1 目的
规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。
2 范围
适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量环境管理手册、三级文件也可参照此格式编写。
不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。
3 职责
3.1 质量环境管理手册由管理者代表负责组织编写；
3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的
记录表格。
3.3行政部负责制定文件编号和附件的表格编号。
4 工作内容
4.1 编号方法
4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。
FT – XX - XX
顺序号（01、02、……）
性质代号（见4.1.2）
代码
4.1.2 性质代号按表1的规定。
表1性质代号
代号：
FT：中山市福泰制漆有限公司
4.2 书写用纸及字体。
a.文件采用A4的书写用纸；
b.正文字体采用楷体GB-2312；
4.3 文件结构
文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。
4.3.2 目的
重点描述编写本文件的目的。
4.3.2 范围
重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。
4.3.3 职责
描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。
4.3.4 工作内容
按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。
流程图的符号按以下规定：
表示各阶段性事件或活动的叙述
表示必须做决定、检查或检验的过程
表示事件发生的顺序或方向
4.3.5 相关文件
描述与本文有关的文件编号与名称。
4.3.6 记录
描述在本文中所必需的记录的编号与名称。
4.4 书写格式
项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列：
“1 …………
2 …………
2.1 ……………………………………………………………………………………
………………………………
3 ……………………
3.1 …………………………
3.1.1…………………………
a.…………………………………………………………………………………………………
…
4.5 外来文件
当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1.1的规定进行编号。
4.6 文件编写注意事项
4.6.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。使用定量描述的方法，如对时间的要求等。4.6.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要求写入，一定
要注意文件的可操作性。
4.6.3 对已有管理制度中的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号及引用条款。
5 相关文件
5.1 《文件控制程序》
6 记录
无
管理体系文件发文规范 第一章总则 第一条为强化集团管理制度文件的规范性，提高审核效率，根据《董事会议事规则》、《总裁办公会议事规则》、《授权手册》相关内 容制定本办法。 第二条本规范适用于全集团。 第三条行政人资中心为集团管理体系文件的主管部门，对各类管理体系文件的发文具有审核和监督权。下辖各公司行政人资部为本 公司管理体系文件的主管部门，对本公司的各类管理体系文件 的发文具有审核和监督权。 第二章文件命名与审核 第四条分类及定义 管理体系文件分为两大类：制度体系文件和流程体系文件。 4.1制度体系文件指企业制定的管理过程和进行管理的规则和制度 的总和，包括：制度类文件、规范类文件。 4.1.1制度类文件是指由企业针对某项具体工作、具体事项制 订的，要求全体员工共同遵守的行为规范。
4.1.2 规范类文件是指企业为维护内部纪律和公共利益制定 的，要求员工遵守的条规文件，包括管理办法、规定、 规范、细则、标准、手册等。 4.2 流程体系文件指企业为达到期望的管理或业务目标，通过明确 的组织、人员，按照标准的步骤执行并输出成果的一系列的管 理流程或业务工作指导性文件，包括管理流程、作业指引、导 则、指导等。 第五条文件签发及命名 管理体系文件审批依据《授权手册》执行，原则如下： 5.1制度类文件签发及命名 此类文件适用范围为集团全体员工, 签发人为董事长，是否需 提交董事会审议，由董事会办公室在审核过程中予以判断。文 件后缀名统一规范为“制度”，即《×××制度》；例如：《薪酬 管理制度》、《奖惩管理制度》等。
5.2规范类文件签发及命名 5.2.1适用范围用为集团内的，签发人为总裁。是否需提交总裁 办公会审议，由行政人资中心在审核过程中予以判断。 如：《销售案场管理规范》、《安全生产管理办法》、《开发 项目招标采购开标、评标管理规定》等； 5.2.2适用范围为下辖各公司内部的。签发人为下辖各公司总经 理。如《社区巴士管理办法》、《项目部员工食堂管理规 定》等； 5.2.3规范类文件，根据文件内容，其后缀名统一规范为“管理 办法、规定、规范、细则、标准”等，即《×××管理办 法》、《×××规定》等。 5.3流程类文件签发及命名 5.3.1适用范围为全集团的，签发人为总裁。如《物业管理例行 工作信息传递指引》、《栏杆（护栏）、百叶选型及验收导 则》等。 5.3.2适用范围为下辖各公司内部的，审批人为下辖各公司总经 理，如《城中村项目部还建房管控流程》。 5.3.3流程类文件，根据文件内容，其后缀名统一规范为“管理 流程、作业指引、导则”，即《×××管理流程》、《××× 作业指引》等。 第三章发文规范
