关于信息时代的电子档案管理应用探讨

Ｃｈｉｎａ　Ｓｃｉｅｎｃｅ＆Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　Ｏｖｅｒｖｉｅｗ　信息技术与应用　关于信息时代的电子档案管理应用探讨　

高荣　（西北电力建设第三工程有限公司，陕西咸阳７１　２０２１）　

【摘要】现阶阮随着科学技术的发展，计算机的使用逐渐普及化，不同行业都开始使用计算机技术，用于企业运营管理以及对电子档案进行管理。　企业中的电子档案管理已经成为企业管理的重要内容。所以，在企业实际管理中，企业管理者就一定要对企业本身真实状况构建完善、合理的档案管　理制度。进而提升企业在信息时代背景下的综合竞争力，保证企业能够健康长远的发展。文章通过对电子档案管理进行分析’摒咐信息时代背景下，电　子档案管理在企业中的实际应用，同时也为其他企业能够进行有效的电子档案管理提供参考。　【关键词】信息时代电子档案档案管理　

随着信息时代的到来，电子信息技术在迅速的发展，现如今，企　业的档案管理逐渐从文书管理模式转变成电子信息管理模式，档案　管理也开始适应现代先进科学技术。多数企业已经开始把企业的资　料和档案结合计算机技术进行管理，不仅提升了档案管理工作的效　率，减少了工作量，并且使档案查询也变的便捷。但是电子档案管理　在实际应用上还有一定问题，等待解决。　１电子档案的优点　１．１提升档案管理工作效率　信息时代背景下，采用计算机技：，Ｐ．ｘ，－ｊ－企业档案进行有效管理，　使企业档案具有信息化和电子化等特点，明显减轻了相关管理工作　的工作量，使档案管理变的更加便捷，从而使企业档案管理工作更　加系统化。以往企业都是使用文书模式对其进行档案管理工作，工　作人员经常会因为档案的检索和归档问题而犯愁，因为所有的档案　规整、检索都由人工来完成，档案立卷，编档都是通过人工书写的方　式来完成，工作效率长时间得不到提升，档案出现的错误也不容易　被发现，而电子档案的运用就省去了人工处理档案的麻烦，工作人　员只要使用几个关键字或者是词，就可以快速的找到想要的文件，　既方便又快捷【１］。　１．２有利于档案信息的查缺补漏　电子档案使用计算机技术对档案进行录入存档，这样就可以避　免因为档案不齐全，对纸质档案进行拆装的问题，并且可以随时对　不完整的档案进行补充，对档案的查缺补漏非常方便。计算机技术　的应用，不仅减轻了档案管理人员的工作量，也有效的提升企业档　案管理工作效率，不会出现因为人手不够，而出现的档案积压的现　象出现。　１．３使企业档案的保密性提升　以往企业档案受到档案存储介质的影响，档案管理人员只能提　供整卷的档案，通常情况下，档案借阅人都只会使用到档案中间的　一部分，所以，档案借阅者就会看到企业整卷的信息，这种情况就导　致了企业档案信息，可能会发生泄漏现象。电子档案就可以解决这　一问题，通过档案检索，就可以从档案中提取借阅者所需要的部分，　并将这部分信息制作成文件，再提供给借阅者，还可以有效的避免　企业档案信息发生泄漏。传统的档案管理都是由人工进行归纳、建　档的，一般情况下，档案管理人员都会具有自身主观性，按照自己的　主观意志对档案进行管理，这样就使档案管理没有统一的管理体　系，不仅不方便档案借阅人使用，还直接导致了企业的档案质量较　低。电子档案的应用就解决了以上这些问题，提升企业档案管理的　质量，并且在补充完善档案信息上，节约大量时间，从而提升档案管　理质量。　１．４提升档案管理的工作质量　档案管理工作的根本目的就是方便阅读和利用，想要提供可靠　的档案信息，就要具有高质量、高水平的档案卷宗作为基础。由于传　统档案管理都是由人工来进行书写，随意性很大，不能做到档案立　卷的统一，这就导致档案管理水平得不到提升，也给阅读和使用人　员造成困扰。使用计算机技术对档案进行记录，不仅可以提升书写　速度，还减少了相关人员的工作量，档案人员就可以有大部分时间　进行档案的补充和二次编写，既提升了工作效率，又充分发挥了电　子档案的时效性。　

