中国人民财产保险股份有限公司
业务单证管理办法
第一章总则
第一条为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，根据省公司《单证管理办法》和《单证管理实务》，结合全市系统业务单证管理实际，制定本管理办法。
第二条本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证（保险卡）和批单。
定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。
有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。
第三条业务单证管理是指业务单证的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。
第四条业务单证管理坚持“流程管理、分级负责、规范设计、计划印制、应用IT、严格管控”的原则。
第五条公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单
证，按照公司保险业务档案管理规定执行。
第六条本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。
第二章业务单证管理的职能
第七条各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任人。单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。
市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门。系统内单证工作实行垂直管理，各支公司单证管理部门（综合部或财务核算部）为本级公司业务单证管理的职能部门。
市分公司设立专门的单证管理岗，负责全市系统的单证管理工作。各支公司要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。支公司单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向市分公司书面报告，并填写《人员代码及权限变更申请表》，按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。
第八条市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实施办法的制定，负责全市系统业务单证的保管、配送、销毁等工作的统一管理。支公司不得自行印制和销毁单证。
第九条支公司根据市分公司业务单证实施管理办法,
制定相应的管理办法。负责支公司业务单证的申请、领用、登记、发放、保管、使用、废旧单证的回收; 负责使用单证的日清日结，每天检查当日处理的纸制单证的使用情况, 核对是否与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，以严格保险单的管理和保证数据质量的可靠性，及时上报单证使用的重大事项。
第三章单证发放与保管
第十条单证征订由市分公司综合部实行按季征订，每季度征订一次，市分公司各事业部和支公司单证管理部门按市分公司综合部规定的《业务单证征订单》、征订时间的要求上报。因新产品开发需要增订业务单证，由市分公司综合部按省公司要求统一时间组织征订。
市分公司各事业部或支公司在征订业务单证时, 应根据险种、数量进行分类统计，为避免单证浪费，节约费用，统计的数量要尽可能地准确，经分管领导审批后，报市分公司综合部。业务单证印刷费由市分公司财务部门统一向省公司支付后，根据各支公司实际领用数量划账。
第十一条各支公司之间不得擅自调剂单证，确需调剂时，申请调入支公司和同意调出支公司向市分公司综合部提出《业务单证调剂申请》,经确定系统内有被调剂单证时,由市分公司综合部单证管理员负责调剂。
第十二条单证领取登记、发放和保管。各支公司单
证管理人员负责从市分公司单证管理部门领取业务单证。各支公司单证员从市分公司领取保险单时，需填写《业务单证发放登记薄》,单证收到后要清点数量、核对单证号码，清点无误后方可签收。保险单证领回后要及时做好入库登记，填写《业务单证总帐》、《业务单证明细帐》。支公司应严格履行单证发放登记手续，建立《业务单证发放登记薄》。
业务单证的领取与发放，应遵循循序渐进发放的原则，既要满足业务发展需求,又要防止风险。支公司单证员发放业务单证时，必须认真核对单证管理系统库存数据，严格控制单证发放数量。
第十三条支公司出单员应对已使用的保险单进行日结日清处理，支公司单证管理员每天检查当日处理的纸制单证的使用情况，核对与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，并填写《业务单证销号清单》。
保险业务单证实行定期盘存。市分公司每季末，对辖内业务单证按《业务单证明细表》进行一次盘存，详细清点业务单证领用、发放、使用、作废、遗失、停用、核销、库存情况。支公司单证员于每月5日前(节假日顺延)，将上月盘存结果(含盘存表和业务单证明细表，业务单证销号清单)通过新“OA”报市分公司综合部。每年12月底进行年度盘存，通过盘存，做到“账单相符,账表相符,账账相符，账实相符,手工台账与系统数据相符”。
第十四条对停止使用的重要空白单证，支公司不得擅自销毁，应按照市分公司有关通知精神进行清理盘点并上缴市分公司统一销毁。应特别注意及时清收分散在各代理网点和营销员手中的单证。回收的单证应填定《业务单证回收清理表》，清理表应标明单证代码，单证名称，单证流水号段，并同时在单证系统作好停用处理，上报市公司综合部。
第十五条各支公司出单员要对已使用的单证按单证流水号的顺序号及时进行整理、装订。非车险通用全打保单有两联业务联，第一业务联，归档时按保单号装订，保单附页、批单等其它附件与此联一并装订；第二业务联，归档时按单证流水号装订；对业务处理中作废的单证不得擅自销毁，应在单证各联加盖“作废”印章，与已使用单证按印刷流水号归档，不允许缺号、跳号，同时必须在业务处理系统进行作废单证处理，
第十六条支公司要建立单证管理责任追究制，对单证工作管理不善造成遗失、短缺的,要追究相关人员的责任。
支公司发现单证遗失，应在3日内填报《业务单证遗失报告表》(节假日顺延)，上报市分公司综合部，并采取相应措施，查明原因，对相关责任人进行经济处罚，同时在所在地报刊上发布遗失公告，声明作废。支公司在发布公告后，要保存相关资料。
遗失单证的支公司必须在“单证管理系统”中办理丢失
登记手续，同时登记相应的手工台账，保证电子账、手工台账账账相符。
库房被盗造成编号单证遗失的，被盗单位要注意保护现场，立即向当地公安机关报案，并在第一时间内上报市分公司综合部。同时，被盗单位立即清查单证库存，填制单证遗失报告表，按照遗失单证程序办理作废手续，并作为重大事件逐级上报。
第十七条支公司和出单点应配备业务单证存放专柜,单证存放专柜应牢实、有防盗锁, 存放在安全地方,以免单证被盗或丢失。
第四章单证核销
第十八条单证核销包括正常单证核销、作废单证核销、遗失单证核销和停用单证核销。核销要求的原则：实物与台帐相符，实物与系统相符。