四、公司文件管理规定 （一）总则 第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。 第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。 （二）收文的管理
第四条公文的签收 1．凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件．的文号。 第五条公文的编号保管 1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。 2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。 第六条公文的阅批与分转 1．凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办，为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完紧急文件要月即办。 2．一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天（特殊情况例外）。 第七条文件的传阅与催办 1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不 得向外泄露内容。 2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。 5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。 （三）发文的管理 第八条发文的规定 1．全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
质量管理体系文件编制规定(doc 7页)
质量管理体系文件编制规定 1目的 确保质量管理体系文件的编制符合内容格式统一、保持清晰、易于识别和检索等要求。 2 范围 本办法适用于本所的质量管理体系文件，包括质量手册、质量管理体系程序（程序文件）、作业文件和质量记录的编制。 3职责 3.1质量管理体系文件由有关职能部门负责起草，部门负责人负责审核。 3.2 质量手册由所长审定批准，程序文件、作业文件由主管所领导审定批准。 4文件编号 Q S X —X X —X X X X 发布年份 同层次文件顺序号 层次代码：质量手册—A 程序文件—B 作业文件—C 质量管理体系代号质量记录—D 5 文件封面格式 5.1质量手册及程序文件的封面格式应符合附录A的规定。 5.2作业文件及质量记录不设封面。 6 文件页面格式
6.1 质量手册、程序文件、作业文件，除封面、目录外，每页均设有页 眉。 6.2 页眉格式为 文件名称 中国建筑标准设计研究所 质量管理体系文件 X X X X 文件编号： 批准人： 修改码： 7 文件内容 7.1 质量手册内容 0 引言 1 范围 2 引用标准 3 定义 4 5 6 按GB/T19001-2000—ISO9001:2000标准中的4至8的条款对应 编写。 7 8 7.2 程序文件和作业文件内容 1 目的 2 范围 3 职责 4 程序内容 5 记录 中国建筑标准设计研究所 质量管理体系文件 质量管理体系文件编制规定 文件编号：QSC-01-2002 批准人： 修改码： 0 / A
注：1、程序内容可以分几章编写； 2、记录也可以插入程序内容中编写。 8 文件条文的编排 8.1 文件层次编号 章 条 条 条 1 2 3 4 5 当条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的拉丁字母 a .，b.，c.，……顺序表示。 8.2 “章”一般设有标题，“条”可有也可没有标题。但同一层次的“条”，有无标题原则上应一致。 9 文件幅面 质量管理体系文件的幅面采用A 4（210mm×297mm ）。 10 质量要求 文件编写要符合下列要求： a ．文字通顺，表述清楚。 b ．名词、缩略语、标点符号要符合国家有关标准的规定。 c ．计量单位一律采用法定计量单位。 11 会签与审批 质量管理体系文件稿经编制人起草后，按附录B 的《质量管理 体系文件会签审批单》，经编制人、编制部门负责人签字后，经相关部门会签，并经主管所领导签署批准。 中国建筑标准设计研究所 质量管理体系文件 质量管理体系文件编制规定 文件编号：QSC-01-2002 批准人： 修改码： 0 / A ???2.21.2
公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使文件管理制度化，使各类文件规范、准确、及时、安全，以提高行政效率和质量，特制定本办法。 第二条各部室及各有关人员，对文件中涉及国家、政府或本公 司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。 第三条文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。 第二章发文程序 第四条拟稿 由具体承办人员拟稿，发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。 第五条审核 由相关部门负责人及分管领导审核。 第六条签发 公司行政文件由总经理签发，其他文件由相关部门负责人签发。 第七条编号套红 有关领导审核批准后，由办公室统一编排发文字号并套红。 第八条发文
