对重大普查活动档案资料归档工作的思考

探索争鸣　档案工作规范化和标准化问题探讨　

徐春梅　（开滦（集团）蔚州矿业有限责任公司，河北蔚县０７５７１３）　摘要：工作实践表明，公文规范的制发是档案工作规范化、标准化的前提。在此基础上，档案管理要实施“以我为主”的立卷归档原则。一是要改变传统的　立卷方法；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分Ｘ－；三是推进以计算机为现代科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现。　关键词：档案管理；规范化；标准化　我国档案管理基础工作总体较差，尤其　是基层档案管理存在种种不足，很难达到运　用计算机管理现代化的要求。档案代表着一　个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单　位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的　查找和利用。因此，做好档案工作规范化、　标准化是实现档案管理现代化的重要环节，　在档案管理搞好硬件建设的同时，规范地做　好会计处理工作则是实现档案工作规范化、　标准化的重要基础工作。多年的工作实践表　明，虽然会计处理工作与档案工作各有不同　的工作任务，它们具有相对的独立性，但由　于会计资料是档案的来源，因此，要强化会　计处理工作规范化、标准化与档案工作规范　化、标准化的工作意识和指导思想，在实际　操作中，严格把住会计处理工作规范化、标　准化的人口关，做好实现档案工作规范化、　标准化的基础工作。　一、全面普查案卷　这是实现档案管理规范化、标准化的第　一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来　大多未做全面的清查，有移交单位划分保管　期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，　有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存　在许多重份现象，也有相当一部分无查考价　值的案卷充数其中。首先要剔除这些无用的　案卷，去糟取精，以防计算机管理时出现重　复与低效率的情况。　二、重新组合案卷　将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的　案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那　些相互存在某种联系的案卷组合在一起。应　对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或　标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证　全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、　科学保管而且可以提高实行计算机管理档案　后的利用率。　三、注意有效的维护全宗的完整性　在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的　前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。　“以我为主”的归档原则，即归档的案卷要　以本单位形成的案卷为主的原则。在归档工　作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的　人口关，使不该归档案卷不致混人，同时，　又要注意防止归档案卷的散失。分别是在立　卷中，要把具有内在联系的案卷材料组在　一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同　一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在　提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形　成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范　化、标准化管理奠定坚实的工作基础。　四、分ｒ－ＪＮ类，充分利用档案原基础　对那些案卷基础较好又具备全引目录的　案卷在著录时可以直接在全引目录上面分　类标引，而对那些特殊形式的档案如“房　档”、　“案件”等则可用计算机程序将姓　名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后　用计算机统一给出分类号。这样分门别类地　充分利用档案目录的原有基础可以减少著录　环节，既大大提高著录速度，又便于迅速查　寻。　五、用“关键词”替代“主题词”　用“关键词”替代“主题词”，简化查　找时间，提高效率，即从题名或案卷主题中　靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键　词，进行标识，待录人计算机后利用计算机　批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于　厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本　建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建　设”在进行计算机后控时统一规范为“基　建”。还可利用计算机“活动增加”的功能　把一些不规范的词与主题词中词义相同的合　并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，　计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了　主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗　的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了　解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数　量、长度，库房面积及其它保管条件等；以　及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积　的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”　规划。　六、实施“以我为主”的归档原则　相近公文的重复与立卷组合的无序是阻　碍档案工作实现规范化、标准化的最大问　题。实现档案工作规范化、标准化的根本目　标，就是要实现档案保管的完整化、利用价　值的最大化和检索利用的便捷化，而“以我　为主”的归档工作则是解决问题、实现目标　的关键性工作。“以我为主”的归档原则，　即归档的案卷要以本单位形成的案卷为主的　原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中　形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是　推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化　的一个重要原则。它要求我们实际工作中，　在严格执行国务院办公厅《不归档案卷销毁　办法》的基础上，要注意解决好三个问题：　一是要准确把握案卷归档的时机，只有完成　现行阶段任务的案卷才能予以立卷或归档，　而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将　会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确　案卷归档的重点和进行合理的分工，即要在　“以我为主”原则指导下确立案卷归档的重　点，在实际工作中注意区分案卷与资料，特　别是要注意区分在内容、形式和作用等方面　都具有很多相似之处的案卷资料之别，具体　问题具体分析，以减少档案管理中的重复度　和信息冗余度，提高档案利用的效率和效　果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则　的前提下，要注意有效地维护全宗的完整　性。在归档丁作中既要掌握重点，分清主　次，把住全宗档案的人口关，使不该归档的　案卷不致混入，同时又要注意防止应归档案　卷的散失。　七、提高人员素质　档案管理人员对档案的安全负有直接责　任，必须具备较高的素质。一是政治素质，　要有高度的政治责任心和全心全意为人民服　务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务　素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案　内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有　较高的文化知识，能总结和分析利用工作中　的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。　此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，　善于做利用者的工作，能独立处理利用中出　现的一般问题。　当然，实现档案Ｔ作规范化，标准化的　措施还有许多，这需要在以后的工作中不断　总结。我们通过实行标准化、规范化的＿丁　作，推进了档案管理，现代化的进程，为初　步建成计算机检索体系，为实行计算机管理　打下了扎实的基础。　参考文献：　【１］杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档　案出版社．２００１年版。　【２］王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态　及研究范围》，《图书馆学刊》，２００１年第５期。　［３］董君：《知识经济时代档案的现代化管　理》，《松辽学刊》（人文社会科学版），２０００年　第６期。　【４】李华：《知识经济时代的档案管理》，《周　口师范学报》，２００４年第２期。　［５】孙光礼：《新世纪档案工作宏观管理的探　讨》，《档案学通讯》，２００Ｏ年第６期。　