第十九条正常单证核销。重要承保单证使用后，由支公司单证管理人员按支公司出单员提供的业务单证销号清单（含作废单证）在单证管理系统中进行核销处理。
第二十条作废单证核销。作废的单证，由支公司出单员在单证管理系统进行作废登记，对单证全部联次加盖作废章。并由支公司出单员按照流水号顺序归入已使用单证存根联装订。
第二十条遗失单证核销。单证遗失人应向所在单位单
证管理部门提交书面遗失说明，经本级单证管理部门负责人签字确认后，在地市级及以上正式媒体进行声明，并将该声明提交单证管理部门保存备案。无故遗失单证的，必须由本级单证管理第一责任人签字确认。
遗失单证核销由省级分公司单证管理岗人员负责。省级单证管理岗人员对下级单证管理部门上报的遗失单证核销手续审核确认后，在单证管理系统中进行核销处理。
由监管部门或税务机关监制的单证遗失，应将流水号及数量向当地行业监管部门或税务机关报告。
第二十一条停用单证核销。省级分公司单证管理部门组织和监督辖内停用单证的销毁，并在单证管理系统做核销登记处理。地市分公司、支公司不得自行销毁停用单证。
单证停用销毁前，应向当地行业监管部门（保密局）或机关机构报告。
第五章单证检查
第二十二条单证的检查工作实行电子监控和实物盘存相结合的方式，充分发挥单证管理系统的作用和功能。市分公司和支公司单证管理岗，应分别按季、月、周对定额保险单进行盘点，并与单证管理系统、台账进行核对，保证账账相符、账实相符。
单证检查采取现场检查与非现场检查相结合方式。应重点加强对有价定额保险单的管控，随时跟踪检查使用情况，
监督是否及时回收、补录和核销。主要内容包括检查机构设立单证管理岗和配备人员的情况，实行专库专柜专人保管单证的情况，空白单证登记制度的建立和使用情况，单证签收、发放和领用手续的履行情况，是否对单证使用实行日清日结，单证库存的盘查情况，是否做到“账账相符、账实相符”，代理人领用单证的管理情况，以及单证管理系统的使用情况等。在单证检查过程中发现问题的，应责成有关分支机构限期整改；对于存在责任事故隐患的的问题，应追究有关责任人员的责任；在整改限期内未进行整改的，以及在单证检查过程中发现已发生单证管理责任事故的，应追究有关单证管理责任人和其他有关责任人员的责任。
各级单证管理部门负责组织对未使用单证的发放、核销和统计等环节开展常规性检查。单证管理的统一检查由市分公司综合部牵头，组识各产品线部门、出单管理中心，按照每年不少30%比例对各支公司、部单证管理情况进行检查。
第二十三条支公司单证管理员应分别按每月、每季对实物单证进行盘点，并与单证管理系统、台账进行核对，保证账账相符、账实相符。市公司单证管理员应及时将盘点结果以书面形式报上级单证管理部门。
第二十四条单证检查结果应及时在全市系统予以通报。对未按照单证管理规定操作的，应要求限期整改。给公司造成损失的，视情况给予相关责任人警告、记过、撤职等
处分。
第二十五条对违反本办法给公司造成损失的，市分公司按以下规定予以处罚。
1、未建立健全业务单证管理制度，给予单位口头批评，责令整改；未整改的，给予单位通报批评、分管领导警告处分。
2、未使用《单证管理系统》，给予单位通报批评、分管领导记过。
3、擅自印制业务单证，或继续使用废止业务单证，给予单位通报批评、分管领导记大过。
4、对保管不善（不可抗力除外）造成损失的，给予单位通报批评，单位主要领导、分管领导、直接责任人分别给予警告、记过、记大过。
5、遗失重要业务单证，对责任人每份单证处以50—200 元的罚款, 并予以记大过。造成严重后果的解除劳动合同，移交司法机关处理。
第六章附则
第二十六条本办法由市分公司综合部负责解释。
单据管理制度 单据管理制度一、单据范围本制度包括:出示单据、外来单据、内部结算单据。1、出示单据:发票、收银单。2、外来单据:发票、收据、送货单、部分白条(鲜活食品)。3、内部结算单据:申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。 二、单据管理原则1、消号单据管理制度:涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容:发票、收据、(包括:手写单据和打印的都必须在财务报备，由财务发出，盖章，无财务盖章的单据视为无效单据)缴款单、酒水单、入库单，建立领用消号制度，落实专人管理。2、限额领用制度:定额发票，实行限额领用。3、其他单据实行普通单据管理三、单据合法原则1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。2、入库单应由采购、库管、入库部门领导签字方为有效。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。领料单应由领料部门经理、库管、领料人签字。报账发票、收据、白条:外来单据应据备以下内容:对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额;购销发票还应有:商品名称、规
格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式(同出示单据)。外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门经理签字方为有效;发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。5、费用报销单:外来单据报销类:将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容:外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。没有外来单据的报销单必须填写具体的经济业务内容，所有的报销单必须经报销人、会计、公司负责人、签字为有效。1/4页7、收银底带应由收银、出纳签字。8、货物短缺(溢余)应由库管、门店经理、采购签字。9、报损单:作品、原材料在付报损应由库管、部门主管、财务、总经理签字，方为有效。10、收银、柜台的收入日报和月报:由收银员，收银稽核、和部门店经理签字。11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人签字。12、盘点差异表应由库管、会计、部门经理、总经理签字。13、申购单分为两部门;(1)鲜活食品原材料申购单由餐厅经理、行政总厨签字方为有效(2)原辅材料一次性用品申购单由部门经理，行政总厨，库管签字方为有效，健身部在物品采购由主管制定采购计划、由谭总审批后方为有效。(3)酒水一次性用品申购单由门店负责人、库管签字方为有效(3)各部门物耗品:扫帚、灯
竭诚为您提供优质文档/双击可除保监会单证管理制度 篇一：单证管理制度 保险代理公司重要单证管理指引 为规范保险代理公司及其分支机构的单证管理，促进其健康发展，根据《保险代理机构管理规定》和保监会其他相关规定，特制定本指引。 一、重要单证指保险代理公司从保险公司领取的各类保险单、批单、保费收据等单证，同时包括保险代理公司从其他部门领取的重要凭证，包括保险中介服务发票等； 二、保险代理公司应指定专人管理重要单证。 三、保险代理公司应以委托人为单位设立重要单证使用情况登记表，记录重要单证的领、用、存、销及返还等情况，同时建立其他单证使用情况登记表。 四、单证管理工作实行过错责任追究制，单证领用人对单证使用情况负责，单证管理人负有监督的责任，并承担连带责任。 五、单证管理应做到日清月结，定期进行清理，并与委托人进行核对。
