公文格式
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办公室公文格式细则
一、 文头格式
1.发文字号
由机关代字、年份、序号三者组成。要求字体为仿宋体常规三号。例如“管理团委[2001]8号”,管理团委是机关代字,[2001]是年份,8号是序号。
二、 正文格式
1.标题
完整的标题由发文机关名称、事由、文种组成,如“管理分院委员会关于对陈林、张冰洁等同学给予表彰的决定”中,“管理分院”是发文机关名称,“对陈林、张冰洁等同学给予表彰” 是事由,“决定”是文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
2.主送机关
即公文的主要受理机关。应顶格写,写全称或规范化简称或统称。如“分院各班级、团支书,团学各部门”。
2. 正文
是公文主体或核心内容。一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头要简明扼要地说明制文的根据、目的、原因或重要性。主体是内容事项,要求具体明确,层次分明。结尾一般采用尾语惯用式、希望号召式、自然结束式。要求字体是三号仿宋常规
3. 成文日期
指公文发文年月日,一般是公文的生效期。年月日须完整,一律用汉字书写。如“二○○五年九月二十日”。
三、 文尾格式
1. 主题词
公文中最能概括主要内容、说明问题、起关键作用的规范化名词或名词性词组。“主题词”三个字要求顶格写,字体为黑体粗体三号,后跟全角冒号。主题词内容选取的主要方法是从公文标题中选,如“管理分院 表彰 决定”,并要求“管理分院”与“表彰”中空两格,“表彰”与“决定”中也空两格,字体是三号宋体而且是粗体。 2.抄送机关
是指除主送机关外,其他需要执行或知晓公文的机关,应当使用全称或规划简称、统称。格式为左空一格,字体是三号仿宋常规,“抄送”之后是全角冒号,机关之间是用逗号隔开,最后一个抄送机关后加句号。如抄送:学院团委,分院党总支。抄送机关应在主题词之下、印制版记之上的位置。上下均用横线隔开。
3.印发日期
即印刷版记,在抄送机关之下位置。印发时间是公文的起印日期。格式为左空一格,字体为三号仿宋常规,印发机关和印发日期之间空10个空格,如“管理分院团委办公室 2006年11月6日印发”
四、 附:公文格式图
五、 范文
XXX[20XX] X号
公文标题
XXXXX(主送机关):
年 月 日
主题词:XX XX XX
抄送:XXXX,XXXX。
XXXX办公厅 20XX年X月X日
正文
管理团委„2006‟5号
共青团浙江大学宁波理工学院管理分院委员会
关于对陈林、张冰洁等同学给予表彰的决定
分院各班级、团支书,团学各部门:
为表彰学生干部在团学工作中做出的贡献,树立广大团员和青年学生学习的榜样,经研究决定:
授予陈林、张冰洁、徐波、荀巍、张帆、周悦、夏张玲、周诸钧、朱路帅、黄丹等同学管理分院首届“十佳团学干部”荣誉称号;
授予余礼全、李丽、荀巍等同学管理分院“团学工作突出贡献奖”荣誉称号。
(此页无内容)
二○○六年十一月六日
主题词:管理分院 表彰 决定
抄送:学院团委,分院党总支。
管理分院团委办公室 2006年11月6日印发