1 目的
为规范公司人事档案管理，使人事档案管理工作做到有章可循,特制定本办法。
2 范围
本公司所有员工。
3 职责
人力资源部：负责员工档案资料的收集、整理及审核工作；负责员工档案的管理、保密、借阅及销毁工作。
4 定义
档案:本办法中所列档案均指员工人事档案.
5 过程描述
5。1 档案资料的收集与归档
5．1.１员工档案资料包括但不限于:《员工档案》、《劳动合同》、《职位申请表》、《面试评表》、相关证书及身份证复印件、《健康检查记录表》、《人事异动单》、
《员工基本资料变更申请表》、《试用期评估表》、《工作移交清单》等等。
５．１。2 人力资源部应确保以上资料的真实性及完整性，并进行整理、按工号顺序归档.
５。2档案的保管
5.２。1公司档案材料应设有专人负责保管及整理。
5。2。2 为加强员工档案的保密性,便于查阅的需要，员工档案应妥善保管于专设的档案室中。
5。2.3员工档案应按工号进行分类保管。
５.2．4 新进员工的档案资料应及时整理并归档,原则上每月进行一次新进员工档案整理与归档工作.
５。2.5 离职员工档案资料保存两年，原则上每月进行一次离职员工档案的抽取并按离职月份及工号整理封存工作.
５。2.6 档案保管室应设有专用的消防设施。
5.３档案的保密
ﻩ 5.3.１档案管理应遵循“保守机密，慎之又慎”的原则。
５.3。2员工档案属于公司机密文件，未经许可任何员工不得私自翻阅。
5.3.3非工作需要,严禁公司员工私自保存他人之档案材料。
5。３。4档案管理人员要自觉保守公司机密，严防档案资料向外泄露，确保员工档案资料的安全性与完整性.
５。4档案的检查核对
５．４.１档案管理人员每年12月应对员工档案进行一次全面检查核对.
5.4。2档案检查包括检查档案是否有损坏现象、核对数量与底册记录数量是否一致及
档案材料变更部分是否整理完毕并全部归档等。
5。4。3 对检查核对过程中所发现之问题,档案管理人员应制作《档案盘点报告》向主管汇报并及时解决。
５.5档案资料的变更
5.5.1员工工作岗位调整时，《人事异动单》作为档案材料应存入员工档案中。
5．5．2员工在职期间，如有户口、学历、身份证、家庭住址、婚姻状况、紧急联络人或联络人之联系方式等发生变更者，应在变更后一个月内填写《员工基本资料变
更申请表》知会人力资源部,其中身份证号码中出生日期若有变更,需当地派出所
出具证明,并附相关证明原件及复印件，由人力资源部进行相关鉴定。
5.5。３员工离职后，《工作移交清单》和《员工离职申请单》均作为档案材料，其中《工
作移交清单》保存于员工个人档案中。
5.5。4未经许可,任何员工不得随意更改、复印员工之档案材料。
5.6档案的借阅
5。６。1员工档案只限于各部门一级主管或主管授权之人员借阅，原则上不允许借阅其它部门员工之人事档案。
5。６。２借阅员工档案时，需填写《员工档案借阅申请单》，经权责主管核准后,方可借阅。
５.６.3档案管理员根据借阅者的借阅用途及核准之查阅范围，提供档案中相关的资料.
５．6.4借阅人不得随意更改、涂抹或复印档案材料,借阅人应确保所借阅档案材料的完整性和安全性，保证所借阅材料不被损坏。
５.6.５借阅档案资料的任何单位或个人，必须严格遵守公司保密制度，不得泄漏或向外公布档案材料之任何内容。
5。６．6 档案借阅时间一次最长不得超过5个工作日，借阅人员须在预定归还日期前将所借阅档案归还至档案管理员处，因工作需要续借者,需重新办理档案借阅手
续。逾期不予归还者以厂规论处。
5．７档案的销毁
5.7.1员工所有档案材料之销毁，需由档案管理人员提报签呈，并附销毁文件清单,经
厂区最高主管核准后实施。
5．7。2对欲销毁之档案资料档案管理人员需做详细记录,并进行备案。
5。7.3离职员工之档案资料,在其离职两年后可予以销毁。
5．7。4档案管理室应配备有档案销毁设备，确保档案销毁后不会出现档案资料泄漏或其它任何隐患。
5．８文件签核权限说明
5.8．１人事档案借阅审批权限表
5。8。2 人事档案销毁由HR提报签呈，经厂区最高主管核准后实施。
6 流程图
无
7 有效性测量
人事单位需定期清查与整理之，原则上每年12月需盘点一次全厂人事档案,并制作盘点结案报告。
8 相关文件
8.1 相关文件
8。1.1《招聘管理办法》
8.1．2《奖惩管理办法》
8.1．3《离职管理办法》
８.１。4《绩效考核管理办法》
8.2 相关表单
8．2。1《员工基本资料变更申请表》ＭＺH
03.03。19—01
8.2.2 《员工档案借阅申请表》ＭＺＨ０
3．０3．19—０２
附录１:
员工基本资料变更申请表
如身份证与姓名有变更者，需由招聘专员进行查核身份是否属实,如查实为冒用他人身份者则不适合填写本表单进行变更。
部门经理：人力资源及行政部经理：ﻫ
2、本表单格式生效日期为：２011年07月0１日
ﻫ备注:1、本表单保存期限为3年。ﻫ
附录2：
员工档案借阅申请表
部门经理: 人力资源及行政部经理：
ﻫﻫﻫﻫ备注：1、本表单保存期限为3年
2、本表单生效日期为:２０1１年0７月０1日
人事档案管理办法 篇一：人事档案管理办法 人事档案管理办法 为了加强公司人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，根据国家和神华集团有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。 第一条人事档案管理权限及职责 公司人事档案按照人事管理权限实行集中管理。 （一）公司人力资源部依据此规定，管理公司人事档案，并配备政治上可靠、责任心强的中共党员作为专职或兼职档案管理人员。 （二）档案管理员及其直系亲属的档案，由上一级档案管理人员（或分管领导）负责保管。 第二条人事档案管理职责 （一）保管人事档案； （二）收集、鉴别和整理人事档案材料； （三）建立人事档案名册，办理人事档案的查阅、接收和转递； （四）登记人员职务、工资的变动情况； （五）档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续； （六）为有关部门提供人员情况； （七）做好人事档案的安全、保密、保护工作； （八）办理其他有关事项。 第三条人事档案的整理 整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。 （一）人事档案材料按照以下分类整理： 1．履历材料； 2．自传材料； 3．鉴定、考核、考察材料（包括各种考核、考察、述职、鉴定材料）；