六、保险代理公司与委托人解除委托代理合同后，保险代理公司应按照委托代理合同的规定，及时将重要单证交回，并与委托人办理相关手续。 篇二：单证管理办法考试题 都邦保险单证管理员持证上岗考试 机构：姓名：得分： 一、判断题（每题3分，共30分。正确√，错误×） 1、本办法适用于都邦财产保险股份有限公司管理和使 用的所有单证。（） 2、空白单证的保管与印鉴的保管可由同一人保管。（） 3、单证管理实行“谁领用，谁负责、谁回销”。（） 4、分公司及以下机构的负责人为本级机构单证管理的 直接责任人。（） 5、上岗单证管理员需签订《单证管理员履职承诺书》，由分公司统一负责装订编号和备查。（） 6、领用单证超60天，系统将自动锁定到期单证，到期单证只能回收，不能打印。（） 7、代理点领用单证须通过我司单证管理员进行领用。（） 8、出现空白有价单证遗失、被盗等情况，应在五个工 作日内在省级以上报刊上办理声明作废，登报费用应由遗失单证的人员承担。（） 9、遗失一张交强险保单罚款500元。（）
报销单据填写规范 （一）文字书写的基本要求 会计工作对书写的基本要求是：简明扼要，字体规范，字迹清晰，排列整齐，书写流利并且字迹美观。 1 ．用文字对所发生的经济业务简明扼要地叙述清楚，文字不能超过各书写栏。书写会计科目时，要按照会计制度的有关规定写出全称，不能简化、缩写，并且子目、明细科目也要准确、规范。 2 ．书写字迹清晰、工整。书写文字时，可用正楷或行书，但不能用草书，要掌握每个字的重心，字体规范，文字大小应一致，汉字间适当留间距。（二）书写文字基本技巧 会计人员在书写文字时，应养成正确的写字姿势，掌握汉字的笔顺和字体结构，写好规范的汉字。 （二）中文金额大写的表示方法 中文大写数字笔画多，不易涂改，主要用于填写需要防止涂改的销货发票、银行结算凭证等信用凭证，书写时要准确、清晰、工整、美观，如果写错，要标明凭证作废，需要重新填凭证。 1 ．中文大写数字写法。中文分为数字（壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖）和数位[ 拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）] 两个部分。中文书写通常采用正楷、行书两种。 会计人员在书写中文大写数字时，不能用O （另）、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等文字代替大写金额数据。 2 ．中文大写数字的基本要求如下： （ 1 ）大写金额由数字和数位组成。数位主要包括：元、角、分、人民币和拾、佰、仟、万、亿、以及数量单位等。 （ 2 ）大写金额前若没有印制“人民币”字样的，书写时，在大写金额前要冠以“人民币”字样。“人民币”与金额首位数字之间不得留有空格，数字之间更不能留存空格，写数字与读数字顺序要一致。 （ 3 ）人民币以元为单位时，只要人民币元后分位没有金额（即无角无分时，或有角无分），应在大写金额后加上“整”字结尾；如果分位有金额，在“分”后不必写“整”字。例如，58.69 元，写成人民币伍拾捌元陆角玖分。因其分位有金额，在“分”后不必写“整”字。又如，58.60 元，写成：人民币伍拾捌元陆角整。因其分位没有金额，应在大写金额后加上“整”字结尾。（ 4 ）如果金额数字中间有两个或两个以上“0 ”字时，可只写一个“零”字。如金额为800.10 元，应写为人民币捌佰元零壹角整。 （ 5 ）表示数字为拾几、拾几万时，大写文字前必须有数字“壹”字，因为“拾”字代表位数，而不是数字。例如10 元，应写为：壹拾元整。又如16 元，应写成：壹拾陆元整。
单据管理制度 一、目的： 为了加强单据管理，加强公司财务基础工作，规范单据管理、健全财务管理制度，特制定本制度。 二、单据范围： 1、出示单据：发票、收银小票。 2、外来单据：发票、收据、送货单、部分白条(鲜活蔬菜食品)。 3、内部结算单据：领料单、进仓单（入库单）、计划单、申购单、退料单、销售发货单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有内部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。 三、职责： 1、财务部 管理所有空白单据的储存及发放工作，登记本公司使用单据（单号）的情况，登记供应商使用《送货单》（单号）及收单据款的工作。监督各使用单据部门上月单据装订成册并回收工作。 2、各单据使用部门 开具单据时应仔细、慎重，按单据格式填写，不可在单据上乱涂乱画。填错单据或改单需涂改时，要保持单据整洁并且在涂改后一定要签涂改人的名字；填写单据错误严重时不准撕掉单据，可写上“作废”字样然后折叠起来保留在原单据本上。每月结束后，将当月单据按保管人装订成册，装订要求要有封面，封面上写明“年月份，单号起始与终止，部门，职务与保管人”。装订成册的单据次月五日内由部门主管上交财务部，然后领取相应的单据。 四、单据合法原则： 1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。 2、送货单（入库单）应由采购、收货、仓管、入库部门领导签字方为有效（有质检的部门质检应签字）。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。 3、领料单应由领料部门主管、仓管、领料人签字。 4、销售发货单应由销售部门主管、仓管签字。 5、报账发票、收据、白条：①外来单据应据备以下内容：对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额；购销发票还应有：商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式（同出示单据）。②外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门主管签字方为有效；③发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。 6、费用报销单：①外来单据报销类：将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容：外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。②没有外来单据的报销单必须填写具体的
