项目策划流程

1项目提出项目部 提出人申请 项目负责人审批 成立立项小组2项目构思项目提出者及所在部门所在部门以会议形式讨论展会项目主题、展会初期预想、行业市场情况等

3项目调研市场部、项目部1、市场部以网络查询、实地考察、调查问卷等方式收集相关信息：相关产业资料（产业起源、发展历程、产业发展现状、相关产业链、现阶段政策支持等）2、行业基本情况（发展历程、主要产销地、产品主要销售模式、该行业发展现状、该行业未来发展趋势、行业内龙头、大型企业信息/参展信息、政府有关该行业的发展规划及政策扶持。3、举办地情况分析（当地地理位置、自然环境、经济发展水平及居民消费水平、服务业设施建设及发展、人口情况分析、当地该行业发展现状、当地是否有同行业或相关行业展会活动，有的话了解该展会基本信息、 当地政府对该行业或展会活动扶持政策、当地该行业内大型企业或代表性企业信息/参展信息、当地展览馆设施情况及展馆举办展会频率、规模等情况、当地行业企业参展意向（如果有这种展会，他们是否愿意参加，当地企业参展概率大概能达到多少）、当地人群对该展会项目的态度（无兴趣、可以去看看、有需求））4、 同行业或相似行业展会信息（展会举办时间、地点、展会规模、主承办方基本情况及组织该展会的团队组成、展会展品类型、参展企业数量、参观的观众数量、展位对外出售的价格、该展会在全国、该行业及举办地的影响力展会宣传方式、宣传投入的费用、招展方式、参展商邀请途径及参展原因）收集到的资料汇总整理，内部讨论，形成一套成系统的调研报告书。

项目立项部门负责人申请（配合部门调配）公司负责人审批（抄送配合部门负责人）

4项目预算项目部、财务部项目部制定初步项目预算：项目预算应包含本次项目大体收入（展位费收入、门票收入、广告位收入、其他收入等）项目支出（场地租赁费用、工程费用、宣传费用、现场需要费用、人员费用等）项目收入应充分借鉴同类展会展位费用定位、举办地经济及居民消费水平、当地行业发展水平等确定。场地租赁应提前与场地方沟通，确定场地收费标准、用水用电、广告摆放等收费标准，同时咨询现场安保、卫生等具体负责事宜工程搭建应提前与熟悉的搭建商沟通，根据初步展位图计算大体预算。宣传费用应结合预算的收入金额、公司其他项目的宣传费用支出占比、同行业展会项目宣传费用支出占比、当地活动优选宣传方式基本价位等确定本次展会项目大约占比。人员费用应将前期同类展会出差、调研出差、现场人力支援、保障等均计算在内。项目预算随着项目的进行应不断修改完善

预算审批手续：项目经理发起-属地负责人审批-集团展览事业部负责人审批-属地财务审批-集团财务总监审批-集团总经理审批

5项目论证市场部、项目部项目立项分析：1、 该行业未来发展趋势是否良好，是否会有政策调控或经济缩水的可能性2、 举办地是否适合举办此类展会（场地是否合适； 招展、招商难度是否比较大；当地经济发展情况如何；政府是否有限制条款或其他不利条件）3、 项目经济效益如何，是否能盈利，（如果公司以长远发展为出发点，则可接受项目首场负盈利多少，公司财务状况能否承担项目支出）4、 同行业展会项目数量及质量如何，是否还有举办的空间5、 风险评估：举办该展会如果预算超支公司是否能够承担；因政策调整、公司人员调整导致项目搁置，是否会影响公司正常运营、其前期投入是否会影响公司正常运营；项目骨干临时辞职是否有可替代人员

市场部、项目部相关人员开会讨论，根据上述问题确定项目可行性、项目主题、规模、举办地点时间、展商及采购商类型、合作模式及合作单位等内容。

6方案编定市场部/文案策划市场调研报告 （行业市场前景调研、客户意向调研、观众意向调研、举办地政策支持调研、同期展会情况调研）

项目可行性报告 （项目基本情况、主承办单位情况分析、公司经验及人员优势分析、举办地地域、资源、政策等优势分析、市场分析、行业前景分析、相比于同类项目优势分析、发展前景分析、利润分析）项目实施方案 （项目背景与立项指导思想、发展前景简析、展会基本情况、 招展招商实施方案、风险预测）

市场部策划编写 项目立项部门审核 定稿

7批准立项下发项目立项通知书项目负责人申请 公司负责人审批并签署审批意见集团展览项目事业部负责人审批 集团总经理审批

1成立项目工作小组项目部、市场部、人事部人事部：与公司负责人沟通，经领导同意，通知成立项目事业部人员构成：招商招展人员、项目经理、文案策划、平面设计、后勤保障

公司负责人申请集团展览项目事业部负责人审批集团人事总监审批 总经理审批2市场部市场部：与项目部讨论前期需准备资料，确定宣传计划方案（宣传方式的选取、现场气氛营造、同期活动、开幕式等活动构思、宣传预算等）、内部人员分工项目文案及设计主题等人事部：与项目部讨论绩效考核标准及提成方案展会项目流程表序号阶段审批流程主要步骤负责部门/人主要工作项目立项阶段项目筹备项目筹备段3项目部内部确定人员具体分工（招商、招展、汇总企业报名情况、收款情况等）确定项目工作计划表（任务时间节点、任务量、招展招商具体实施方案、合作机构初步洽谈）与办展展馆提前沟通，确定展馆展期安排，了解展馆内部结构，调整展位图，咨询展馆内应注意问题（广告位的分布、摆放、用电等）