4．学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）、职业技能鉴定材料； 5．政治、历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）； 6．参加中国共产党、共青团、民主党派的材料； 7．奖励材料（包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料，以及科技、业务工作等方面的奖励材料）； 8．处分材料（包括甄别、复查等材料，免于处分的处理意见、违法犯罪判决书等）； 9．工资、录用、任免（聘用）、转业、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 10．其他可供组织上参考的材料。 （二）人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列，应符合以下有关要求。 1．第一至四类、七类、十类材料，同一问题按形成时间先后顺序集中排列，以最后时间为准。 2．第五类、八类材料，同一问题材料集中后，按材料的主次关系排列，具体顺序是：上级批复、结论或处分决定；本人对结论的意见；调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。 3．第六类材料，按以下顺序排列：入团志愿书、入团申请书、离退团材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表；加入其他党派材料。 4．第九类材料，按所列材料的性质的不同排列，每一种材料再按时间先后顺序排列（如工资、任免等）。 （三）人事档案材料页码的编写要求： 1．对每份材料逐页分别编写页码，页码用铅笔标注在档案材料右下角（双面书写的材料，其背面页码标注在左下角），档案材料目录不编页码。 2．每份材料的编号由材料的类别号、份次号组成，用铅笔标注在每一份材料的右上角，中间用短横线连接。例如：编号为3—1，是指第三类的第一份材料。 （四）人事档案目录的编排：
1 目的 为规范公司人事档案管理，使人事档案管理工作做到有章可循,特制定本办法。 2 范围 本公司所有员工。 3 职责 人力资源部：负责员工档案资料的收集、整理及审核工作；负责员工档案的管理、保密、借阅及销毁工作。 4 定义 档案:本办法中所列档案均指员工人事档案. 5 过程描述 5。1 档案资料的收集与归档 5．1.１员工档案资料包括但不限于:《员工档案》、《劳动合同》、《职位申请表》、《面试评表》、相关证书及身份证复印件、《健康检查记录表》、《人事异动单》、 《员工基本资料变更申请表》、《试用期评估表》、《工作移交清单》等等。 ５．１。2 人力资源部应确保以上资料的真实性及完整性，并进行整理、按工号顺序归档. ５。2档案的保管 5.２。1公司档案材料应设有专人负责保管及整理。 5。2。2 为加强员工档案的保密性,便于查阅的需要，员工档案应妥善保管于专设的档案室中。 5。2.3员工档案应按工号进行分类保管。 ５.2．4 新进员工的档案资料应及时整理并归档,原则上每月进行一次新进员工档案整理与归档工作.
５。2.5 离职员工档案资料保存两年，原则上每月进行一次离职员工档案的抽取并按离职月份及工号整理封存工作. ５。2.6 档案保管室应设有专用的消防设施。 5.３档案的保密 ﻩ 5.3.１档案管理应遵循“保守机密，慎之又慎”的原则。 ５.3。2员工档案属于公司机密文件，未经许可任何员工不得私自翻阅。 5.3.3非工作需要,严禁公司员工私自保存他人之档案材料。 5。３。4档案管理人员要自觉保守公司机密，严防档案资料向外泄露，确保员工档案资料的安全性与完整性. ５。4档案的检查核对 ５．４.１档案管理人员每年12月应对员工档案进行一次全面检查核对. 5.4。2档案检查包括检查档案是否有损坏现象、核对数量与底册记录数量是否一致及 档案材料变更部分是否整理完毕并全部归档等。 5。4。3 对检查核对过程中所发现之问题,档案管理人员应制作《档案盘点报告》向主管汇报并及时解决。 ５.5档案资料的变更 5.5.1员工工作岗位调整时，《人事异动单》作为档案材料应存入员工档案中。 5．5．2员工在职期间，如有户口、学历、身份证、家庭住址、婚姻状况、紧急联络人或联络人之联系方式等发生变更者，应在变更后一个月内填写《员工基本资料变 更申请表》知会人力资源部,其中身份证号码中出生日期若有变更,需当地派出所 出具证明,并附相关证明原件及复印件，由人力资源部进行相关鉴定。 5.5。３员工离职后，《工作移交清单》和《员工离职申请单》均作为档案材料，其中《工 作移交清单》保存于员工个人档案中。 5.5。4未经许可,任何员工不得随意更改、复印员工之档案材料。 5.6档案的借阅 5。６。1员工档案只限于各部门一级主管或主管授权之人员借阅，原则上不允许借阅其它部门员工之人事档案。 5。６。２借阅员工档案时，需填写《员工档案借阅申请单》，经权责主管核准后,方可借阅。 ５.６.3档案管理员根据借阅者的借阅用途及核准之查阅范围，提供档案中相关的资料.
