公文写作中的语言文字问题

公文写作中的语言文字问题一、若干词语问题1．涉及/涉及到“涉及”的意思是“关涉到”，这里的“及”就是“到”的意思。

“涉及到”相当于“涉及及”。

因此最好说“涉及”。

2.作/做先看例子：农业部副部长牛盾和农业部渔业局局长赵兴武在会上作重要讲话。

在词语中，使用“作”还是“做”拿不准时，可查阅《现代汉语词典》（商务印书馆）来确定。

“zuò”充当动词且后面带宾语时，用“作”还是用“做”呢？例如写“作报告”还是写“做报告”呢？我以前回答时说，如果后面的宾语是动名词时用“作”，是名词时用“做”。

据此可写“作报告”“作调查”等。

但是，近年来，出版行业对“作”跟“做”充当动词时的用法提出了更为简单的处理办法，就是只要带宾语，就写成“做××”，而不管充当宾语的词语是动词性的还是名词性的。

例如：做准备、做广告、做生意、做贡献、做事情、做手术、做检查、做父母、做宣传、做文章、做实验、做朋友、做斗争、做游戏、做动作、做报告、做调查、做处理、做表率、做实事、做节目、做决定、做解释、做衣服、做保证、做交易、做医生、做介绍、做保障、做抵押、做临时工此外，跟在动词后，表示“成，成为”时，写成“作”。

例如：比作、变作、称作、化作、算作、用作、解释作、理解作3.制订/制定“制订”跟“制定”的区别主要在于：“制订”侧重于事情的过程，而“制定”侧重于事情的结果。

也就是说，“制订”强调“草拟”，而“制定”强调“定出”。

例如宾语同样是“方案”，说“你们先制订一个方案，然后大家讨论，最后经上级审批后公布”中，宜用“制订”；说“有关方案已经制定好了，马上就会公布”中，宜用“制定”。

4．必须/应当“必须”是“一定要（怎样做）”或“非这样（做）不可”的意思，强调行为的必要性。

“必须”是副词，只做状语，例如：（1）我们必须做好这项工作。

（2）他必须把事情说清楚。

（3）在这个问题上，你必须理智，决不能感情用事。

（4）现在看来，必须你去才能解决问题。

“必须”的否定形式是“不必”或“无须”。

例如：（5）难题已经解决了，你不必着急了。

（6）这是内部问题，无须外人参加讨论。

“应当”是助动词，常做状语。

“应当”跟“应该”的含义相同，意思是按照情理来说，应该怎样做，这一点跟“必须”不同。

例如：（7）儿女应当赡养父母。

（8）都四月了，天气应当暖和了。

（9）这是全班的事儿，应当大家都来发表意见。

（10）这样做，确实不应当。

有时，“应当”表示对某种可能性的估计。

例如：（11）这次应当没有问题。

（12）他今天应当到上海。

这种估计，语气比较肯定，含有“必然如此”的意味。

“必须”没有这种用法。

起草文稿的时候，如果表示“一定要”的意思时，可用“必须”；如果表示“按事理说应该”或者“从人情上说应该”，宜用“应当”。

二、若干标点符号用法1.序次语的用法用“第”“其”“首先”等做序次语时，应当使用逗号。

例如：（1）第一，我们要总结历史的经验。

第二，我们要对现状作深入细致的调查。

第三，我们要高瞻远瞩，展望未来。

第四，我们要有克服困难的决心。

（2）其一，我们要总结历史的经验。

其二，我们要对现状作深入细致的调查。

其三，我们要高瞻远瞩，展望未来。

其四，我们要有克服困难的决心。

（3）首先，我们要总结历史的经验。

其次，我们要对现状作深入细致的调查。

再次，我们要高瞻远瞩，展望未来。

最后，我们要有克服困难的决心。

（1）至（3）是三套序次语的说法，不能混用，例如不能说：“第一，我们要总结历史的经验。

其次，我们要对现状作深入细致的调查。

”“其一，我们要总结历史的经验。

第二，我们要对现状作深入细致的调查。

”“首先，我们要总结历史的经验。

其次，我们要对现状作深入细致的调查。

第三，我们要高瞻远瞩，展望未来。

”用不带括号的汉字数字或者“甲、乙……”做序次语时，要用顿号。

例如：（4）一、历史上的有关情况二、对现状的调查三、存在的问题（5）甲、历史上的有关情况乙、对现状的调查丙、存在的问题用不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做序数时，用下脚点。

例如：（6）1. 历史上的有关情况 2. 对现状的调查 3. 存在的问题（7）A. 历史上的有关情况 B. 对现状的调查 C. 存在的问题（8）a. 历史上的有关情况 b. 对现状的调查 c. 存在的问题应当注意，“1”“A”“a”后面不能用顿号。

这是因为阿拉伯数字、拉丁字母跟汉语书面语中的顿号不相配。

加了括号的序次语后面不能加顿号或逗号。

例如不能写成“（一）、”“（1）、”或“（一），”“（1），”。

序次语的一般使用层次是：第一层是带有顿号的汉字数字，第二层是带括号的汉字数字，第三层是带下脚点的阿拉伯数字，第四层是带括号的阿拉伯数字，第五层是大写拉丁字母，第六层是带圈的阿拉伯数字或小写拉丁字母。