1项目宣传推广市场部、项目部

1、建立展会官网、微信、公众号，设置展商、观众报名通道并随时更新上传展会信息。2、联系合作媒体：线上：相关网站（行业网站、会展网站、相关媒体网站、上下游密切的行业网站）、微信公众号及微博推送等。线下：杂志、期刊、报纸、公交车广告、电梯广告、广告栏等3、确定合作单位、价格、合作模式4、相关网站、媒体可采取媒体资源置换、免费送媒体展位、会刊刊登广告等方式合作，收费合作单位需签订合同。5、确定合作价格，制定宣传预算。6、根据合同规定时间投放广告7、如某一广告位是有2个月及以上的投放上时间，则根据宣传情况更换广告内容。（线上线下相同） （预计时长15-25天）8、物料准备展览/会议整套VI设计。其中包括：①VI系统整套设计 （包含：宣传主图、开幕式背景墙、服务台背景墙、指示牌、证件、手提袋、纸杯、信纸、 信封、资料袋、项目名片、展商手册等）②宣传物料的设计 （包含：灯箱片、高炮、车贴、户外大屏、车身广告、站牌广告、栅栏广告、易拉宝等）③邀请函设计 （包含：给展商和参与嘉宾的）④主场氛围营造所需物料设计 （包含：门楼、检录处、服务台、地标、喷绘布等）（预计时长10-15天）宣传文案材料： ①官网、微信、微博宣传文案 ②文档版邀请函 、广告标语③展会实时新闻报道

2项目招展招商项目部

1.联系企业参展参会并确定参展位置和面积 （根据展会制定）招商招展渠道：官网、门户网站及自媒体发布信息、电话、邮件、qq、微信、门票邀请、客户介绍 、 同类展会宣传、行业协会、政府主管部门、行业园区、产业基地等实战邀请：展会优势 （市场发展、行业政策、贸易现状等）、介绍行业信息、介绍已参展企业、介绍企业情况2.催促企业签订合同并收款 （整个展期）3.收集、核对参展商楣板信息及会刊信息4.确认收款、发放展位确认书（整个展期）5.参展企业信息调查和收集 （整个展期）6.招展资料的修改、更新和完善 （整个展期）7.参展企业的多渠道宣传推广 （整个展期）8.展会数据库完善和更新 （整个展期）

3开展前筹备项目部、市场部1.现场活动执行方案（领导巡馆路线确定、开幕式流程确定及材料准备）2.现场人员分工及应急预案培训3.现场需求人员招募、培训、安排任务

4.现场物料准备证件、展商及观众登记表、物品租赁表、出门证、现场礼品、打印机、电脑等

1搭建期项目部1、与主场运营人员、展馆提前沟通，确定搭建、布展流程、相应手续的办理及应注意事项。2、向搭建商、参展商出具展会须知（内应包含进场搭建时应办理的手续、需提供的资料、入场安全注意事项等） 。

3、配合主场检查现场搭建安全及展品摆放安全。

2展商服务

项目部：1.参展商报到、证件及资料发放；展品进场2.现场销售及签约情况的统计；3.维护客户关系 维护现场秩序、清理“展虫”“游商”（开展期间）4.展会情况调查和下届预报名（开展期间）5.确保参展商安全、有序撤展

市场部1.现场新闻采编，并发送至项目微信公众号及转稿给合作媒体同步更新现场新闻。2.展览/会议现场的视频、照片拍摄录制并存档备案。

项目实施阶段

项目筹备

项目现场服务阶段3观众服务

1.观众预登记及信息收集、整理、汇总，补充完善观众数据库信息（开展期间）2.对接、接待专业观众及特邀买家；3.活动区的会议、活动排期协调4.媒体及中奖观众的接待。2.同期活动的执行工作，其中包括：①活动区域的秩序维护。②引导到场观众关注项目微信公众号③获奖观众的礼品发送，并拍照留念。

1展会质量评估

展会规模、现场气氛是否符合预期，与同类展会相比如何；参展商数量、质量是否符合预期，与同类展会相比如何；观众数量、质量是否符合预期，与同类展会相比如何；展会现场秩序、安全性如何；项目经理上传评估报告书公司负责人批复意见反

馈集团展览事业部负责人批复意见总经理批复意见

2关系维护

电话、微信等方式询问展商现场情况，看是否明年有意向参加；

后期宣传文稿的推送；

3展会总结

展后总结的一般形式有:组织所有参加展会举办、筹备和管理的人员召开总结会，对于各种发言，大会派专人做好记录，会后整理成文。同时要求每个工作人员就自己的发言写一篇书而总结材料，办展机构将会议记录与该书面材料一起汇总，整理出一份完整的总结报告。

4资料整理

展商、观众信息登记至信息库；

会刊、邀请函等资料留底2-3份；

5费用决算整理展会期间所有收入、支出；编制项目决算表项目经理上传展会结算表 公司负责人审批集团展览事业部负责人审批 属地财务审批 集团财务总监审批 集团总经理审批

项目收尾阶段