人事档案管理办法 人事档案管理办法1 第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。 第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊 贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。 第四条人事档案管理员的职责(一)、保管员工档案; (二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续; (四)、登记员工工作、工资、奖惩情况; (五)、为领导和有关部门提供员工的情况; (六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;(七)、定期向档案室等部门移交档案; (八)、办理其它有关事项。 第五条人事档案的内容及分类归档 (一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表; (二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料; (三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;(四)、政治历史审查及甄别复查材料; (五)、员工参入党、团材料; (六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料; (八)、处分、取消处分的材料;
(九)、任免、工资、职称等材料;(十)、学历和评定的技能等材料; (十一)、其它有较大价值的可供参考的材料。 第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的 规定办理。 第七条人事档案的收集、保管和销毁 一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或 新建立的档案都应造册登记。 二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。 三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审 查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。 四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写 纸书写。 五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。 六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、 防光、防尘、防污染。 七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行 一次整理、校对工作。 八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检 索目录，以便查找。 第八条人事档案的利用和传递 一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。 二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准 后方可查阅。
人事档案操作指引 第一条目的 为实现基础人事工作的有效开展，确保各项流程环节的有序对接，进一步规范员工人事档案的管理，为商业管理事业部各级单位提供开展工作的基础依据，特制订本规定。 第二条范围 1. 适用范围：xx公司。 2. 发布范围：xx公司。 第三条职责 1. xx公司行政人事部应为每位员工建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。 2. 员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。 3. 档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。 4. 人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立《人事档案交接台帐》。对不能亲自交接的人事档案，必须封好并于封口处签字后再邮寄至对方，不得由员工本人或他人代交。 5. 和区域公司、地方xx公司所有M级及以上人员的人事档案，由行政人事部统一保管，发生异动情况，各级单位的行政人事部门应在一个月内完成人事档案的移交、记录和入档工作。
第四条案卷内容 1. 卷内目录《员工人事档案目录》 2. 招聘资料 包括《招聘录用申请审批单》、《面试评估表》、简历、《职业背景调查报告表》。 3. 入职资料 包括《员工登记表》；一寸两寸免冠照片各两张；离职证明或个人声明；体检报告；经员工本人签字确认的《新员工入职须知》。各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。 4. 在职资料 身份证复印件；学历、学位证书、资格证书及其他材料复印件；员工本人签字确认后的《劳动合同》、《员工入职承诺书》与《公司员工职务行为管理准则承诺书》、《安全责任承诺书》(部门负责人及以上需签订)；《转正答辩评估表》/《转正面谈表》；各种待遇审批表，批复等材料；申请文件（公司或个人）、异动审批；考核、评定工作中形成的有关材料；奖惩材料。 5. 离职资料 经员工本人签字的《离职报告》、离职申请审批流程（流程打印存档）、《员工离职证明》、工作移交流程（流程打印归档）。 6. 其他应归档的资料 第五条员工人事档案归档时间