论专项　

口李兴利　ｒ一＾ｒ一谓专项工作，就是在特定时　Ｈ　期，在一定行政区域经济社　／／－会发展进程中，政治、经济、　社会、文化各个领域发生的重大活动。　专项工作包括突发性事件，如防治非　典型性肺炎、禽流感等，也包括党和　政府有组织、有计划地开展的一些重　要活动，如保持共产党员先进性教育　活动等。在我们日常工作中遇到的专　项工作，更多的则是一些“节会”活　动和“创建”活动。　

１专项工作（档案）的特点　

本文提出了专项工作的概念，而　没有称重大活动，主要是考虑重大活　动的外延太大，不仅有党委、政府职　能部门承办的重大活动，而且集体、　个人也有重大活动。专项工作则特指　涉及单位多、社会影响大、主管单位　不易确认、社会方方面面共同参与的　重大活动。　１．１综合性。专项工作往往涉及多个　主管部门，在某个特定时期或阶段，　它就是一个地方党委、政府的中心工　作或重点工作，甚至会成为党和国家　的中，ＯＴ．作。　．￡　作面广线长，使其形　成的档案具有综合性。　１．２社会性。专项工作社会影响一般　比较大，在其发生后很快会成为社会　关注的热点和新闻媒体报道的焦点，　其范围往往超出主管单位的职责权限　而成为一个社会问题。专项工作所形　成的档案反映了某个时期一个地区经　济社会发展的轨迹，是国家档案资源　的重要组成部分，也是进行爱国主义　教育的生动素材，具有极其重要的保　存价值。　１．３阶段性。专项工作具有明显的阶　段性，短的有两三个月时间，长的则　会持续两三年，在这一时期内档案文　件集中产生，数量较大。　１．４临时性。专项工作开始后，由于　工作头绪多、任务重，一般都要成立　一个由地方党委、政府领导牵头的领　导小组，并设立办公室（挂靠在某个政　府职能部门）。但其成员多数是从外单　位抽调而来，特别是办公室人员中熟　悉档案和档案工作的人员少之又少，　活动一结束，人员各回各家，档案如　不及时整理很容易散失。　Ｌ５探索性。专项工作，特别是一些　突发事件，没有规律可循，档案工作　

1 / 17 人事档案工作总结5篇

人事档案工作总结 (1)

档案整理工作已快尾声，现从几方面对自己工作进行总结：

一、近两个月来做了哪些工作

二、在整理过程中存在哪些问题，是如何解决的

三、分析问题产生的原因，探索人事档案工作将来如何开展

四、本次档案整理工作的意义

从20xx年3月1日来总部报到，至今已历时50天时间，期间在张志英同志的倾力协助、支持、关心下，我们把公司本部人员、漳电分公司、河津分公司、宁夏、华泽等单位副处以上人员的档案共计72本进行了审核、补充、整理归档。

同时，对其它单位的档案管理人员进行了培训、指导、具体帮带、辅助整理等工作。受培训人员达10多人，培训时间贯穿整个整理过程，随来随培训。

在整理过程中，每份档案都有不同程度的缺短材料，我们补充完善了1200多份材料，复印800多件原件，补做《干部任免审批表》400多份，在作表时查找相关文件资料400多件，补盖公章1200多个。（审批表、复印件需加盖公章，张工亲自多次去北京或到原单位补盖，或找人顺带等等，千方百计做这些工作）。

在补充完善了归档材料后，通过准确分类、裁剪修补、认真书写分类号和页码，打印目录、整齐装订，使近80份档案完美上架。一份档案，不经过10次以上的反复是上不了架的，我们就利用周末或晚上加班，使工作时间有了保障。

在整理过程中发现存在共性的问题有以下7个方面：

1、年龄出现多个版本，随意更改；

2、姓名随意更改，多用同音字；

3、《干部履历表》多年不填写，填写了的缺照片，缺本人签字，缺机关盖章，不规范； 2 / 17 4、在应审计的岗位上工作过的干部，没有审计报告或结论性的审计材料（普遍没有归档）；

5、挂职人员、培训人员、出国人员所需的鉴定、成绩、审查表等普遍缺少归档；

第1页共19页 档案管理工作个人总结

一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题

毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：

(一)毕业生对人事档案的重视程度不够。随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。

(二)档案管理不规范。档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时;另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档第2页共19页 案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。

(三)档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策

从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手。