由办公室按文件注明的“报送”、“发送”部门，负责公文的发文工作，并请接收部门查收，按文件要求执行。 第三章收文程序 第九条签收 外来公文由办公室统一签收，填写登记在《外来文件登记表》上。写明各部门或个人收启的公文，签收后应主动送办公室登记处理。 第十条分文 办公室根据公文性质、要求，确定在办和阅批对象，填写公文阅办单。 (1)重要来文，由办公室主任提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。 (2)一般公文，直接转有关职能部门处理（承办）。有关产品质量、技术文件转质量部处理。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。 (3)参阅性文件，直接组织传阅。 (4)范围不明的文件，送领导审阅。 第十一条催办 分对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。 第十二条结办 文件处理完毕，或已答复发文单位，即可结办归档。 第四章文件的立卷、归档与销毁
密级：内部公开 文档编号： 版本号：V1.0 分册名称：第1册/共1册 文件编写规范 xxx科技有限公司 编制：生效日期： 审核：批准：
文件更改摘要 日期版本号修订说明修订人审核人批准人
目录 1.目的和范围 (4) 2.目标 (4) 3.术语表 (4) 4.文档编号规则 (5) 5.文档命名规范 (5) 6.文件结构规定 (6) 7.封面 (7) 8.修订页 (8) 9.正文内容格式 (8) 10.文件版本号和文件命名规定 (9) 10.1.文件版本号规定 (9) 10.2.文件命名规定 (9)
1.目的和范围 ●背景说明：本文件作为公司内部文档管理文件，所有公司内编写的文档，均应遵 守本规定，作为公司的所有文档编写统一要求。 ●范围：所有的CMMI执行过程中产生的文档，均应当执行本文件要求作为基础的要 求，如果该部分的体系文件存在明确的要求的，按照体系文件要求执行，没有的则按照本文件执行。 2.目标 规范和统一公司管理体系中所有相关文件的风格和样式，指导公司程序文件、模版文件以及各种记录文件的编写。 3.术语表 ●文件标识：文件的属性标志，包括文件名称、文件编号、版本、生效日期、 审批状态、密级等。 ●程序文件：描述为完成管理体系中所有主要活动提供方法和指导，分配具体的职责 和任务而定义的文件。 ●模版文件：为了使管理体系有效运行，组织统一设计的一些实用的表格和给出活动 结果的报告，规范记录组织的管理体系运行情况。 ●记录文件：简称记录，是组织根据设计的模版和体系要求，填写的表格或者给出活 动结果的报告，作为管理体系运行的证据。 ●修订页：记录文件的修订历史，所有程序文件、除了表格以外的模版和记录都需要 有变更履历，一般位于程序文件的第二页。 ●文档密级：指本文档的保密程度，共分绝密、机密、秘密、内部公开、公开五级制 度。 ●绝密：涉及公司与客户或上游供应商，下游分销商所签订相关的文档资料。仅 限于公司最高管理层及各资料所涉及的经过相应管理人员授权的相关人员查 阅。 ●机密：公司内部所相关的规章制度及技术规范，开发手册等；还有各项目开发 文档、管理文档及软件产品等仅供相关部门高级领导以及经过授权后相关人员 查阅。 ●秘密：需交付用户或与客户进行交流的文档与产品，可供相关项目客户查阅。 ●内部公开：内部不限制，公司内部任何可以任何形式获得文档的信息并阅读、 保存、修改后自用等等，但是不允许向外传播的文件。 ●公开：项目组开发过程中的自用文档或面向售前工作的部分项目介绍材料等。 ●版本标识：作为文档的版本区分。所有发布版本之前不得大于1.0，发布版本作为 1.0，而其后只有重大修改可以调整小数点前的版本号，局部修改调整小数点后版
1 目的 规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。 2 范围 适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量环境管理手册、三级文件也可参照此格式编写。 不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。 3 职责 3.1 质量环境管理手册由管理者代表负责组织编写； 3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的 记录表格。 3.3行政部负责制定文件编号和附件的表格编号。 4 工作内容 4.1 编号方法 4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。 FT – XX - XX 顺序号（01、02、……） 性质代号（见4.1.2） 代码
4.1.2 性质代号按表1的规定。 表1性质代号 代号： FT：中山市福泰制漆有限公司 4.2 书写用纸及字体。 a.文件采用A4的书写用纸； b.正文字体采用楷体GB-2312；
4.3 文件结构 文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。 4.3.2 目的 重点描述编写本文件的目的。 4.3.2 范围 重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。 4.3.3 职责 描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。 4.3.4 工作内容 按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。 流程图的符号按以下规定： 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 4.3.5 相关文件
