分发号：
目次
1 目的和范围 (1)
2 引用（相关）标准和文件 (1)
3 定义 (1)
4 职责 (2)
5 管理流程 (3)
6 管理内容 (9)
7 记录 (19)
8 附录 (20)
附加说明 (20)
附录A 管理标准的结构和编写要求 (21)
附录B 管理标准受控状态标识 (32)
附录C R00-021A 管理标准会签审批单 (33)
附录D R00-022A 管理标准发放（回收）记录表 (23)
附录E R00-023A管理标准更改通知单 (35)
附录E管理标准更改通知单（续页） (35)
附录F R00-024A管理标准修改履历表 (37)
附录G R00-025A 管理标准收文（归档）登记表 (38)
附录H R00-026A受控管理文件清单 (39)
附录I R00-027A文件销毁清单 (40)
附录J R00-028A 管理标准宣贯记录 (41)
附录K R00-029A管理标准换版说明 (42)
附录L R00-037A SGDL受控流程图清单 (43)
附录M 管理文件控制程序内控审批权限 (44)
大连黄海汽车有限公司管理标准
管理文件控制程序
版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 1 目的和范围
1.1 本标准规定了公司管理文件的审批流程及管理要求，以确保对管理体系有效运行起重要作用的各个场所得到并使用有效版本的管理文件；同时明确了管理标准的结构及编写要求，以确保公司管理标准的统一规范。
1.2 本标准适用于公司管理标准、工作标准、其他管理文件、模板和外来文件的管理控制。
2 引用（相关）标准和文件
GB/T 1.1 标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则
GB/T 15496 企业标准化工作指南
GB/T 15498 企业标准化体系管理标准工作标准体系的构成和要求
GB/T 19000 质量管理体系基础和术语
GB/T 24001 环境管理体系要求及使用指南
GB/T 28001 职业健康安全管理体系要求
GB/T 19023 质量管理体系文件指南
JB/T 8514.1~8514.3 企业标准化工作导则
SGDL/G 0003 岗位工作说明书管理办法
SGDL/G 0909 记录控制程序
SGDL/G 0301 员工培训管理流程
SGDL/G 0018 流程管理手册
3 定义
3.1 管理文件
指包括与管理体系有关的管理标准、工作标准、其他管理文件、外来文件等。
3.2 管理标准
指对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。
3.3 管理事项
指在企业管理活动中，所涉及的经营管理、设计开发、质量管理、采购物流、生产管理、设备与基础设施、人力资源、安全、环境、卫生、能源、行政、信息、党建及公司其他
事务等管理与技术标准相关联的重复性事物和概念。
3.4 工作标准
指对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。
3.5 工作事项
指在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核等有关的重复性事物和概念。
3.6 过程
指将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。
3.7 程序
指为进行某项活动或过程所规定的途径。
注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。
注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件可称为程序文件。
3.8 流程
流程是表示一个或多个活动或过程之间的逻辑关系。通常是指完成一项任务、一件事件或多个活动的所有步骤，表示这些过程发生的顺序和相互之间的关系。相对于活动或过程的概念，流程的范畴和定义应当是相对的。流程是公司管理标准的表达形式之一。
3.9 流程图
指用几何图形将一个程序（流程）的各步骤间的逻辑关系展示出来的一种图示技术。3.10 作业指导书
指有关任务如何实施和记录的详细描述。
3.11 模板
指运用一个或一组已经格式化定义的文档（PPT、Word、Excel等），其中所包含的结构和工具构成了文档的样式和页面布局等元素，用其进行规范的业务办理或管理控制。
4 职责
4.1 人力资源处
a) 归口管理与管理体系有关的管理文件，组织职能部门起草/修订或直接起草/修订相关管理文件；
b) 归口管理公司管理标准；负责组织策划建立公司管理体系，并负责公司级管理标准
的编号、审查、管理等，行使裁定权；
c) 归口公司业务流程的管理策划，负责组织建立公司流程管理体系，并负责公司级业务流程的审查、模板设计、流程编号、管理等；
d) 归口管理公司模板格式管理；
e) 负责公司级管理标准电子化审批流程的运行监控。
4.2 各单位
a) 各部门负责分工范围内公司级管理标准的起草、审核、更改、修订、组织实施以及实施的监督、考核；
b) 各单位负责实施相关的公司级管理标准；根据本单位管理工作需要，制定、实施部门、工厂/分公司级管理标准；
c) 各单位负责组织编制并管理本单位与管理体系有关的其他管理文件；
d) 各单位归口管理本系统范围内与管理体系策划与运行所需的外来管理文件；
e) 归口管理部门负责职能范围内公司级业务流程的编制、修订、审核，并负责组织实施以及实施的监督、考核；负责审批归口业务内的工厂/分公司内部业务处理流程；
f）各单位根据公司级业务流程，编制本单位相应的内部业务流程；
g) 人力资源处归口管理公司工作标准；负责组织建立公司工作标准体系；
h）研究院归口管理公司技术标准；负责组织建立公司技术标准体系；
I）综合管理办归口管理公司党建标准；负责组织建立公司党建标准体系。
5 管理流程
5.1 公司级管理标准的编制与审批流程
5.1.1 流程图（P00-001A）
5.1.2 活动描述
5.2 公司级管理标准的更改流程
5.2.1 流程图（P00-002A）
5.2.2 活动描述
5.3 公司级管理标准的换版流程5.3.1 流程图（P00-003A）
5.3.2 活动描述
6.1 管理标准的管理和控制 6.1.1 管理标准的层次
a) 按功能、作用层次划分：手册、程序、作业指导书及其他文件。
文件内容
手册：根据所阐明的方针和目标描述管理体系，同时确定途径和职责
程序：描述管理体系所需的相互关联的过程和活动，确定谁、做什么。（通常描述跨职能的过程）作业指导书：有关活动如何实施和记录的详细描述。
注：
1、文件层次的多少可根据组织的需要进行调整。
2、表格在各个层次上可能都是适用的。
b) 按职能管理层次划分：公司级管理标准和部门、工厂/分公司级管理标准。
公司级管理标准——适用于全公司或相关业务系统跨职能单位管理事项；
部门、工厂/分公司级管理标准——适用于本单位管理事项，与本系统业务工作有关的部门、工厂/分公司级管理标准可用于指导本系统范围内有关单位的业务工作；部门、工厂/分公司级管理标准可以用“作业指导书”(见附录A)的形式出现，“作业指导书”的管理见
6.1.11.2。
c) 按流程职能级别划分：公司级流程；部门级、工厂/分公司级流程；岗位级流程
流程是管理标准的表达形式之一，管理标准即是对流程固化的文字及流程活动的描述；流程的层级等同对应于管理标准的层级划分：
公司级流程——跨部门的流程，流程业务需流经多个部门、工厂或分公司执行的流程；
部门级、工厂分公司级流程——本单位内部运行的流程，流程业务只需在部门、工厂、分公司内部执行的流程；
岗位级流程——仅在本单位二级组织机构及以下最基层组织机构内部运行且具有时效性的流程；岗位级流程应遵循上级流程，可由流程业务所在的基层组织负责人批准，如果流程长期有效，原则上应以作业指导书的形式来予以规范。
6.1.2 管理标准的分类
分类及代号如下：
00管理基础标准
01行政、计划、经营综合管理标准
02营销、服务管理标准
03人力资源管理标准
04设计开发管理标准
05工艺、投资、改造管理标准
06采购、物流管理标准
07生产、安全、设备、能源管理标准
08财务管理标准
09质量管理标准
10IT和其他管理标准
6.1.3 管理标准/流程图的编号
