如何制定工厂（公司）的各项规章制度——受控文
件管理制度
1.0目的
为健全、完善公司各部门对与质量管理体系有关的受控文件和资料得到统一及规范化管理，并得到有效的管制；确保使用部门能妥善保管受控文件，确保使用场所得到充分的、适宜的和有效的文件，特制定本制度。
2.0范围
2.1本制度适用于公司各类受控文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、表单、技术文件，检验标准、管理文件、外来文件、技术资料）的编号、登记、复制、发放、更改、接收、传阅、建档、归档、存档（保存）、整理、借阅/查阅、回收等管理；
2.2本制度适用于公司受控文件的丢失、故意破坏、私自占有、私自复印、作废文件的遗
留处罚等管理规定。
2.3本制度不适用于财务账目、人事档案、此类文件资料由各主管部门负责管制。
3.0定义
无
4.0职责
4.1 文控中心负责内部受控文件、外来文件的接收、登记、保管；
4.2文控中心负责与质量管理体系有关的受控文件正本的接收、副本的分发、回收、建档、归档、标识等管理。
4.3 各部门负责对文控中心下发的受控文件副本进行使用、妥善保管、传阅、归档、标识以及作废文件的交回管理。
4.4 工程部负责对顾客要求变更的技术文件进行更改，并将核准后的相关产品图纸与工艺文件交给文控中心，文控文员负责分发、回收管理。
4.5 文控中心按文件类别对新增文件进行编号，并登记、分发按编制部门提出的发放单位及份数进行分发。
4.6 文件的更改、申请作废由编制单位提出，经批准后的《文件更改单》与文件一并交给文
控中心进行编号、登记。
4.7 设备部将设备资料、使用维护说明书交给文控中心进行管理。
5.0 工作程序
5.1顾客文件（图纸、技术资料、技术标准等）由营业部接收，工程部负责处理后交文控中
心登记、保管、发放。
5.2各部门如因工作需要使用顾客文件，先由部门使用人员填写《工作联络单》经部门主管
审核、（副）管理者代表批准同意后由文控文员复制、登记、发放、并定期回收。
5.3工程部编制的工艺文件、作业指导书、检验标准以及技术管理文件需提交文控中心编号、
标准化；并经审核、批准后交文控中心登记、分发、保管。
5.4 各部门编制的各类管理标准、作业规范等文件，需由文控中心编号经过标准化审签和批
准后，交文控中心登记、分发、保管。
5.5 设备部将公司购置设备的资料及使用维护说明书整理交由文控中心保管仅供借阅。
5.6 各部门编制的文件交文控中心分发时应提出发放的单位，由文控中心对文件进行受控发
放。
5.7 各部门编制的文件如需修订、更改，需填写《文件更改单》，经部门主管审核、文控中
心同意、（副）管理者代表批准后，文件持有部门方可对文件进行更改，更改后的文件经审核、标准化、批准后交给文控中心管制，并对其分发，同时将旧版文件回收。
5.8 顾客文件的更改通知，由营业部负责接收后传工程部，工程部视情提出更改意见。
5.9 各部门所编制的各类文件在交文控中心时，应一并提交文件内容一致的电子文档。
5.10 各部门如因工作需要需采购行业标准、国家标准或技术参考资料，应向文控中心提出
申请，由文控中心填写《请购单》交由物控采购部购买。文控中心对购回的标准进行登记、发放或借阅。
5.11 如因工作需要启用作废文件、资料、需经主管副总批准后，由文控中心复制，限期区
域使用，用后立即交回文控中心。
5.12 文控中心所管文件分为：
5.12.1.内存文件：凡加盖“原装文件”印章的文件，不提供借阅；
5.12.2 下发文件：凡加盖“受控印章”和加盖使用“部门代码”的文件；
5.12.3 借阅资料：标准、书籍等借阅时由借阅人在借阅登记本上签字借出，用后归还。
5.13 文控中心文件资料，应分门别类立卷管理，并有登记清单、有编号及标识，以便查寻；每卷内应有文件资料目录，被借出后应有借出签单记录，以便查寻。
5.14 公司文件属公司集体所有，任何人不得私自复制文件，不得私自占有文件，人员离职，离岗后，文控中心文员应在人事行政部签单上注明文件已交清，以免文件遗失。
5.15 公司文控中心文员应熟悉保密法、熟悉公司文件控制和管理文件，保证文件即管理的好，又能使使用部门及时得到充分和适宜的文件，以利于生产经营。
5.16处罚规定
5.1
6.1受控文件出现以下情形，文控中心可以对责任人及部门负责人开具《违规处罚/赔偿通知书》：
5.1
6.2受控文件丢失、遗失现象；
5.1
6.3私自复印受控文件现象（质量记录表单除外）；
5.1
6.4现场遗留的作废文件没有及时交回文控中心等现象；
5.1
6.5故意破坏受控文件者；
5.1
6.6将公司受控文件占为己有，私自带出厂区转借及提供他人使用者；
5.1
6.7工程技术文件（包括图纸、工艺）变更作废后没有及时交回文控中心而导致生产产品出错等情形（此项视情节轻重予以处罚）；
5.1
6.8新旧版本混淆使用现象（包括文件与表单）；
5.1
6.9私自修改受控文件不按文件标准格式、不经文控中心受控管制而在办公现场使用现象；
5.1
6.10受控文件上出现乱划、乱涂、乱改现象；
5.1
6.11 质量记录修正笔误与划改无更改人签名现象；
5.1
6.12与技术有关的保密受控文件乱张贴现象（如钢材材质代码类文件等）。
5.1
6.13 作废文件资料、表单、工程技术图纸等用火烧而不用碎纸机碎后填写工作联络单给人事行政部/杂工组处理现象。
5.1
6.14 质量记录表单不按FM-DCC-009《质量记录一览表》保存年限规定保存者。
5.1
6.15 不严格按QP420300《文件控制程序》与QP420400《记录控制程序》及QG0014《文件失效管理办法》执行者。
5.17处罚细则
5.17.1 凡违反5.1
6.2条规定的将对部门（单位）文件管理员予以10元罚款/每份；部门（单位）负责人负连带责任予以罚款20元/每份。
5.17.2凡违反5.1
6.3条规定的将对责任者予以罚款30元/每份。
5.17.3凡违反5.1
6.4条规定的将对责任人予以30元罚款/每份。
5.17.4凡违反5.1
6.5条规定的将对责任人予以30元罚款/每份。
5.17.5凡违反5.1
6.6条规定的将对责任人予以50~100元罚款/每份，情节严重者将按人事行政管理制度给予记过或开除处理。
5.17.6凡违反5.1
6.7条规定的将对责任人予以10元~50元罚款/每份，情节严重者将按人事行政管理制度记过处理。
5.17.7凡违反5.1
6.8条规定的将对责任人予以5元~20元罚款/每份，如导致作业流程错误而造成公司经济损失的将加倍处罚（视情节轻重）。
5.17.8凡违反5.1
6.9、5.16.10条规定的将对责任人予以5元~30元罚款/每份，部门负责人负责连带责任。
5.17.9凡违反5.1
6.11条规定的将对责任人予以5元罚款/每份，工程技术文件划改未签名而导致产品生产出错的根据情节轻重予10元~100元罚款。部门负责人负责连带责任。
5.17.10凡违反5.1
6.12条规定的将对责任人予以50元~100元罚款，情节严重者将按人事行政部管理制度处理。
5.17.11凡违反5.1
6.13、5.16.14、5.16.15规定的将对责任人或责任部门负责人予以20~100元罚款。情节严重者将按人事行政部管理制度处理。
