规范化的申请

╳╳局关于档案工作 规范化管理的申请

武侯区档案局： 为进一步深入贯彻《档案法》、《机关档案工作业务建设规范》等法律法规和有关规章，提高我局机关档案管理水平，使我局机关档案工作逐步达到规范化、制度化、科学化的标准，更好地为机关各项工作服务。按照《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）要求，我局完善了各项档案工作管理制度和各种门类档案材料的立卷归档，编制了各种检索工具和参考资料，改善了档案保管的基础设施，档案管理水平得到新的提高。我局规范化管理领导小组认为，本机关档案工作基本达到《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的要求，现特向贵局申请检查验收。

二○○七年三月二十一日 附件：1、××局关于档案工作规范化管理的自查报告 2、××局机关档案工作规范化管理自查评分表 附件1： ╳╳局关于机关档案工作 规范化管理的自查报告

建区以来，我局档案工作在区委、区政府的领导下，在区档案局的具体指导下，经过十年的努力，现已基本达到了一定的规范化管理标准，为了认真贯彻执行《档案法》，进一步提高我局档案管理水平，实现档案工作规范化、制度化、科学化的管理目标，更好地发挥其职能作用。按照四川省政府办公厅转发省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的通知要求，我局积极开展各项准备工作，并对照四川省机关档案工作规范化管理标准进行严格认真的自查，现将自查情况报告如下： 一、机构与组织管理 自××年建局以来，我局十分重视档案工作，把机关档案工作作为一件大事来抓，严格按照档案管理要求进行收集、整理、归档、入库，使之逐步规范。为了更好地适应全区工作发展，促进我局档案工作再上新台阶，今年初，经局务会研究决定，在2007年内力争使我局档案工作达到规范化管理标准。为了加强对达标工作的组织领导，我局成立了由××同志任组长， ××同志任副组长，各科室负责人为成员的档案规范化管理领导小组。把档案规范化工作正式纳入2007年机关工作计划和目标管理。并拨出专项经费购置设备、优化硬件，为规范化工作提供保障。目前，我局配备了兼职档案员1名（本科文化程度），使档案工作做到有组织领导、有管理措施、有经费保障、有人员落实，取得了较好的实效。 二、档案基础设施 我局现有专用档案室一间，约×平方米，档案室空间基本能满足保管10年以上档案的需要，库房坚固、防火、防潮、防盗、防鼠。库房配备办公桌1张、档案柜×组，资料柜×组，灭火器1个，温湿度计1个，空调、计算机、打印机各1台。档案装具由武侯区档案局统一制作，符合档案装具的有关规定，适应档案保管需要。 三、档案业务建设 根据国家有关档案工作的规定，我局制定了《档案收集制度》、《档案整理制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》等制度，并按要求对照实施。 按照立卷归档要求，对各科室及个人保存的文件材料进行了彻底清理，现已全部整理归档，无积存零散文件。归档文件材料的书写格式、质量符合有关规定要求，书写材料适应长期保存。同时，还收集了与本机关业务相关的资料，如：报刊杂志、工具书等。 档案室建立了完善的保管、保护、鉴定制度，库房配有温湿度计、空调、杀虫防霉药品等，根据天气变化采取相应措施，确保库房的温湿度控制在规定的范围之内，做好档案资料保管情况检查记录，使档案处于最清洁良好的保管环境。 档案室内设有简明的档案存放示意图和检索工具，档案柜排放整齐有序，有明显的指引标示。对收进的档案及时登记，并履行手续，已建立各类档案统计台帐，数据准确、帐物相符，并及时报送了现行文件资料。 四、档案信息开发利用 编制了档案检索工具，开展档案利用。档案人员熟悉档案内容，编制了全引目录、归档文件目录、案卷目录、等检索工具，便于更好地为机关各项工作服务。 为进一步完善和提高我局档案管理水平，档案室开展了文件汇编工作，编写了《大事记》、《全宗介绍》、《组织机构沿革》等参考资料。局机关档案规范化领导小组按照《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的要求，对照机关档案工作规范化管理标准进行认真的自查，自查得分×分。 五、存在的问题与改进措施 （一）在组织管理方面： （二）在基础设施方面： （三）在业务建设方面： （四）在档案信息开发利用方面： 附件2： 档案工作规范化管理自查评分表 自查得分： 序 号 内 容 标准分 自评分 1 机构与组织管理 21

1.1 档案工作管理体制健全，档案工作渠道畅通，适应本单位、本系统档案工作的需要。配备了业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。 1.5

1.2 档案工作纳入本单位工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责，同本单位各项工作同步发展，对本机关文件材料的形成、规类工作进行了监督指导。 1.5 1.3 本单位档案工作实行综合管理，做到统一领导、统一机构、统一制度，对全部档案实施有效管理。 1 1.4 有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作 1 1.5 档案工作列入领导议事日程，切实解决档案工作中的实际问题并有明显成效。 1.5 1.6 档案工作经费能满足档案工作的发展需要。 1.5 1.7 档案人员具有大专以上文化程度。 1