a) 公司级管理标准由人力资源处按以下编号规则统一编号：
S G D L / G * * * * - * * * *
①②③④⑤
①—公司名称代号
②—企业标准体系中管理标准的代号
③—管理标准分类代号
④—顺序号（用阿拉伯数字顺序表示）
⑤—标准发布年号（用公元纪年表示）
b) 部门、工厂/分公司级管理标准按以下编号规则编号：
S G D L * * / G * * * * - * * * *
①②③④⑤⑥
①—公司名称代号
②—单位代码（采用公司设立机构时所发文件规定的机构代码）
③—企业标准体系中管理标准的代号
④—管理标准分类代号
⑤—顺序号（用阿拉伯数字顺序表示）
⑥—标准发布年号（用公元纪年表示）
c) 公司级流程图编号规则
由人力资源处按以下规定统一编号，版本号置于编号之后，规则如下：
P ××—××××
①②③④
①—流程代号
②—管理标准的分类代号
③—顺序号（用阿拉伯数字表示，可视具体情况改变其位数）
④—版本号（仅适用于有固定表式的流程；用A、B、C…顺序表示，但应去掉
“I”和“O”）
d) 部门、工厂/分公司级流程图编号规则
部门、工厂/分公司级流程图由各单位负责编号，编号规则如下：
P ××/ ××—××××
①②③④⑤
①—流程图代号
②—为公司下属单位代码（采用公司设立机构时所发文件规定的机构代码）
③—为管理标准的分类代号
④—为三位流水号
⑤—为版本号（仅适用于有固定表式的流程；用A、B、C…顺序表示，但应去
掉“I”和“O”）。
6.1.4 管理标准的制定和修订规范
6.1.4.1 管理标准的制定
6.1.4.1.1 管理标准的构成及编写要求：
管理标准由“目的和范围、引用（相关）标准和文件、定义、职责、管理流程、管理内容、记录、附录”八个章节和“附加说明”部分构成，详见附录A《管理标准的结构和编写要求》；质量、环境和职业健康安全等管理手册作为管理标准的特例，其构成、格式、编写要求由其归口管理部门分别按照GB/T 19000族和GB/T 24001、GB/T 28001等标准的要求执行。
6.1.4.1.2 流程图编制要求
a) 管理标准所形成的管理流程应以流程图的形式可视化表现，正文管理流程中的流程图与活动描述应相互对应；当流程图过程长需跨页时，可放附录中；
b) 流程关键控制点是一个流程中起着重要作用的控制环节；关键控制点应在流程图中进行标识；
c) 流程不可兼容职责
根据需要，流程可编制不可兼容职责表，列明该流程不相容工作职责内容的矩阵图，使用MICROSOFT VISIO编制；分别从横向和纵向进行罗列流程中涉及的职责，对于横向和纵向职责交叉处若存在不兼容职责时用“X”表示，不可兼容职责表下方应标注相应职责代码及指代职责内容；
d) 流程图图标及流程图格式按附录A“管理标准的构成及编写要求”中图例模板执行。
6.1.4.1.3 记录号版本要求
a) 对于本流程中的记录需要标明记录号及版本号，并在附录中附上记录；
b) 对于引用其他流程中的记录，只需标明记录号及记录的原出处，无需标明记录的版本号，也不需在附录中附上；
c) 受控有效记录以记录版本号为准，记录的管理参见《记录控制程序》。
6.1.4.2 管理标准的更改
a) 《管理标准更改通知单》编号由以下部分组成，其中①~④部分与管理标准编号的相应组成内容一致：
* * / G * * * * - * *
①②③④⑤⑥
①--单位代码，仅用于部门、工厂/分公司级管理标准
②--企业标准体系中管理标准的代号
③--管理标准分类代号
④--管理标准顺序号（用阿拉伯数字顺序表示）
⑤--管理标准版本号
⑥--管理标准更改次号，根据实际更改次数确定其具体位数
b) 更改页
------“更改页”按被更改条款或段落所在的位置判定，包括因其调整文件版面所涉及的相关页面；
-------“更改次号”表示某版本号的管理标准的更改顺序号，未更改的管理标准“次”为“0”，以后的各次更改分别用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”……顺序表示；但不应超于8次更改；
------ 应在“更改页”的页眉上依次列出“更改次号”。如：某B版管理标准某页中的相关条款在2009年时分别在该版（B）的第1、3、4次更改时涉及，则该页的更改次号应用“1，3，4”列举表示，即该页页眉的“版/次”为“B-2009 / 1，3，4”；
------- 应用粗体字等适当的醒目方式显示其该版次的更改内容；前版次的更改内容粗体显示自然还原。
c) 更改生效日期
经审批后的管理标准更改通知单，其批准日期即为更改的生效日期；但仅作为该版次的更改，在管理标准封面上不作此版本实施日期的变化；
d) 管理标准更改通知单填写要求
按记录的要求填写完整清晰，更改后与更改前的字体以粗体字加以区别。
6.1.4.3 公司级管理标准的换版
6.1.4.3.1 换版时机
有下列情况之一时，管理标准应换版：
a) 当公司内外环境发生重大变化时；
b) 管理标准所依据的国家标准等发生重大更改时；
c) 管理标准修改次数较多或一次修改幅度较大时。
6.1.4.3.2 换版要求
a)改变版本标识。未经换版的管理标准版本号为“A”，换版以后的版次在管理标准的封面及页眉上分别用大写英文字母“B”、“C”……顺序表示，但应去掉“I”和“O”；
b)标准编号中首次发布年号不变；封面上的“发布日期”改为“换版日期”，其后的“发布”同步改为“换版”，“实施日期”即指“换版生效日期”；在正文每页的页眉版次后标注换版日期的年份，如：2009年4月该标准换B版，页眉处为“版次：B-2009 / 0”；如：在B版标准上进行第1次更改，则此页的页眉处为“版次：B-2009 / 0,1”，则其它未更改的页的页眉处仍是“版次：B-2009 / 0”；
c)《管理标准换版说明》（R00-029A 见附录K）编号由《管理标准更改通知单》（R00-023A 见附录E）编号中的①~⑤部分组成。
6.1.5 管理标准的标识和发放
6.1.5.1 标识
管理标准分为受控和非受控；公司级管理标准的受控状态标识（见附录B)。
a) 书面纸质管理标准：受控管理标准的封面加盖红色“受控”标识，以控制更改、换版。非受控管理标准的封面加盖红色“非受控”标识，不进行更改、换版控制。未加盖红色“受控”标识的复制件均为无效版本；
b) 电子媒体管理标准：以电子媒体形式存在的管理标准的封面应有红色电子“受控”标识，方可为有效版本；
c) 部门、工厂/分公司级管理标准的受控标识应与公司级管理标准的受控标识有所区别。
6.1.5.2 发放
a) 书面纸质管理标准发放应注明分发号，并填写《管理标准发放（回收）记录表》（R00-022A 见附录D）后，按规定的范围和数量发放。管理标准领用人应在《管理标准发放（回收）记录表》上签收；《管理标准会签审批单》规定范围之外的非受控管理标准的发放必须经人力资源处处长或授权管控主管人员批准，由文件管理员加印“打印非受控版本”发放；
b) 电子媒体管理标准：由人力资源处在公司信息系统内按《管理标准会签审批单》规定范围受控；
c) 公司级管理标准原则上不对公司外发放，产品开发、供方开发、售后服务等业务工作涉及供方、售后服务网络等公司外单位时，公司业务责任单位应确定相关要求的传递方式，若发放公司/部门管理文件，其具体转发范围和时机由公司业务责任单位负责确定，需经报公司人力资源处批准后发放，并建立发放记录，适时传递更改信息；
d) 各单位(部门、工厂/分公司级)管理标准参照公司级管理标准进行发放，各单位应建立相应的管理标准收、发登记记录（《管理标准收文（归档）登记表》（R00-025A 见附录K）、《管理标准发放（回收）记录表》）。
6.1.6 宣贯
a) 管理标准发布（换版）后，起草单位应根据需要在其“实施日期”之前组织完成管理标准的宣贯、配备必要的资源和贯彻管理标准的其他各项准备工作；
b) 与标准实施密切相关的收文单位应在收文（包括更改通知单）后至“实施日期”期间，组织完成本单位宣贯工作，其他单位自行确定宣贯需求。宣贯应注重有效性，可采用传阅、培训等适当的形式进行。宣贯单位应确定宣贯形式和范围，组织实施，在信息系统内完成或形成纸质宣贯记录（见附录J《管理标准宣贯记录》R00-028A），或根据《员工培训管理流程》的要求开展培训，以确保本单位相关人员及时了解并实施相关管理标准。
6.1.7 管理标准运行监控及考评
6.1.