基于业务流程的风险综合管控体系 程序文件编写说明 程序文件的编制按照《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写》（GB/T1.1-2009）的有关格式和要求执行。具体编写说明和模板如下： 编制说明 完整的程序文件由封面、管控信息、目次、正文（含附录）等组成。封面、管控信息、目次具体见模板，正文（含附录）编制说明如下： 正文由围、规性引用文件（可选）、术语和定义（可选）、职责、流程与风险、管理程序、记录表单（可选）、附录组成。构成要素可根据具体的文件容特性作相应调整。 1 围 主要阐明本程序文件编制的目的和意义，规的主要事项，适用围（包括适用哪些部门、单位，适用哪些业务活动）。 2 规性引用文件 与本程序文件所规的业务活动密切相关或需要遵照和引用的标准或规性文件，引用国家法律、法规或行政部门、上级单位发布的文件时，应列出文件名称、文号等。 3 术语和定义 视程序文件的具体需求而定，一般将文件关键词汇和容易发生歧义且影响较大的词语列入解释。 4 职责
明确该项业务活动的主管部门、协作部门、管理者各自的职能、权限和分工协作及相互关系等。一项职能只能由一个部门（或岗位）负责（归口管理部门），相关部门（岗位）承担相关职责。描述该部分时，必须明确职责的划分和接口，不能出现重叠和缺漏。 职责应简明、准确，表述时只涉及职责而不包含具体工作容。 5 流程及风险 该程序文件所规业务活动涉及的业务流程图（业务流程图和风险控制文档，本处只列表，详细业务流程图和风险控制文档放在“附录”中）。 5.1 流程及风险控制文档的编制 控体系中已有且适用的流程和风险控制文档可直接采用，不适用的进行修改；控体系中未包含的流程和风险控制文档需补充完善，流程用VISIO绘制，风险控制文档用EXCEL编制。 5.2 流程编号 流程编号采用项目组与各处室确定的公司业务流程框架中的流程编号，在具体编制程序文件时，如确需增加业务流程，由相关处室与项目组沟通后共同确定其编号。 5.3 风险编号 控体系中已有的风险和编号继续采用，新增加的风险按照以下规则编制： (1) L.1、L.2、L3……(法律风险)； (2) F.1、F.2、F.3……(控风险)； (3) HSE.1、HSE.2、HSE.3……（健康、安全、环境风险）； (4) Q.1、Q.2、Q.3……（质量风险）；
文件审核管理办法 一、总则 为更好的提升我公司文件质量，规范文件格式，加强文件的可操作性，使文件审核过程规范化、制度化，有效的促进工作开展，严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不必要性损失，特制定本办法。 二、适用范围 （一）文件适用范围 本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司（以下统称为“公司”）所起草的一切文件。文件类型包括业务文件、行政文件及其他文件三类。 1、业务文件 业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应 向委托方提交的一切技术成果，其中包括文本、图件等纸质图件以及对应的电子版资料。 2、行政文件 行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所 起草的文件，其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关
部门的相关文件、人员劳动合同等文件。 3、其他文件 其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件 以外的文件。 （二）人员适用范围 本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。 三、审核流程 项目的基本审核流程按审核级别划分如下： 1、总经理 2、副总经理 3、部门经理 4、部门主管 5、起草人/责任人 （一）业务文件 审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登 记表（附件二），终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。 （二）行政文件 1、合同类文件 具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关协议、公司招待相关协议等文件，文本起草人审核完毕后，
报上级分管领导处，涉及款项较大的，需上报总经理处审核。填写文件审核登记表（附件二），审核无误后申请盖章并执行。 2、申报类文件 具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申 报等文件，文本起草人审核无误后，上报分管副总经理处审 核，填写文件审核登记表（附件二），终审人员签字确认后方可申请盖章并执行。 3、公司管理性文件 具体包括公司内部发布的各种制度、通知、任命等文件，起草人审核无误后，上报总经理处审核，填写文件审核登记 表（附件二），审核通过后申请盖章并执行。 （三）其他文件 具体包括员工个人需要等特殊情况所需公司出具的各 类证明等材料，文件起草人审核无误后，上报分管领导处审 核，审核通过后申请盖章并执行。 四、审核标准 审核标准以不出现文字性错误为基本原则。其中包括以 下几点： 1、所有文件中不得出现错别字，语句不通，标点误用 的情况，技术信息数据等必须准确无误。
