电子档案管理——计算机技术在档案管理中的应用
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２ ２加 强 电 子档 案 库 的 研 究 和 建 设 ＿
有 在 完备 的通 讯 网 络环 境 中， 能 实 现 资 源 共 享 和 各 种 联 机 才 服 务 ， 大 使用 范 围 。 扩 ３ 数 据 库 管 理 和 检 索 服 务 系 统 。 电子 档 案 馆 中 各 种 信 ） 息的加工储存， 由数 据 库 系 统 来 实 现， 过 联 机 服 务 系 统 为 通
协 调 、 工合 作 ， 终 建 立 起 合 理 有 序 、 学 、 济的 电子 档案 管 理 体 系， 时要 解 决 电 子 档 案 管 理 面 分 最 科 经 同 ・ 问题 和 解 决对 策 。 临的 关键 词： 算机 技 术 ： 计 电子档 案 管理 ’
信 息 时 代 人 们 进行 各 种 交 流 的媒 介 主要 以数 字 化 为 主 ， 由 于其 生 成 简 便 、 送 迅 速 ， 传 必将 产 生 大量 的 数 字 信 息 ， 于 对 其 中 具 有 保 存 和 利 用 价 值 的 数 字 信 息 人 们 称 之 为 电 子 档 案 。电子 档 案 的产 生， 信 息 的存 储 方 式 发 生 了 深刻 变革 ， 使 由 此 建 立 和 完善 电子 档 案 库 就 成 为必 然 ， 就是 利 用 计 算 机 系统 和 一 些 必要 的辅 助 设 备 使 档 案信 息 数 字 化 。利 用 网 络 技 术 、
用 户提 供 检 索 服 务 。数 据 库 系 统 和 检 索 系 统 是 关 系 到 确 保 电子 档 案 库 正 常运 行 的关 键 。
１２档 案库 的特 点 ．
电 子 档 案库 有 五 种 基 本 功 能： 字 化 档 案 信 息 内 容 的制 数 作 和 获 取 ， 储 和 管 理 ， 案 信 息 分 发 技 术 ， 息 体 技 术最 大 限度 地 实 现方 便 快 捷 的资 源 共享 。
化 信 息 处 理技 术 和 电子 存 贮 技 术 的发 展 ， 为档 案 信 息 数 字 更
化 提 供 了技 术 手 段 和 可 能 。利 用计 算机 、 描 仪 等现 有 技 术 扫
和 设 备 。 档 案 信 息 数 字 化 建 成 各 种 专 业 性 、 合 性 档 案 信 将 综
息 库 ， 但 方 便 档 案 信 息 的检 索 和 查 询 ， 时也 是 保 护 档 案 不 同 信 息 的重 要 手 段 。今 后 一 段 时 期 ， 案 工 作 的重 要 任 务 是 利 档 用 现 有技 术 和 服 务 对 档 案 信 息 进 行 数 字 化 处 理， 成 各 种 档 建 案 信 息 资源 数 据 库 。
式 的信 息 服 务 。
２电子档 案 管理 基 础 工 作
２ １ 好 档 案 信 息 数 据 库建 设 ．抓 计 算 机 对 档 案 信 息 的处 理 技 术 最 初 只 是 用 于 信 息 的 检
索 。近 几 年 借 助 于 图形 处 理 技 术 和 光 盘 大 容 量 存 贮 技 术 进 入 到 原 文 图形 信 息 管 理 ， 为 全 文 信 息 检索 系 统 。目前 ， 字 成 数
管理 ． 支持 和实 现 。 这 五 种 基 本 功 能 的 技 术 形 成 了 电 子档 案 库 的技 术 基 础 。 目前 这些 领域 中 已有 许 多成 熟 的技 术 ， 时 同
也有 许 多有 待 进 一 步研 究 的 新课 题 。加 强 电子 档 案 库 的 建 设， 目的 是 实 现 信 息 资 源互 补 和 共 享 ， 高 利 用 率 ， 效 缓 解 提 有 人员 、 金 、 资 存储 空 间 紧张 等 问 题 。有 利 于 各 级各 类 档 案 、 图 书 、 报 、 息 中 心 等 部 门朝 有 侧 重 、 特 色 、 业 化 、 统 情 信 有 专 系
为主 。
