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浅析电子文件与电子档案管理摘要：随着21世纪电子计算机的普遍使用，不仅给人们的生活带来了便利，同时还提高了工作效率，节约了工作成本。
由此可见，电子文件与电子档案的运用，也在一定程度上改善了传统的档案管理方式，提高了工作人员的管理效率。
在此，本文针对电子文件与电子档案管理中的相关问题，做以下论述。
关键词：电子文件电子档案管理随着计算机网络的运用，电子文件与电子档案已逐渐运用到各个单位的档案管理中。
电子文件及电子档案的管理运用，不仅提高了档案管理的工作效率，同时也为管理人员节省了更多的管理时间，使其能够充分的投入到其他管理中，从而有效的节约了管理成本。
此外，电子文件及电子档案的管理运用，还在一定程度上创新了管理模式，提高了管理质量。
一、电子文件与电子档案的特点电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
与纸质文件相比较，电子文件的特点在于：首先，电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；其次，电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；再次，电子文件的利用不再受时间和距离的影响；最后，电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
归档后的电子文件称为电子档案。
电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。
电子档案具有两个最主要的特性：一是信息的非人工识读性。
经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。
计算机成为人和信息之间的翻译。
二是系统的依赖性。
电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力及发挥作用。
电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。
二、电子文件与电子档案的管理综上所述，电子文件与电子档案管理，不仅提高了管理效率，同时还提高了管理质量。
浅谈档案数字化随着信息技术的迅猛发展，档案数字化已经成为了一种趋势。
数字化档案是指将传统的纸质档案通过扫描、数字化处理等手段转化为电子文件或者数据库，并利用计算机技术进行管理和存档。
在信息化的大背景下，档案数字化在管理与利用方面都具有很大的优势，因此在社会各个领域得到了广泛的应用。
本文将就档案数字化的概念、意义、过程和挑战等方面进行探讨，并对档案数字化的未来发展进行展望。
一、档案数字化的概念档案数字化，是指将传统的纸质档案，通过扫描、数字化处理等手段，将其转化为电子文件或者数据库，并通过计算机系统进行管理、利用和存档的过程。
数字化档案不再依赖于纸质材料，而是通过数字化的形式存储在计算机或者网络中。
数字化档案不仅包含了文字信息，还能够包括图像、声音、视频等多媒体信息，具有更加丰富的信息表现形式。
1. 便于管理和利用。
数字化档案可以通过计算机系统进行管理，利用起来更加方便快捷。
可以根据需要快速检索、浏览、复制和传递档案信息，提高了档案的利用效率。
2. 节约空间和资源。
传统的纸质档案需要大量的存储空间，而数字化档案可以节约空间，降低了存储成本。
数字化档案也更加环保，减少了对纸张等资源的消耗。
3. 提高档案安全性和保密性。
纸质档案容易受到自然灾害或人为破坏的影响，而数字化档案可以通过多重备份和加密等手段提高安全性和保密性。
4. 便于传承和保存。
数字化档案可以更加长久地保存和传承，能够避免因纸质档案的老化、退色等原因而丧失信息。
5. 促进信息资源共享。
数字化档案可以通过网络等平台进行共享，方便了不同地区、不同部门之间的信息交流和合作。
档案数字化具有重要的理论和实践意义，对于提高档案管理水平、促进信息资源共享、推动信息化建设都具有重要的价值。
档案数字化是一个系统工程，包括了多个环节和技术手段。
具体的档案数字化过程包括以下几个步骤：1. 信息采集。
首先需要对要进行数字化处理的档案信息进行采集，包括文书档案、图片档案、音视频档案等。
谈谈信息化条件下电子档案的有效管理摘要：本文从电子档案的概念及特点出发，罗列了电子档案管理面临的种种挑战，并有针对性地提出了一系列科学有效的管理措施，以供广大档案管理人员在日常工作中参考、借鉴。
