公司公文处理办法

公司公文处理办法第一章总则第一条为进一步加强公司公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文办理要求，使公司公文处理更加规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

第二条公文处理是指公文拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则,做到及时、准确、安全、保密。

第四条公文处理必须严格遵守国家保密法律、法规、公司规章制度等相关规定，确保国家秘密、公司商业秘密的安全。

第五条本办法适用于公司部门。

各部门应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，加强对本部门公文处理工作的管理和审核。

第二章职责第六条人事行政部为公司公文归口管理部门。

负责接收和处理外来文件；处理所有以公司名义上报、下发的公文文件，并对公司各部门的公文处理工作负有检查、指导和监督责任。

第七条各部门负责本部门上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件及公司下发的规章制度、工作指令等文件。

第八条公司所属各中心、部门为具备发文资格的主体。

第九条公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。

第三章公文种类第十条公文按其行文的目的主要分为：决定、决议、通知、通报、意见、报告、请示、批复、会议纪要、函等，根据工作需要运用不同的公文种类。

（一）决定、决议：对某些事项或重大行动作出的安排为“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项为“决议”。

（二）通知：传达领导指示，下达计划，召开会议，部署工作，转发上级机构或不相隶属机构的公文，任免和聘用干部，为“通知”。

（三）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，为“通报”。

（四）意见：上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法，为“意见”。

（五）报告：向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级的询问，为“报告”。

（六）请示：向上级主管部门或领导请求指示、批准，为“请示”。

（七）批复：答复下属单位或个人的请示，为“批复”。

（八）会议纪要：记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会部门共同遵守、执行的，为“会议纪要”。

（九）函：不相隶属企业或机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准等，为“函”。

第四章公文格式第十一条公文格式要求：（一）发文字号由公司代字、年份和序号组成。

公司代字用3号仿宋字体；年份、序号用全角阿拉伯数字；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号编两位虚号（即从001起）发文字号要连续，不可预留跳空；联合行文，只标明主办部门发文字号。

（二）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文部门，并准确标明公文种类，公文标题用2号小标宋体字。

（三）公文如有附件，应在正文下空一行左空2字，用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和附件全称。

（四）成文日期以公司领导人签发的日期为准；成文日期用全角阿拉伯数字将年、月、日标全，成文日期右空4字。

（五）红头文件应当标注主题词。

主题词标注在文件末页抄送机关之上，居左顶格，“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

（六）公文如有抄送部门应位于主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号，抄送部门之间用顿号隔开。

（七）文件应当标明印发机关和印发日期，位于抄送部门下占一行位置，用3号仿宋字体。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

（八）公文的正文从左至右横排，一般每页排22行，每行排28字，行间距用固定值28.8磅。

正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

（九）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

（十）公文用纸采用A4型纸，其尺寸为：297×210mm。

公文左侧装订，粘贴的公文用纸大小根据实际需要确定。

第五章公文处理第十二条公文处理要求：（一）外来文件的处理1.国家、军队、省、市、开发区以及其它社会团体的公文为公司的外来文件。

2.外来文件由公司人事行政部或业务相关部门收、领，并建立台账。

3.收文部门填写《外来文件接收发放登记表》和《外来文件传阅单》，根据企管中心主任批示意见传递到相关部门办理，负责办理的部门及时将外来文件原件、办理结果及《外来文件传阅单》一同归档。

不需要传阅的文件直接归档，涉密文件严格控制知悉范围。

4.每年年底，各部门将外来文件及台账归档至保密办，保密办对各部门归档的外来文件进行核对、检查。

（二）公司公文的起草、发放和管理1.公司行政管理公文由人事行政部起草，经企管中心主任批准后发放和管理。

“红头文件”由人事行政部部负责组织起草，经总经理批准后方可下发。

2.由总经理或副总经理主持召开的会议所签发的会议纪要由人事行政部下发和管理。

部门级会议纪要由各部门发放和管理。

所有会议纪要均由人事行政部提供编号，并在人事行政部存档一份。

3.公文的发放范围为：公司高管、各相关部门；须上报的部门，存档一份。

4.“红头文件”、会议纪要等公文印发必须编制份数，发放时必须编制分发号，以便于文件控制。

5.发放公文必须办理签收手续，发至领导层的公文必要时可由人事行政部代签。

6.所有公文需复印或借阅时，需经所在部门领导或主管领导批准后，方可复印或借阅。

（三）公文涉密处理1.因工作需要接触到涉密公文的人员应严格履行保密责任和义务。

2.任何人都不得复印、摘抄密级公文。

3.工作人员调离工作岗位时，应办理移交手续，否则所导致的一切后果由自己负责。

第六章公文归档第十三条公文办理完毕后，主办部门应按照公司档案管理规定整理归档，个人不得保存应归档的公文。

第十四条联合办理的公文，主办部门负责整理归档原件，协办部门保存公文复制件或其他形式副本。

第十五条具有保存价值的电子文件，须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。

第七章附则第二十一条本办法由人事行政部提出并起草，并通过研发中心、营销中心、制造中心、企管中心、财务中心会审，最终解释权和修订权归属于人事行政部。

第二十二条本办法自发布之日起施行。

附件：附件1 红头文件模板示例（党委）附件2 红头文件模板（平行文、下行文）附件3 红头文件模板（上行文）附件4 会议纪要模板附件5 外来文件传阅附件1 红头文件模板示例（党委）党委〔２０１７〕第００１号签发人：关于XXXX的通知公司各部门：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××２０１７年１月１日主题词：×××××××通知抄送：×××、×××、×××公司２０１７年1月1日印发（共××份）附件2 红头文件模板（平行文、下行文）〔２０１７〕第００１号签发人：关于XXXX的通知公司各部门：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××２０１７年1月1日主题词：×××××××通知抄送：×××、×××、×××公司２０１７年1月1日印发（共××份）附件3 红头文件模板（上行文）〔２０１７〕第００１号签发人：关于XXXX的申请河南省国防技术工业局：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××２０１７年1月1 日主题词：×××××××申请主送：×××抄报：×××、×××、×××公司２０１７年1月1日印发（共×份）附件4 会议纪要模板会议纪要纪〔XXXX〕第XXX号签发人： XXX×月×日，××（职务）×××主持召开了×××会议。