包角纸套在左上侧,压紧即可;文件超过40页以上,采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况,我们选择以下分类方法 保管期限-年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关,或每年形成的文件数量少的机关。如: 长久:2001年、2002年、2003年…… 定期:2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成,必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。

(1)引言,提示分类方法。如按保管期限-年度,还是按其它分类方法。 (2)类别序号,是最低一级类目(机构或问题)的序号 (3)类目名称,按机构分类的,机关内部第一层机构名称就是类名,如,办公室、业务处;按问题分类的加“类”字,如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案,以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面,根据编制分类方案,分门别类地组放在一起,使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义,是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 2、排列原则,是在最低一级类目内件的排列。所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目,如按管期限-年度分类时,那么年度为最低一级类目。 3、排列方法:是文件形成的时间结合级别排列 操作步骤:一是将文件按上下级(文件形成单位)分好,上级文排前,本级文排后,同一单位形成的文件按文件形成时间的先后顺序排列,形成日期在前的排列在前面,形成日期在后排在后面;二是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。 四、编号 1、编号项目 编号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号。选择项主要指机构(问题)项。 (1)全宗号:是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代码。用三位阿拉伯数字表示。如:1号全宗表示为“001”。 (2)年度:指归档文件的形成年度。应用四位阿拉伯数字表示。 2、加盖归档章

全宗卷的主要内容

4 全宗卷的主要内容 4.1 档案收集:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。4.2 档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 4.3 档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 4.4 档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。 4.5 档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况和重要利用统计表等。 4.6 档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 4.7 档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 5 全宗卷的整理 5.1 全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归入预设的卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理组卷,数量多的可设分卷。 5.2 整理组卷时,必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 5.3 卷内文件材料按问题——时间进行系统排列,排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制卷内目录。 5.4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号,装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm,封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1).(图略) 5.5 卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm,其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格(见图2)(图略)。卷盒面、脊印“全宗卷”三字,并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期(见图3)。(图略) 6 全宗卷的管理 6.1 档案馆形成的全宗卷集中保管,按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时,可分装数盒,形成若干分卷,并在全宗号后加横短和分卷序号,如:50-1、50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。 6.2 馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的,可按部门分别排序,编制全宗卷目录,相对集中保管。 6.3 档案室和馆藏全宗极少的档案馆,其形成的全宗卷,可置于每个全宗排列的卷首。6.4 全宗向档案馆或向有关单位移交时,其全宗卷亦随同移交。

档案中如何编全宗卷修订稿

档案中如何编全宗卷集团档案编码:[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]

档案中如何编全宗卷 一、何为全宗卷? 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 二、全宗卷规范的主要内容有哪些? 全宗卷规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理办法。 三、全宗卷规范的适用范围是什么? 全宗卷规范适用于各级各类档案馆和各机关、学校、团体、企事业单位档案机构(即档案室)。 四、全宗卷编制原则是什么 1.档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 2.全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3.全宗卷内的文件材料,应按照其固定的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。 五、全宗卷的主要内容与类目。 1.全宗介绍——全宗内档案内容与成分介绍。 2.大事记——突出大事、要事不漏、小事不要。 3.档案收集。

(1)档案交接文据; (2)档案移交目录(如文书档案案卷目录、全引目录、科技档案分类目录、总目录、会计档案保管清册、移交清册); (3)档案接收、征集记录; (4)档案来源和档案价值说明; (5)接收档案的标准、名册和数量。 4.档案整理。 (1)档案整理工作总体方案。 (2)档案分类方案。 (3)档号编制说明。 (4)全宗内档案分类、排列、编目、编号规则。 (5)档案立卷说明。 (6)文件材料归档案与不归档暂行规定。 (7)案卷目录情况说明。 (8)档案整理工作总结。 5.档案鉴定。 (1)档案鉴定工作领导小组名单。 (2)档案保管期限表。 (3)鉴定档案分析报告。

各种专门档案的整理方法

各种专门档案的整理方法 一、业务档案的整理 ㈠业务档案的范围:主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。比如审计局的审计档案,民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案,人民法院的诉讼档案、仲裁档案,县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案,县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案,各医院的出生档案、病历档案、疾控中心的计划免疫档案、防疫档案,县公安局、派出所的户籍档案、案件档案,县经管局的土地承包档案,县林业局的山林定权发证、退耕还林档案,县教育局、各学校的学生档案、教学档案,县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案,县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案,县住房公积金管理中心的公积金贷款,提取档案,县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案,县物价局的物价管理档案,县环保局的环境监测档案,县残联的残疾人档案,县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案,县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案,县劳动和社会保障局的劳动仲裁档案,县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。这些业务档案特别重要,很多都是民生档案,必须收集到档案室统一管理。 ㈡业务档案的整理方法:各单位形成的业务档案必须按照《怎样