关键词：电子档案；管理；信息化所谓电子档案，即利用计算机技术形成的、以代码形式存储于特定介质上的档案，是由电子文件归档后形成的。
电子文件主要有电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。
电子档案是计算机技术在档案管理工作中应用的产物，也是档案管理现代化的显著标志。
电子档案的特征主要有：1.档案信息存储的丰富性；2.档案信息的生动形象性；3.信息存储与利用的迅速准确性；4.信息资源的共享性。
随着电子计算机的普及和信息技术的飞速发展，在传统的办公过程中产生的纸质文件已逐步被电子文件所取代，出现了纸质档案和电子档案共存的现象。
然而，在实际工作中，电子档案的管理却面临着耐久性不足、环境条件要求高、技术寿命较短、信息保护难度大等诸多挑战，因此，如何科学有效地管理好电子档案，促进档案管理工作科学发展，成为摆在广大档案管理人员面前的一项重要课题。
我们认为，信息化条件下电子档案的有效管理，只有人员素质和基础设施一起上，软件硬件建设一起抓，方能取得事半功倍的效果，主要应从以下几个方面着手。
一、从源头抓起整理好电子档案电子档案整理是指依照一定的方法和原则，对零散的和需进一步条理化的电子档案进行分类、组合、排列、编目，包括两个层次：首先，对电子档案进行分类和排序，即将电子档案磁性载体上零散而杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使其存储格式处于一种有序状态。
其次，组织建立数据库。
在进行分类和编号的基础上，对电子文件进行科学地登记整理，使其处于有序的虚拟状态，通过检索，可以提取并在电脑屏幕上显现出来。
二、加强硬件设施建设保管好电子档案载体电子档案的保护应将重点放在基础设施和基本保管条件的改善上。
只有具备相应的保管条件和设施才能维护电子档案的完整性与安全性。
浅谈档案管理中电子档案管理
发表时间：
2019-10-29T09:18:43.123Z 来源：《基层建设》2019年第22期 作者： 徐凤华
[导读] 摘要：档案管理作为企业日常管理工作中的重要组成部分，大多数档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、储存、统计和利用；近
年来随着计算机技术的发展和深化以及电子信息技术的应用，电子文档已经逐渐全面融入到人们的工作和生活中，像传统的纸质文件和纸
质档案这样的物理文件正快被电子文件和电子文档所取代。
中天合创能源有限责任公司
摘要：档案管理作为企业日常管理工作中的重要组成部分，大多数档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、储存、统计和利用；近年
来随着计算机技术的发展和深化以及电子信息技术的应用，电子文档已经逐渐全面融入到人们的工作和生活中，像传统的纸质文件和纸质
档案这样的物理文件正快被电子文件和电子文档所取代。
关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理
引言
传统的纸质档案在进行制作、收集、保存、调动、管理等工作是会花费较大的人力、物力；现今社会的快速发展，企业管理变革、人
力资源调动等工作的频率日益提升，这就对档案管理工作提出了跟多要求，而随着科技的发展，电子档案的出现在很大程度上弥补了传统
纸质档案的不足，本文就档案管理中的电子档案管理进行探索与研究。
一、电子档案的基本要求
1.1
完整性
与其他文件和档案一样，由于组织结构不同，电子档案对创建者、组织、发送、接收文件工作都有不同的要求，而其中最重要一点就
是由于保证文件的完整性，这就要求相关工作人员具有专业技术水平，同时对各自岗位的人员的知识、技能都存在严格要求，对接受的各
类文件第一时间进行分类归档，一旦归档工作出现拖延，很容易导致信息资料分离，使导文件不完整。针对上述特点，这就要求电子档管
管理人员必须认真负责，从而保证电子档案的完整性。
1.2
原始性
电子档案不同于纸质档案，电子档案的产生往往是从原始状态的真实到网络状态的虚拟的转化过程。特别是在电子档案的生成、传
输、接收和存储过程中，它既是原始的又是复制的，这不同于纸质档案的原始性质。为了更好的完成电子档案管理工作，各种电子文件，
尤其是制作磁盘、光盘、磁带和图像时，必须保证电子文件的原始性。
1.3
安全性
电子文件的数据、内容和图像在网络传输过程中比较容易受到“黑客”侵扰及各类网络病毒的威胁，这些情况的出现都会对电子档案的
