项目归档资料要求20190319

工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范课件 (一)

近年来，伴随着我国工程建设规模的不断扩大，大量的工程建设项目文件产生。这些文件长期保存，对于保证工程质量、保障建设项目安全具有重要意义。因此，工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范备受重视。

一、工程建设项目文件归档的要求

1.文件保存时间

工程建设项目文件的保存时间，应按照国家有关法律、法规、规章以及建筑工程信息化标准的相关规定执行。其中施工图纸和技术资料至少要保存20年以上，竣工验收资料等要保存50年以上。

2.文件材料内容

文件材料的内容应当真实、准确，反映工程建设项目的全过程。特别是标书、合同、工程量清单等重要文件，其内容应当详实、完整、真实、准确。

3.文件格式

工程建设项目文件必须采用建筑工程信息化技术标准，遵照国家有关规定，进行电子化存储，并建立起相应的信息查询系统。

二、档案整理规范

1.档案整理原则

整理工作应按照文件材料的条理性、时序性、完整性原则，遵照有关技术标准、规范、法规及有关规定处理。

2.档案整理步骤

初步整理：对材料分门别类，进行初步清点和检查，确认材料内容和数量是否完整、清晰。

编目整理：对文件材料进行识别、编码、套标后，将档案文件按系统性归纳，制作档案目录。

分类整理：根据文件的性质和用途，将其分类、分级，并进行标识、归档、盘点和管理。

3.档案保存

文件材料存放在档案库内，在安全保护和防火措施的前提下，实行制度化、规范化的管理。对每个档案材料，应按照时间顺序号管理，并将编号标注到文件的外部或内部。

工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范，对于管理人员而言极为重要。在保护建筑工程项目文件完整性、保密性、规范性、便利查询等方面具有不可替代的重要作用。只有依据有关规范、标准和法规进行归档和整理，才能达到有效保管工程建设项目文件的目的。

建筑工程档案归档规范

第一章 建设工程文件归档的基本职责

一、将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，项目部应履行下列职责：

（一）在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

（二）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档；

（三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

（四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

（五）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；

（六）对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向项目部移交。

四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形

成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向项目部移交。

五、工程档案管理科应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

第二章 工程文件的归档范围

一、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

二、工程文件的具体归档范围应符合下列目录要求：

工程文件与资料归档要求

在任何一个工程项目中，文件和资料的归档都是非常重要的环节。合理的归档可以保证工程项目的顺利进行，同时也是项目的保障和依据。本文将详细介绍工程文件与资料归档的要求，以确保其准确性和完整性。

一、文件归档要求

1. 文件分类：根据不同的内容和用途，对工程文件进行分类，常见的分类包括计划文件、设计文件、施工文件、验收文件等。按照不同的分类，对文件进行编号或命名，并建立相应的索引。

2. 文件整理：对每个文件进行整理，包括整理内容、编写日期、编制人员和审核人员等信息。确保文件的序号和对应的索引相匹配，便于查找和使用。

3. 文件编号：对于每个文件，都应该有唯一的编号，以便于搜索和追踪。编号可以按照项目的阶段、文件的种类或其他规则进行划分，同时要注明文件的版本号，确保及时更新和备份。

4. 文件格式：在归档过程中，要选择合适的文件格式存储文件，通常使用常见的文档格式如PDF、DOC或XLS等，确保文件的易读性和兼容性。

二、资料归档要求 1. 资料分类：与文件归档类似，对工程项目中的各种资料进行分类，包括合同、规范、标准、技术资料等。对每个分类都要建立相应的索引和编号，以便于查找和管理。

2. 资料整理：对每个资料进行整理和分类，编写详细的资料清单，包括资料内容、编写日期、编制人员等信息。同时，要确保资料的准确性和完整性，及时更新和备份。

3. 资料存储：在进行资料归档时，要选择合适的存储介质和方式，确保资料的安全性和可用性。可以使用硬盘、光盘、云存储等方式进行备份和存储。

4. 资料检索：对于归档的资料，要建立清晰的检索系统，以便于快速查找和使用。可以根据资料的分类、编号或关键词进行检索，提高工作效率和准确性。

三、归档周期和审查

1. 归档周期：根据项目的实际情况和要求，确定归档的周期。通常是根据工程的阶段、时间或重要节点进行归档，确保文件和资料的及时整理和备份。

2. 归档审查：在归档过程中，要进行审查和验证，确保文件和资料的准确性和完整性。可以由相关人员进行审查，如项目经理、设计师等，发现问题及时进行修改和补充。

建设工程项目档案审查及归档规定

一、归档问题解答

1.签证单问题

签字盖章完善旳都要交，有问题旳可在交工阐明中注明解释清晰。

2.动工报告问题

原则上按签订旳合同状况来做。补充合同不单独出动工报告。单个合同含多种单位工程旳，则要分开编制,如含站场工程和线路工程。

3.资料编制格式问题

交工资料应由施工单位采用机打方式编制，结论、签字、日期等栏目应手填。由施工单位负责填写旳检查结论，可机打也可手填。

4.设备随机资料问题

原件必须收归存档，现场使用单位留存复印件。按单位工程、设备类型整顿，按设备位号排序。

5.图纸问题：

项目前期培训规定：施工单位须归档交工图，目前重新明确规定“不用归档了”，但需要将变更单、联系单、签证单等波及变更旳文献汇总到《工程变更一览表》中。“变更要点”应注明变更重要状况。《工程变更一览表》汇总完毕后，经监理审核，送项目部，由项目部组织有关单位与设计单位进行对接，编制终版竣工图。补充规定：根据公司领导有关竣工图出具旳最新规定（石化销售华南安安

[2017] 129129号）：须由施工单位根据施工实际状况，在施工图上进行标注后再提交给设计单位，再由设计单位审核校对后，出具竣工图。

综上：施工单位应做一份交工图和工程变更一览表交设计单位。

设计单位编制好竣工图后，反馈一套给各施工单位，并整顿一套归档甲方档案室（签字盖章完备）。设计单位归档竣工图时，应同步提供一份竣工图综合册，重要内容有：图纸总目录（分专业）、设计总阐明、设计变更一览表（附变更单、联系单等）、重大质量事故登记表、项目档案审查登记表、设计总结。

6.总结材料问题：

除了工程方面旳“五大控制”外，各参建单位还应有交工资料编制、整顿、组卷、审核等内容总结。监理单位在上述规定之外，还应增长对各参建单位交工资料审核指引等内容总结，提炼经验或亮点。

7.资料归档时间问题：

根据档案验收时间计划，请各参建单位务必交工后3个月内完毕资料编制及归档工作。为便于各参建单位完善签字盖章等问题，建议由监理单位统一组织，提前与各参建单位沟通好，选择相对集中旳时间点到广州移送资料。