公司制度文件格式的规定

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公司标准行文规定 一、目的 为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。 二、范围 本规定适用于公司对内、对外公文的管理。 三、职责 1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档； 2、各部门领导负责本部门的公文拟稿； 3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核； 4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。 四、发文分类 公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。 公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。 1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度； 2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项； 3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问； 4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情； 5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况； 6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项； 7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项； 8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等； ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）； 10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结； 11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定； 五、发文格式 1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm； 2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体； 3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符； 4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体； 5、页眉页脚： 对内行文页眉靠左“云南超彦汽车贸易有限公司”靠右“XXX管理文件CY-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线； 对外行文页眉靠右“云南超彦汽车贸易有限公司”；页脚同对内行文； 6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准； 7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称； 六、行文要素要求 1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：  文件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级，具体划分（详见附件3）；  涉及公司保密的文件应当标明密级，其中密件、机密文件、极机密文件与绝对文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；  文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间； ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：超彦[20XX]XX号（字体：宋体；字号：5号，其他符号：用Times New Roman体，5号）各部门发布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号； 2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送； 3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。 七、发文管理 1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。 ↓ 保管 2、文件编制、审核、批准流程：

制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人事部发布； 通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人事部发放； 会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人事部留存。 3、公司内部行文，各项规章制度归属于领导批复分别属密件、机密文件、极机密文件与绝对文件范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式； 4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人事部对生效公文（加盖公章）进行签字留存； 5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁。 八、其他注意事项 1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级； 2、公文在讨论期间需要打印时，均应先使用单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。 附1 部门文件格式： 1、行政管理文件：CY-XZ-001 2、人事管理文件：CY-RS-001 3、售后管理文件：CY-SH-001 4、销售世博管理文件：CY-XS-001 5、销售九龙管理文件：CY-XJ-001 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6、财务管理文件：CY-CW-001 附2 行文流转表格： 1、发文登记表 2、收文登记表 3、文件签阅表 4、文件销毁审批表 5、文件格式

发文登记表 序号 发文日期 文件名称 文件编号 份数 签收部门 签收人 签收日期 备注

收文登记表 序号 收文日期 发文部门/号 文件名称 份数 接收人 备注

文件签阅表 文件名称 文件类型 文件份数 来文部门 来文时间 收文时间 传阅签名 时间 意见 传阅签名 时间 意见 传阅签名 时间 意见

文件销毁审批表 序号 文件编号 文件名称 销毁时间 销毁原因/份数 批准人 销毁人 备注 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

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文件格式： 关于××××的请示/报告 正文

妥否，请批示。 年 月 日 主送： 抄送：

云南超彦汽车贸易有限公司文件 ****字【２０**】**号 密级： 签发：