２ 档 案 信 息 媒 体 多样 化 。 档 案 信 息 将 以 图像 、 画 、 ） 动 视 频、 音频 信 息 的 立 体 化 多媒 体 形 式 存 贮 和利 用 。 ３ 档 案 信 息 存 贮 与 传 递 数 字 化 。 机 读 文 件 和 机 读 档 案 ） 将 大 量 出 现 ， 档 案 信 息 的存 贮 以 数 据 库 为 主 ， 案 信 息 的 使 档
电子档案 管理 计算机技术在档案管理 中的应 用
严 林
机械工业第六设计研究院（ ５０ ７ ４００）
摘 要 ： 息 时代 的档 案 资 源 利 用， 想境 界 是 实现 资 源 共 享， 信 理 就是 通 过 计 算 机 技 术 、 网络 技 术等 手段 实
现 跨 区城 利 用， 整体 的 、 用 系统 的 、 网络 化 的 观 点 来 指 导 档 案 资 源 的 收 集 、 集 工 作 ， 宏观 上加 强规 划 征 从
化 的方 向发 展。 好 地满 足企 业 发 展 的 需 要 。 更
２３优化 专业 结 构 ． 好 队 伍 建 设 ． 抓
１ 管理 对 象数 字 化 。档 案管 理 对象 将 转 向 以机读 档 案一 ） 存 储 于 计 算 机 中的 集 图 、 、 于 一 体 的多 媒 体 信 息 化 对 象 文 声
１建 立 电子档 案 库
１１档 案 库 的组 成 ．
１用 户 终 端 。 电 子 档 案 库 应 具 备 使 用 户 能 轻 松 方 便 地 ） 获 得 所需 资料 ， 作 简 便 、 面 清 晰 的用 户终 端 。 操 界
２ 通 讯 系统 。 网络 和 通 讯 系 统 是 电子 档 案 库 的 基 础 ， ） 只
档 案工 作 的发 展 趋 势 ， 档 案 工作 人 员 的专 业 构 成 提 出 对 了新 要 求 ， 一 方 面 需 要 大 量 信 息 处 理 人 员 ， 息 分 析 与 研 即 信 究 人 员 ， 据 库 生成 与维 护 人 员 ， 算 机软 、 件 人 才， 数 计 硬 网络 环 境 创 建 与 运行 维 护 人 员 ， 息 服 务人 员 等 ； 一 方 面， 息 技 信 另 信 术 的 突 飞猛 进 带 动 了整 个 社 会 和 技 术 的 进 步 ， 档 案 工 作 中 使
有 在 完备 的通 讯 网 络环 境 中， 能 实 现 资 源 共 享 和 各 种 联 机 才 服 务 ， 大 使用 范 围 。 扩 ３ 数 据 库 管 理 和 检 索 服 务 系 统 。 电子 档 案 馆 中 各 种 信 ） 息的加工储存， 由数 据 库 系 统 来 实 现， 过 联 机 服 务 系 统 为 通
协 调 、 工合 作 ， 终 建 立 起 合 理 有 序 、 学 、 济的 电子 档案 管 理 体 系， 时要 解 决 电 子 档 案 管 理 面 分 最 科 经 同 ・ 问题 和 解 决对 策 。 临的 关键 词： 算机 技 术 ： 计 电子档 案 管理 ’
信 息 时 代 人 们 进行 各 种 交 流 的媒 介 主要 以数 字 化 为 主 ， 由 于其 生 成 简 便 、 送 迅 速 ， 传 必将 产 生 大量 的 数 字 信 息 ， 于 对 其 中 具 有 保 存 和 利 用 价 值 的 数 字 信 息 人 们 称 之 为 电 子 档 案 。电子 档 案 的产 生， 信 息 的存 储 方 式 发 生 了 深刻 变革 ， 使 由 此 建 立 和 完善 电子 档 案 库 就 成 为必 然 ， 就是 利 用 计 算 机 系统 和 一 些 必要 的辅 助 设 备 使 档 案信 息 数 字 化 。利 用 网 络 技 术 、
用 户提 供 检 索 服 务 。数 据 库 系 统 和 检 索 系 统 是 关 系 到 确 保 电子 档 案 库 正 常运 行 的关 键 。
１２档 案库 的特 点 ．
电 子 档 案库 有 五 种 基 本 功 能： 字 化 档 案 信 息 内 容 的制 数 作 和 获 取 ， 储 和 管 理 ， 案 信 息 分 发 技 术 ， 息 体 技 术最 大 限度 地 实 现方 便 快 捷 的资 源 共享 。
化 信 息 处 理技 术 和 电子 存 贮 技 术 的发 展 ， 为档 案 信 息 数 字 更