人事档案管理制度（通用10篇） 人事档案管理制度篇1 为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施细则》,加强学校档案的科学管理,逐步实现人事档案管理工作的标准化、规范化、科学化,为学校教学及各项工作服务,特制定本制度。 1.凡属归档的各种文字材料,必须要求字迹、图像清楚,书写工整,禁用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写。 2.立卷时应将材料收集齐全,核对准确,按文件自然形成规律,系统整理,并在封面上填写档案名称,编写卷内目录,确定密级。 3.档案室的库房应坚固安全,并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。 4.案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图,建立健全案卷,以积累案卷的立卷说明方案,鉴定报告,交接凭证,检查记录等材料。 5.定期对档案保管情况进行全面检查,作好记录,发现问题,及时向分管领导汇报。 6.建立档案借阅制度,根据档案的机密程度,确定利用范围,规定不同的审批手续,“借阅档案证明单”,经领导同意签字后,方可借阅,借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料,借阅人不得泄密遗失、涂改或污损,违反规定者,按有关规定予以处理。 7.档案的鉴定工作在校长的领导下,由档案鉴定小组定期实施鉴定工作,确定保管期限和密级,编制销毁清册。 8.鉴定工作结束后,鉴定小组应写出“档案鉴定工作报告”。
9.在学校形成的各类永久性档案,保管二十年后,连同“案卷目录”(一式三份)和有关检索工具一并向上级档案部门移交。 人事档案管理制度篇2 1.充分认识干部档案收集工作的重要性，按照《干部人事档案材料收集、归档规定》所确定的范围收集材料。 2.建立网络，形成主动向档案部门移交干部人事档案的制度。各部门兼职档案员要在正式材料形成后的一个月内，按要求把应归档的材料送交组织人事部门审核，由组织人事部门向档案部门归档。 3.经常了解和掌握形成干部档案材料源的信息，拓宽沟通渠道，建立联系制度。 4.组织人事部门应及时充实、完善干部人事档案材料。 5.档案部门接收的材料，属于归档的材料应真实，完整清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字以后方能归入干部档案;否则，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。 6.干部档案材料载体必须是规定的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。 人事档案管理制度篇3 一、目的 为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。 二、范围
1.目的 为规范人事档案管理，实现人事档案管理统一标准，从而提高档案管理质量，为人力资源管理运用提供有效参考，结合公司的实际情况，特制定本指引。 2.适用范围 适用于集团总部及各下属公司的人事档案管理工作。 3.术语和定义 无 4.职责 4.1.集团人力资源中心 4.1.1.负责在集团总部入职员工的人事档案建立和管理 4.1.2.负责集团总部及各下属公司副总监级及以上员工的人事档案的存放与管理 4.1.3.负责对各下属公司人事档案管理工作进行指导、监督和检查 4.2.各级人力部门 4.2.1.负责在本单位入职的员工的人事档案建立 4.2.2.负责本单位所有人员（副总监级及以上人员除外）的人事档案的存放与管理4.3.各中心/部门 4.3.1.配合人力部门做好本单位人员人事档案资料的收集 5.工作程序 5.1.人事档案内容 5.1.1.员工入职提供的资料（员工需在提供的每一页个人资料上签字确认）： 1)信息完整的职位申请表； 2)个人简历； 3)身份证、学历证、学历验证证明、职称证、从业资格证、上岗证、驾驶证等证
件复印件； 4)员工一寸彩色照片1张； 5)上一任公司的离职证明原件（所有社会招聘入职的员工，须于劳动合同签订之 日起五个工作日内提供原公司离职证明材料，特殊情况者，可将提供日期延长至入职后两周内）； 6)体检证明； 7)其它相关个人资料。 5.1.2.员工入职后存档资料： 1)职位申请表（入职审批表）及面试评价表； 2)劳动合同（附薪酬确认函），劳动合同续签审批表； 3)异动资料（转正、调动、晋升、调薪等人事异动涉及的审批表、通知书、工作 移交清单等资料）； 4)培训情况； 5)学历及职称变化； 6)与公司签订的各类协议； 7)绩效考核记录； 8)奖惩记录； 9)相关优惠、福利申请审批单； 10)其它相关文件。 5.1.3.离职相关档案资料： 1)离职审批表； 2)离职工作移交清单； 3)解除劳动关系协议书或终止劳动合同通知书； 4)其它相关文件。 5.2.人事档案的管理 5.2.1.人事档案建立： 1)新员工入职当天，由所属单位人力部门收齐员工入职所需资料，建立人事档案， 并完善人事档案封面目录及填写人事档案编号（由E-HR系统生成工号作为人
人事档案管理规定 人事档案管理规定 一、引言 人事档案是企业管理中至关重要的一环，对于人力资源行政专家来说，合理管 理和维护人事档案是保障企业正常运营和员工权益的基础。本文旨在制定一套 科学、规范的人事档案管理规定，以提高人事档案管理的效率和质量。 二、档案分类 1. 员工基本信息档案：包括员工个人基本信息、身份证明、学历证明、工作经 历等。 2. 员工合同档案：包括员工签订的劳动合同、续签合同、解除合同等相关文件。 3. 员工薪酬档案：包括员工工资、奖金、津贴等薪酬相关文件。 4. 员工培训档案：包括员工参加的培训记录、培训证书等。 5. 员工考核档案：包括员工绩效考核结果、奖惩记录等。 6. 员工福利档案：包括员工享受的各类福利、补贴等相关文件。 三、档案管理流程 1. 档案建立：员工入职后，人力资源部门应及时建立员工档案，并记录员工的 基本信息。 2. 档案归档：各类档案应按照分类要求进行整理归档，确保档案的完整性和准 确性。 3. 档案存储：档案应存放在封闭、防潮、防火、防盗的专用档案室或柜中，确 保档案的安全性。 4. 档案检索：人力资源部门应根据需要及时提供员工档案的查询和借阅服务，
确保信息的及时性和准确性。 5. 档案保密：人力资源部门应严格遵守相关法律法规，确保员工档案的保密性。 四、档案管理责任 1. 人力资源部门：负责制定和执行人事档案管理规定，监督和指导各部门的档 案管理工作。 2. 各部门负责人：负责本部门员工档案的管理和维护工作，确保档案的完整性 和准确性。 3. 员工本人：负责提供真实、准确的个人信息，并配合人力资源部门的档案管 理工作。 五、档案管理制度 1. 档案借阅制度：明确员工档案的借阅程序、权限和期限，确保档案的安全和 保密。 2. 档案销毁制度：规定档案的存放期限和销毁程序，确保档案管理的规范性和 合法性。 3. 档案备份制度：定期对重要档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。 六、档案管理技巧 1. 电子化管理：借助信息化技术，将档案进行电子化管理，提高档案管理的效 率和便捷性。 2. 定期清理：定期对档案进行清理和整理，及时归档和销毁不再需要的档案。 3. 培训和宣传：定期组织培训和宣传活动，提高员工对档案管理的重视和意识。 七、总结 人事档案管理是企业管理中不可或缺的一环，合理管理和维护人事档案对于保
