会计电算化与手工做账的联系与区别

会计电算化与手工做账的联系与区别

学生在此之前已学过会计专业的基本知识，并已学习用手工进行账务处理的方法。手工进行账务处理的特点是：针对实物进行操作，较为形象，而使用财会软件进行会计工作用的是电子账簿，许多过程由系统自行完成，自动化程度高，随之是管理更严格。

在操作练习时，有的学生制完凭证后就立即进行记账工作，结果遇到困难。我们通过此实例教育学生在手工做账时，制单、复核都需由不同的人签名才有效，电子账簿的做账也如此，在制单后仍要像手工做账那样替换另一个有权限的操作员做电子签名。相比手工签名，由于有权限限制，电算化工作管理更为严格规范。又如，手工进行账务处理除按原始凭证登录外，还必须１０天小计、２０天中计、３０天大计、日清、月结，有很多繁重且重复性的计算工作需手工操作，而采用财务软件，这些工作均可在瞬间由系统自动完成。

我们特别强调：会计电算化不仅仅是将手工做账的一套搬到计算机上，而且由于其自动化程度高，许多操作过程还可以完全不同于手工操作的流程，应充分利用这一特点来指导日常的会计工作。例如期末处理工作中，每月都有些固定化的工作，如计提短期借款利息等，可以仿照手工操作每月制作电子凭证，更可以利用计算机自动化程度高的特点，对该凭证进行一次性定义、填入公式，以后每月只要调用菜单命令即可，由系统生成转账凭证。

会计电算与手工核算的联系：

(一)目标相同

会计工作的开展无论是会计电算化还是手工核算，其最终目标仍然是为了提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。

(二)遵守会计法规及财经制度

会计电算化和手工核算都不能置财经法规于不顾，必须严格地执行财经法规。(三)会计档案的保管

会计档案是会计的重要的历史资料，必须按规定妥善保管。会计电算化形成的大部分会计档案虽然物理介质发生了变化，但其信息资料必须同手工会计系统一样必须加以保存。

(四)编制会计报表

会计报表是企业财务状况与经营成果的综合反映，也是国家实现宏观经济管理的依据之一。会计电算化应当同手工会计一样编制出符合要求的会计报表。(五)遵循基本的会计理论与会计方法

会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。会计电算化会引起理论与方法的变革，但是建立会计电算化系统应当遵循基本的会计理论与方法，否则将系统研制的失败。

(六)会计数据处理技术的基本功能

从数据处理的角度来讲，会计电算化与手工核算都应具备五个方面的基本功能：①数据的采集与输入；②数据的存储；③数据的加工；④数据的传输；⑤数据的输出。

会计电算化与手工核算的区别：

会计电算化与手工核算相比，不仅仅是处理工具的变化，它在账务处理程序、方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处。

(一)工具不同

手工核算使用的工具是算盘、电子计算器或一些相关的机械设备。会计电算化使用的工具是电子计算机，数据处理过程由电子计算机完成。

(二)信息载体不同

手工核算的所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。会计电算化除必要的会计凭证、账簿、报表之外，均可用光盘、磁盘、磁带等材料作为信息载体，占用空间小，查找方便，保管容易。

(三)记账规则不同

手工核算规定日记账、总账要用订本式账册，明细账可用订本式或活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正；账页中的空行、空页用红线划销等。会计电算化打印输出的账页是折叠或卷带状的，与手工的账簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统改错的方法，比如电算化环境下不存在划线更正法。为了保证审计的追踪线索不致中断，会计电算化规定：凡是已经记账的凭证数据不能更改，只能采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下改动痕迹。

电算化会计建立了一套新的会计资料档案。传统会计档案包括原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账以及报表。一个单位每个会计期间的会计档案都要按一定的要求排列，连同各种附件定期加具封面，装订成册，耗费了大量的时间和空间，查找十分不便，又易于毁坏。原来的老会计人员现在应该还记得每到月初报表出来以后，还有一项重要的工作要做—装订凭证，虽然美其名曰：活动筋骨，但穿孔打眼，飞针走线，也够难为我们的会计人员了。等到年底，三大检查团来检查工作时，我们的会计人员还得在堆积如山的档案库中翻找凭证。现在，随着计算机在会计中的运用，这一切都成为历史，电算化会计档案都存放在软盘或硬盘等设备中，这些设备的存贮密度，是以往任何一种会计档案所不能比拟的，查询速度快、检索能力强，可以快速传递会计信息。

其次，记账的含义不尽相同手工条件下，记账指明细账、日记账、总账由不同人员按照不同的科目，分别在不同的帐册上加以记录。这种重复而繁琐的抄抄写写造成会计工作周期长，速度慢，效率低。电算化后，记账仅是一个数据处理过程，通过记账这一数据处理步骤，使被审核过的记账凭证成为正式会计档案，从“凭证临时库”转移到“流水帐库”中存放，记账后的凭证不再允许修改，记账的同时，对科目的发生额进行汇总，更新“科目余额，发生额库”。而真正的帐册，只有在需要时临时从“流水账库”中把有关科目的经济业务分离出来，在屏幕上显示或在打印机上打印。

第三，数据处理程序具有新的特点。电算化会计数据处理程序与传统会计不同。在传统会计中，针对企业的生产规模、经营方式和管理方式形成的特征，必须采用与之适应的不同的帐簿组织形式、记账程序和记账方法。而在电算化会计中，由于数据处理的精度高和速度快，可以采用一种统一的核算形式。而且由于计算机处理数据差错的概率小，没必要象传统会计那样，在数据处理过程中，进

行各种核对，如帐帐核对、帐证核对、帐表核对。现在的会计人员应该有过这种体验：到了月底对帐时，为了几分钱的差额而必须翻遍所有的凭证、帐册。

第四，会计信息的特点不尽相同。相对于传统会计，电算化会计提供的信息具有速度快、质量高、针对性强的特点。可以翻译为Computerized Accounting; Computer-Based Accounting等。一般不会去与电算化会计严格区分，已经成为一个代名词了。