化 提 供 了技 术 手 段 和 可 能 。利 用计 算机 、 描 仪 等现 有 技 术 扫
和 设 备 。 档 案 信 息 数 字 化 建 成 各 种 专 业 性 、 合 性 档 案 信 将 综
息 库 ， 但 方 便 档 案 信 息 的检 索 和 查 询 ， 时也 是 保 护 档 案 不 同 信 息 的重 要 手 段 。今 后 一 段 时 期 ， 案 工 作 的重 要 任 务 是 利 档 用 现 有技 术 和 服 务 对 档 案 信 息 进 行 数 字 化 处 理， 成 各 种 档 建 案 信 息 资源 数 据 库 。
式 的信 息 服 务 。
２电子档 案 管理 基 础 工 作
２ １ 好 档 案 信 息 数 据 库建 设 ．抓 计 算 机 对 档 案 信 息 的处 理 技 术 最 初 只 是 用 于 信 息 的 检
索 。近 几 年 借 助 于 图形 处 理 技 术 和 光 盘 大 容 量 存 贮 技 术 进 入 到 原 文 图形 信 息 管 理 ， 为 全 文 信 息 检索 系 统 。目前 ， 字 成 数
管理 ． 支持 和实 现 。 这 五 种 基 本 功 能 的 技 术 形 成 了 电 子档 案 库 的技 术 基 础 。 目前 这些 领域 中 已有 许 多成 熟 的技 术 ， 时 同
也有 许 多有 待 进 一 步研 究 的 新课 题 。加 强 电子 档 案 库 的 建 设， 目的 是 实 现 信 息 资 源互 补 和 共 享 ， 高 利 用 率 ， 效 缓 解 提 有 人员 、 金 、 资 存储 空 间 紧张 等 问 题 。有 利 于 各 级各 类 档 案 、 图 书 、 报 、 息 中 心 等 部 门朝 有 侧 重 、 特 色 、 业 化 、 统 情 信 有 专 系
为主 。
２ 档 案 信 息 媒 体 多样 化 。 档 案 信 息 将 以 图像 、 画 、 ） 动 视 频、 音频 信 息 的 立 体 化 多媒 体 形 式 存 贮 和利 用 。 ３ 档 案 信 息 存 贮 与 传 递 数 字 化 。 机 读 文 件 和 机 读 档 案 ） 将 大 量 出 现 ， 档 案 信 息 的存 贮 以 数 据 库 为 主 ， 案 信 息 的 使 档
电子档案 管理 计算机技术在档案管理 中的应 用
严 林
机械工业第六设计研究院（ ５０ ７ ４００）
摘 要 ： 息 时代 的档 案 资 源 利 用， 想境 界 是 实现 资 源 共 享， 信 理 就是 通 过 计 算 机 技 术 、 网络 技 术等 手段 实
现 跨 区城 利 用， 整体 的 、 用 系统 的 、 网络 化 的 观 点 来 指 导 档 案 资 源 的 收 集 、 集 工 作 ， 宏观 上加 强规 划 征 从
化 的方 向发 展。 好 地满 足企 业 发 展 的 需 要 。 更
２３优化 专业 结 构 ． 好 队 伍 建 设 ． 抓
１ 管理 对 象数 字 化 。档 案管 理 对象 将 转 向 以机读 档 案一 ） 存 储 于 计 算 机 中的 集 图 、 、 于 一 体 的多 媒 体 信 息 化 对 象 文 声
１建 立 电子档 案 库
１１档 案 库 的组 成 ．
１用 户 终 端 。 电 子 档 案 库 应 具 备 使 用 户 能 轻 松 方 便 地 ） 获 得 所需 资料 ， 作 简 便 、 面 清 晰 的用 户终 端 。 操 界
２ 通 讯 系统 。 网络 和 通 讯 系 统 是 电子 档 案 库 的 基 础 ， ） 只
档 案工 作 的发 展 趋 势 ， 档 案 工作 人 员 的专 业 构 成 提 出 对 了新 要 求 ， 一 方 面 需 要 大 量 信 息 处 理 人 员 ， 息 分 析 与 研 即 信 究 人 员 ， 据 库 生成 与维 护 人 员 ， 算 机软 、 件 人 才， 数 计 硬 网络 环 境 创 建 与 运行 维 护 人 员 ， 息 服 务人 员 等 ； 一 方 面， 息 技 信 另 信 术 的 突 飞猛 进 带 动 了整 个 社 会 和 技 术 的 进 步 ， 档 案 工 作 中 使