7.1 各职能部门对系统范围内管理标准执行情况进行监控，新版或更改/换版标准发布后6个月内应评价其适宜性、有效性、运行效率，如存在问题，及时提出标准修订；其它运行中
管理标准应适时评价其适宜性、有效性、运行效率，如存在问题，及时提出标准修订。
6.1.
7.2 人力资源处根据《流程审核程序》实施监督抽查，并形成报告，组织制定纠正预防改进措施。
6.1.
7.3 按公司相关规定有关进行考评。
6.1.8 公司级管理标准的废止和回收
管理标准废止、更改、换版等情况产生的作废管理标准由人力资源处集中回收、记录，并销毁，或由收文单位自行销毁并作记录。销毁可采用切碎、交保密纸处理单位处理等利于环保和保密的方式。销毁时应编制《文件销毁清单》（R00-027A 见附录I）。
需将作废的管理标准及作废的更改页保留时，由人力资源处文件管理人员在保留的作废管理标准上加盖红色“作废保留”标识后予以保留。保留人应确保其保留的作废（失效）管理标准不得在现场使用。作为档案保存的作废（失效）管理标准按档案管理的有关要求执行。
6.1.9 公司级管理标准的特殊情况处理
6.1.9.1 受控管理标准破损严重，影响使用时，使用人应及时到人力资源处办理换发手续。换发管理标准的分发号仍使用原管理标准分发号，交回的破损管理标准由人力资源处按6.1.8规定处理。
6.1.9.2 受控管理标准的持有人因工作岗位变动，应将管理标准转交给接替人员，并形成相应记录。
6.1.10 公司级管理标准的归档及管理
6.1.10.1 人力资源处文件管理人员填写《管理标准收文（归档）登记表》，将经批准的各版本管理标准原稿（含签署记录《管理标准会签审批单》、《管理标准更改通知单》、《管理标准换版说明》、《管理标准修改履历表》）和发放版本按公司档案管理的要求归档。
6.1.10.2 由人力资源处保存的管理标准原稿一律不得外借，以防止丢失和损坏。需要查（借）阅时，应提交查（借）阅说明申请并经本单位负责人签字由人力资源处处长批准查（借）阅。
6.1.10.3 文件管理人员应妥善保管管理标准和相关记录，保管场所应为带锁橱柜等适宜器具，其周围环境应适宜于管理标准保存。
6.1.10.4 人力资源处每年（需要时适时增加频次）编制公司级现行有效的管理标准《受控管理文件清单》（R00-026A 见附录H）和公司级《受控流程图清单》（R00-037A，见附录L ）并适时动态维护，经人力资源处处长批准后向各单位发放；各单位相应编制本单位发放的现行有效管理标准《受控管理文件清单》、《受控流程图清单》，经本单位负责人批准后向使用单位发放，并报人力资源处备案。
6.1.11 部门、工厂/分公司级管理标准/作业指导书的补充规定
6.1.11.1 部门、工厂/分公司级管理标准
公司各部门、工厂/分公司制定的部门、工厂/分公司级管理标准，其制定、实施、管理的流程参照6.1.4--6.1.10公司级管理标准的管理执行；会签/发布/备案/复制等按如下规定执行：
a) 各部门制定的部门级管理标准应经人力资源处和相关部门会签，本部门负责人批准后发布、实施。部门级管理标准批准后由本单位录入公司信息系统受控发布；
b) 各工厂/分公司制定的工厂/分公司级管理标准由工厂/分公司分管厂长批准后发布、实施。涉及公司职能业务系统管理要求时应经业务主管部门会签。因特定因素需规定相关部门工作程序等内容时，其标准应由工厂/分公司分管厂长和相关部门领导共同批准。工厂/分公司级管理标准批准后由本单位录入公司信息系统受控发布；
c) 各单位复制本单位签收的公司级管理标准时，由各单位根据实际需要确定发放范围和数量（《管理标准发放（回收）记录表》或其他适当方式），对复制件重新标识、编号后登记发放。复制件应保留原件的受控标识和分发号。对复制件的更改、换版、废止、回收、保留、销毁等的控制由各单位自行负责。
6.1.11.2 作业指导书
“作业指导书”的制定、实施、管理的全过程按照以下规定执行：
a) “作业指导书”编号按6.1.3 b) 部门、工厂/分公司级管理标准编号规则编号编制；
b) 文件结构可根据其具体操作业务流程活动自定，结构可不同于程序文件，详略程度取决于活动的复杂程度、使用方法、实施的培训以及人员的技能和资格，应当足以对活动过程描述清晰，包括信息一般应有目的、范围及活动的要求；可采用简练的文字、流程图表等形式规定具体的工作要求和工作流程；
c) 文件名称格式：应为******作业指导书；
d) 作业指导书的编审批由各单位内部进行审批；
e) 各单位应将“作业指导书”纳入本单位的《受控管理文件清单》，每年更新的文件清单报人力资源处备案；
f) 批准后的作业指导书由本单位录入公司信息系统受控发布；作业指导书作为现场作业指导文件，应做好纸质版本的受控发放，确保在作业现场获得适宜有效的版本。
6.2 模板管理
6.2.1 各类模板由职能部门编制/修订，职能部门处长审核，人力资源处负责审查，公司总经理批准。
6.2.2 各类模板的编号由人力资源处负责统一注册编号，并编制现行有效的模板清单定期发布并维护。
编号规则：
SGDL / M ××××
①②③
①—模板代号，②—流水号，③—版本号（大写字母表示）。
6.2.3 各类模板经批准后，由人力资源处录入公司信息系统受控发布。
6.3 电子媒体管理文件的控制要求
6.3.1 总则：电子媒体文件应结合文件载体特征并参照6.1条款进行控制。
6.3.2 电子媒体文件（外来电子媒体文件）应按规定权限审批，并保存其审批记录。当文件电子信息系统规定设置相应权限签署时，可保存媒体形式记录，其他均应保存文本形式记录。
6.3.3 电子媒体文件发放单位应建立发文记录（含系统自动生成的记录）。
6.3.4 管理标准的信息系统文件控制：
a) 按人力资源处授权进行阅读、转发和打印；
b) 在非受控范围内打印文本或电子转发，应加注水印“打印非受控版”；
c) 文件上传和下载的权限由人力资源处负责办理。
6.4 工作标准的管理和控制
按SGDL/G0003《岗位工作说明书管理办法》执行。
6.5 其他管理文件的管理和控制
其他管理文件的构成：包括与管理体系有关的计划、行政公文、党建标准等管理文件，
1.目的 为有效地控制质量管理体系所要求的文件，确保公司质量管理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。 2.范围 本程序规定了文件的审批、发布、发放、更改、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的控制。 3.职责 3.1管理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。 3.2总经理负责批准发布质量手册、程序文件。 3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。 3.4办公室负责文件的发放、管理及更改控制。 4、程序 4.1文件的控制范围 a质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。 b、法律、法规和其他外来文件。 C、质量记录、表格。 4.2文件的编号a、质量手册 公司名称代号/手册名称代号一版本号 如：YTHG/QM-A b、程序文件 公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号 如: YTHG/QP-A-01 C、作业指导书如: d外来文件：外来文件代号/ （文件名称或代号）—流水号如WL/ （合同法）— 01
e质量记录：QR为质量记录代号，其后为手册中的章节号，01、02、03……为 质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。 4.3修改状态 文件在第一次制订时状态为0,修改第一次定为1,第二次定为2,依次类推。 4.4版本规定 手册或文件第一次制订时版本号为A,当修改状态由0成为9时，版本号就升级为B，修改状态为0，依次类推。 4.5文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。 a质量手册、程序文件由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准发布，办公室负责登记发放。 b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报管理者代表批准使用，各部门 负责登记发放。 c应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.6文件的控制状态 文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。 4.7文件的更改 a文件的更改一般由原编制部门进行，填写《文件更改申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更改的记录。 b、若指定其他部门进行文件更改时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。 c所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 d文件更改内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。 4.8文件的领用 a文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。