即：一、……（一）……1.……（1）……A．……① / a.……上文中有多处省略号，这些省略号都处于行文中，因此都用六个点。

如果省略号单独出现在一行，表示诗行或者段落的省略，要用十二个点，写成“…………”。

这十二个点是连续的，中间不能有空，且须上下居中。

2.书名号、括号和冒号的套用一个文件名为《关于转发国务院〈关于……的决定〉的通知》，如果这个文件再次被转发，在文章中引用这个文件时，该如何使用书名号呢？在文章中引用这个文件时，应该在外面再加上一层书名号。

这样，就成了三层书名号。

最外面的一层，应该用双书名号，第二层用单书名号，最里面的第三层用双书名号，这样就把三个层次区分开来了。

例如：他接到一份文件，题目是《转发〈关于转发国务院《关于……的决定》的通知〉的通知》。

从书名号的使用来说，应当避免层次太多，一般两层也就可以了。

层次多了，读者不容易分辨清楚。

三层引号的处理办法跟三层书名号的处理办法相同。

也就是说，当双引号内再有引号时，用单引号；单引号里又有引号时，用双引号。

不过在实际的使用中，应当尽量避免三层或更多层的引号、书名号的用法。

行文中应尽量减少括号的套用，必须套用时，一般外面用六角括号，里面用圆括号。

例如：（1）﹝《现代汉语词典》（2005年版）﹞但是，如果有某种习惯用法，则应照顾这种习惯用法而作变通，在外面使用圆括号，里面使用六角括号或方括号。

例如为照顾习惯用法而作如下变通：（2）（﹝清﹞纳兰性德）（3）（[ 英 ] 莎士比亚）一个句子内部一般不应套用冒号。

在公文的列举式或者条文式表述中，如果不得不套用冒号时，可另一一段来显示两个层次。

例如：第十条遗产按照下列顺序继承：第一顺序：配偶、子女、父母。

第二顺序：兄弟姐妹、祖父母、外祖父母。

3用日月简称表示表示事件、节日例如：“一·二八”事变“一二·九”运动“五四”运动“5·12”地震引号一般加在日月简称上，如果为了突出或强调事件、节日等，也可以都加上引号。

例如也可以写成“一·二八事变”“一二·九运动”“五四运动”“5·12地震”。

用阿拉伯数字表示时，月跟日之间要加间隔号；用汉字数字表示时，只在一、十一和十二月后使用间隔号。

4.分号的两种用法（1）表示分项列举时，中间不能出现句号。

如：一、讲授本学科的课程；二、主持重点项目的研究；三、领导学术梯队建设；四、努力赶超国际先进水平。

可以分行，也可以接排。

（2）分号前的冒号分号前可以使用冒号，常见的情况有两种。

一种是在复句的总说、分说的关系中用冒号。

例如：（1）打猎的讲究不少：雉鸡、野兔要白天打，叫打坡；野猪、狐狸要夜里打，叫打猎。

（2）你如果相信朋友，就不会轻信敌人的谎言；你如果不相信朋友，就会轻信敌人的谎言：二者必居其一。

（1）是总说在前，（2）是总说在后。

另一种是在单句的宾语前用冒号。

例如：（3）经验说明：整个国家不改革开放，没有出路；一个民族不改革开放，不能发展。

（4）气象学家告诉我们：天空的薄云，往往是天气晴朗的象征；天空低而厚密的云层，常常是阴雨风雪的征兆。

（3）跟（4）都是单句，其中的“说明”“告诉我们”是动词性成分，它们的后面是宾语，动词性成分跟宾语之间用了冒号。

这两个句子的宾语都是并列关系的复句，其中使用了分号。

三、若干数字用法1.公文文末成文时间的表示公文文末成文时间书写不规范，是一种常见的差错。

《国家行政机关公文处理办法》（国务院国发〔2000〕23号）规定，公文文末的成文时间要用汉字数字来书写。

例如“2008年12月28日”应当写成“二〇〇八年十二月二十八日”。

应当注意，其中的汉字数字“〇”不要写成阿拉伯数字“0”。

有的公文把“二〇〇八年”写成“二零零八年”，也不妥。

“二〇〇八”是一串没有数位的数字，要用“〇”，不宜用“零”。

“二零一一年”宜写成“二〇一一年”。

公文成文时间中的“〇”不要写成拉丁字母o。

例如把“二〇〇九年”写成“二oo九年”，是错误的。

2.年月日的简单写法为了使表达紧凑，“年”“月”“日”可以用“-”来隔开。

例如，“2009年9月8日”可以写成“2009-9-8 ”。

为了使排版美观，如果“月”跟“日”是一位数时，可以在数字的前面加上“0”，成为两位数。

例如上面的日期可以写成“2009-09-08 ”。

3.多位数的表示为了便于读者阅读，多位数可以采用两种分节书写多位数字的方法。

第一种方法是采用逗号分隔符（也叫“千分撇”）。

按照这种方法，每三位一组，组跟组之间加逗号（在电脑输入拉丁字母的状态下）。

例如：634,069 78,423,652 34,475,869,237四位数以内的整数可以不分节。

例如：3469 8572 9643小数点后面的小数部分可以连起来写，不用分节。

例如：0.37594 3.141592653589 25，528，376.7391第二种方法是采用空格分隔符（也叫“四分空”）。

按照这种方法，从小数点起，向左、向右每三位数一组，组间空四分之一个汉字（二分之一个阿拉伯数字）的宽度。

例如：95 265 327.356 2378 295 328.268 378 286 254.年代的表示“21世纪”不要写成“二十一世纪”“康熙十五年”不要写成“康熙15年”尽量避免“08年”“〇八年”的写法。