财务软件操作说明

初始设置 (1)科目级长： 包括定义科目级数和科目长度，本系统最多允许设置6级科目，科目级数可根据各个单位的核算要求设置，科目长度可自定义，但最多总长度不能超过15位。其中一级科目长度为3位或4位，是根据财政部新会计制度设定的，外资企业和股份企业一级设4位，其余行业一级设3位。 (2)科目分类: 按工业、行政、事业、教育、科研等行业会计制度设置类别，一般情况下按系统默认 的分五类即可，特殊的情况，可点“修改”进行重新分类，特别要说明的是分类名与编码有 一定的对应关系，每一类可以有2个对应编码，当分类多于五类时，可使用2个编码，编码为“1”时，对应的科目代码以“1”打头，其他同理； (3)会计日历： 为了与国际会计惯例接轨，外资企业才会用到该功能，我国的会计年度一般是1月到12月， 而国外的企业有可能从今年3月到次年2月为一个会计年度，该功能起一个会计日历与实际日 历对照的作用。 (4)币别设置： 当有外币核算业务时使用该功能，本位币默认为人民币，可以用增加、删除和修改功能 进行币别的增加、删除和修改，以便于帐务处理中涉及到有外币核算的业务时选用。 (5)结算方式: 该功能是专为“银行存款”科目而设的，银行存款的结算方式有多种，当您输入凭证时，遇到“银行存款”科目要输入结算方式时可用该功能预设结算方式，以便日后调用选择。 (6)其它 利用该功能可以修改套帐的名称，查看行业性质和套帐路径，以及修改小数位和特殊科目所对应的代码： ①、小数位： 考虑到不同行业所需的数量、单价小数位因其同一数量物质的价值不同，计量单位也不同，所要计算的精确度也不同，因此，数量单价的小数位允许在建帐前进行调整设定，一旦建帐则不允许修改。同样道理，不同的外币，其汇率的小数位要求也不同。注意：这里的小数位都要以最长的为准来调整。 ②、特殊科目 现金、银行存款科目是比较重要的帐户，不同行业有不同的科目代码，此处确认代码是为了便于生成会计日记帐和出纳帐管理。同理，固定资产科目的设置是为了便于固定资产管理。

