档案管理及保密制度

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-- 加仑特石油化工（北京）有限公司

档案(保密资料）

管理制度

编制：张秀静

批准:杜永胜

执行日期:２０16年3月

目 录

第一章 总则

第二章 档案管理机构

第三章 档案管理人员

第四章 库房和设备

第五章 档案管理

第六章 安全保密

第七章 档案统计

第八章 档案的利用

第九章 档案人销毁

第十章 附则

第一章 总则 --

-- 第一条 为规范测绘、设计成果及资料档案的管理，确保测绘、设计成果、资料档案的安全,为加强我公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》和国家《保密法》，特制订本条例。

第二条 适用范围：测绘及设计成果资料及公司其它档案的管理。

第三条 本制度所指的档案是：

1、我公司从各项工作中直接形成的、反映我公司活动历史的、对我公司和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等不同形式的历史记录。

2、各类规章制度、办法、人事资料、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结、业务合同。

3、各类测绘成果、图纸、地图及其电子文件。

4、添置工作软件、设备、财产的产权资料及各项说明。

第四条 档案工作是办好企业的重要基础工作，要把档案工作纳入公司整体发展规划，加强档案工作的领导和管理。

第二章 档案管理机构

第五条 我公司档案室由一名副总经理分管,由办公室领导,配备一名专职档案人员。

第六条 档案室是我公司档案工作职能管理部门，集中统一管理全公司档案工作。

第七条 档案室的基本任务

1、 贯彻执行国家、省、市关于档案工作法规、政策来规划全公司档案工作。

2、 制定本公司关于档案工作的规章制度,并负责指导、监督和检查执行情况。

3、 负责接受、分类、编目、鉴定、统计、保管全公司各类档案和有关资料。

4、 负责协作各归档部门档案工作. --

-- 5、 开展档案利用工作。

6、 编辑档案参考资料.

7、 开展档案学术研究和交流活动。

8、 负责全公司的综合统计工作。

9、 办理公司领导交办的有关档案、文史、统计等方面的业务工作。

第八条 我公司各设计工作室分别配备一名兼职档案人员具体负责各部

门档案工作，各归档部门的档案工作在公司档案室的指导下进行。

ﻫ 第三章 档案管理人员

第九条 我公司档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十条 档案工作人员岗位职责

1、 岗位要求:高中以上文化程度,经过上岗资格培训,具备档案专业知识。

2、 加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。

3、 积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量.

4、 在办公室的领导下，负责对各项测量、设计成果资料的收集、保管工作，按照上级有关主管部门的规定及要求，制定完善的各项档案规章制度,使档案管理工作能达到测量、设计资质等级的要求。

5、 加强档案的管理，做好档案分类、档案著录、档案鉴定、档案统计、库房管理等工作.

6、 对档案管理工作中存在的问题，应及时向上级领导汇报并提出解决问题的方案或改进措施。

7、 负责打字、复印等文秘工作；负责办公用品、办公消耗材料的采购、入库验收.

第十一条 分管档案工作的主管领导职责

1、 组织本公司人员学习档案法规,执行档案工作规章制度,把档案工作纳入本公司的议事日程，每年度研究一次档案工作。 --

-- 2、 加强与上级档案部门联系,共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档的质量；

3、 做好档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

ﻫ 第四章 库房和设备

第十二条 我公司档案工作所需经费，列入公司预算,在行政办公费用中统筹解决.

第十三条 配备档案专用库房2０㎡以上，有足够的档案保管专用柜,加设铁门、铁锁等完善的工作条件。

第十四条 档案库房管理制度

1、 按公司规定将档案分类排放、排列整齐.

2、 保持库房清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、放火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作，发现问题,及时处理.

3、 库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险产品,经常检查库房消防器材。

4、 非经允许，外人不得随便进入库房。

5、 管理人员做到人走加锁、关窗,妥善保管情况定期进行检查核对,做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。

6、 熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。

7、 有库房温度记录,掌握湿度变化情况,进行分析,制定管理计划.

