公司人事档案整理

公司人事档案整理

一、 目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密 ；同时为了维

护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本 管理办法。

二、 档案管理内容

1、 员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记 录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证 明、各类合同及协议。

2、 员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、 员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、 绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、 员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除 （终止）劳动关系，死亡等

情形。

三、 档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、 有效性进行核查，如有虚

假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并 及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见

附件二 ），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案 原则上是永久保存。

1.4 当在职员工的基本资料有变动时 （如学历变动、 身份证号码变动、 个人技

术职称变动、婚姻情况变动等 ），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档， 原件当场查验。

1.5 调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位 前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6 对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持 档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐 备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7 员工离职档案每月清查， 另外存档， 档案保存原则上三年后方可销毁 （高

管及核心人员保留该员工离岗 8 年止 ）。

1.8 人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9 档案应分类编号存放， 一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，

制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1 档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得 外借 ;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》 （附件

三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2 任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上 级员工的人事档案。

2.3 公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案

2.4 所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部 （除特殊情 况可延长 ），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照 公司档案管理的相关规定处理。

2.5 人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记 （附件三 ）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1 不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2 不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人 力资源部经理同意。

3.3 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1 公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2 某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审 批登记》 （附表五 ），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3 经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工 人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

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公司人事档案怎么建立

1.1 第一类 履历材料 1,履历表 ;2,学生登记表 ,各类个人简历及登记表 ;3,更

改姓名的材料 ;

1.2第二类 自传及属于自传性质的材料 1.3第三类 鉴定 考核 考察等材料1,各种鉴定表（包括自我鉴定；单位组 织鉴定；党，团员鉴定;学生及学员毕业鉴定）；2,年终考核表实习鉴定，各种评语表;3,

作为干部任免，调动依据的正式考察综合材料；4,考核登记表,干部考核和民-主评

议的综合材料；5,各种专业人员，专门工作鉴定意见•

1.4第四类学历 学位 成绩 培训 专业性材料1,报考高等学校学生登记

表，审查表;高校招生（报考）登记表；2,学习（培训结业）成绩表；3,毕业登记表；4,学历， 学位，学绩，培训材料；5,选派留学生审查登记表；6,专业技术职务任职资格评审表 和聘任表；7,专业技术职务考绩材料；8,创造发明，科研成果,著作目录•

1.5第五类 政审材料1,政历情况的调查报告，审查结论，上级批复，本人对结

论的主要意见或说明情况的材料；2,主要证明材料，甄别，复查结论，调查报告，批复 等有关依据材料；3,家庭出身，本人成份，社会关系调查材料；4,主要社会关系，政历 情况的证明及有关问题过去档案内记载的现已平反的证明 ；5,入党，团，参军，出国

等政审材料；6,配偶情况登记表，调查材料;7,更改民族，年龄，国籍，入党,团和参加工 作时间的组织审查意见及调查材料，上级批复以及依据的证明材料.

1.6第六类 加入党团组织的材料1,入党（团）志愿书，申请书，入党转正申请书 <>；2,党（团）员登记表;3,预备党员因犯错误延期转正，取消预备党员资格的材料；4, 认定不合格党员劝退或除名的主要依据和组织审批材料 ，退-党材料;5,加入民-主 党派的有关材料•

1.7第七类 奖励材料1,先进个人登记表，先进模范事迹，嘉奖，通报表扬材

料;2,军人在部队经组织批准立功，授勋材料 1.8第八类 违反党纪，政纪,国法等材料1,所犯错误结论，处分决定，甄别，复查 报告;2,本人的检查，交代材料;对处分决定的意见；3,上级批复及本人意见；4,通报 批评材料；5,法院审判工作形成的判决书等材料•

1.9第九类 工资级别待遇等材料1,工资级别登记表,调资审批表；2,定级和 解决待遇的审批材料；3,干部任免审批表;4,公务员资格审批表，录用和聘用审批表 聘用合同书，续聘审批表，解聘，辞退材料；5,学生毕业分配表，报到通知书；6,出国，出 境人员审批表；7,党代会，人代会，政协会议，工青妇等群团代表大会，民-主党派代表 大会登记表.1.9第十类 可供参考的有保存价值的材料1,因工受伤证明材料，残 废等级材料；2,死亡证明，讣告或生平；3,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书 等材料；4,其它需要保留的材料.