人事档案管理流程 一、概述 人事档案管理是企业重要的人力资源管理内容之一，是对企业人力资源资产的一种管理手段，对企业人力资源管理具有重要的意义。本文档将详细介绍人事档案管理流程的具体步骤。 二、人事档案管理流程 1. 档案建档 公司员工入职后，需要进行档案建档工作。主要包括以下几个步骤： •相关资料收集：员工个人信息、证件、学历、工作经历、资格证书、奖惩情况等资料。 •档案制作：将收集到的资料制作成电子或纸质档案。 •档案归档：将档案归档至人事档案管理系统或人事档案柜，进行编号、分类、盖章等处理。 •档案保管：将档案放置到专门的档案室或库房进行保管。 2. 档案查询 公司员工需要查询自己的档案时，可以向人事部门提出申请。在申请档案查询之前，需要完成以下几个步骤：
•填写档案借阅申请表：员工需要填写档案借阅申请表，并注明需 要查询的档案资料。 •提交申请书：员工需要向人事部门提交填好的申请书，并进行申 请书审核。 •借阅档案：在审核通过后，员工可以前往档案室或库房借阅档案，并按照相关规定进行浏览或复制。 3. 档案变更 档案变更是指员工个人档案中出现的各类信息需要进行更新或变 更的情况。主要包括以下几个步骤： •信息更新：员工发生变动时，公司人事部门需要及时更新员工个 人资料并进行档案修改。 •证件变更：员工需要进行证件变更时，公司人事部门需要进行相 应的档案变更。 •出生证明、结婚证等档案证明：员工需要提供出生证明、结婚证 等档案证明时，公司人事部门需要及时出具相关证明文件。 4. 档案销毁 档案销毁是指员工离职或其他情况下，不需要再保留其个人档案时，进行的档案销毁处理。主要包括以下几个步骤： •先行决策：在进行档案销毁之前，需要进行先行决策，确定档案 销毁的可行性。
人事档案管理制度及规范 人事档案管理及规范 员工人事档案是公司管理员工信息的重要依据。为了规范管理，以下是员工人事档案管理的相关规定。 1.员工人事档案 新员工入职时，需要提交六项资料，包括应聘人员登记表、身份证复印件、两张1寸彩照、学历（职称）证书复印件和劳动关系说明书。 2.员工人事档案管理 2.1行政部门负责管理员工人事档案的建立、接转、保存 和整理。 2.2员工试用期满后，行政部门负责办理员工档案转入事宜。
2.3员工合法终止/解除劳动合同时，相关部门负责人需要在"终止/解除劳动关系手续清单"上签字确认无遗留问题。 2.4查阅员工人事档案需要经过行政部门负责人批准，并 办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 3.员工管理档案的管理 3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案，包括招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理。 3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进 公司时间归类。 3.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理。
3.4员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材 料归入人事档案，员工管理档案封存。 3.5员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。 3.6任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案 仅供公司内部使用。 4.档案的保密 4.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维 护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。 4.2对重要的文件要设专柜存放。 员工档案管理工作流程图 员工人事档案管理工作流程如下：
公司人事档案管理制度 集团公司人事档案管理制度 第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据,特制订本制度. 第二条集团公司员工档案实行分级管理 由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。 (一)原始档案:员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。 （二）新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。 （三）电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。 经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分（子）公司人资科管理. 第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。 二、人事档案的建立 第四条新建人事档案收集范围
由人力资源部门直接形成的材料： （一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检,且出具的体检证明须真实有效）等材料。 （二）职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称（学位等)审批材料。 （三)工资调整审批表。 (四）鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。 （五）考核、考勤或其它类材料。 (六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。 （七）各种处分、处罚材料和通报批评等材料。 （八）有关接收、调配、解聘等情况记录材料。 （九）各种重要的个人申请、承诺、聘用合同（协议）、保险等材料. (十）各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。 通过其它渠道形成的材料： (一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。 （二)参加各级人大或各类协会代表大会材料. (三）业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。