ISO9001：2000标准质量管理体系文件的编制（仅供参考请勿外传）
一、概述 质量管理体系文件包括表述质量管理体系和提供质量管理体系运行见证的文件。文件的主要作用是通过沟通意图，统一行动而产生增加价值的效果。文件在五个方面起作用（实现产品质量和质量改进，培训，可追溯性，提供客观证据，体系评价）。它是质量管理体系设计的结果，是建立和保持质量管理体系的依据。质量管理体系应当具有完整严密、统一协调和科学严谨的成套质量管理体系文件，以便使有关人员有效地遵循质量管理体系的各项规定；同时，向供方提供足够的证据，说明质量管理体系的适用性，证实质量管理体系的有效性。 在质量管理体系中使用四类文件（质量手册，质量计划，程序，记录），按作用可分为法规性文件和见证性文件两类。质量管理体系的法规性文件是用以规定质量管理工作的原则，阐述质量管理体系的构成，明确有关部门和人员的质量职责，规定各项活动有目标、要求、内容和程序的文件。属这类文件有质量方针政策、质量手册、程序文件和质量计划等。它们是组织内部实施质量管理的法规，是组织内部各级各类人员必须遵循的行为规范，是开展各项质量活动的依据。在合同环境下，这些文件是组织向顾客证实质量管理体系用以表明适用性的证据。质量管理体系的见证文件是用以表明质量管理体系运行情况和证实其有效性的文件，质量记录属于这类文件。这些文件记载了各质量管理体系要素的实施情况和产品质量的状态，是质量管理体系的见证。 质量管理体系文件按其适用的范围可分为通用性文件和专用性文件两类。质量管理体系的通用性文件是指适用于组织承制的各项产品（服务）而为组织长期遵循的文件。属于这类文件的有质量方针政策、质量手册、程序文件和记录。质量管理体系的专项性文件是指就某项产品（服务）的特殊要求编制的专项文件。它是作为对通用性文件中一般规定的补充，属于这类文件的是质量计划。 各种质量管理体系文件由于其内容、作用、篇幅和数量的不同，发布的形式和管理的方法也各异。质量方针政策在习惯上一般不列为单项文件单独发布，而是纳入质量手册一起发布。程序文件可以采取单份编制和汇编成册管理的形式也可与手册编在一起。质量记录的内容有两个方面，一是表式，二是实体状态的记载，作为质量管理体系设计结果的是表式。它采取汇编发布和分发使用的形式。 二、质量管理体系文件的特性和原则要求 质量管理体系文件是一套完整严密、统一协调和科学严谨的管理法规，它有以下的特性和原则要求： 1、指令性质量手册应当由组织的最高领导者批准签发，正式发布，成为组织全体人员都必须遵守的质量管理方面的基本法规。作为基本法规，它能防止人为的随意性，保证质量管理的连续性和质量管理体系的有效性。 2、系统性质量手册所阐述的质量管理体系应当具有整体性和层次性。质量手册应就产品质量形成全过程中各阶段影响产品质量的技术、管理和人的因素进行控制作出规定。质量手册所阐述的质量管理体系应当结构合理、接口明确、要素选择剪裁恰当、层次清楚、各项程序有序且连续。 3、有效性质量管理体系文件要适合本组织实际，追求有效性，不拘一格，无统一格式，无标准文本，要求质量管理体系文件是最好的，也是最实际的。 4、可检查性质量手册应就所述及的各部门和岗位的质量职责、活动的要求和时限等方面作出明确规定，这些规定尽可能予以定量，便于监督和审核。
兴文县人民医院康复医学科/中医科 2019年护理文件书写规范试题 姓名：得分： 一、填空题(每空2.5分，共50分) 1.书写护理文书应当客观、、、、、完整。 2.体温单40-42°C横线之间用色墨水纵行顶格填写入院、出院、转入、死亡、手术、分娩时间。 3.书写过程中出现错字时应用在错字上，保留原记录清楚可辨，并注明修改人签名。 4.脉搏短绌时，心率以表示，脉率用表示，用色线连接。 5.呼吸次数用色笔数字表示。 6.大便失禁用符号表示。 7.体温发热后行物理降温，应在体温单上对应的体温下面用 符号表示复测的体温，并用色线连接两个值。 8.如因病情重或特殊原因不能测量者，在体重内可填上。 9.每天将24小时出、入量汇总于护理记录单上,不足24小时的按实际时间记录。 10.患者的意识状态有清醒、、意识模糊、浅昏迷、深昏迷、谵妄状态。 二、单选题（每题 2.5分，共37.5分） 1.护理文书包括下列哪项作用? ( ) A与临床工作质量息息相关 B具有法律效应 C培养、培训护士专科护理能力 D考核评价护理工作的重要依据 E以上均正确 2.关于护理文书概念下列哪项说法有误? ( ) A是护士在临床护理活动中形成的 B是全部文字、符号、图标等资料的总和 C主要是观察、评估、判断患者的护理问题 D记录执行的医嘱
3.根据《医疗事故处理条例》规定，下列那种记录单不属于 可以复印或复制的范围?( ) A体温单 B医嘱单C病程记录D护理记录单 E 入院记录 4.首次护理记录单除了以下哪一项主要是评估和了解哪些 方面的能力? ( ) A脑 B心肺 C五官 D皮肤 E四肢 5.下列哪项不属于《护理文书书写规范》的书写原则? ( ) A客观、真实、推确、完整、及时、不重复 B重点记录患者病情发展变化和医疗护理全过程 C体现护理行为的科学性、规范性 D护理记录就是护理交接班记录 E强调“实时记录” 6.护理文书的书写方式要体现和适应以下哪些内容? ( ) A连续性排班 B护士分层级管理 C责任制的全人护理工作模式 D以上说法都正确: E以上说法都不正确: 7.因抢救危急重症患者而未及时书写的记录应由有关人员 在( )小时内及时据实补记。 A 10 B 8 C 7 D 6 E 5 8.护理查房的目的不包括下列哪项? ( ) A解诀护理工作中的问题 B建立临床护生教育培训的长效机制 C建立临床护士分级管理机制 D提升专科内涵和质量,提高护士的专业能力 E 保持护理工作的连续性 9.护理不良事件报告应由( )登记不良事件的经过、分析 原因、后果等? A高级责任护士 B护理组长 C本人 D护士长 E责任护士10.出院后医疗护理文件应保管于( ) A出院处B住院处C医务科处D护理部E病案室 11.下列属于临时医嘱的是( ) A病危 B转科 C一级护理 D半流质饮食 E氧气吸入prn 12.护士处理医嘱时,应先执行( )