公司人事档案如何建立

第一章人事流程

一、 招聘标准

l公司对招聘员工本着精简原则，可聘可不聘者坚决不聘，无才无德者坚决 不聘，有才无德者坚决不聘，真正做到任人唯贤，量才录用，按需录用。

2公司招聘员工的主要原则，乃视其对该职位是否合适而定，并以该职位的 岗位责任书为考核的原则。

二、 招聘计划

l各部门需添置人员，需由部门经理填写"招聘申请表"交至管理部，由管理 部根据公司有关组织结构规定及人事管理制度制定相应的招聘计划， 确定招聘的

途径、费用、形式等后，报总经理审批。

三、 招聘实施

l招聘计划经总经理批准后，由管理部安排实施。（收集应聘人员资料、指定 面试人员、安排面试时间、地点及确定面试结果 ）

四、 面试流程

1应聘人员由管理部进行第一次面试，面试人员将从个人性格、个人能力、 个人素质等各方面对应聘人员进行评定， 在"面试评估表"上做好相应的记录并确 定第一次面试结果。

2第一次面试结果分为：回绝、推荐给部门进行第二次面试、其他三项。推 荐给部门进行第二次面试的应聘人员将由部门经理对其进行第二次面试。 面试人

员将从工作经验、工作态度、工作技能及专业知识等方面对应聘人员进行评定， 面试评估表"上做好相应的记录并确定第二次面试结果。

3第二次面试结果分为：回绝、可以录用、其他三项。经由总经理根据两次 面试情况挑选出应聘人员进行第三次面试并最终确定录用人员。

4对于未被录用的应聘人员资料将由管理部负责录入公司人才信息库并归 档。

五、 录用、报到

I经总经理批准录用人员，由管理部统一通知其报到及需携带材料 .0

2新员工应先至管理部报到，按照"员工到任流程表"办理有关手续。

六、转正

l试用期规定：试用过程是公司招聘人员的必要环节。自高层管理人员到 一般工作人员无一免之。并坚持双向选择、优胜劣汰的原则。试用期为 3个月， 具体时间由所在部门确定，倘使部门主管认为有必要时，试用期可酌情延长，最 长不超过六个月。

2试聘期满应转正或部门申请提前转正的试聘人员， 由部门经理将其转正申

请及试聘工作评价一起提前两周交管理部，由管理部统一报总经理审批。

3经总经理批准转正的员工，由管理部安排与总经理面谈。

4聘用合同的规定

1. 凡经公司录用的职员，公司将与每位职员签署劳动合同书 ；

2. 劳动合同书主要包括公司用工的权利和义务，职员的权利和义务，违约 责任等内容；

3. 员工也可以其他方式与公司签署劳务合同，方式及内容由双方商定。

5转正后的员工由管理部负责建立相应的社会福利和社会保险。

七、解聘、辞职

l公司有权辞退不合格员工；员工亦有辞职的自由，但必须按离职流程规定办 理有关手续；员工与公司签订聘用合同后，双方都必须严格履行合同。员工不得 随便辞职，用人单位不准无故辞退员工。

2辞职：员工转正后辞职必须提前以书面形式通知所属部门（提前一个月以 书面形式申请），部门经理在总经理批准后通知管理部。该人员按 "员工离职流程 表"顺序办理有关手续，由管理部监督办理完所有手续后，该员工正式离职，其 个人资料由管理部保存一年。人事关系应在三个月内调离公司并支付相应存档费 用，逾期不转的人事关系将转入其户口所在地的街道办事处。 员工提出辞职后一

个月内仍算公司职员，需照常上班，否则需向公司支付一个月工资总额作为补偿 金。凡未办妥手续擅自离职者，公司按规定追究其法律责任和经济责任。

3辞退：公司辞退转正后的职员必须提前一个月以书面形式通知本人， 公司 阐明辞退理由。否则公司需向职员支付一个月工资总额作为补偿金。 被辞退职员 在收到辞退通知的一个月内，仍算公司职员，应照常上班，一个月后应立即办手 续离开公司。

第二章人事管理

一、 考勤制度

l工作时间

工作实行五天工作制：星期一至星期五工作日。星期六、日和国家法定假

日休息。每天工作时间为：上午： 8： 30-12 : 00下午：13: 00-17 : 30

2考勤管理

公司考勤员由前台兼任，由管理部管理。考勤员应做好每日出勤的监督，每 月1日将上月考勤统计表报管理部及各部门主管。

3请假

1. 各部门员工请假2日以内（含2日）的，须至管理部填写"假期申请单"报本

部门经理批准交由管理部存档；请假2日以上其部门经理需报总经理批准。部门 经理或项目负责人请假需总经理批准。

2. 公司员工每月享受一天带薪病假，不得累计。凡虚报请假事由，经公司 发现