文件控制程序 一、目的：对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 二、范围：对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 三、职责者：公司总经理、管理者代表、各部门负责收集。 四、内容： 1、职责 1.1总经理负责批准发布质量手册。 1.2管理者代表负责审核质量手册。 1.3各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管。 1.4办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。 1.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 2、程序 2.1文件分类及保管 2.1.1文件一级分类及代号 2.1.2 文件二级分类及代号 每一大类生产质量管理文件下，又规定作二级分类，即分为：
二类分类代号中的字母除SOP，SMP为英文缩写外，其它均为中文的拼音缩写。2.1.3第一级质量管理体系文件为质量手册，第二级质量管理体系文件为程序文件，由办公室备案保存。第三级质量管理体系文件，由各相关部门自行保存并报办公室 备案存档。 2.2文件的编号 2.2.1文件的编号与格式 编号格式 版本号（两位数字） 2.2.2 一级分类、二级分类、三级分类代号的编制按2.1.1、2.1.2的有关规定执行。 2.2.3 顺序号用三个阿拉伯数字表示，按文件编制的顺序排列。 2.2.4 版本号表示文件修订情况，文件的第一版用“00”表示，第一次修订用“01”表示，以后每次修订按顺序递增。 2.2.5例如： 程序文件《文件控制程序》编号：CX-SMP-001-00表示该文件是：程序文件 , 2.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的： a)质量手册由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布， 由办公室负责登记、发放； b)各部门工作文件由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总 经理批准，办公室负责登记、发放； c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收 要填写《文件发放、回收记录》。 2.4文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面书写“受控”表 明其受控状态，并注明分发号。 2.5文件的修订或替换
文件控制程序 版本号： B 修改码： 0 LC/CX-7.5.3-07 1目的 本程序规定了质量管理体系文件编制、审批、发放及更改的管理，并规定了文件的标识、归档、保护、电子文档的管理和处置要求，确保各相关场所所用文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制。 3 职责 3.1质量管理部是《质量手册》和程序文件的归口管理部门，负责《质量手册》和程序文件的编制、审批、发放、存档、回收及销毁。 3.2 人力资源部负责制定公司质量方针和质量目标。 3.3管理者代表负责审核质量手册/程序文件及公司质量方针和质量目标，总经理进行批准。 3.4质量管理部负责质量管理体系运行所需的外来文件得到识别和控制。 3.5质量管理部负责公司管理类文件的发布及归档保存；各主管部门负责相关管理类、技术类文件的编制，并组织评审，分管副总经理批准。 3.6各部门负责本部门文件的日常管理，确保文件的有效性。 4、程序 4.1 公司文件的分类及保管 公司文件分四个层级予以控制，分别为：质量手册、程序文件、执行文件、记录表单。 4.1.1 第一层级文件：《质量手册》，由质量管理部备案保存。 4.1.2 第二层级文件：程序文件，由质量管理部备案保存。 4.1.3 第三层级文件：支持性文件，包括管理类文件：如管理制度、管理规定等；技术类文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等；管理类文件由质量管理部备案，技术类文件由技术部档案室备案。 4.1.4 第四层级文件：质量记录表单，记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。 4.2 质量管理体系文件编号 4.2.1 质量手册
1 目的 为对公司的文件进行操纵，确保其适用性、系统性、协调性和完整性，公司制定并执行《文件操纵程序》 2 范围： 2.1 本程序规定了治理体系文件的操纵原则和方法。 2.2 本程序适用于与质量/环境/职业健康安全有关的所有文 件，其中有公司自 己制定的，也有引用的国家或行业标准，以及顾客提供的各种资料。 3 职责 3.1 ISO小组是文件操纵的主管部门。 3.2 秘书科对文件进行治理。 3.3 三层文件由各主管部门进行操纵。 4 程序要求 4.1 文件的分类：本公司文件分为5类
4.1.1 手册 文件类不代号：M（质量手册QM，环境手册EM，职业健康安全手册HM） 4.1.2 程序文件 文件类不代号：P（共用程序P，质量程序QP，环境程序EP，职业健康安全程序HP） 4.1.3 作业性文件文件类不代号：O 4.1.4 记录文件类不代号：R 4.1.5 技术标准文件类不代号：S 4.2 文件的编号规定 公司的文件进行统一编号，由4部分组成：公司代号； 文件类不 代号；公布部门代号；部门流水号。 编号形式： JFQ.×（×）—×.×× a b c d
a、公司代号：JFQ b、文件类不代号：见4.1.1 ~ 4.1.5 c、部门代号：总务部A；营业部B；生产部C；工程部D； 品质保证部E；薄片部F；技术协作部G；ISO小组O。 d、部门流水号：由各部门经理将编号分配给各科室，流 水号自01起，各类文件（5 类）分不编号。流水号同意不连续。 例：质量手册： JFQ.QM-O.01 文件操纵程序： JFQ.P-O.01 合同评审操纵程序： JFQ.QP-O.01 文件操纵程序： JFQ.P-O.01 化验室治理规定： JFQ.O-E.02 4.3 文件的编写格式及内容要点 4.3.1 针对公司内部的文件以中文编写，对外公布的文件可依 照需要以中文、英文或日文 编写。 4.3.2 一般地，文件公布时采纳书面形式，留档保存的文件可采纳磁盘硬拷贝。 4.3.3 同类文件采纳统一格式。
文件控制程序 1.0 目的和范围 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作 废的文件。 2.0 适用范围 本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。 3.0 职责 总经理室负责文件归口管理。 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。 4.0 工作程序 文件分类和编号 (1)文件包括： ①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)； ②形成文件的程序； ③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业、工作规范、管理规定等)； ④外来文件(法律、法规、标准、上级文件等)； ⑤记录(一种特殊类型的文件)。 (2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。 (3)文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。 (4)文件编号执行《文件管理规定》。 文件的编写及审批 (1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 (2)其他文件由业务主管部门组织编写，部门经理审核(必要时相关部门会签)，主管副总经理批准(必