人事档案管理办法 人事档案是组织机构对员工个人情况、工作业绩、奖惩记录、学历职称等主要情况的记录，是对员工的身份、资格、素质信息的重要记录。有效管理人事档案不仅有利于发现和挖掘员工潜力，提高员工的工作积极性和创造力，还可以为企业提供重要的管理参考。 在实际工作中，如何正确、有效地管理人事档案，制定一套可靠、规范成熟的人事档案管理办法，可以加强组织的管理，提高组织的效率和竞争力。针对此，本文从以下五个方面介绍人事档案管理办法。 1.建立健全的档案管理制度 建立一套较为完整的档案管理制度，制度应包括：档案的建立、更新、存储、查阅、鉴定、保密等方面的规定，并要严格按照制度执行，保证档案管理的科学性、合法性和规范性。 2.严格控制档案的真实性和完整性 在档案建立时要重视证明材料的齐全性和真实性，并应组织人事、保卫、财务、审计等部门对档案资料进行核对、审核和审计，以确保档案中的资料完整、准确和真实。档案的更新应及时跟进，相关的证明材料应做到原件复印，评定时还原。 3.明确档案的时效性和安全性
人事档案应根据国家和企业的有关规定进行归档和时限审查。同时，人事档案的保密等级的划分应依照国家和企业有关文件的规定，合理控制档案安全。如发现人事档案中存在错误或者泄密等情况，应及时予以纠正和排除。 4.建立档案信息化管理体系 采用现代化手段，通过互联网、计算机和专用软件，建立起全面、科学、规范、高效的档案管理信息平台，以实现对档案的快速查询、简洁明了的呈现、安全可靠保存等一系列信息化操作，提高档案管理的精度和效率，为组织决策提供及时的数据支撑。 5.加强档案管理的培训和监督 加强人事档案管理的宣传和培训，向全体管理人员普及档案管理的重要性和方法，提高全员的档案管理意识和素养。同时，建立起严格的档案管理监督机制，如定期进行档案复核和文书审计，对档案管理不规范或出现问题的个人和部门，应根据情况进行纠正和追责。 综上所述，人事档案管理办法的实施可以帮助企业管理人员更好地了解公司员工的情况和发展动态，为人力资源管理提供有力支持，尤其是在招聘、评估、晋升、奖惩等关键环节中，都会发挥非常重要的作用。因此，企业应该重视档案管理，建立完善的制度和标准，使人事档案管理更加科学、规范和有效。
人事档案管理制度 【篇一：人事档案管理办法】 第一章基本原则 第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。 第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。 第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。 第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有
关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。 第二章体制、任务和人事档案干部 第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。 第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、 第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政 第三章人事档案材料的收集范围与归档要求 第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范
人事档案管理规定办法 一、概述 人事档案是企业中一个非常重要的管理工作，人事档案包括员工的基本信息、工作经验、学历、职称、奖惩记录等，是企业进行人员管理、职称评定、薪酬结算等各项工作的基础。因此，加强和规范人事档案管理，对于企业管理和员工权益保障都具有极其重要的意义。 本文旨在对人事档案管理的规定办法进行详细阐述，对企业合理地管理员工档案提供指导和参考。 二、档案建立与保存 1.档案的建立 员工任职后，应当在规定的时间内建立个人档案，其内容应包括姓名、性别、出生年月、学历、职称、工作经历、家庭情况等信息。 2.档案的保存 企业应当建立规范的档案管理制度，具体内容包括： 1.统一规范档案管理、档案保存、档案借阅和档案销毁等工作流程和操 作规程。 2.测量和调查档案保存环境，确保环境安全和保存条件适宜，如温度、 湿度等要求。 3.对各类档案资料建立电子档案备份，确保档案资料的安全。 三、档案查询与借阅 员工对本人档案有权查阅和要求复印，并可向企业提出异议或者申请更正，企业应当及时处理。 企业对员工档案的借阅应当遵循以下规定： 1.员工仅可查阅自己的档案，并不得将档案资料外借、转借、复制等行 为。 2.企业应当建立完善的档案查询、借阅和使用记录，确保档案查询、借 阅行为的规范化和安全性。
四、档案更正和销毁 1.档案更正 任何人都有权要求企业更正自己的档案资料，经核实属实后，应当及时更正并 通知有关部门。企业不得擅自更改员工档案资料。 2.档案销毁 档案资料的保管期限自档案建立之日起计算，保管期限内不得随意销毁。企业 应当建立完善的保管期限制度，根据不同资料类型和保管期限制定不同的销毁期限，并按要求进行销毁。 五、档案安全保密 企业应当严格依照国家有关法律和法规，坚持档案管理制度，保护档案的安全。同时，要确保档案资料不被泄漏、不被恶意篡改、不被损毁。对于违反保密规定，泄露档案信息的行为，进行严肃处理，直至追究其相关法律责任。 六、优化档案管理 人事档案管理不是简单的存储与调取，应当根据企业实际情况，进一步优化档 案管理，提升档案管理的效率和质量，具体包括： 1.对各类档案资料进行分类归档，建立索引、检索机制，方便查阅和使 用。 2.加强人事档案信息系统的建设和管理，利用移动设备、云计算等现代 化手段，提高档案信息化水平。 3.对人事档案管理人员进行培训和教育，增强其档案管理专业知识和技 能，提高对人事档案管理工作的重视和认识。 七、总结 人事档案管理是企业制度建设和管理工作的一个重要方面，规范和加强人事档 案管理，有助于企业科学管理，提高工作效率和质量。本文阐述了人事档案管理规定办法的具体措施，希望对各类企业规范人事档案管理提供一定的参考和指导。
