基于内控规范下的合同管理与风险防控

基于内控规范下的合同管理与风险防控　余日东　（大唐陈村水力发电厂　摘要：本文主要依据企业内部控制应用指引第１６号合同管理的　有关要求，结合企业经营活动中合同管理各环节存在的法律风险点　进行分析，着重探讨企业如何合理运用内部控制理论，加强内部监　督，规范合同管理，促进企业的事业不断健康发展。　关键词：企业内部控制合同风险机制　限于管理理论、意识控制等方面的原因，部分企业合　同的管理仍存在着诸多问题。因此，合理运用内部控制理　论，加强对合同的监督管理势在必行。　１合同管理存在的主要问题　（１）合同归口管理不到位，权责分配和职责分工不明　确。合同管理实际运行中，法律事务管理部门、业务部门、　相关职能部门之间缺乏有效的沟通机制，无任何部门或个　人能掌握合同总体情况。（　合同样式不符合要求，要素表　述不清晰。在合同样式方面，有正式书面的格式合同，也有　简单的传真件：在要素描述上有些条款缺少关键表述，有　的对会签意见大而化之等等。⑧合同动态管理如会签、授　权、履行监控程序缺失。许多企业在合同静态管理、谈判等　前期阶段能够高度重视，但对合同签订之后的合同履行阶　段，则往往存在重视不足、管理不到位等情况。，④合同执行　后验收、评价工作缺失。企业往往缺少对年度合同履行的　总体情况和重大合同履行的具体情况分析评估，对分析评　估中发现合同履行中存在的不足，没有及时采取有效措施　加以改进。　２企业内部控制理论与合同管理风险辨识　２．１指引第１６号指出企业合同管理至少应当关注下　列风险。（１）未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方　主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能　导致企业合法权益受到侵害。（　合同未全面履行或监控不　当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。③合同纠纷处　理不当，可能损害企业利益、信誉和形象。　２．２从企业合同管理环节上至少应当关注下列风险。　①合同准备阶段，包括合同策划、调查、初步确定商业对　象、要约、谈判及拟订合同文本等程序。②合同签署阶段，　包括征求法律顾问意见，按照权限分部门审核、会签，签署　合同文本等。⑧合同履行阶段，包括合同履行，跟踪监督，　变更或终止、纠纷的处理等程序。对合同履行情况及实施　情况进行，及时反馈合同履行情况的最新进展，确保合同　各方能够完全、全面的履行合同。④合同履约后管理阶段，　包括合同履约情况总体评价、风险防控、归档保管等程序。　建立合同履约后评价与考核评比奖惩制度，把履约效果与　奖惩挂钩，把存在的问题不足与风险管控结合，推动合同　管理ＰＤＣＡ机制不断完善，不断提高公司对外经营的竞争　力与诚信度。　２．３基于内部控制理论的合同管理风险辨识。①内控　

（上接第８５页）　第二，了解索赔的内容。索赔管理是合同主要内容的　必要组成部分。所以签订合同的过程中，就应该对合同中　的条款进行细致的分析。在工程实施的过程中，也应该以　合同为依据，充分发挥合同的重要作用。对于合同中涉及　索赔内容，相关的负责人和管理人员应该做到心中有数，　从而在未来索赔的过程中，能够做到有理可据有法可依。　第三，把握索赔谈判的适当时机。在业主进行索赔谈　判时，谈判时机的把握对于谈判的成功率具有重要的意　义。如果在谈判的过程中，不对谈判的时间、阶段和地点进　行正确的评估，那么很容易影Ⅱ向到未来谈判成功的几率。　在具体实施的过程中，管理者应该就工程实施的实际情况　进行有效灵活的把握。索赔得在工程进行过程中及时进　行，若是非施工方原因造成的工期延误或费用增加，可以　分为工期索赔和费用索赔。施工过程中发生了事情应及时　向甲方提出索赔通知书，并编报相关的报告，其内容主要　说明事情发生的原因，拟索赔的事项。