行政管理制度3282694707
- 格式：doc
- 大小：42.50 KB
- 文档页数：12
1 行 政 管 理 制 度
第一章 办公室管理
一、 办公室环境
维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务，办公室将遵循以下三点对此工作做全面监督和管理：
1、每位员工均应将本人工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来，其它的都清除掉。
2、把留下来的必要用的物品依规定位臵摆放，并放臵整齐，加以标示。
3、将个人工作场所内各区域清理干净，保持整洁、亮丽的环境。
二、 工作纪律
1、上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡，吸烟需到指定吸烟区域。
2、工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天。
3、工作时间严禁看与工作内容无关的书报杂志、玩电子游戏、查阅与工作内容无关的Internet站点等。
4、未经批准不得私自将与工作内容无关的软盘、光盘、VCD等带入公司并利用公司电脑使用，以防止公司网络感染 2 病毒。
5、员工应注意环保和节约，尽量不使用一次性茶具。
6、下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、水电均关闭。
三、 休息室
为营造一个良好、高效的工作氛围，公司增开茶水室（专设吸烟区）和小餐厅，员工可根据自己的需要（在保证工作进度的前提下）到专设吸烟区休息，每次以不超过30分钟为限。
四、 办公用品管理制度
为规范公司办公用品的使用及管理，控制成本、节约开支，根据公司实际情况，特制订本规定：
1、办公用品的分类
按使用的性质分为易耗品和管理品(即耐用品)两类
易耗品主要指：圆珠笔、签字笔、铅笔、笔记本、固体胶、回形针、记事本、复印纸、笔芯、便签、橡皮擦、涂改液、白板笔、荧光笔、印泥等易耗用品；
管理品包括为：电脑、打印机、计算器、订书机、文件夹、文件柜、长尾票夹、剪刀、扫描仪、空调、电风扇、相机、投影仪、办公桌椅等管理或辅助物品。 3 2、办公用品的申请及审批
各部门每月25日根据本部门的办公需要，将下月所需办公用品填写一份《办公用品采购申请表》交办公室，由办公室统一汇总于每月28日前送审，其他时间不受理办公用品申请。对于价值较高的管理品如电脑、打印机、文件柜、办公桌椅等，需单独填写《办公管理品申请单》审批。
3、办公用品的采购及验收入库
《办公用品采购申请表》经董事长审批后交办公室，办公室派采购人员根据《办公用品采购申请表》上的用品明细、规格以及数量购买，在每月3日前将办公用品采购入库。办公用品入库时，应以《办公用品采购申请表》为依据进行验收，查看是有否有遗漏或与《办公用品采购申请表》规格、数量不符时，应及时与采购员联系更换或补充。
4、办公用品的发放及使用管理
公司办公用品统一由办公室管理。办公用品采购到位后，总公司办公室通知各部门根据其计划清单领用办公用品，领用人必须在《办公用品台帐页》签字。
办公用品使用规定：
① 各类办公用品应爱惜使用、厉行节约，打印或复印资料时纸张要双面使用；回形针、大头针应重复使用，不得随意丢弃；圆珠笔应更换笔芯使用。 4 ② 签字笔（或圆珠笔）黑色和红色每人每月各限领1支，笔墨用完，可换领笔芯；
③ 订书机、计算器、固体胶、圆珠笔、签字笔等申购后领用时必须以旧换新。
④ 若复印数量较多时，应先复印一份，确认复印效果合格再输入余数，以免浪费。
⑤ 如非特殊要求，尽可能使用二次纸，节约用纸，降低成本。
⑥ 严禁复印与公务无关的私人资料，违者罚款50元/次。
⑦ 办公用品的保养，主要由各部门自行负责，办公室将进行不定期检查，不得故意破坏办公用品。
⑧ 办公室有权检查各部门领用的办公用品的使用情况，如发现浪费可对有关人员进行处罚。各部门办公用品在日常使用过程中，发现故障或损坏，由部门负责维修，费用部门自理，如需办公室安排维修，应填写《办公用品报修单》，费用由各部门经费中承担。
⑨ 耐用性办公用品的报废、遗失，需填写报废申请单或遗失说明，说明物品使用时间、目前使用状况、丢失过程，经公司办公会议批准后方可作报废或遗失处理。
5、办公用品的保管
① 个人领用的办公品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏需自己购买。 5 ② 备用办公用品由总公司办公室统一管理，实行定期盘存制。盘存频率为每月一次，办公室将于每月的25号至28号内抽出时间进行备用办公品的盘存。要求月初库存与期间采购、领用、月尾结余在数量上一致，若不一致必须查找原因及问题环节。办公室应定期检查文具用品的库存量，对日常必需品、不易采购品或用量大者应酌量库存，以备不时之需。
6、办公用品的领用
①每周六下午根据各部门的办公用品申领单（须由部门主管签字）统一领取文具，其他时间如急用可根据实际情况领用。办公用品领用时，领用人应当在办公室的《办公用品台帐页》上填写领取人姓名、日期、用品名称、领用数量。
②领用数量由办公室根据实际情况控制，每月月底由办公室结算出各部门费用，交至各部门主管和财务，以便核算费用成本。