中国人民财产保险股份有限公司 业务单证管理办法 第一章总则 第一条为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，根据省公司《单证管理办法》和《单证管理实务》，结合全市系统业务单证管理实际，制定本管理办法。 第二条本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证（保险卡）和批单。 定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。 有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。 第三条业务单证管理是指业务单证的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。 第四条业务单证管理坚持“流程管理、分级负责、规范设计、计划印制、应用IT、严格管控”的原则。 第五条公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单
证，按照公司保险业务档案管理规定执行。 第六条本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。 第二章业务单证管理的职能 第七条各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任人。单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。 市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门。系统内单证工作实行垂直管理，各支公司单证管理部门（综合部或财务核算部）为本级公司业务单证管理的职能部门。 市分公司设立专门的单证管理岗，负责全市系统的单证管理工作。各支公司要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。支公司单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向市分公司书面报告，并填写《人员代码及权限变更申请表》，按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。 第八条市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实施办法的制定，负责全市系统业务单证的保管、配送、销毁等工作的统一管理。支公司不得自行印制和销毁单证。 第九条支公司根据市分公司业务单证实施管理办法,
单据管理规定 目的：对公司商品入库、出库各项单据进行统一管理，防止各项漏洞的发生；特规定如下： 1.配货中心验收入库的验收单、出库的返厂单，必须按三名二章进行把关。三名：验货员、供货商、仓库主管。二章：公司验收章、供应商公章（或临时用老板或送货人私章）。自采商品入库时，果蔬部入库的单据须有疏果部经理签字、采购部购进的由采购部经理签字。（店面执行标准与配送中心相同）； 2.配货中心验收入库的验收单，无论是1-7天内现结的，还是账期的，只给供货商红联，第二天上午，白联和黄联转交财务。 3.配货中心出库给供应商的返厂单，红联给供货商，白联和黄联第二天上午转交财务。外采返场单。由采购部外出采货时，到财务部办理返场单领用手续，三联返场单全部由采购经办人带给供应商签字，返回报账时把供应商签字确认后的白联及红联交还财务。（黄联给供应商便于到公司与财务对账）； 4.各店的门采单据管理与以上相同。店内单据人员（信息员）每周一负责把上周单据整理好附上单据流转表一并报公司财务部； 5.各店间调拨单与验收单管理相同，每周一上传公司财务。 6.供应商单据丢失，反馈到财务部后，由财务根据实际情况与信息部沟通在验收系统近行查询，无误后拉出单据由信息负责人签字确认，财务按公司规定的单据丢失管理办法与供应商进行核对； 7.配送中心及店面，对丢失的任何单据都不允许私自重复打印；打错
的单据只可在单据上注时作废、与重新打印的单据粘在一起传公司财务进行审核； 8.凡是验收单转财务时，必须附有供应商的原始供货单，自采疏果也一样按标准执行。采购源头出具的只要不是正规的出库票据，必须附有供货商的销货清单、电话号码、供货商全称及姓名。 9.部门经理和各店长有特殊情况不能签时，可以授权指定特定代理人代签，并承担代签的责任。（各部门负责任人及代签人员须在公司财务部负责人处进行字迹备案）； 10.配送中心及门店打印各种单据要与实物100%相附，只要是有偏差，由出单人全权负责。 以上规定如有违犯其中之一，按100至2000元进行处理！ 大河商贸有限公司 二零一五年十二月二十日
费用报销单填写要求和规范 1、总则 1.1目的:为规范公司费用管理、使之流程规范化,控制不合理费用开支,提高经济效益, 特制定本制度。 1.2范围:本制度适用于涿州市赛尔机械设备有限公司全体员工, 包括兼职人员与临时人员。 1.3本制度自总经理签批之日起实施。 2、职责与权限: 2.1财务部: 2.2.1负责制订费用报销与付款的相应流程、制度、表格等并向员工宣导;严格按照本制度的流程进行办理,对各部门不符合本制度的报销与付款申请不予受理。 2.2.2 负责公司所有费用发生及其必要附件的审核,对其真实性与合理性、是否符合费用报销标准负责。 2.1.3 对费用发生单据及附件存档,进行必要的标注,以便保持其持续性和可追溯性。 2.2各部门负责人: 2.2.1负责本部门员工费用报销的审核,审核内容包括:报销额度是否符合公司规定的标准, 报销情况是否符合报销范围,报销票据是否真实,报销行为是否属实等。 2.2.2 负责本部门付款申请的审核,审核内容包括:付款原因的核实、付款数额的真实性、付款对象的真实与合理性、付款方式的合理性、付款的书面依据(如合同等是否与《付款申请书》一致。 2.2.3 全体员工:依照本制度进行费用报销和付款申请,并可向公司提出合理化建议。
2.2.5 总经理:负责公司所有费用发生的最终审批 3、费用报销的控制原则: 3.1部门经理审核签字后,报销人将报销单交至财务部,由财务部审核并签字。财务部审核应本着以下原则: 3.1.1审核单据粘贴是否规范,字迹有无涂抹。 3.1.2审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符。 3.1.3审核各项费用发生是否合理,有无虚报、多报。 3.1.4审核签批手续是否齐全。 若有一项不符合规定,财务部有权将该报销单退还报销人,要求其重新填写。 4、报销凭证规范: 4.1填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改,相关内容填写完整。 4.2. 所附发票真实、合法,抬头正确。 4.3. 票据粘贴平整,票据分类粘贴并方向朝上。 4.4. 按费用所属各期间填写费用报销凭证,按不同项目填写差旅报销单。 4.5. 报销市内交通费需在车票背面写清时间、起止点、事宜。 4.6. 招待费报销需在报销凭证的备注栏写清时间、会餐人员、事宜,最好有会餐人员的签字 4.7. 在超市购买物品,除提供正式发票外,还需附电脑小票,报销发票必须注明付款单位、品名、单价、数量,并且所采购物品应属于财务报销范围及预算内的物品。