王88
目录 一、制定目的 (2) 二、适用范围 (2) 三、各部门职责 (2) 四、文件类型定义 (3) 五、文件格式及标准 (4) 5.1公文（包括公告和通知等） (4) 5.2红头文件 (5) 5.3质量体系文件 (6) 5.4管理性文件 (7) 5.5通用文件、表格文件 (8) 5.6合同性文件 (9) 六、文件管理 (11) 6.1文件记录编号、发放 (11) 6.2文件的归档 (11) 6.3外来文件接收与归档 (11) 七、其他规定 (11) 八、附文件模板 (11)
公司文件管理制度 一、制定目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制 度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的 工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实 现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 三、各部门职责 3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法 律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合 作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管； 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责
文件的收录、发布、归档等的管理。 3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理； 四、文件类型定义 4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明 文件： 4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、 函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。 公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序 文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为 达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。 4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。 （涉及文档类内容未清楚） 4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用 的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息； 4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息 的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件； 4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关 活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。
第一章质量体系文件的编写要求 第一节质量管理体系文件的总体设计 编写质量文件是建立质量管理体系的一个重要组成部分， 在质量管理体系策划并进行总体设计后的细化设计。 质量文件既符合标准要求，又适合组织实际， 1．质量文件的特性 (1)法规性 ①由相关的管理者正式批准、发布、实施； ②文件一旦批准实施，就必须认真执行； ③按规定的程序进行文件修改； ④作为评价实际运作的依据。 (2)唯一性 ①一个组织只能有唯一的质量管理体系文件系统,质量计划应与质量手册和相关的程序文件一致； ②一项质量管理活动，只能规定唯一的程序； ③一项规定都只能有唯一的理解； ④不允许使用无效版本的文件。 (3)适用性 ①遵循“最好、最实际的方式”来编写各类文件，无统一格式的规定。 ②文件的规定在实际工作中能完全做到。 ③质量文件都应符合组织的实际情况。 ④发现文件不适合实际情况，应按规定程序进行修改。 (4)系统性。 ①应形成不同的层次，涵盖所采用的GB／T19001—2000的全部的适用要求和规定，形成文件系统； ②不能因某个局部或部门的优化或缺陷破坏整体的功能； ③各层次之间应相互协调，不同层次的文件的阐述重点应避免重复； ④与组织的其他管理规定、技术规范等相互协调。 ⑤涉及的各种接口必须认真处理好。 2．质量文件的三种编写方法 (1)自上而下依次展开的编写方法 按质量方针、质量手册、程序文件、作业指导书(程序或规范)、质量记录的顺序编写。此方法的特点是： ①组织认证要首先制定一个质量管理体系文件编写总体方案，包括各层次及其展开文件的数量多少； ②对文件编写人员，特别是质量手册编写人员的GB／T 19000一ISO 9000族标准知识和生产知识要求较高； ③有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接； ④文件编写所需时间较长； ⑤会伴随着反复修改。