要时报总经理批准)。 (3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 文件的发放 (1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本，提供给其他单位或顾客时为“非受控” 版本，发放时均应盖“受控”和“非受控”章，并登记受控号和去向。 (2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号，总经理室向各职能部门发放和各部门向使用人员发放 时，均应填写“文件发放登记表”，领用人应在登记表中签字。 (3)当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原来受控号，破损文件由 总经理室收回。 (4)当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作 废。 (5)提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。 文件的更改 (1)体系文件的更改填写“文件更改单”，经总经理批准后，由总经理室实施。更改方式可采取划改 或换页。 (2)应严格控制文件更改。确需更改时，应由原编写部门到总经理室填写“文件更改单”，更改单应 注明编号、原因、内容和生效日期等，并按原来的审批程序由原审批人审批后实施，若指定其他人员审 批时，应获得审批所需的有关背景资料。 (3)更改信息应由发放部门传递到原文件的持有者，文件持有者应按更改单要求进行更改，按规定作 好记录，保存更改单，适用时收回相应作废的文件。 (4)总经理室应保存更改记录。 文件的评审 每年三季度由总经理室组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，
俊杰 1.目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。 2.范围 适用于与所有质量管理体系有关文件的控制。 3.职责 3.1行政部负责公司质量管理体系文件编制、收发、更改的控制和管理； 3.2生产部负责公司技术、工艺文件及新产品研发过程中文件的编制、收发、更改的控制和管理; 3.3其他部门负责本部门文件的管理和正确使用。 4.程序 4.1文件分类4.1.1质量管理体系文件包括：
4.3.1质量手册由行政部负责编写，由管理者代表审核，总经理批准发布； 4.3.2程序文件、作业指导书由部门负责编写，由部门负责人审核，管理者代表批准； 4.3.3文件批准发布时，审批人应确保文件是适宜的； 4.3.4质量手册、程序文件由管理者代表确定发放范围，经管理者代表批准后发放到相应的使用部门，行政部填写《文件发放回收登记表》，领用人签名领取。 4.3.5其它质量文件由各部门确定发放范围，分管领导批准后发放至有关人员，并填写《文件发放回 收登记表》，领用人签名领取。 4.4文件的受控、作废 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与公司质量管理体系运行的各使用场所紧密相关的文件应为受控文件。所有受控文件须在该文件封面加盖“受控”印章，并注明分发号。凡提交顾客等可用“非受控”文件。 4.5文件的更改 4.5.1质量管理体系文件的更改由行政部负责公司实施，申请更改部门填写《文件更改申请单》，经 原审核者审核，原文件批准者批准后更改。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；文件的所有更改，均须体现在《文件更改申请单》中并集中保留。 体系文件的初始版本/版次为1.0/0，第一次换版为2.0版，以后依次类推为3.0版、4.0版……，文件第一次换页修改版次为1，以后修改依次为2、3、……修改5次以后换版。 4.6文件的领用 4.7文件的保存、作废与销毁 4.7.1文件的保存 a.各部门负责保管本部门与质量管理体系相关的文件，文件保存场所应适宜。 b.对受控文件，各部门应及时填写《受控文件清单》进行管理。 c.任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.7.2文件的作废 a.当文件作废时，文件的发放部门负责按《文件发放回收记录表》及时从相应的使用部门撤回失效或作废的文件。 b.作废文件加盖“作废”印章，需作资料保留的作废文件则由文件发放部门加盖“仅供参考”印章方可留用。
编号：SY-AQ-01352 ( 安全管理) 单位：_____________________ 审批：_____________________ 日期：_____________________ WORD文档/ A4打印/ 可编辑 质量手册、程序文件的管理制 度 Management system of quality manual and procedure documents
质量手册、程序文件的管理制度 导语：进行安全管理的目的是预防、消灭事故，防止或消除事故伤害，保护劳动者的安全与健康。在安全管理的四项主要内容中，虽然都是为了达到安全管理的目的，但是对生产因素状态的控制，与安全管理目的关系更直接，显得更为突出。 1、目的与适用范围 为了确保在质量体系运行中的各个场所使用的文件是有效版本,特制 定本制度。 本制度适用于《质量手册》、《程序文件》的更改,发放和回收的管 理。 2、管理要求 2.1全质办是《质量手册》、《程序文件》的归口管理部门。 2.2《质量手册》、《程序文件》在贯彻实施过程中若发现差距或不 符合实际情况时,各职能部门要以书面形式反馈全质办,全质办向管理 者代表提出更改报告,填写文件更改通知单,经管理者代表报准后进行 更改、控版和回收。 2.3全质办指定专人负责《质量手册》、《程序文件》按规定范围进 行发放、更改和因收,对其使用和保管进行监控。
2.4全质办受管理者代表委托解释《质量手册》和《程序文件》的有关内容。 2.5技术科负责对《质量手册》、《程序文件》进行标准化审查。 2.6《质量手册》、《程序文件》持有者要保证其有固定的存放位置,以便在任何情况下都能对其进行更改、回收等。 2.7《质量手册》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丢失,不准外借,更 不准私自提供他人转抄或复印,若发现类似问题,应予以追究责任。 这里填写您的公司名字 Fill In Your Business Name Here
建筑公司体系文件控制工作程序-制度大全 建筑公司体系文件控制工作程序之相关制度和职责，建筑公司体系文件控制程序1目的保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态,及时获取并使用所需文件的有效版本,防止文件丢失、误传,确保质量体系、职业健康安全... 建筑公司体系文件控制程序 1 目的 保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态,及时获取并使用所需文件的有效版本,防止文件丢失、误传,确保质量体系、职业健康安全和环境管理体系正常、有效运行。 2 范围 适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件和资料,包括相应外来文件的控制。 3 职责 3.1 综合管理部负责制订、修改和组织实施本程序,并负责管理体系文件的出版、发放等日常管理工作,并负责监督公司各部门对管理体系文件的管理与控制。 3.2 综合管理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司发布的文件以及人力资源文件资料的管理。 3.3 综合管理部负责内部审核管理方案的文件和归档管理。 3.4 工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档管理。 3.5 工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业健康安全和环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。 3.6 计划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口管理。 3.7 物资部负责设备、物资招标、采购及相关文件的归口管理。 3.8 生产准备部负责生产准备、试运行规程、规范等相关作业文件的归口管理。 3.9 各有关部门负责本职能管理范围内相关文件的获取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的管理工作,并负责制定文件现行状态的清单。 3.10 各部门应设置专人负责质量、职业健康安全和环境管理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。 4 管理内容与方法 4.1 文件的分类 --管理方针和管理目标; --质量、职业健康安全和环境管理手册; --质量、职业健康安全和环境体系程序文件; --为确保体系的有效策划、运行和控制所需的作业性文件,包括技术性文件、管理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等; --质量、职业健康安全和环境记录。 4.2 文件的编制 文件由承担其管理职能的部门组织编制。 4.3 文件的审批和发布 4.3.1 质量、职业健康安全和环境手册由管理者代表审核,总经理批准发布。