一般按合同规定，索　赔事件应在发生后２８天内，以书面形式向监理工程师发　出索赔意向通知。发出通知后的２８天内提交相关的索赔　报告和相应的支持性资料。现在执行的合同条款基本上都　是参照ＦＩＤＩＣ合同条款，本条款中对索赔的时间明确做了　要求（当然具体的还要看双方合同条款中约定的），但不过　一般过了索赔时间，就不再支持索赔事项了。所以应及时　索赔，不能拖，并且要积累文字及影像资料以支持索赔事　件的成立。　４总结　施工合同是承包人生产经营管理的核心，它贯穿于企　业管理的全过程。与企业的生存和发展有着十分密切关　系。同时在施工的过程中，风险贯穿于项目的整个生命周　期。所以在制定合同的过程中，应该对于合同中可能存在　的潜在的风险给予较为深刻的关注。本文从施工合同的重　要性入手，对于施工过程中可能存在的风险以及相关的风　险应对策略进行了一定的研究。同时就合同索赔的相关情　况，结合自己近年来的合同管理经验，对索赔进行了粗略　的论述。　参考文献：　【１】杨子清，苏祯，叶春兰，田惠珍，云江普．浅析水利建设工程施　工合同管理【Ｊ】ｌ内蒙古水利，２０１１（Ｏ２）．　【２　Ｊ杨海萍．浅谈建筑施工企业在项目施工阶段的成本控制【Ｊ】．科　技信息，２０１　１｛０１）．　【３】薛广厦．诌论建筑施工企业工程造价管理【Ｊ】＿科技致富向导，　２Ｏ１１（１８）．　【４】王海霞．规范建设工程招标投标制度的措施【Ｊ】．河南建材，　２０１１（０１）．　【５】陆怡　公路施工企业人力资源管理初探【Ｊ】ｌ广东交通职业技术　学院学报，２０１　０（０３）．　｛６】靳丽．提高建筑工程企业培训管理水平的对策研究［Ｊ］中小企　业管理与科技（上旬刊），２０１０（０４）．　观念的局限性。受内部审计环境影响，部分企业一直将企　业的内部控制过多的理解为企业的内部审计和财务管理。　但对企业运营联系最密切的合同管理与法律风险控制缺　少足够重视。（　内控流程设计的局限性。部分企业或合同　承办部门认为企业内部控制流程的设计增加了企业的运　营成本、影响经营效率，对于效益的改观没有太多帮助。⑧　法人治理结构不规范。目前很多企业虽然在形式上建立了　法人治理结构，但远未达到内部权利制衡的效果。合同管　理流程被架空，内部控制干扰因素过多，内控流于形式，甚　至成为违规的遮羞布。　３内部控制基本理论下的合同管理与风险防控　３．１企业内部控制理论。企业内部控制理论的发展大　致分为内部牵制、内部控制制度、内部控制结构与内部控　制整体框架等几个不同的阶段。２Ｏ世纪，内部控制活动大　部分集中在制度的设计和审计方面。如美国相继成立了全　国舞弊性财务报告委员会和专门研究内部控制问题的委　员会。　３＿２内部控制五要素与合同管理。ａ　控制环境。任何　企业管理的核心都是企业中的人及其活动，而人又是构成　环境的最重要要素。明确组织中的每一个人都对内部控制　负有责任，这种组织思想有利于将企业的所有员工团结一　致，使其主动地维护及改善企业的内部控制。②风险评估。　企业必须建立可辨认、分析和管理相关风险的机制　对经　济活动中各层级所面临的风险加以管控。⑧信息与沟通。　围绕合同管理内外部环境的变化，必须建立与合同管理控　制活动相关的信息与沟通系统。通过信息的交换与分析，　对监督、控制进行调整，使企业内部控制越来越趋于完善。　④内部监督。在成本与效益原则下，企业合同管理控制过　程必须施以恰当的监督，通过监督考核机制对违规现象加　以修正。　３．３合同管理环节的风险防控。（１）合同准备。签约主　体风险防控。签约主体合格是合同得以有效成立的前提条　件之一，签约主体风险的结果是合同无效或被撤销。②合　同谈判。合同谈判风险防控。谈判是双方在平等、自愿、公　平原则下，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务的　过程。⑧文本起草。合同形式风险防控。合同形式可以分　为书面形式、口头形式和其他形式，是合同当事人意思表　示的载体，应符合法律或有关部委审查备案的要求。