文件管理规定 规定（2012）第042号 第一章文件种类 仓库单据管理规定 为规范单据管理，制定本规定。 一、材料入库单 1.办理入库依据：发货单位的送货单、物流采购中心提供的发票及《入库通知单》， 质量管理部出具的《物资检验报告单》方可入库，否则判定为待检区存放。 2.入库：一式四联入库单分别由采购员、保管员、质检员签字，按入库单流程办理， 未签字、未质检不能入库，不能收发货。 3.验收：注意验收数量品种是否相符，注意验收方法与产品是否符合要求，有无质量 问题，部分货品包装是否破损。 4.填写：入库单按单中各项规范填写，按照不同种类分别登记，写清进货单位名称、 进货数量、进货型号等相关信息，字迹要清晰、工整。 5.对帐：月末仓库明细账与财务管理部材料明细账进行入库数量核对。 6.单据保管：入库单入帐、传递、分类、结帐按财务制度及流程规定，装订成册由仓 库保管。 二、产成品（半成品）入库单 1.办理入库依据：依据生产部门填写《入库通知单》，根据质检部门抽样检查出具《物 资检验报告单》。详细注明名称、规格、数量填写入库单。 2.入库：一式四联入库单分别由入库员（生产部）、保管员、质检员同时签字，未签 字、未质检的产品不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。 3.验收：注意品种、数量、规格、质量有无问题。 4.填写：入库单中各项应规范填写，生产部门开具《入库通知单》，登记产品数量、 规格、型号。保管员填写入库单，办理产成品入库，同时作为财务管理部月末计算产品生产成本的依据。 5.对帐：仓库明细账与财务管理部产成品明细账进行数量核对。 6.单据保管：入库单按生产编号及产品规格分类，装订成册。 三、领料单 1.依据：由用料部门填写一式三联领料单，经领料人签字，领料部门经理签字确认， 保管员据此发料同时签字确认。 2.对帐：月末仓库明细账与财务管理部材料明细账进行出库数量核对。 3.单据保管：按照原料种类分别装订成册。
单据填写说明 为了各部门能够更好的配合工作，现将单据填写要求规范作如下说明： 一、单据分类： 1.费用报销单：填写费用类报销，如业务招待费，办公费，市内差旅费等费用。 2.出差旅费报销单：只填写市外出差旅费报销。 3.领借款单：填写预付类款项、借支类款项，如预付货款，预付人工费、个人借款等。 4.付款单：填写应付类款项，如货款、已挂账类款项、会员提现等。 二、填写要求： 1.在填写单据前整理好附件（包含：发票、收据、合同付款条例等），检查附件是否齐全、合法、合规，附件数量填写到报销单附件张数处。 2.在单据年月日处填写报销日期，费用名称栏填写该费用名称（如：业务招待费，办公费用，销售费用等），摘要栏填写业务简述，金额栏填写该业务的金额，在合计栏填写金额大小写。 3.费用报销单可填写多笔费用，请按费用类别分类填写（如有办公费、业务招待费等，请分开填写两张报销单）。 4.出差旅费报销单要在出差事由处填写出差事由，起止地点栏填
写地点（如重庆至成都），本行的车船费等费用填写重庆至成都时产生的费用，在右侧栏填写本行合计金额，可多笔填写，但只能填写一次出差费用（如即到成都考察，也到北京考察，请分开两张单据填写），如出差途中产生业务招待费请用费用报销单填写报销。 5.单据填写要求干净整洁，不允许涂改、挖补等，该单据金额不得大于附件金额，大小写必须一致，单据填写完成后将附件按规定粘贴到单据背面。 6.单据数字大写：壹贰叁肆伍陆柒捌玖零。 7.在业务发生时（合同签字时），应取得合法合规的发票，发票开具时应该填写单位台头、纳税识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，如重庆渝财林国际贸易有限公司不可填写简写渝财林国际。如购买的货物较多，发票无法填写完整的，发票数量可以一批为单位开具，且附上盖有单位财务章或发货专用章的货物清单。发票是记录该业务发生的重要凭证，不可用收据代替，财政部门专用收据除外。 8.该业务为保证金或者押金的情况，须对方单位开具盖有财务专用章的正式收据，要求字迹清晰，不得涂改、挖补等情况。 9.在填写单据时或签订合同时，应遵守“四流合一”原则，即货物流、资金流、发票流、合同流的流向统一。
重要单据管理制度 一：重要单据管理的基本要求 1．本制度规定的重要单据包括 （1）重要空白单据:如现金支票、转帐支票、收款收据、等。 （2）有价单据：如债券、股票、银行汇票、银行本票、商业承兑汇票、银行承兑汇票等。（3）财产物资收发调拨凭证:如收料单、入库单、领料单、外发物料单、调拨单等 2．本公司财务部是重要单据管理的职能部门、非经规定批准程序，其他部门和个人一律不得保管或持有。 3．财务部应建立“重要单据备查簿”（以下简称备查簿），并分类反映重要单据的入库、领用及注销情况。 4．财务部应定期根据备查簿的结存数量，核对实际保管数量，发现差错及时查找原因调整。 二：重要空白单据的管理 1．空白支票（包括空白现金支票、空白转帐支票）按照需要向开户银行申请购买，一般每一开户行每次每种一本，购入登记备查簿支票类明细户，注明购入支票的起讫号码。 2．销售发票按税务部门规定购买，登记备查簿发票类明细户，注明购入发票的起讫号码。 3．收款收据由财务部设计格式统一印制或统一购买，入库时登记备查簿收据类明细户，注明入库收款收据的起讫号码。 4．空白支票只能由出纳人员领用并登记备查簿的领用栏，使用支票按货币资金管理办法执行，出纳人员使用完毕注明实际使用的份数和作废号码，注销备查簿。 5．销售发票由负责开票结算人员领用，并登记备查簿领用栏，发票使用按税务机关规定执行，使用完毕计算出实际使用份数，金额和税额以及作废发票号码，注销备查簿。 6．收款收据一般由出纳人员领用，其他部门需领用收款收据由相关领导批准，登记备查簿领用栏，使用完毕注明实际使用份数和作废号，注销备查簿。 7．重要空白单据的购入、印制、领用、注销由财务部负责人审查批准。 三：有价单据的管理 收到债券和股票后交财务科出纳会计保管，并登记备查有价证券明细帐，注明债券和股票号码、金额等内容，转让或兑付债券和股票后注销备查簿。 委托银行承兑的商业汇票，登记备查簿票据明细帐，注明票据号码、金额等内容。交有关人员对外办理结算时登记备查簿领用栏，票据结算完成根据实际使用情况，注销备查簿。 收到购买单位交来的商业汇票由出纳人员登记备查簿应收票据类明细户，并按到期日先后排列，应收票据贴现或转让后注销备查簿。 购买、转让或贴现有价证券或票据，须经分管副总经理批准后方可办理。 遗失、被劫或被骗有价证券或票据，由保管人员或公司授权持有人承担其造成后果的赔偿责任。
内部管理制度系列 进出口业务单证档案管理 制度 （标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-46392进出口业务单证档案管理制度 Import and export business document file management system 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 1、目的 为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。 2范围 适用于本公司进出口业务单证档案管理 3存档项目 3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理 3.1.1存档内容:进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书);进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。 3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明