文件和档案管理制度 1、总则 1.1为了规范公司各类文件的类别、编号规定、格式；编写、审批和发布、发放规则；评审、修订、作废管理，以提高文件编写质量，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性；为保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全完整、归档及时、销毁受控等。特制定本 文件。 1.2本文件适用于本公司内部文件、外来文件和记录的管理。 1.3本文件相关部门的职责： (a)行政部负责确定公司文件的相关管理要求；负责标准化审查、编号、登记及分发。 （b）行政部负责外来文件的收发和公司的档案管理。 （c）各部门负责编制及审核主管工作所需的文件。 1.4公文的管理执行公司《公文管理办法》。 2、文件分类 2.1本公司将内部制定的文件分为如下类别： （1）管理手册：向公司内、外部提供关于公司管理体系的一致信息的文件； （2）管理制度类文件：通过公司通知类公文形式发布，适用于公司各部门，或适用于一个 部门但较重要的管理类文件。包括： （a）管理制度：规定如何一致地完成主要管理过程的信息的文件，主要用于职能部门管 理主要管理过程。 （b）方案、办法、细则等：规定如何一致地完成主要管理过程中相对独立活动的信息的 文件，主要用于职能部门管理各项相对独立活动。 （c）预案：规定各种紧急情况的应急方法的文件。 （3）作业类文件：阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件，如作业规程、安全操 作规程。 (4) 记录：规定填写内容的格式文件，一般随管理制度类及作业类文件同时发布。 3、文件编制总要求
3.1 各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、 清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。 3.2 各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调 性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。 3.3在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。 3.4在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义 词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。 3.5文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。 3.6为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。在起草文件前，应确 定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。 4、文件内容及格式要求 4.1公司根据各项管理工作的需要，明确各类文件应描述的基本内容要求。按照相关要求，根据 公司实际，规定各类文件格式，以保证公司文件的规范有序。 4.2公司管理手册应描述公司的安全管理组织架构、方针、目标等基本信息；公司各项主要工作 的责任部门、职能定位及管理要求。 4.3管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求及方法，应使用的相关记录等。 4.4作业类文件应描述相关作业要求、步骤等。 4.5记录是反映管理活动实施过程和主要内容。配套纸质记录表格的格式见附录5。如使用信 息系统上的电子记录，按照信息系统上确定的格式执行，在相应的文件中给予说明。 5、文件编制、评审 5.1 各部门根据管理需要按照第3章、第4章的要求编制相关管理类文件。 a)公司安全管理手册由质安部组织编制； b)管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。 5.2 行政部组织各相关主办部门评审文件。 c)各文件编制主办部门组织本部门内部评审所负责文件的可操作性； d)各文件编制主办部门组织相关部门评审所负责文件的接口合理性；
质量管理体系文件编写八项原则 1、符合性 质量管理体系必须做到以下两个符合性：一是符合企业的质量方针和目标，二是符合所选质量管理体系的要求。 2、确定性 在描述任何质量活动时，必须使其具有确定性，即何人、何时、何地，依据什么文件，如何做应当保留什么记录等必须加以明确的规定，排除人为的随意性。只有这样人才能保证过程的一致性，才能保障产品的稳定性。 3、相容性 各种与质量管理体系有关的文件之间，应当保持良好的相容性，即不仅要协调一致，而且要各自为实现总目标承担好相应的任务（实际运行中通常会表现为对岗位职责的及工程流程/程序的描述）。从质量策划开始，就应当考虑文件的相容性。 4、可操作性 质量管理体系文件必须符合企业的客观事实，具有可操作性，这是文件得以有效实施的重要前提。因此，文件的编制人员应该深入实际进行调查研究，及时反馈在使用中存在的问题，力求尽快改进和完善，确保文件的可操作性和行之有效。 5、系统性 质量管理体系应是一个由组织、程序、过程和资源构成的有机整体。在体系文件编制过程中，由于要素和部门人员的分工不同、侧重点不同以及其局限性，保持全局的系统性比较困难，因此，应该站在系统高度，着重搞清每个程序在体系中的作用，其输入和输出与其他程序之间的界面和接口，并施以有效的反馈控制。