1.8 全部档案人员经过同级、上级档案部门或上级主管部门的档案业务培训。 1

1.9 在机关工作中认真贯彻执行档案法律法规和相关规章。定期组织本机关和本系统档案人员进行《档案法》的学习。 1 1.10 对本单位档案工作进行监督、检查和指导，组织档案基础业务知识培训，开展评比检查。 1.5 1.11 积极参加机关档案协作组活动；每年有本机关、本系统档案工作动态在本机关、本系统的工作简报、刊物或其他媒体上登载。 1

1.12 对所属单位、本系统档案工作进行监督指导，组织档案业务培训，开展评比检查，建立档案工作管理网络，促进所属单位和本系统档案业务建设的协调发展 1.5 1.13 档案管理制度健全，建立了本机关档案的收集、整理、保管、鉴定（含销毁鉴定）、统计、利用、本单位重大活动档案登记、收集及资料收集等制度办法。 2 1.14 制订了符合本单位实际的各种门类和载体文件材料的归档范围、档案保管期限表、分类方案并报同级档案部门备案。 2 1.15 制定了本单位各种专门档案的管理制度、办法等。 1 1.16 制定了电子文档管理制度和办法。 1 2 基础设施 18 序 号 内 容 标准分 自评分 2.1 机关在新建或改造档案专用库房时，应参照《档案馆建筑设计规范》的要求进行设计和布局并征求同级档案部门意见。 2

2.2 有档案专用库房，能容纳本单位全部档案资料（省、市级机关能容纳20年的档案资料，州、县级及县级以下机关能容纳10年的档案资料）。 2 2.3 分设有档案阅览室和档案人员办公室。 1 2.4 档案库房坚固、安全，适宜保管档案。 1

2.5 档案库房有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等设施设备。 4

2.6 档案室配有计算机、服务器、摄像机、录放机、扫描仪、光盘刻录机、复印机、防磁柜、照相机（数码摄像机带有照相功能的，可不配照相机）等设备。 4.5 2.7 有数量充足、质量较好的档案专用柜架和整理档案所需的用具。 2 2.8 档案装具的式样、规格及质量符合国家标准。 1.5 3 业务建设 46

3.1 按本机关归档范围和归档制度及时接收各种门类和载体的档案，交接手续完备。 1.5

3.2 归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存。 1.5 3.3 文书档案齐全完整。 2 3.4 会计档案齐全完整。 1 3.5 声像档案齐全完整。 1.5 3.6 设备档案、基建档案、科研项目档案齐全完整。 2

3.7 自动化办公过程中形成的各种归档的光盘、磁盘及背景信息等齐全完整。 1 3.8 归档的各种其他专门档案齐全完整 1 3.9 本机关发文按“两套制”（即发文汇集）保存。 1

3.10 收集与本机关业务工作有关的资料。如年鉴、刊物、文件汇编等。 1 3.11 保管期限划分准确。 1

3.12 档案按全宗进行分类、排列，符合《机关档案工作业务建设规范》（按卷整理的档案）、《归档文件整理规则》（按件整理的档案）的要求。其他门类的档案符合相关分类要求。 1.5 3.13 档号编制科学、规范。 1.5 3.14 文书档案按卷整理的质量符合《机关档案工作业务建设规范》、《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》；按件整理的质量符合《归档文件整理规则》。 1.5 3.15 照片档案、会计档案、基建档案的质量符合有关规定。 3 3.16 磁性载体档案及光盘载体的档案质量符合有关规定要求。 1 3.17 其他专门档案的质量符合有关规定。 1 序 号 内 容 标准分 自评分 3.18 全宗卷整理符合规范。 3 3.19 库内有档案资料存放示意图。 1 3.20 档案库房的温湿度符合国家标准。 1.5

3.21 每季定期检查档案并做好记录。档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象。 1 3.22 建立了各类档案统计台帐，数据准确，帐实相符 1 3.23 及时准确填报统计报表。 1 3.24 及时开展档案鉴定工作。 1 3.25 移交进馆档案质量符合进馆要求。 1

3.26 档案的现代化管理工作纳入本单位信息化建设规划，与办公自动化工作同步运行。 1

3.27 使用的档案管理软件系统符合国家档案行政管理部门有关规定。 2 3.28 本机关全部档案已建立数据库进行管理。 2 3.29 本机关各种门类和载体的档案（如照片、声像、会计、基建等）均建立数据库。 4 3.30 本单位电子档案实施了有效管理。 2 4 开发利用 15 4.1 编有本机关大事记。 2 4.2 编有本机关组织机构沿革。 1 4.3 编有与本机关相关的基础数据汇集。 2

4.4 编有各种门类和载体档案的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。 2

4.5 根据本机关业务工作需要编有相关的参考资料和专题概要等各种编研资料。 3 4.6 服务形式多样，积极主动做好利用工作，为机关各项工作服务。 1 4.7 有借阅和利用效果登记，编有档案利用效果实例选编并有定期分析材料。 2

4.8 通过举办档案陈列、档案展览等形式开展档案宣传和档案信息资源的开发利用。 2