细 4、工作制度 4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档; 4.2月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作; 4.3进出口业务操作以季度为时间段。由部门主管进行抽查留档资料是否合格; 4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放; 4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容; 4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接; 4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管(监管期:生产设备为五年)手续后保存三年。 4.8查阅档案，必须经档案管理负责人批准。
大澡堂洗浴广场 文件 大澡堂[2016] 第01号签发人： 关于各部单据的填写、录入 相关程序及管理办法 各相关部门： 为了规范酒店各岗位单据填写、录入相关操作流程，作出如下规定 一、单据种类 1、商品单： 酒店各部分类商品、SPA、美发部门使用 2、搓背单: 主要用于男女浴区搓背及各项浴种使用 3、按摩单： 主要用于足疗按摩使用 4、点餐单： 主要用于餐饮消费项目使用 5、赔偿单：
主要各类物品损坏丢失赔偿使用 二、开单细则 1、用相对应的单据填写消费项目，填写清楚手牌号、消费项目、数量、金额、开单时间、员工签字、宾客签字、技师工号。 2、单据不得随意更改、涂写，手牌号、消费项目、数量、金额、开单时间、员工签字、宾客签字、技师工号有一项填写不清，属于无效单据，各岗位输单员，不得录单，服务员按要求从新开单，方可录入。 3、填写过程中产生的无效单据，要三联全部收回，并作废交回财务。 三、单据填写、录入管理规则 1、员工在宾客消费开单的同时，一定要亲自观看宾客所持有的手牌号，填写清楚，只听宾客说号不亲自核对手牌号，项目、数量不清楚的情况下并开单者，所造成的投诉及误录入其他宾客手牌号中出现的金额，开单员工自行补齐误录金额，多次出现上述失误根据相应的情况给予50-100元的处罚。 2、输单员在输单前，核对单据是否按要求填写，对于不合格的单据，要拒收、拒录，在输单时，一定要根据单据填写的内容与电脑上所录入的是否一样，仔细核对无误后，方可保存，如果单据填写正确，因输单员工作不细心出现失误错录入项目上、数量或录入到其他宾客手牌中，所产生的额外金额，由输单员自行补齐，多次出现上述失误根据相应的情况给予50-100元的处罚。 3、酒店所有营业区凭手牌签单消费，未持有手牌的宾客不得在各区消
进出口业务单证档案管 理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
进出口业务单证档案管理制度 为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。 一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理 1、按出运批次归档； 2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行； 3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。以上单据均为原件正本的复印件（下同）； 4、按客户分类归档。 二、一般贸易项下的进口单证的管理 1、按进口批次归档； 2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单； 3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理 所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。 四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。 五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。 六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。 进出口业务管理制度 为加强进出口业务管理，规范企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。 一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。 1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。
东莞市亚星半导体有限公司 费用报销单填写与票据粘贴说明为规范和统一费用报销单的填写及票据粘贴，使各位同事能够正确、规范地填写报销单及票据粘贴，快捷地报销各种费用，请各位同事按照以下说明执行，如有不明白或需改进之处请向财务部咨询或建议。 一、报销单填写说明 1、报销单填写要字迹工整、清晰，金额不得涂改，凡需填写大小写金额的单据，大小写金额必须相符，相关内容填写完整。 2、费用报销单必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔或铅笔书写。 3、在“报销部门”处填写所属的部门，如行政人事部、品质部等。 4、日期如实填写报销时的日期，“单据及附件页数“填写发票与收据张数。 5、“用途”此处填写费用支出的用途，按不同项目分列填写，在“备注”栏可以填写详细内容。 6、“金额”此处填写实际发生金额。 7、“合计”各项费用合计填写阿拉伯数字，前面加上人民币符号“￥”。 8、“合计”此行上方有空栏的，由左下方斜向上划对角直线注销。 9、“金额大写”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时需在万字前画圈，圈内打叉，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零，需在百位数前写零。如：合计金额405.40元，在此行填写为：拾万仟肆佰零拾伍元肆角零分。 10、在费用报销单右下角的“报销人”处由报销人签字，如果现金报销在领取现金时签字；如果转账报销则需要递交报销单时先签字。 11、“原借款”与“应退（补）款”处，只有在属于冲销借款时才填写。