安全性产生极大问题。此外，磁盘和磁带的支架也容易产生静电，这直接影响信息的再现，造成不安全的问题，再有吸引灰尘、外力导致
卷曲、磁粉脱落、磨损和发霉等都会对电子文档管理产生危害。因此，必须保证电子文档的安全性。
二、当前企业电子档案管理现状
2.1
与纸质档案长期并存
纸质文件相对稳定，内容真实可靠，保存时间长。然而，对纸质文档管理相对低效，检索速度慢。电子文档正在逐渐取代纸质文档，
但它们在未来无法完全被取代。企业电子文件管理模式有待改进，纸质文件和电子文件同时存储，造成企业存储重叠的现象。
2.2
电子档案处于建立与维护阶段
目前，电子档案管理仅处于归档和检索的基础阶段，信息系统不完善，档案管理人员不能积极参与电子档案的信息整合，缺乏积极开
发和利用档案信息资源的能力。企业应加强档案管理人员信息集成业务技能的培训，以适应电子档案信息化建设的步伐，为企业领导决策
和企业发展提供服务。
2.3
电子档案管理资金投入有限
一些企业的档案管理局限于传统纸质档案，对电子档案信息化建设知之甚少，投资相对有限。电子档案不仅包括工程档案，还包括声
像档案，同时电子档案的存储设备对设备要求较高，需确保适当温度和湿度的同时，还应采取消磁和防污染等保护措施。
三、电子档案信息资源开发利用
3.1
使用权限的审核
首先，根据各级人员、各级使用权进行识别，并根据使用系统进行注册和登录。在使用中，系统自动确定当前用户身份的合法性和功
能使用范围，并且系统使用各种功能来自动跟踪和记录其操作路径。对于当月涉及未授权操作的功能，应能够拒绝响应并给出警告。其
次，在使用电子文档存储载体时，应根据电子文档内容的分类来确定使用控制的程度，并根据用户的背景和目的来确定授权。
3.2
管理中的安全措施
首先，采用的方法应取决于用户的情况，不可能向所有用户提供所有的使用方法。二是按照电子档案的分类层次进行有效管理。一般
来说，提供和利用内容没有通过复制完全打开的电子文件是不合适的；如果需要复制，必须在有效的监督下进行。第三，当使用通信传输
或直接使用时，机密信息应加密，使用的密钥应定期或不定期更换。第四，系统应具备跟踪和监控的功能。
四、提高电子档案管理的措施
4.1
基于知识管理的档案管理
传统的档案管理主要是收集和保存企业生产经营产生的实体数据，并管理自己的文件和档案。电子档案具有流通性强、灵活性高的特
点。传统的管理理念无法有效利用资源。因此，从知识管理的角度来看，必须提升管理理念，增强档案资源有效利用的意识。知识管理要
求在企业信息化建设中增加文档信息管理的业务流程，将文档生成、流通、归档、保存、信息录入、升级和替换的全过程纳入信息管理系
统，形成完整的信息归档系统，整合文档流和业务流，构建知识服务体系。
4.2
实现电子文件的完整收集
正常情况下，纸质文件只能在一定的环境和条件下保存完好，必须手工归档和存储，这有损坏纸质文件的风险，更容易造成文件丢
失，纸质档案存储如下图所示。同时传统的文件管理模式无法实现文件的连续管理，容易导致电子文件收集不完整。企业需要建立完善的
生产管理信息系统，尽快实现项目管理和工程设计相关信息的自动采集。根据电子图纸上的信息，系统可以自动排序和组织，并根据项
目、专业和重大项目建立目录结构。这样，可以简化电子文档的归档过程，省去档案人员的手工链接工作，保证纸质文档和电子文档的一
致性。
4.3
提高档案管理人员业务能力
传统的实体管理模式已不再适用于电子文件的管理。电子文档管理也可以更好地保证文档的机密性；保存电子文件的工具是一台电
脑，它没有感情色彩，只能按照设计的安全程序运行。然而，保存纸质文件的媒介是人，人为因素很容易导致文件泄漏。不仅如此，智能
管理必须发展并扩展到内容、知识、组织甚至人员的层面，这也要求档案工作者将自己从物理档案管理的概念中解放出来，逐步转向信息
及数据管理。改变传统纸质档案查询和借阅的局限性，建立企业知识库，实现在线借阅和浏览，最大限度地提高电子档案的利用率。
结束语：综上所述，电子文档管理将不可避免地取代传统的文档管理。虽然文档管理将变得更加简单和方便，但它也要求我们的文档
管理人员掌握电子文档管理的方法和技巧。因此，良好的电子文档管理是文档管理的关键。电子档案管理涉及许多因素。为了真正掌握信
息技术，搞好电子文件管理，充分发挥电子文件管理的优势，提高信息时代电子文件管理的效率，我们必须不断提高自己。
参考文献：
[1]
李英武，浅谈档案管理中现代信息技术的应用[J]，办公室业务，2018（02）.
[2]
闫俊.高校教学档案管理中现代信息技术的应用浅析[J].知识经济，2018（06）：113-114.