7、离职人员办公用品交接
离职、调出人员在办理离职、交接手续时，应将所用的办公用品交接（低值易耗品除外），并由办公室人员签字后方可办理离职手续，如有缺失的照数赔偿，否则不予办理手续。 6
五、 宣传品
公司宣传品（包括统一印制的一般业务资料、手提袋、文件夹、信封等）由办公室统一订购或向厂家索取。在使用前应填写领用申请单，在分发时应注意节约，不得将公司宣传品私自占为己有或挪作他用。
六、 名片
公司名片由办公室按固定格式统一印制，印制前须填写《名片印制申请单》，经部门主管和办公室签字，任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经公司批准的名片。
七、 公告栏
1、公告栏是作为公司宣传及介绍企业文化、公司动态、公司信息等的媒体，目的是促进公司内部信息的沟通。
2、各部门员工如有信息需张贴在公告栏上，应经部门主管签字认可，交由办公室张贴。
3、办公室统一负责张贴及到期布告的摘除。
4、公告栏中发布的信息在张贴于公告栏之时，应同时在公司内部网站或QQ群内发布。
八、 介绍信 7 员工因工作需要开具介绍信应先填写《介绍信申请单》，经部门主管审核，由办公室办理。
第二章 前台管理
一、 长途电话及传真
1、 长途电话管理
①员工因工作需要打长途电话，须先至行政专员填写长途电话登记表后方可使用。
②每月由行政专员根据长途电话清单结出费用明细，分摊至各部门。
2、 传真管理
①公司传真统一由行政专员发送。员工应将所发文件附填写清楚的公司统一《传真封面》交行政专员发送，发送后由行政专员保存其《传真封面》备查。
②每月由行政专员结出费用明细，分摊至各部门。
③收到传真后，行政专员用电话通知收件人取件，传真未注明收件人的，根据其内容询问有关部门，务求尽快将传真送达收件人。
8 二、 接待制度
1、 访客接待
①对于有预约的客人，在确认了公司名称姓氏之后，引领至有关部门或会议室。如所约见人不在，应告知来客详细原因，请他（她）等候或留言；如约见人此刻正开会，应及时告知，并请客人等候。
②对于没有预约的客人，应先确认公司名、来客姓名、职务及来意，根据实际情况请有关人员接待或请其再约时间。
③几批客人同时到来时，原则上公平地按到达的先后顺序来受理。对预约时间较前的客人安排见面，对其他客人讲清情况。
2、 电话应答
接听电话应首先说："您好，鹿饮泉"（外线）或"您好，XXX"（内线）。如所找人未在办公室，距电话最近的工作人员应代接电话，并礼貌地询问对方姓名、单位、电话、事宜，并做书面记录以便转达。
第三章 工作餐管理
一、 用餐制度
1、公司在工作日为每位员工提供标准为12元的工作午餐一顿，由办公室负责实施。 9 2、办公室安排采购厨房所需用品，每天统计实际用餐人数，每月统计工作餐数量及金额，于月底进行用餐费用核算。
3、办公室根据当日考勤统计用餐人数，员工如当日不在公司用餐或外出均需提前通知办公室，以免多订或少订。
4、员工因加班需就餐的，按工作餐标准执行，开具发票后实报实销。
二、 用餐时间
1、午餐时间为12：00-13：00，中午用餐不得早于12：00，下午上班时间不得迟于13：00，否则按迟到、早退处理。
2、用餐完毕后，办公室人员负责监督、管理用餐场所的整洁。
三、 误餐统计
1、员工因工作需要未及时在公司用餐因事先通知办公室留餐，确实无法回来用餐并事先通知办公室的（招待客户除外），误餐费可在工资中补发。
2、员工因工作需要在外用餐，事后需填写《误餐补贴申请单》，经部门主管签字后交办公室进行误餐统计，于月底交至办公室以便在工资中结算。
10
第四章 档案管理
一、文档的管理
1、公司文档由办公室统一进行管理和保存。员工如需使用可到办公室登记借用，并做到用后及时归还。
二、公司文件格式的规定
1、对公文类文件（除合同外）的格式定义如下：
（1）文头
文件名称：发文字号由发文部门代字、年号、文件顺序号三部分组成。
（2）正文
〃文件正文名称。
〃正文：文件的内容。
〃发文部门名称：
〃发文日期：要求使用年月日全称。
（3）文尾
〃 主题词：列出文件关键词。
〃报送、发送及存档部门名称。
2、对事务文书类文档格式的定义：
（1） 计划、总结等不需要归档，可以不设编号和格式 11 的限制，如有必要归档的文件可在确定后再做修正。
（2）会议记录、规章制度和技术资料保持统一的格式，但要加入年号及文件编号以便统一管理。
（3）介绍信、证明信采用统一的标准格式，但也要加入文件编号以便日后查询。
（4）传真封面要有固定的格式（由办公室提供并备案），但由于不需归档，所以不用编号。
（5）考核表有自己固定的项目、格式和编号。
三、文档归档保存办法
1、对于公文类文档，由办公室统一管理。包括对每一种公文类文档编号的管理和文档的整理。各部门在撰写公文类文档时，应向办公室索取编号并按照规定的格式撰写，经批准后的公文应尽快到办公室备份，以便日后查阅。
2、对于事务文书类文档，有如下规定：
（1）公司规章制度、公司会议记录由办公室统一编号和管理。
（2）计划、总结和传真由个人掌握，一般情况下公司不作统一保存。
（3）介绍信和证明信的出具和存档由办公室统一管理。
（4）考核表由人力资源部统一编号和管理。
（5）普通技术资料由办公室统一收档管理，并建立借