文件发放及行文管理流程(20 版) 1.编制目的 为规范企业经营管理，确保企业的政令畅通，有效提升工作效率和团队执行力，特制定本制度。 2.适用范围 金锡机械公司所属各部门的文件提交、收发及管理。 3.内容 文件拟制要求 公司各部门在拟定文件时，必须注意上、下行文的规范化，具体要求如下： 专题专用，内容明确； 文字表述准确、简练、通顺、标点使用正确； 符合行文格式要求，题目、内容书写要符合规范。 行文工作流程 由其它部门拟定将要以公司名义发出的文件，先由部门承办人认真领会领导的要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后由承办人在文件左下角“拟制”一栏签署自己的姓名，由拟稿部门的经理在文件下方偏左的“审核”一栏签署自己的姓名后送办公室核稿，由办公室主任在核对无误后在文件下方偏右的“复核”一栏签署自己的姓名，然后由办公室主任依据文件的重要级别按顺序转呈总经理审阅后由总经理在文件的右下角“批准”一栏签发或拒签； 由办公室拟制的将以公司名义发出的内部文件直接由办公室主任在“审核”一栏签字后报总经理审批； 凡是被总经理拒签的文件通常情况下交由办公室进行回复并说明原因；特殊情况下，在总经理认为必要时，将由办公室或总经理本人通知或约定意见交换时间。
文件签发时，由办公室统一编发文号。 文件签发后，办公室应将文件签收记录与原件一起存档。 收文工作流程 主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属收文范畴。 属于公司领导亲收的收文，由办公室签收登记并交收件人亲自拆封。 收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收件日期、份数、内容提要、来文单位等。 填写文件传阅单，附在文件上并将文件放入传阅夹交办公室主任； 办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明自己的建议，再请领导批阅； 急件或重要文件，须在第一时间送办公室交请领导批阅； 密级文件只交公司高层管理人员传阅并做好记录，该文件不得携离办公室； 文件返回后行政文员要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示并及时报告办公室主任；无批示的文件按类别归档。 3.3.8办公室在接到有批示的文件后，在按照批示要求涉及的部门或人员按批示办理的同时，根据文件的级别按照“督办原则”进行催办； 文件传阅须做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。文件传阅单上必须注明处理结果及日期； 上级主管部门要求回收的文件必须在指定时间内交回并办理相关手续。 发文工作流程 以公司名义上报下发的文件范畴包括公司高层发出的信函； 以公司名义发出的（包括通知、通报、决定、人事任免等）各类文件，统一由办公室执行； 将以部门名义发出的文件按的要求报办公室审核签字后，依据提交文件部门注明的缓急程度依次序转呈总经理审批； 公司或发文部门将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数； 文件经总经理签发后依据缓急程度，必须在半个工作日到一个半工作日内完成文件的发放；
汽车企业文件控制程序 1 目的 对文件的制定、批准、修订、发放、保存、回收和作废等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废文件。 2 适用范围 本程序适用于xxxxxxxxxxx汽车有限公司质量管理体系所要求的所有文件的控制，包括管理文件、技术文件、外来文件的控制。 3 职责 3.1管理者代表负责组织实施质量体系手册的制定和修订，总经理批准。 3.2 相关部门负责组织实施质量体系程序文件的制定和修订，部门负责人进行审核，管理者代表批准。 3.3 相关部门负责组织实施作业指导书的制定和修订，部门负责人审批。 3.4 综合管理部为本程序的归口管理部门,负责文件的编号、登记、分发、收回和旧版/作废文件的销毁。 4 定义 4.1 受控文件 受控文件：是在使用过程中随时保持是最新和有效的文件。具有制定、修订和分发的记录，其失效和废止的文件由文件的归口管理部
门依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。文件的每一页加盖有红色的“受控文件”印章。 4.2 非受控文件 非受控文件指分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须收回及销毁。文件上不需加盖“受控文件”印章。 4.3 质量体系手册 质量体系手册是公司建立的和运行符合GB/T19001要求的质量体系，是落实质量方针和质量目标的指导性纲要,是质量体系文件的第一层次文件。 4.4 质量体系程序文件 质量体系程序文件是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸 和引用。是质量体系文件和第二层次文件，是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。 4.5 作业指导书 作业指导书是质量体系程序文件中的作业内容的延伸和引用,是质量体系文件的第三层次文件,是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤和细节的运作文件。这一类的作业通常为单一部门性质的作业。 4.6 表单 表单是指质量体系程序文件和作业指导书所引用的记录表格和 表单，是质量体系的第四层次文件。包括各类记录格式、表格和图表，
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受控状态分发号 质量管理体系文件 质量管理体系程序文件 编号JD/QMB4.2.3—01~JD/ QMB8.5.2/8.5.3—05 编制办公室 评审各部门 批准管理者代表 版本号第A/0版
无锡市江达商品混凝土有限公司 文件修改记录表QR4.2.3—0107 文件名称编号 修改日期修改次数版本状态修改内容修改人批准人备注
质量管理体系程序文件目录表 序号ISO9001： 2000 标准条款号 文件编号文件名称 1 4.2.3 JD/QMB4.2.3—01 文件控制程序 2 4.2.4 JD/QMB4.2.4—02 记录控制程序 3 8.2.2 JD/QMB8.2.2—03 内部审核程序 4 8.3 JD/QMB8.3—04 不合格品控制程序 5 8.5.2—8.5.3 JD/QMB8.5.2/8.5.3—05 纠正措施和预防措施程序
质量管理体系程序文件编号JD/QMB4.2.3—01 第A版第0次修改 文件控制程序第1页共5页 1．目的 建立并保持形成文件的程序，以控制与质量管理体系有关的所有文件和资料，使与质量管理体系运行有关的各个场所使用适用文件的有关版本，从所有发放和使用的场所及时撤出失效和作废的文件。 2．范围 适用于本公司质量管理体系有效运行和产品质量有关的文件和资料的控制，包括适当范围的外来文件，如标准、法规、顾客财产的知识产权（提供的图纸）等。 3．引用标准 GB/T19001—2000《质量管理体系——要求》 JD/QMA—2006《质量管理手册》4.2.3《文件控制》 4．职责 4．1办公室负责质量管理体系管理文件的控制。
体系文件控制程序 公司职工 部门负责人 管理者代表/品质管理部 总经理/管理者代表/ 授权人士 品质管理部 文件适用的各 部门 Y Y 提出编制/更 审核 审核 N N 审批 N 打印发放 对各部门主办 Y 对本部门员工 作废文件交品 严格 按文 文件归档 检查 作废文件 检查各部 门文 保管本部 门体
1.目的 为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。 2.范围 适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。 3.职责 3.1 相关部门/岗位职责 部门/岗位工作内容频次/时间 总经理审批《质量手册》2个工作日 管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和 《体系文件下发明细》 2个工作日 品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明 细》，审批质量记录表格 5个工作日 管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请 负责保管本管理处/部门领用的体系文件 2个工作日 持续 品质管理部保管体系文件正本及培训 检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况 5个工作日内 及时 各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训 3.2 文件编制、更改、审核、审批权限 文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理体系文件下发明 细 品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表注：1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人； 2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。