人事档案管理流程 人事档案管理是组织对员工的基本信息、工作经历、绩效评估、培训 记录等进行存储、管理和维护的一项重要工作。它对于组织的人力资源管 理起到了至关重要的作用。本文将详细介绍人事档案管理的流程，包括档 案的采集、整理、存储、使用和归档等环节。 一、档案采集 档案采集是人事档案管理工作的第一步。它包括以下几个环节： 2.入职手续：组织需要为新员工办理入职手续，包括签订劳动合同、 办理社保和公积金等。这些手续需要记录并存入员工的档案中。 3.健康检查：为了保证员工的健康和安全，组织应当进行员工的健康 检查，包括体检、职业病检查等。相关检查结果也需要存入员工档案中。二、档案整理 档案整理是将采集到的信息按照一定的规则和标准进行整理和分类的 过程。它包括以下几个环节： 1.档案编号：为了方便管理和查询，组织需要给每个员工的档案编号。一般采用数字或字母的组合形式，确保档案的唯一性。 2.档案分类：按照档案内容和用途的不同，将档案进行分类，如个人 基本信息、考核评价、培训记录等。 3.档案装订：将整理好的档案进行装订，可以使用文件夹、箱子等， 以确保档案的完整性和安全性。 三、档案存储
档案存储是将整理好的档案按照一定的规则和标准进行妥善保存和管 理的过程。它包括以下几个环节： 1.存放位置：组织应当设置专门的档案室或档案柜，将档案放置在其中。档案室应当干燥、通风和安全，以确保档案的质量和安全。 2.存储方式：根据档案的特点和用途，采取合适的存储方式，如按时 间顺序存储、按分类存储等。 3.存储期限：不同类型的档案有不同的存储期限，例如，个人基本信 息一般需要长期保存，而已离职员工的档案可以进行归档或销毁。 4.访问权限：对于档案的查阅和使用，应当设定相应的权限管理措施，确保档案的安全和保密。 四、档案使用 档案使用是指根据需要对档案进行查询、调阅和使用的过程。它包括 以下几个环节： 1.档案查询：职工本人或相关管理人员需要查找档案信息时，可以向 人事部门提出申请，按照规定的流程进行查询。 2.档案调阅：在一些必要的场合，如法律诉讼、劳动纠纷等，需要调 阅员工的档案，组织应当根据相关规定和程序进行调阅。 3.档案使用：根据需要，组织可以使用员工档案开展一些工作，如人 事决策、绩效考核、培训计划等。 五、档案归档
人事档案管理规定 第一条人事档案应专人管理，包括人事档案的建立、相关内容的收集、鉴定、整理、保管和提供利用。 第二条目的 1.保证人事档案的完备，维护人事档案资料完整，防止资料损坏； 2.保守档案机密； 3.便于档案材料的使用。 第三条人事档案的分类 人事档案分为内部保管档案和外部保管档案。内部档案保存员工在我公司的各种记录和表现；外部档案保存的是员工一生的记录和表现。 第四条内部人事档案管理 1.管理权限
1.次季度第一个星期内，产业集团将其保管的上季度其他高级管理人员档案更新报至控股公司人力资源部人力资源事务助理处。 2.档案建立 内部人事档案按照管理权限分层级负责建立。 建立流程：收集→核查→填写《档案信息目录表》 3、材料收集 内部人事档案按照管理权限分层级负责收集，档案内容详见列表：
（1）上表材料收集规范适用于***职务簇中高级管理人员和职能经理，一般员工的材料收集范围由各产业集团根据上述收集基础，结合产业集团具体岗位序列和工作实际自行规范。 （2）“入职手续档案材料”中“原单位离职证明”一项。原则上必须收集，确有原因不能及时收集的，需要人力资源部门和员工签订《协议》（详见附表4《协议模版》），明晰因员工未能开具有效原单位离职证明而导致的一切后果员工自负，造成的经济损失由员工工资中扣除支付。 4.核查 （1）核查结果告知。材料收集完毕，各层级直接负责内部人事档案管理人员对材料进行核查，如出现材料不合格情形，需填写《人事档案材料修正表》，一次性全部告知需修正项目、内容和标准，材料递交人需在约定日将修正后材料报人力资源部。 （2）入职手续档案材料核查告知。 人力资源部自员工入职当日向员工收取全部材料，检查合格即安排与员工签订《劳动合同书》；其他情形参照4-（1）执行，否则试用期酌情延长。
人事档案审核工作指引 LT
人事档案审核工作指引 人事档案审核工作，主要包括入职审核和任前审核。 一、入职审核 入职审核重点对新调入员工的档案齐全完整性进行审核。根据人事档案内容的分类，每一类的审核要点如下： (一)履历材料 履历材料由干部履历表组成。1999年以前参加工作的，须有中央组织部制发的1988年版和1999年版《干部履历表》，1999年以后参加工作的，须有1999年版《干部履历表》。 对缺少此类材料的要按以下方法处理： 1.没有相应的1988年版、1999年版《干部履历表》要尽量查找收集; 2.1988年版《干部履历表》确实找不到的，可以不再补充填写; 3.缺1999年版《干部履历表》的，必须及时填写(1999年以后参加工作的也必须补充填写)。补填1999年版的《干部履历表》以干部填写时的情况逐项填写。《干部履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整，逐项填写完成，必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。 归档注意事项：员工在入职一个月内，填写最新的《干部履历表》，交干部监督处，由干部监督处审核后移交档案员。档案员必须对最新的《干部履历表》内的信息进行核对，
并根据其他材料判定信息填写的真实性，如不真实须返回本人修改，确认无误后盖章。 (二)自传材料 主要包括以下两种材料 1.自传和属于自传性质的材料，包括以自传为主的履历或简历表； 2.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。 归档注意事项：材料必须是本人撰写。 (三)鉴定、考核、考察及审计材料 此类材料主要包括以下几种： 1.重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料； 2.鉴定材料（包括自我鉴定）；标题不是鉴定，内容属于鉴定性材料； 3.援藏、援疆、挂职锻炼、扶贫、博士服务团、借调等工作中形成的考核、鉴定材料； 4.培训、工作调动、军人转业等鉴定及考核考察材料； 5.后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料； 6.定期考核材料、年度考核登记表。 1)归档注意事项：后备干部材料由干部管理处在 完成干部提拔后归档，考核材料由干部监督处在3 月份集中归档。短期（半年以下）的总结材料可不归