整理好档案》课程中第三大点“档案整理的质量要求” 规范化整理、编目、装订,并编制全引目录或案卷目录。以软卷皮装订的案卷档案(如公证处的公证档案、工商局及国土局的法规档案)和以档案袋为单位保管的业务档案(农合办的医保档案)必须装盒,并规范填写档案盒背脊项目,所有档案不得直接裸露在档案架上。如有些医院的病例档案到目前为止都没有装卷、装盒,自成立以来的档案不是捆扎成堆就是直接都裸露在档案架上,98 年形成的病例档案都已经发黄、变脆,离保管期限30 年还有很远就快无法使用了,这是对档案、也是对以后的利用者极不负责任的做法,虽然档案盒要点成本,但这些投入是必须的,同时各医院必须将应该永久保存的出生病历档案分出来重新整理,跟婴儿出生证明一起编号,编制检索工具,方便服务民生。业务档案的具体整理办法上级主管部门有规定的按上级要求整理,如审计局的审计业务档案,法院、检察院的诉讼档案,公安局的户籍、案件档案、纪检会的案件处理档案,公证处的公证档案,工商局、质量技术监督局的法规档案等,其上级都有具体整理要求,因此案卷整理就必须严格照规定执行。对于上级没有具体要求的业务档案,各单位应该请档案局的同志前去指导,由档案局的业务指导人员依据其档案形成特点和价值制定整理方案。如农合办的医保档案、计生局的生育审批档案就是在档案局有关同志的指导下,将档案规范整理编目。财政所的民生档案整理方法:各乡镇财政所的民生档案主要分三种,一是纳税登记表、二是农民信息网资料、三是农民补贴档案。对于这些重要资料,必须以村为单位组卷,并编写卷内目录,再装入档案盒,统一编制盒号,填写

档案中如何编全宗卷

档案中如何编全宗卷文件排版存档编号:[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]

档案中如何编全宗卷 一、何为全宗卷? 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 二、全宗卷规范的主要内容有哪些? 全宗卷规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理办法。 三、全宗卷规范的适用范围是什么? 全宗卷规范适用于各级各类档案馆和各机关、学校、团体、企事业单位档案机构(即档案室)。 四、?全宗卷编制原则是什么? 1.档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 2.全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3.全宗卷内的文件材料,应按照其固定的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。 五、全宗卷的主要内容与类目。 1.全宗介绍——全宗内档案内容与成分介绍。 2.大事记——突出大事、要事不漏、小事不要。 3.档案收集。 (1)档案交接文据;

(2)档案移交目录(如文书档案案卷目录、全引目录、科技档案分类目录、总目录、会计档案保管清册、移交清册); (3)档案接收、征集记录; (4)档案来源和档案价值说明; (5)接收档案的标准、名册和数量。 4.档案整理。 (1)档案整理工作总体方案。 (2)档案分类方案。 (3)档号编制说明。 (4)全宗内档案分类、排列、编目、编号规则。 (5)档案立卷说明。 (6)文件材料归档案与不归档暂行规定。 (7)案卷目录情况说明。 (8)档案整理工作总结。 5.档案鉴定。 (1)档案鉴定工作领导小组名单。 (2)档案保管期限表。 (3)鉴定档案分析报告。 (4)销毁档案的请示与批复。

档案中如何编全宗卷完整版

档案中如何编全宗卷标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]

档案中如何编全宗卷 一、何为全宗卷? 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 二、全宗卷规范的主要内容有哪些? 全宗卷规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理办法。 三、全宗卷规范的适用范围是什么? 全宗卷规范适用于各级各类档案馆和各机关、学校、团体、企事业单位档案机构(即档案室)。 四、全宗卷编制原则是什么 1.档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 2.全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3.全宗卷内的文件材料,应按照其固定的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。 五、全宗卷的主要内容与类目。 1.全宗介绍——全宗内档案内容与成分介绍。

2.大事记——突出大事、要事不漏、小事不要。 3.档案收集。 (1)档案交接文据; (2)档案移交目录(如文书档案案卷目录、全引目录、科技档案分类目录、总目录、会计档案保管清册、移交清册); (3)档案接收、征集记录; (4)档案来源和档案价值说明; (5)接收档案的标准、名册和数量。 4.档案整理。 (1)档案整理工作总体方案。 (2)档案分类方案。 (3)档号编制说明。 (4)全宗内档案分类、排列、编目、编号规则。 (5)档案立卷说明。 (6)文件材料归档案与不归档暂行规定。 (7)案卷目录情况说明。 (8)档案整理工作总结。

5.档案鉴定。 (1)档案鉴定工作领导小组名单。 (2)档案保管期限表。 (3)鉴定档案分析报告。 (4)销毁档案的请示与批复。 (5)销毁档案的清册。 6.档案保管。 (1)档案安全检查记录。 (2)档案保保护设备配置情况表。 (3)档案修复、消毒记录和每年库藏档案清点记录。 (4)档案管理制度与专兼职档案员岗位责任制等。 (5)库房温湿度控制手段与措施。 (6)库房温湿度统计分析报告。 7.档案统计。 (1)档案工作年度统计报表。 (2)档案收进、移出登记记录。

全宗卷整理方法及示例

全宗卷整理方法及示例 云浮市档案局监督指导科 2007年9月

何谓全宗(fonds)? 一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体(一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体)。苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。 全宗,法文fonds,最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的,在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出,后为许多国家采用,逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。fonds一词,原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意,用于档案学有时附加限定词,如俄文архивныйфонд(档案全宗)。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法,1955年后全国统一改为“全宗”。在汉语中 ,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思,因而惯称相关事件的一组文书,以至泛称档案,均谓卷宗。“全宗”的字面意义,就是全部卷宗。 全宗构成条件和立档单位在通常情况下,一个独立从事活动的单位,如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗;机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”,在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限,即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位,通常被称为全宗构成者的条件,或立档单位的条件。立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构就是立档单位,它所形成的档案即构成全宗:①可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文;②是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;③设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。上述三个方面往往互相依存,也有时并不完全具备,其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后,对整理完毕的每个档案全宗,均标明立档单位的名称,如“××省教育厅全宗”,并编予一个全宗号。 补充: 1. 整个宗族。 2. 机关﹑企业﹑事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。

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