12、人民币大写字样：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾 二、票据粘贴说明 1、所附发票应真实、合法，抬头应为公司的全称，不要简写或漏字多字。 2、票据粘贴在粘贴单上，用胶水粘贴。票据粘贴要求平整不要遮盖左边装订线，票据粘贴顺序和报销单封面所列的项目顺序一致。 3、发票由后往前贴，先贴小张的，后贴大张的发票；小张发票在下，大张发票在上。 4、如果发票较多，要分门别类，按规格大小统计一起粘贴。加油票、车票等要分好类别，先小后大粘贴。 5、尽量把发票贴均匀，平整，以便财务部装订成册。 财务部 2014年5月6日附件：样本
某保险分公司有价单证管理制度 第一章总则 第一条有价单证指各类加盖公司财务章、保费专用章、收费专用章的收款单证。包括保险单、暂收据、续期保费收据、转帐委托授权书、卡单及其他各类收据。由于有价单证是确认收款的重要依据，直接影响保险双方的权益及公司信誉，对有价单证视同现金管理。 第二条财务部负责各类有价单证的库存管理。指定专人负责发票及收据的验收入库、库存保管、发放领用、清点回收及作废和收据的回销管理处理工作。发票及收据验收入库后，管理员应及时建立入库台帐，在台帐中登记发票及收据出入库日期、起止号码、本数，并按计算机处理系统录入计算机程序。 第三条各部门要指定专人负责发票及收据的领取、发放和使用的管理工作，并建立领取、发放、使用情况登记簿。在人员安排方面应考虑以公司正式员工负责此项工作。 第四条本机构管理部门，领用有价单证以一个月用量为限；领取专用发票时，团险、代理业务部门最多领取两本，凭前几次用完的整本存根到财务部换领；营销部门一次最多领取五本。如需要超量领取，须经总经理室主管领导签批，方可领取。 第五条专用发票不可拆本使用（营销业务续期收费中由营销员直接上门收费方式除外）；专用发票使用部门必须在确实收到保费后方可向客户开具；专用发票不得对外发放，代理业务部门因业务需要发放给代理单位
使用须经总经理室主管领导审批后，方可发放。通过代理点销售的有价单证，必须出具代理协议（留存于单证室备查），一家代理单位一次最多领取一本专用发票，待前次领用的使用完并将全部存根交回后，方可再次领用。代理部门的单证员负责向代理单位详细讲解专用发票使用规定及开具方法，并应及时对代理单位专用发票使用情况进行清理，避免出现发票错开给公司造成损失。 第二章单证管理员岗位职责 第六条营销区、各部应设单证管理内勤负责单证管理工作。 一、单证员的指定：单证管理员可由机构或营销区（点）指定专人负责（须以书面形式报经机构领导及财务部审批后方可从事单证管理工作，签批后的报告交财务部单证室留存备查），财务部单证室根据机构领导审核签字指定的单证管理人员发放单证。 二、主要职责： 1、单证员上岗前须先到财务部单证室学习单证管理流程，了解相关规定后，方可管理单证。 2、单证管理员负责单证的领用、发放、登记、回销及管理工作。 3、填制每月单证使用情况报表并进行分析及上报工作。 4、制定单证管理的有关规定。 5、其他有关单证的管理事项。 第三章有价单证的回收和清理 第七条财务部单证管理员负责对所有发票及收据进行汇总和清理工作。专用发票全部用完后，必须持整本发票到单证管理员处换领新的发票。
关于报销单据的填写规定 一、差旅报销单 差旅费报销单用于出差费用的报销，填写模板如上，留空的地方分公司无需填写。 填写说明如下： 1、如果出差人为2人同行，如“张三”和“李四”，则右下角需填写两 个人名字。如领款人为其中一人：“张三”，则在左上角“姓名”一 栏填上“张三”。 2、差旅费报销单需附上出差申请表。出差申请表必须与发送邮件给督 导的电子版一致。格式必须按照新版出差申请表的要求规范填写。 3、报销时使用的发票必须以公司名义开具国家正规发票。 4、新版出差申请表填写说明见：“四、出差申请表”。出差申请表和报 销单里的出差人必须一致。 5、大写金额前面一个单位请画圈后里面打个叉。
二、费用报销单 费用报销单用于费用报销、冲账。填写模板如上，留空的地方分公司无需填写。 填写说明如下： 1、如果之前没有填写过借款单，则在费用发生后将发票开出,附在此单 上，寄回公司报销。如填写过借款单借过款，待费用发生后附上发 票，寄回公司冲账。 2、用途一栏填写各项费用，请在每笔费用后用铅笔标注是“冲账”还 是“报销”。 3、费用报销单需要附上报销明细，注明本次报销项目的详细情框况。 如报销物业费等，需写清起止日期。如缴电话费，需写明电话号码， 上次缴费时间、金额。 4、如有替票，需在报销明细上注明原因，并将原票一并黏贴上作为证 明。 5、费用报销单仅限分总报销。 6、大写金额前面一个单位请画圈后里面打个叉。
7、如有预支，也就是借款，请在原借款处写清数额。 三、借款审批单 借款审批单用于大额款项的借款（大于1000元）。填写模板如上，留空的地方分公司无需填写。 填写说明如下： 1、金额1000元以下不予借款。 2、借款之后需将发票开出，附在《费用报销单》上冲账。 3、借款审批单仅限分总申请。 4、大写金额前面一个单位请画圈后里面打个叉。 四、出差申请表
票证、单据管理制度 ?发票：普通发票、收据（财政部） ?凭证：公司内部记帐凭证 ?单据：出入库、调拨单、部门业务单据等 发票的领购 ?根据业务需要按规定向税务局申领 ?填写普通发票领购表 ?发票要专人专库专管 ?发票专管人员发生变动时。须与接管人员办理工作交接，交接内容包括未用发票、已用发票存根、发票登记簿等所有相关材料。必要时，应对发票管理状态做出说明。 发票的保管 ?发票专管人员设专门登记发票的领、用、存情况，并定期与库存核对，检查相符性，确保帐票相符。 ?发票领购入库，应履行严格的领用手续。 ?发票应保管于公司保险柜（箱）内，与发票专用章、财务专用章及其他财务印章分开保管。 ?保管的空白发票不得加盖发票专用章、财务专用章或收款专用章；禁止携带已签章空白发票外出，特殊情况确须携带外出的，应报请财务主管和企业总经理批准，并办理相应登记手续。 ?已开具发票存根联和发票登记簿，应当保管五年，保管期满，报公司财务和税务机关查验后销毁，未经批准，不得擅自销毁；未使用的发票要在税务机关更换发票样式及其他格式时，按税务机关要求进行核销 发票的使用 ?发票使用实行登记制度，应分别发票的种类设置购、领、销、存登高簿，详细记录各种发票的购领、发放、使用、回收和注销情况。 ?发票由指定的人员依据业务部门的销售通知单、收通知单或实际业务情况据实开具，严禁开具无业务内容的发票。 ?开发票必须按发票号码顺序填写，项目填写齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次复写、内容一致。 ?发票开具错误，应将全部联次作废，并加盖“误填作废”章予以注销；发票因故退回，应将全部联次全部收回。按联次粘贴于一处，并加盖“误填作废”章，否则不得另行开具。 ?发票一般蓝字开具，如需重新开具必须退回原发票后，方能再开具发票。 ?需由财务部门以外的其他部门代开发票的。财务部门应设计登记簿详细登记发票的发出时间、领用单位、领用人、发票号码，领用人员必须签字；收回发票时，应对已用发票存根和未用发票的号码进行登记，收回人员必须签字，发票领用人需按月向财务部门报告发票使用情况，财务部门应对其发票使用情况进行核对检查，并做好检查记录。 ?从财务部门领用的发票，禁止转借使用。 ?财务部门应根据国家税务机关对各种发票的管理要求，确保各种发票的正确开具。 发票填开要求 ?字迹清楚、不得涂改。 ?项目填写齐全，单位名称必须填写详细，不得简写。如果单位名称较长，可在“名称栏”分上下两行填写，必要时可超出该栏的上下横线。 ?票面金额与实际收取的金额相符。 ?各项目内容正确无误。如填写有误，应另行开具。错票必须一式几联同时作废，注明“作废”字样，并将作废发票的所有联次全部保存在发票原有位置。 ?小写合计数前用“￥”符封顶，大写合计数前用“⊕”符封顶。 ?全部联次一次填开，上下联的内容和金额一致。 ?名称与付款单位必须一致。 ?发票内容仅限营业执照上注明的经营范围。