此外，文件之间的支撑关系必须清晰：程序文件要支撑质量手册（质量管理体系的最新标准不要求一定要有质量手册，注意识别质量管理体系的要素与质量方针和目标的关系），即对质量手册中提出的各种管理要求都有交代、有要求。作业指导书（或者其他制度等形式的文件）对程序文件中的内容作为支撑。 6、逻辑性 在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或者说法不一。 7、独立性 在质量管理体系审核方面，应贯彻独立性原则，使审核人员独立于被审核的活动，只有这样，才能保证审核的客观性、真实性和公正性。同理，在设计验证、设计确认、质量检验活动中，贯彻独立性原则也是必要的，这些在编制文件是应当特别注意。 8、动态性 ISO9000标准对质量管理体系实施动态管理，从顾客的质量要求到体系文件和质量活动，都应该着眼于动态控制。 实施动态控制，要求不断跟踪情况的变化和运行、实施和效果，及时、准确在反馈信息，调整控制的方法和力度，保证质量管理体系能不断适应质量管理体系环境条件的变化，持续有效的运行。
质量管理体系文件编号规定和标识规则 一、一级文件（质量手册）编号规定 质量手册编号由三部分组成： 第一部分：公司英文简写，即XX 第二部分：文件级别。质量手册的文件级别用A表示。 第三部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。 举例： 质量手册 XX – A – 0 英文简写版本号 二、二级文件（程序文件）编号规定 程序文件编号由四部分组成： 第一部分：公司英文简写，即XX。 第二部分：文件级别。程序文件的文件级别用B表示。 第三部分：流水号。用1、2、3……依次排序。 第四部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。 举例： 程序文件版本号 XX – B – 1 - 0 英文简写流水号
三、三级文件编号规定 三级文件编号由五部分组成： 第一部分：公司英文简写，即XX。 第二部分：文件级别。三级文件的文件级别用C表示。 第三部分：文件类别。 三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。 a）工作依据类型： “法规”表示为“FG” “规章”表示为“GZ” “公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”） “其他文件”表示为“QT”（意为“其他”） b）作业指导书 作业指导书按用途分类，可分为：规范类、指南类、标准类、综合类。 “规范”用“GF”表示 “指南”用“ZN”表示 “标准”用“BZ”表示 c）岗位职责用“ZZ”表示 第四部分：流水号。用1、2、3……依次排序。 第五部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。 举例： 三级文件流水号 XX – C –（LB）– 1 – 0 英文简写文件类别版本号 四、四级文件编号规则 四级文件编号由五部分组成（每部分中间以“-”连接）：
CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。
办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊
质量体系文件的编与与定乂 一、质量体系文件 质量体系文件分不同层次，它们是： 第一层次质量手册（纲领性文件）； 第二层次程序性文件（支持性文件）； 第三层次作业指导书（含检测细则、操作规程）（执行性文件）；第四层次质量记录（表格、报告、记录等）（证实监督文件）。 以上是将质量体系文件分为四个层次，也有分为三层次的，它们是：第一层次质量手册； 第二层次程序性文件； 第三层次质量文件（含作业指导书、表格、报告等）。 二、质量体系文件的编写 （一）质量手册（纲领性文件） 它是阐明一个实验室的质量方针，并描述其质量体系的文件。质量手册应描述质量体系范围，各过程之间相互接关系，及各过程所要求形成的文件的控制程序，它对实验室的组织结构（含职责）、程序、活动能力即过程和资源作出规定。它不仅是质量体系表征形式，更是质量体系建立和运行的纲领。 它是实验室长期遵循的纲领性的文件。主要回答做什么的问题。质量手册通常为管理者及“用户”使用 二）程序性文件（支持性文件）
程序文件是实验室人员工作的行为规范和准则，是描述为实施质量体系要求所涉及到的各职能部门质量活动和具体工作程序的文件，并应对各职能部门质量活动和具体工作程序中的细则作出规定。主要回答如何做的问题，供该机构各部门使用，属支持性文件。以保证过程和活动的策划、运作得到有效组织并得到连续有效的控制。 程序有管理性的和技术性的两种，一般程序文件都是指管理性的，多为各项规章制度、各级人员职责、岗位责任制等。技术性程序一般以作业文件（或称操作规程）规定。 程序文件明确规定某一工作由谁去做，怎么做，时间要求以及什么情况下去做。 ? 程序性文件的结构与内容 1、封面。包括.实验室名称、.文件名称、文件编号、拟制人、审核人、批准人、批准日期、发布及生效日期、.有效版本、.受控号/保密等级、.共多少页、发文登记号、序号、改记录。 2、目的说明文件所控活动的目的。 3、适用范围即程序所涉及的活动、部门及有关人员。 4、定义对那些不同于所引用标准的定义的简称符号需进行说明。 5、职责规定负责该项活动及实施该项活动相关部门及有关人员的职责权限。 6、工作程序可概括为5W1H ”做什么（What） ?谁来做（Who） ? 何时做（When ）？什么地方做（Where ）？为什么做（why ）？如何做（How ）？