如《合　同法》规定，对借款合同、建设合同等应采用书面形式。④　合同订立。合同订立前有关部门必须对文本进行审查会　签。合同文本审核是合同签署的关键环节，其风险主要有　是否违反国家有关政策法规，合同主要条款存在重大误　解，审查人员的职业技能与操守，审查意见或建议是否被　采纳。⑧合同生效。合同生效风险防控。经审核后的合同　签订稿必须由企业法定代表人或被授权人签署，加盖企业　公章后生效。其风险主要表现在：企业内部授权委托制度　不健全，签署权限不明确而造成越权签订：合同印章管理　不当，随意加盖合同印章。合同签署后被篡改等。主要管控　措施：企业应当建立合同签订授权制度、专用章使用与保　８７　管制度。采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。⑥合同　履行。合同订立后，企业应诚实守信的履行合同约定，并按　交易习惯履行通知、协助、保密等义务。该环节的主要风险　是当事人没有恰当地履行合同中约定的义务。（７）合同变更　（解除）。合同变更（解除）风险。其风险主要表现在：变更双　方意见不一致导致合同无法继续履行，合同变更签证不规　范，涉及合同变更协商的书面协议未作为合同的组成部分　等。主要管控措施：合同变更程序上应参照新订立合同按　权限履行审批手续，明确合同承办部门对合同履行情况及　效果的信息通报。⑧合同争议。合同争议是一方或双方对　合同条款履行提出质疑并要求予以解决处理。在发生纠纷　时，双方应采取有效措施防止纠纷的扩大和发展，首先通　过和解或者调解解决争议，尽可能避免诉讼。当事人不愿　和解、调解或者和解、调解不成的，可以根据合同约定申请　仲裁或向人民法院提起诉讼。⑨合同终止。合同终止指合　同当事人双方在合同关系建立以后，因一定的法律事实的　出现，使合同确立的权利义务关系消灭。合同履行的终止　并不消灭当事人因此所应承担的返还财产、赔偿损失等责　任，以及以后合同义务的履行。值得关注的还有合同终止　后有关质保金与售后服务的继续履行。　⑨合同后评价。合　同后评价是对合同管理各个过程一个整体的、综合性的评　定，通过评价有助于分析、总结企业合同管理中的经验和　不足，推动合同管理水平的提升。企业应当建立合同后评　价与责任追究制度，对分析评估中发现合同履行中存在的　不足，应当及时采取有效措施加以改进，对合同订立、履行　过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的　责任。　合同归档。合同归档保管是完善合同管理的重要　环节，通过对合同资料的编号、统计、分类、归档和借阅进　行管理，保证合同资料（包括招投标文件、补充协议、合同　文本、审查会签单、监控视频材料等）的完整性，避免合同　资料缺失或被泄密、滥用。主要防控措施：明确合同管理人　员职责，规范合同资料归档范围、借阅审批、归还手续等有　关要求。　４结束语　合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重　要依据，是企业管理活动的重要载体，也是企业风险管理　的主要内容。企业需要运用内部控制理论对合同法律风险　进行分析与控制，并建立一系列制度体系和机制保障，促　进合同管理的作用得到有效发挥。当然，内部控制并不是　要消除任何滥用职权的可能性，也不存在完美无缺的内部　控制。只有这样，才能正确认识基于内控规范下的合同管　理与风险防控工作，不断提高经营管理水平和经济效益，　促进企业的事业不断健康发展。　参考文献：　…朱锦余．合同风险管理与内部控制——理论・实务・案例（企业　内部控制与风险）［Ｍ］．大连出版社，２０１０．　【２】王晓峰如何更好地发挥合同管理在现代企业中的作用【Ｍ】．　现代企业文化理论版，２００９（６）．　【３】财政部证监会审计署银监会保监会．关于印发企业内部　控制配套指引的通知（财会［２０１０］１１号），２０１０年４月１５日．