进出口单证管理规定标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]
进出口单证管理制度 一、总则 建立进出口单证管理制度，明确对各岗位人员审单、录入和操作执行的控制要求，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，使报关业务更加有效，准确与符合法规要求 二、范围 适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序 三、报关业务管理 （一）出口业务 1、操作人员必须在货物出运至少7天前编制出口报关单证 2、报关资料须经公司复核员校对，尤其在产品规格、数量、金额、港口等方面进行严 格检查，做到单单相符，单证相符，如有发现不符合条件的资料要求及时通知编 制人员，并追踪得到更新的报关文件 3、出口操作员在报关前至少2-3个工作日将全套报关资料交给代理报关行 4、代理报关行必须在指定的报关日向海关申报并递交所需的报关材料 （二）进口业务 1、操作人员先取得进口货物的正本单据
2、货物到港后，操作人员必须将进口发票、装箱单、提单、报关委托书及其他特殊单 证寄往指定报关行，委托代理公司办理进口清关手续。 3、货到公司后，业务操作人员通知指定仓库保管人员接货，记录，卸货。如需报检的 应提前通知检验检疫部门，检验合格后方可使用 四、单证存档管理 （一）出口业务： 1、出口存档单据：发票、箱单、合同、报关单、产地证、提单、 水单等。 2、单据的保存包括电子版和纸质版，保管人员将电子版单据保存 到计算机中，定期做好数据备份。纸质版单据归档后放入统一 卷柜中保管，由专人按月和按年归档。 （二）进口业务 1、进口存档单据:发票、箱单、合同、报关单、保险单、提单、产地证等进口相关单 据。 2、进口单据以纸质形式存档保管，按进口时间归类存档。
在日常报销工作中，经常发现有一些票据粘贴及填写的格式不够规范。如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐。这些都会给后续的审核报销工作带来很大的不便，尤其是耽误报销者的时间。鉴于上述情况，特将财务票据粘贴要求规范如下，希望大家能够配合执行。 一.票据整理、粘贴要求： 二、注意事项如下： 1.不要将票据颠倒放置、粘贴。 2.不要用订书机订票据。 3.粘贴票据尽量用适量的胶水。 4.对于粘贴不规范的票据，请自行重新粘贴。车票的粘贴如下： 图3出租车票的粘贴 报销注意事项 在报销的过程中，经常会发现有不按照要求和规范，填写单据及贴票的情况，造成重复贴票填写等工作，即浪费大家时间，又影响报销的进度。现就相关问题给大家做一下汇总，望大家认真看一下，按照要求进行报销。 票面填写： 1.部门名称：所在部门或办事处的名称
2.报销大小写金额一致，大写金额必须顶头写，不得留有空格，小写金额前须加钱币符号“￥”，大写汉字要正确，大小写金额均不得有涂改痕迹。 票据问题： 单据填写规定： 1.出差明细表应注明出差人详细的出差目的地，乘坐交通工具种类、起止地及时间，车票张数和金额。 2.将凭证粘贴单、出差明细表附在费用报销单后，写明报销人所在部门、时间、附件张数、报销金额（大小写）必须和原始发票的金额相等，金额需要分类汇总填写，报销费用用途，出差补助在差旅费报销单中单独填写，写明出差天数、标准、金额。报销单用黑色中性笔填写。 3.费用冲借款的，要在备注栏注明冲借款，写明冲借款金额。补款（退款）金额。 4.差旅报销单要按所列项目填写，要求书面整洁字迹工整，不得出现草书，不能出现涂改、乱划或是涂改液修改。 5.对于单据填写不符合规定的，财务部有权退回。
费用报销单填写规范 及票据粘贴要求 为了规范和统一费用报销单的填写及票据粘贴，使各位同事能够正确、规范地填写报销单及票据粘贴，快捷地报销各种费用，特制定此规范与要求，请各位同事遵照执行，如有不明白或需改进之处请向财务部咨询和建议。 一、报销单填写规范 填写报销单字迹工整、清晰，金额不得涂改，凡需填写大小写金额的单据，大小写金额必须相符，相关内容填写完整。 费用报销单必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔或铅笔书写。 具体填写说明 1.在“报销部门”处填写所属的部门，如行政部、财务部、制作部等。 2.日期如实填写报销时的日期，单据及附件填写所附单据张数。 3.“报销项目”此处填写费用支出的用途，按不同项目分列填写，在摘 要里可以填写详细内容。 4.“金额”此处填写实际发生金额，前面加上人民币符号“￥”。 5.“合计”各项费用合计填写阿拉伯数字。“合计”此行上方有空栏的， 由左下方斜向上划对角直线注销。 6.“金额大写”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时需在 万字前画圈，圈内打叉，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零，需在百位数前写零。如：合计金额405.40元，在此行填写为：拾万仟肆佰零拾伍元肆角零分。 人民币大写字样：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾 7.在费用报销单右下角的“报销人”处由报销人签字。 8.“原借款”与“应退（补）款”处，只有在属于冲销借款时才填写。 二、票据粘贴要求
（1）、所附发票应真实、合法，抬头应为公司的全称，不要简写或漏字多字。 （2）、票据粘贴在粘贴单上，用胶水粘贴。票据粘贴要求平整不要遮盖左边装订线，粘贴后不能超过粘贴单的范围。票据分类粘贴并方向朝上。票据粘贴顺序和报销单封面所列的项目顺序一致。 （3）、报销市内交通费时需在车票背面写清时间、起止点、事宜。 （4）、发票由后往前贴，先贴小张的，后贴大张的发票；小张发票在下，大张发票在上。火车票尽量往后面贴，因为它的金额在前面，如果贴得太前，贴上报销单后会把金额挡住。 （5）、如果发票量大，要分门别类，按规格大小统计一起粘贴。加油票，的士票，火车票，飞机票等，都要分好类别，先小后大粘贴。 （6）、A4纸的报告单要按报销粘贴单大小叠成一致；有些发票比A4纸小，但比报销黏贴单大一点的，也一样按报销粘贴单大小叠好。 （7）、尽量把发票贴均匀，平整，以便财务部装订成册。 财务部 2015年X月X日 附：填写样张