生物公司文件控制程序示 范文本 In The Actual Work Production Management, In Order To Ensure The Smooth Progress Of The Process, And Consider The Relationship Between Each Link, The Specific Requirements Of Each Link To Achieve Risk Control And Planning 某某管理中心 XX年XX月
生物公司文件控制程序示范文本 使用指引：此管理制度资料应用在实际工作生产管理中为了保障过程顺利推进，同时考虑各个环节之间的关系，每个环节实现的具体要求而进行的风险控制与规划，并将危害降低到最小，文档经过下载可进行自定义修改，请根据实际需求进行调整与使用。 1、目的 加强对安全标准化管理体系所要求的所有文件予以控 制，确保在安全标准化管理体系运行中起重要作用的各个 场所都可获得并使用适用文件的有关版木。 2、适用范围 本程序适用于本公司对安全标准化管理体系所要求的 所有文件进行控制。 3、职责 3.1、安全部科是安全文件控制的归口管理部门，负责 分工的安全标准化管理体系文件的编制、审核，负责安全 标准化管理体系文件的标识、发放、保管、更改、回收、 作废管理。
3.2、安全部科负责分管管理文件的编制、审核，并负责外来文件适用性的审核和控制。 3.3、总经理负责安全标准化管理手册的批准和发布。 3.4、主管安全副经理负责程序文件和管理文件的批准。 3.5、各部门负责本部门与安全标准化管理体系有关的管理文件的编制、审核和本部门所有文件的管理和控制。 4、工作程序 4.1、文件的编号 管理手册手册：GSTG（ANQ）-SC-2013 程序文件：GSTG（ANQ）-CX-XX 管理文件：GSTG（ANQ）-GL -XX 记录：GSTG（ANQ）-JL -XX 4.2、文件的编写、审核、批准、发放 4.2.1、文件发布前应由授权人批准，以确保文件是充
文件和资料控制程序(总11 页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除
1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责
1.目的 为有效地操纵质量治理体系所要求的文件，确保公司质量治理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。 2.范畴 本程序规定了文件的审批、公布、发放、更换、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的操纵。 3.职责 3.1治理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。 3.2总经理负责批准公布质量手册、程序文件。 3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。 3.4办公室负责文件的发放、治理及更换操纵。 4、程序 4.1文件的操纵范畴 a、质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。 b、法律、法规和其他外来文件。 c、质量记录、表格。 4.2文件的编号 a、质量手册 公司名称代号/手册名称代号—版本号 如：YTHG/QM-A b、程序文件 公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号 如：YTHG/QP-A-01 c、作业指导书如： d、外来文件：外来文件代号/（文件名称或代号）－流水号如WL/（合同法）－ 01 e、质量记录：QR为质量记录代号，其后为手册中的章节号，01、02、03……为
质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。 4.3修改状态 4.4版本规定 4.5文件的编写、审核、批准、发放 文件公布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。 a、质量手册、程序文件由治理者代表组织相关人员编写，治理者代表审核，总经理批准公布，办公室负责登记发放。 b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报治理者代表批准使用，各部门负责登记发放。 c、应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.6文件的操纵状态 文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量治理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。 4.7文件的更换 a、文件的更换一样由原编制部门进行，填写《文件更换申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更换的记录。 b、若指定其他部门进行文件更换时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。 c、所有被更换的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯独性。 d、文件更换内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。 4.8文件的领用 a、文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。 b、因破旧而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，由文件发放部门作好相应发放签收记录。
文件操纵程序 编号： SF-QP4.2.3-2005-1 1.目的 对与组织质量治理体系有关的文件进行操纵，确保各相关场所使用均为有效版本。 2.范围适用于与质量治理体系有关的文件操纵。 3.职责 3.1总经理负责批准公布质量手册。 3.2治理者代表负责审核质量手册。 3.3各部门负责相关文件的编制、使用。 3.4生技部负责组织对现有体系文件的定期评审。 4.程序 4.1文件的分类 4.1.1文件分为技术性文件和治理性文件两大类。 a.治理性文件包括质量手册、程序文件、质量打算、治理制度、合格供方名单及外来治理性文件和相应的表格； b.技术性文件包括设计文件、工艺文件、检验规程、作业指导书、产品标准等和外来技术文件。 4.2文件的编号
4.2.1质量手册的编号：SF - QM - □ 文件编制的年代号 质量手册代号 企业代号 4.2.2程序文件的编号：SF - QP □ - □ 文件编制的年代号 程序文件标准对应章节号 程序文件的代号 企业代号 4.2.3质量打算、治理制度、作业指导书等第三层次文件的编号： SF - ZD □ - □ 文件序号 质量手册中文件章节号 作业指导书代号
企业代号 4.2.4记录： SF – QR □- □ 文件序号 质量手册中文件章节号 记录代号 企业代号 4.2.5设计、工艺文件规程的编号按原文件编号或技术文件治理部门自行编制。 4.2.6各部门分发代号 总经理01 治理者代表02 生技部03 供销部 04 质检部05 车间06 仓库07 4.3文件的编写、审核、批准、发放 文件公布前应得到批准，以确保文件是适宜的。 a.质量手册由生技部组织编写，治理者代表审核，上报总经理批准公布，由生技部文件资料治理员负责登记、发放； b.各部门的文件由各部门组织编写，由部长审核，上报治理者代表批准公布。由文件资料治理员负责登记、发放；