人事档案管理流程 一、引言 人事档案是企业管理中的重要组成部分，对于企业的人力资源管理 和运营起着重要的支撑作用。本文将介绍人事档案管理流程，包括档 案建立、归档存储、查询和调阅、销毁等环节，以及相关的法律法规 要求。 二、档案建立 1. 员工档案的建立 a. 入职登记：每位新员工入职时，由人事部门在电子人事系统中 录入员工的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码等， 并生成员工档案编号。 b. 档案材料收集：收集员工的证件复印件、学历证书、职称证书 等相关材料，并将其装订成册。 c. 档案封存：将员工的纸质档案装入人事档案袋，并在袋上贴上 标签，标明员工姓名和档案编号，然后放置在专用的档案柜中。 2. 合同档案的建立 a. 合同签订：员工与公司签订合同后，人事部门会将合同正本进 行存档。合同中应包括双方的基本信息、薪资待遇、工作职责等内容。 b. 档案分类：根据合同类型，将合同分门别类，如劳动合同、实 习合同、外包合同等。
c. 合同归档：将已分类的合同按照时间顺序进行封存，确保档案 的整洁与有序。 三、归档存储 1. 数字化存储：将纸质档案及相关材料进行数字化扫描，并建立电 子文档存储系统。这样可以确保档案的安全性，减少纸质档案的占用 空间。 2. 安全存放：对于纸质档案，应将其存放在安全、防火、防潮的环 境中，以确保档案的完整性和可读性。 3. 条码管理：对每个档案袋进行条码标识，便于追踪和管理。 四、查询和调阅 1. 内部查询：各部门需要查询员工档案时，应向人事部门提出申请，并注明查询目的。人事部门在核对申请的合法性后，提供需要的档案 信息。 2. 外部调阅：对于需要向外部机构或相关人员提供档案信息的情况，需经过法定程序，确保信息安全，同时遵守相关法律法规的规定。 五、档案销毁 1. 档案评审：定期对已存档案进行评审，对已离职员工的档案进行 筛选和整理，对于已过期或无用的档案，进行销毁。 2. 档案销毁：严格按照法律法规的要求，采取安全、可靠的方式进 行档案销毁，如专业的档案销毁公司或有资质的机构进行处理。
流动人员人事档案管理服务指南 依据中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）和上海市人事局《关于建立本市流动人员人事档案统一服务平台的意见》（沪人[2002]128号），为本市各类企事业单位和专业技术人才、管理人才提供人事档案综合管理服务。 一、流动人员人事档案接收 1、接收范围 （1）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；（2）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案； （3）待业的大中专毕业生的档案； （4）自费出国留学人员的人事档案； （5）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案； （6）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案； （7）其他流动人员的人事档案。 2、办理手续 （1）单位委托管理人事档案。由单位携带营业执照、组织机构代码证（复印件）与人才服务机构签订档案委托管理合同，并提供员工档案所在地。由人才服务机构办理和代办调集员工档案手续。档案转入后，人才服务机构提供相关人事服务。 （2）个人委托管理人事档案。由本人携带身份证、解除工作关系证明或退工单办理调档手续，手续齐全当场办理。待档案转入后与人才服务机构签订档案委托管理合同，人才服务机构提供相关人事服务。 3、注意事项 非本市户籍人员的人事档案应委托户籍所在地的政府人力资源和社会保障部门所属人才服务机构管理（申办《上海市居住证》人员人事档案根据居住证受理窗口要求调入本市管理的除外）。 二、流动人员人事档案转出 1、转出事由 流动人员因录用，新单位具有保管档案资格或委托其他人才中心或职介所保管，并要求转出的；流动人员因退工或其他原因，要求档案转至街道的。 2、转出手续 录用单位具有保管档案资格的，由单位工作人员凭档案凭证、调档函（党委盖章）、录用证明材料（如录用名册、聘用手册等）、取档人工作证办理调档手续。 录用单位委托其他人才中心或职介所保管的，由人才中心或职介所工作人员凭档案凭证、调档函、工作证办理调档手续。 个人要求档案退至街道的，凭档案凭证、劳动手册（如无劳动手册需带户口簿）办理手续。档案中退工手续须齐全。退工手续不全的，个人须补办退工手续或提供户口所在区（县）职介所开具的同意接收档案的证明。原工作单位已注销的，须提供工商局出具的单位注销证明。 3、注意事项 新录用单位调档的，原工作单位须已办妥退工手续。集体户口或党组织关系挂靠的须先行转出。 三、流动人员人事档案查阅 1、查阅事由 因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、治丧等需要查阅个
人事档案管理办法 人事档案管理办法 一、总则 为了规范企业的人事档案管理工作，确保档案的完整性、真实性和保密性，提高企业的管理效率和服务质量，根据国家有关法规和企业实际情况，制定本办法。 二、人事档案的类别和组成 1. 人事档案分为基本档案和附加档案两类。 2. 基本档案包括个人基本情况、履历信息、绩效考核、培训记录等。 3. 附加档案包括获奖记录、得罪记录等其他与个人工作及品行有关的资料。 三、人事档案的建立与维护 1. 个人入职后应由人事部门在一个月内建立个人档案，并记录必要的基本信息。 2. 入职档案应包括身份证明、学历证明、工作经历证明等。 3. 个人档案应由员工本人与人事部门共同负责维护，必要时可以委托其他部门协助维护。 4. 档案的更新应由员工或相关部门提供最新的信息，人事部门定期核对并更新档案。 四、人事档案的使用与查询 1.员工申请查询自己的档案，应向人事部门提出书面申请，并提供合法合规的身份证明。
2.员工查询他人档案的，须取得被查询人的书面同意，并有合 法理由。 3.人事部门应当及时为员工提供查询档案的服务，并保证查询 记录的真实性和完整性。 4.对外提供档案信息应当确保符合国家相关法律和法规的规定，并保证信息的安全性和保密性。 五、人事档案的保存与销毁 1.人事档案应当妥善保存，确保安全可靠。 2.档案应按照一定的分类和编码进行存放，方便查询和利用。 3.档案室应具备防火、防水、防盗等安全防范措施，并定期进 行防灾演练。 4.人事档案应根据相关法规规定的时间进行保存，到期后应予 以销毁。 5.销毁档案应有专门的人员进行，并记录销毁的档案种类、数 量和时间等相关信息。 六、人事档案的保密 1.人事部门必须保证人事档案的保密性，未经本人同意，不得 向他人透露个人档案的任何信息。 2.对外提供档案信息时，应严格按照相关法规和规定办理有关 手续，并确保保密协议的签订。 3.发现个人档案泄密的，应立即采取措施进行调查，并追究相 关责任。 七、人事档案为其他部门服务 1.各部门应按照需求及时向人事部门提出申请，获取所需档案