8、 未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传,要严格遵守保密制度。

9、 切实做好平时防范工作，做到人离灯熄,消灭火灾隐患,保证档案安全。

10、 经常打扫库房卫生,保持库房整洁，对设备进行保养，使各种设备始终处于良好状态。ﻫ

第五章 档案管理 --

-- 第十五条 各部门要把反映本公司主要职能活动的各种文字、图表、声像材料完整、系统地收集起来。

第十六条 我公司根据具体要求建立和完善相应的归档制度，做到每项工作都有完整、准确、系统的文件材料、资料归档.

第十七条 档案工作要与公司的各项工作协调发展，要把各种文件材料的归档列入公司各部门岗位责任制。

第十八条 我司文书、科技等档案实行文件材料形成部门立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，交本部门主管领导审查后向档案室办理交接手续。

第十九条 归档制度

1 文件材料的归档范围

1.1 文件档案的归档范围，包括本公司在公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等内容。

1.2 技术档案的归档范围,包括本公司在测量、设计、软件采购、设备调试等活动中形成的图纸、产权、说明书等内容。

1.3 专门档案的归档范围，包括本单位在专门业务活动中形成的档案,如会计档案、声像档案等.

1.4 甲方交来的一切文字材料,发往公司外的一切图纸及文字材料。

1.5 修改后图纸。

2 归档要求

2.1 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

2.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。

2.3 归档文件必须是原件.

2.4 保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号.

2.5 案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限.

2.6 修改图纸的归档:

2。6．1、凡建设单位提出的图纸修改要求，必须在图纸上注明“本修改--

-- 应建设单位要求而作“字样。

2。6。２、所有图纸修改必须归档，用“修改意见"修改，“修改意见”单粘帖于已归档的有关图纸上,用兰图、白图修改须有我公司图签，兰图、白图归档后须在图纸目录上补注,由修改人操作.

２.6。３、修改图必须用文字说明修改原因和修改时间（标明至年月日以防前后混淆）;要注意由此而起的其它图纸或其它专业的变更。

2．6。４、其他人员代他人修改图纸，须将修改意见通知负责人,修改责任由负责人承担。

2。６.5、不是一个工程的修改不允许用同一份修改单。

2.7、补充绘图，必须用电脑或其它手工绘图工具，不能徒手绘图。补充图纸不论白图或兰图均须有图签。

2.８、每一项工程必设“图纸修改目录表"由图档员根据发生的修改逐项登记。

3 归档时间

3.1 文书档案在第二年上半年内归档。

3.2 测量、设计资料完成并经领导审核后，提交甲方前正式归档。

3.3 新购设备在开箱时必须会同档案进行技术资料核对登记，并将说明书等资料归档.

3.4 各项管理工作形成的文件材料，在去年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档.

4 归档份数

4.1 各类文件材料一般归档一式一份,其电子文档随纸质材料共存。

4.2 重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归份数。

5 不归档文件材料的范围

5.1 重份和无查考选用价值的事务性、临时性文件。

5.2 普发供参阅的文件材料。

5.3 上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定搞的文件.

5.4 未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、一般性文件的历次--

-- 改稿.

5.5 从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料。

5.6 参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

6 单位的档案部门要求对本单位文件材料的形成、积累整理和归档工作进行指导、监督和检查。

第二十条 归档的具体要求和手续

1 必须按照归档范围将应收集归档的文件材料收集齐全、完整、准确、既不杂乱，也不短缺或遗漏.

2 按照文件材料的形成规律和内在区分简直、合理组卷.

3 凡是归档的案卷、卷面、卷内目录、备考表等各项内容，必须填写正确、规范,标题简明、确切。

4 凡装订的案卷要按“三孔一线”装订整齐、牢固、卷容美观大方,不装订的案卷、文件、图纸等要折叠整齐，编写件号与页号。

第二十一条 文件的立卷（归档资料分类，编号规定和保管期限)

1 立卷的原则和方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律性,保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2 立卷可采用如下方法：工程技术文件可按单位，分部工程、专业、阶段等分类。

3 立卷过程中宜遵循下列要求：

3.1 案卷不宜过厚,一般不超过4０mm

3.2 案卷内不应有重复文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

4 卷内文件的排列

4.1 文件材料按事项、专业数学排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前,请示在后；印本在前，定稿在后；主体在前,附件在后的顺序排列。

4.2 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

5 案卷的编目

5.1 编制卷内文件页号应符合下列规定：