包括： 一阶文件：质量手册； 二阶文件：（、记录控制程序、不合格品控制程序、控制程序、纠正错控制程序、预防措施控制程序） 三阶文件：、规范、外来文件等； 四阶文件：表单、记录等。 ISO9000有几个主要的特性，概括起来就是“1个精髓和1个中心、2个基本点；3种特性、4个凡事和4大产品、5大模块、6个文件、8项原则”：? ①、一个精髓：说、写、做一致。? ②、一个中心：以顾客为中心。? ③、两个基本点：顾客满意和持续改进。? ④、三个特性：适宜性、充分性、有效性。? ⑤、四个凡事：凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督。⑥、四大产品：服务、软件、硬件、流程性材料。? ⑦、五大模块：（1个总过程，4个大过程）质量管理体系；管理职责；资源管理；产品实现；测量、分析和改进。? ⑧、六个文件：ISO9000：2000版标准明确提出的6个程序文件必须制订：文件控制程序、质量记录管理程序、内部审核程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。? ⑨、八项原则：以顾客为中心、领导的作用、全员参与、过程方法、系统管理、持续改进、以事实为依据、与供方互利的关系。 共分为4类文件： 第一阶文件：品质手册：简述本品质系统如何满足国际标准要求。 第二阶文件：程序文件：规定何人、于何时、在什么地方做什么事。 第三阶文件：作业指导书、检验规范技术文件和图纸：说明如何做。 第四阶文件：表单格式：用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明作 iso的精髓就是pdca循环，持续改进，四阶； 一阶文件：质量手册； 二阶文件：程序文件 三阶文件：作业指导书； 四阶文件：表单、记录等。
公司文件控制程序 The manuscript was revised on the evening of 2021
公司文件控制程序 1目的 为确保与公司有关的各个场所及时得到并使用文件和资料的现行有效版本，确保与公司有关的所有文件处于受空状态，特制定本程序。 2范围 本程序规定了文件的控制原则和方法，适用于本公司有关的所有文件的控制，包括适当范围的外来文件。 3 职责 企管部负责文件和资料的归口管理与控制。 各部门负责部门文件的资料的控制。 4 工作程序 文件类型 公司质量体系文件主要包括质量手册、程序文件、作业指导书和各类记录文件、及外来文件。 质量手册阐明了公司质量方针和质量目标，并对公司质量体系进行纲领和概括性的描述。 程序文件，主要描述为实施过程所涉及各职能部门的活动，是为完成某项活动而规定途径的文件。 作业指导书和各类记录文件，是对具体的作业活动给出指示的文件。包括：生产工艺规程，、作业指导书、原辅料和
包装材料质量标准、产品质量标准、设备操作维护规程、设备清洁规程等。 2 外来文件：各类标准和顾客提供的技术文件。 文件的起草、审批及定稿 质量手册由企管部负责起草，总经理批准。 程序文件由该项活动的主管部门负责编写，相关部门负责人会审，企管部负责人审核，总经理批准。 其他文件由主管部门起草，企管部负责人审核，分管经理批准。 外来文件由相关职能部门负责人审核其适用性和现行有效性，部门经理批准。 文件由企业管理部组织会稿，并将文件草稿复印一定份数，与会稿单同时送至有关部门，以便提出修改意见。 参加会稿人员收到文件草稿及会稿单后，于三天内提出意见写在会稿单下半面(不够时可另附页)，签名后返回企业管理部。 会稿后的文件草稿及修改意见，由文件批准人协调裁决。 文件内容要求 适用性：文件内容应符合国家相关法律、法规和国家相关标准的要求，满足公司经营管理和企业发展的需要，规范企业和员工的行为，持续提高公司管理水平。 准确性：语言文字简练、明确、易懂。
XX/XXXX XXX XXXX 文件控制程序 1 范围 本程序规定了文件的控制要求。 本程序适用于文件的控制。 2 引用文件 XX/XXXXX XXXX 记录控制程序 XX/XXXXX XXXX 设计和开发更改控制程序 XX1580 设计文件的分类编号 XX207 设计文件的管理制度 3 职责 质量手册、程序文件由质管部负责管理，图样、技术文件由科技部办公室负责管理，各部门配合。 4 工作程序 4.1 文件的编制、审核 文件的编制、审核，依照归口管理的原则，由各主管部门编制后，经公司主管领导审核其适用性，并批准实施。重要的、涉及面广的质量文件，可由最高管理者审批。图样和技术文件按XX207《设计文件的管理制度》的规定进行审签，工艺和质量会签，标准化检查，并确保图样、技术文件协调一致、现行有效。 当文件的充分性与适宜性发生变化时，由有关部门提出对文件进行评审与更新的申请，依据原审批程序再次批准后方可执行。 4.2 文件的标识 a）质量管理体系文件的标识由质管部按企业标准的规定进行标识； C）技术文件的标识，归档文件由档案室按公司档案分类大纲编号，其中设计文件由标准化人员按XX1580《设计文件的分类编号》和XX207《设计文件的管理制度》给出； c）质量记录的标识按XX/XXXX XXX XXX《记录控制程序》的规定进行标识； d）外来文件依照归口管理的原则，由归口管理部门对文件标识。 4.3 文件的归档、分发和控制 文件的归档应依照确保文件协调一致、现行有效、及时归档的原则，要确保文件清晰、易于识别。 a）质量管理体系文件由质管部负责印制、存档和管理，根据工作需要，质管部负责质量管理体系文件的登记、编号和分发至有关部门，质管部及使用部门负责对使用的质量管理体系文件进行控制，保证所有场所使用的文件是现行有效的版本，作废的质量管理体系文件由质管部负责及时从使用现场收回，并按作废文件的处理规定进行处理； b）技术文件由产品课题负责人按XX/XXXX XXXXXXX《记录控制程序》的要求负责归档，科技部办公室负责复制。科技部办公室根据工作需要，拟定文件发放清单，由科技部办公室登记、编号、发放。科技部办公室负责对技术文件的编制，使用单位对技术文件的使用进行控制，保证所使用的技术文件现行有效，并符合有关规定的要求； c) 质量记录按XXX/RXXX XXXXXXX《记录控制程序》进行归档，需要时，记录复印件可发至相关部门和人员存档管理。 d)当需要借阅存档的质量管理文件体系或技术文件时，借阅人需到文件归档管理部门办
文件名称：文件控制管理程序
1.0 目的 对公司环境、质量管理体系以及管理标准、工作标准中的各类文件进行管理，确保各部门使用文件的适宜性及充分性, 防止误用作废文件。 2.0 范围 适用于本公司所有环境、质量管理体系文件以及管理标准、工作标准的（电子档）的编制、审核、批准、发放、评审和变更。 3.0 职责 3.2 文控中心 对公司环境、质量管理系统中各阶文件的合理管控以及文件的分类、编号、保管、发放、回收、销毁及审查等工作。 3.3 相关单位 3.3.1 各部门须遵守本程序，并配合文控中心一同做好文件的更新及维护；其部门主管 需对文件资料进行审签，对所发行的文件负责保管与执行之责。 3.3.2 各部门需负责文件的使用和保管，确保文件的整洁、完整，不得在受控的文件上 随意书写涂改，也不得丢失。版本更新时，配合文控中心及旧版资料及时回收作 业，防止误用。 4.0 定义 4.1 文件与资料 公司环境和质量文件所包含有：手册、程序、作业规范/指导书、表单；技术类文件、测试检验数据报告、各种变更文件以及公司各类经营管理标准、工作标准等。 4.2 第一阶文件－—手册
环境管理手册：环境管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。 质量管理手册：质量管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。 4.3 二阶文件－—程序 4.3.1 环境、质量管理程序：环境、质量作业运作过程的整体流程。 4.4 三阶文件－—作业规范、指导书、管理标准及工作标准。 4.4.1作业指导书: 指不涉及具体型号产品技术细节的作业指导书。如技术文件编号方 法、作业指导书，设备操作维护规程等。 4.4.2 技术性作业指导书:指涉及具体型号产品技术细节的作业指导书, 如技术图纸 /BOM、工艺文件、产品检验文件等。 4.4.3管理标准：指各类管理规定、管理制度、管理办法等用于规范管理及人员行为的 法规性文件。 4.4.4工作标准：指各类岗位职责及职务说明书等文件。 4.5 四阶文件－—表单 使用固定格式的单据，有表单编号及版本管控，用以质量、环境及环境的数据收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的资料记录。 4.6 外来文件与资料。 各单位因业务需求所使用的各类法律法规、国家标准、行业标准、地方标准及行业各类技术资料等。 4.7 文件标准用纸 各单位送至文控中心所有需要发行的文件标准型一般为A4纸张，禁止用“二手纸”。 5.0 工作程序 5.1 文件的编制 5.1.1 书写规定 5.1.1.1 二、三阶文件需依照（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义[无定义时填 写“无”]（5）工作程序（6）相关文件（7）相关表单（8）附录（必要 时）。 注：二阶文件需另制作封面，由相关人员签核，三阶文件不需要封面，相关人员签核栏在页尾处。 5.1.1.2 文件页次格式：第*页，共*页代表，以此类推。 5.1.1.3 各标题内的小标题顺序如下格式： 1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此类推。 2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此类推。 5.1.2 文件经3.1权责主管核准后方可制订，以确保文件的充分、完整并适用。