会计科目 会计科目的设置非常重要，科目设置的好坏直接影响到电算化的是否顺利实现，一定要考虑好以后再设置，本软件都预设了各个行业的一级科目，这里要调整的主要是明细科目，调整时您可以点“全部”，对所有科目进行调整，也可以点某类如“资产”，选择一类科目，一类一类地调整。 在调整科目之前，要先弄清楚以下名词： 科目号：即科目编码，一级科目的科目号由系统事先设定，若确要增加，则根据您的行业性质设3位或4位，如工业的现金为“101”、外资的现金“1101”，明细科目的科目号根据您初始设置所设的级长来定。假如您设的级长为“3222”，则您的二级、三级和四级均为2位，以现金为例，其二级科目号为“10101”、三及为“1010101”....... 科目名称：即会计科目名称。 助 记 符：帮助记忆科目名称的符号，输凭证时，可直接输助记符调科目以提高输入速度。 帐页格式：即帐户格式，有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式。年初建帐前， 每个科目的帐页格式都要设定，系统将每个科目都预设为或金额式，若该科目要涉及到数量帐或外币帐，您就要根据实际情况设置相应的帐页格式。 科目类型：科目类型是在“初始设置”中预设好的。您所建立的科目属于科目类型中的哪类，这里要进行选择。 数量外币：当该科目的帐页格式设置成外币金额式、数量金额式或数量外币式时，要输入此“初始设置”项内容。 Ａ 外币金额式：要输入外币币种，币种在“初始设置”中要预先设定。 Ｂ 数量金额式：要输入数量的计量单位。 Ｃ 数量外币式：即有数量又有外币的要输入币种的同时，还要输入计量单位。 辅助核算：本系统设有部门核算、单位往来、个人往来和项目核算，每个科目都可以根据实际情况选择这些辅助核算，击一下打“√ ”表示选定，再击一下变成空白表示未选定。 增加辅助核算功能是为了避免科目的重复设置及加强企业管理，有了辅助核算，企业可以将某种费用核算到部门、个人或某个项目，设了“单位往来”或“个人往来”就可以建立往来帐，可以进行往来帐的对帐与消帐。 例：551 管理费用 55101 一部 5510101 工资 5510102 福利费 5510103 差旅费 55102 二部 5510201 工资 5510202 福利费 5510203 差旅费 此时若设部门核算，科目就可以按以下设置 551 管理费用 55101 工资 55102 福利费 55103 差旅费 此时若设项目核算，科目就可以按以下设置 551 管理费用 55101 一部 55102 二部 这样设置的好处是：可以根据部门生成费用帐，也可以根据费用生成部门帐。 日记帐：该功能只对“现金”和“银行存款”科目起作用，当选定为日记帐后，系统会自动根据会计帐生成相应的日记帐，以便与出纳日记帐对帐，查询会计日记帐在“帐簿管理”的“日记帐”中查询。 （一）科目修改：建帐前可对科目的编码、名称等所有信息进行修改，建帐后，如果有期初余额或期初余额为“0”但已输入的凭证中用到了该科目，则不允许对该科目除“科目名称”以外的信息进行修改，要对某科目进行修改首先要把光标移到该科目： 修改的方法有： （1）点 进入修改状态，进行修改； （2）可以按CTRL+E键，进入修改状态； （3）可以点菜单上的“编辑”，再点“修改”进入修改状态； （4）双击该科目进入修改状态。 （二）科目增加：可用该功能增加所有的一级科目和明细科目，但是在增加明细科目时，要注意当您已经建帐，原先未设明细凭证又已输入的情况下，如果凭证中有涉及到该科目就不允许在这里增加明细，如果凭证中未涉及该科目，但期初有余额也不允许在此增加明细，否则就可以。一定要增加明细科目时，必须用“系统维护”中的“科目折细”功能进行增加。 增加科目方法有： （1）点进入增加； （2）按F3进入增加； （3）点“编辑”中的“增加”进入增加； 当您增加同级科目时，可点“增加同级”系统便自动给出一个最接近的科目号，以免手工输入编码，要增加下级科目时，可点“增加下级”。 （三）复制科目：当您要增加的科目和某一个已存在的科目其名称、设帐方式等基本相同的情况下可用复制功能，以节省输入时间： 复制的步骤： （1）将光标移到被复制的科目； （2）可点（或按CTRL+C，或点“编辑”中的“复制”）； （3）将科目号修改成新的科目号，调整部分不同的内容； （4）点“确定”即可完成。 （四）删除科目：和修改科目一样，期初有余额的科目不能删除，凭证中已使用该科目的不能删除，此外都可以删除： 删除的方法： （1）点 进行删除； （2）按F4进行删除； （3）点“编辑”中的“删除”进行删除。 （五）科目查询：当您要快速查找某个科目时，可用此功能，查询时可按科目编码查询，也可以输入科目名称查询，也可以根据助记符来查询，输入条件点“确定”即可查到所需的科目： 进入查询状态的方法有： （1）点进入查询； （2）按F6进入查询； （3）点“查阅”中“查找”进行查询。 （六）科目刷新：该功能只对网络版起作用，当有多个用户同时对科目进行调整的时候，您可点“查阅”中的“刷新”看到所有用户对科目调整的结果。 （七）科目切换：即一级科目和明细科目间的切换，当您在屏幕上看到的是一级科目时点“查阅”中的“一级/明细科目切换”（或按F8键）即可切换到明细科目，当您看到的是明细科目时点“切换”，则切换到一级科目。 （八）预览和打印：当您调整好科目后，就可以打印一份“科目对照表”。 不管您是要打印还是要预览都要先输入以下信息： ①、打印范围：包括科目编码、科目余额以及科目级数，您都可以设定，若设定了范围，则将满足条件的打印出来，不指定则默认将所有的科目和名称都打印出来； ②、打印边距：利用该功能可以指定左边距和上边距； ③、选择打印内容：将“选择打印内容”打“√ ”，就可以选择打印内容，如“期初余额”、“发生额”、“年初余额”等，其中“科目名称”是必打的；如果您不选择则默认只打“科目编码”和“科目名称”； ④、预览：可通过点或“文件”中的“打印预览”后再点“预览”预先在屏幕上看到模拟打印的效果； ⑤、打印：可通过点或点“文件”中的“打印”也可以按F7键来实现打印。

期初余额 当我们第一次用电脑做帐时，必须将手工帐移到电脑上，这时就需要将手工数据输入电脑进行建帐。实现电算化后，年度结转由电脑自动完成，就不需要再用手工输入期初数，电脑自动将本年度的数据结转到下年初，只要重新审核建帐即可。 1、调整余额方向 输入期初数时，我们可以根据实际情况调整余额方向： 调整的方法有： （1）双击方向栏中的“借”或“贷”系统会提示“是否调整余额方向？”点“是”即可； （2）点“编辑”中的“调整余额方向”也可以调整； 2、输入期初数 输入期初数有2种不同情况： （1）建帐时间为年初，则只要输入年初余额即可，若有数量帐户和外币帐户，除了输入本位币外，还要输入相应的期初数量和期初外币数。输入余额时不能变动科目，若有明细科目，须先输入明细，上一级的期初数会自动计算填入。 （2）年度中期建帐：与年初建帐不同的是，除了要输入期初余额外，还要输入借方累计发生额和贷方累计发生额，年初数自动计算。因屏幕宽度有限，所以科目编码和科目名不能同时显示，只能显示其中一个，但可通过点“编辑”中“科目/编码切换”或按F8来切换。 期初数：建帐月份的月初余额，如8月建帐，即8月1日的余额。 年初数：即1月1日的余额。 3、试算平衡 输入完期初数，我们可以点或点“编辑”中的“试算平衡”来试算一下，输入的数据是否平衡，以免手工输入中出现类似“大头少尾”的错误。