２电子档案管理应用中的问题　２．１电子档案管理普及率较低　现阶段，计算机的使用得到了很大程度的普及和推广，但是在　大部分企业中，电子档案只是在企业会议、办公、企业与部门、部门　与部门之间的沟通上使用，相对运用的频率较低，在企业档案管理　方面使用的也相对较少［３】。部分企业虽然使用了电子档案管理软件，　但是从没进行深入应用，多数只是用于档案目录管理上。　２．２没有给予电子档案管理充分的重视　多数企业中的档案管理人员，对已经整理好的文件，图片打印　完成以后就容易忘记电子档案的保存，而对档案的备份就更少了。　时间一长，企业电脑中的信息可能被删除或者是被其他信息覆盖、　修改，电脑的自身故障导致的资料丢失，都会造成档案信息失去管　理的价值。因为，档案工作人员没有给予电子档案充分重视，致使电　子档案管理如同虚设。　２．３电子档案自身问题　企业的电子档案存储方式通常会使用光盘、磁带、移动硬盘，这　种方式通过计算机技术把档案信息刻录到光盘上，方法既复杂又不　稳定，并且光盘和磁带等在发生破损时，会导致档案信息的直接丢　失、或者是信息不完善等现象，致使档案信息失去本身价值　。由于　企业对存储电子档案的介质没有统一的存放标准，档案管理人员可　能会随意带出，并且电子档案还有一定开放性，这些原因都很容易　造成电子档案被删除、覆盖、窃取或者是被恶意修改。　

３电子档案管理应用问墨解决　３．１企业领导必须重视电子档案管理，建立完善的档案管理　体系　电子档案管理想要在企业中应用范围更大，企业管理者就要清　楚知道电子档案所具有的优势，然后给予一定程度上的重视，构建　

作者简介：高荣（１９７０—●，女，陕西西安人，陕西师范大学（中文秘书专业）毕业，档案专业中级，现从事科技档案管理工作，研究方向：档案利用　效率提升（如何由实体保管者向知识提供者发展）。　

２０１　５年１ｏ月下第２０期总第２２４期　ｉ３　ｌ　信息技术与应用　Ｃｈｉｎａ　Ｓｃｉｅｎｃｅ＆Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　Ｏｖｅｒｖｉｅｗ　起统一、完善的电子档案管理标准。像我们火电施工企业，一台机组　资料的形成周期长、产生的单位也多、数量比较大，更需要提升档案　管理人员的计算机操作水平，真正把电子档案落实到企业管理中　去，并把档案管理作为企业管理中的重要内容去完成。提升电子档　案管理的速度，使之具有数字化、电子化、统一、完善等特点，对管理　中涉及到的项目和技术，进行严格的管理，真正把档案管理普及到　企业的每个角　。　３．２提升电子档案管理人员素质　在企业进行电子档案管理时，一定要对相关工作人员进行培　训，让档案管理人员充分认识到电子档案管理工作的重要性和优　点，对能够接触到电子档案的相关人员进行审查，保证不会发生因　内部员工泄密，而导致企业档案泄漏的现象发生　让信息化和管理　相结合，从而完善电子档案管理系统，进而促进企业电子档案管理　工作有效开展。　３．３引进先进的技术手段，建立电子档案数据库　加大企业在电子档案管理上的投入力度，使用现阶段比较先进　的电子产品和数码设备，然后辅助企业进行电子档案管理，构建完　善的档案数据库，运用电子化载体做到整合企业内部资源，其中包　含办公自动化和企业资源计划，从而给企业档案管理创造良好的条　件，从根本上解决电子档案不稳定、存储困难、复杂等一系列问题。　除此之外，还需要建立、科学、完善、共享的电子档案数据库，并且要　对数据库设立防护墙，确保企业电子档案不会被恶意窃取和修改［６１。　４结语　总而言之，在信息技术飞速发展的今天，对企业进行电子档案　管理，一定要根据电子档案本身所具备的特点，不单单是对硬件进　行建设，还要充分利用计算机技术和网络技术，加强软件建设，构建　・…・・上接第１２页　次运行时间最长的空压机停止；当需增加台数时，ＰＬＣ让运行时间最　短的空压机启动。（２）延时停机和延时启动。ＰＬＣ虽然具有较强的抗干　扰能力，但由于现场各种因素的影响，电机电流、电压等易受到干扰　而产生误报警，当总管压力在压力上、下限值附近发生扰动，就会出　现频繁启、停现象，对设备可靠性和使用寿命造成影响。因此，需对信　号适当的延时反应，以消除扰动，防止误动作。（３）智能保护。空压机　主电机启动时，启动电流为额定值的５至７倍，冲击电网和设备，并影　响空压机使用寿命，故空压机不宜频繁启动。为了准确判断用风状　况，并据此控制空压机的启动。井下用风高峰时空压机启动频繁，当　两次启动间隔小于设定值时，空压机保持运转，当连续两次加载间隔　较长时，视为用风高峰已过，空压机间歇运行。另外，对电机电流、电　压、排气压力、空压差、排气温度、油气分压差、油压差等参数进行实　时监控，出现异常及时报警并处理。　４．２触摸屏人机界面设计　采用与普洛菲斯触摸屏配套的组态软件设计界面。画面包括：　（１）主画面：显示空压机组的运行状态及参数。（２）数据报表：实时数据　显示汇总。（３）运行设置：远程控制设置；启动、停机，加载、卸荷的压　力阈值设置，时间、报警设置等。（４）报警查询：报警详情查询。（５）系统　管理。　１４　２０ｌ５年１０月下第２０期总第２２４期　完善、统一的电子档案管理制度，提升相关工作人员的业务能力，加　强电子文件制作的水平，使电子档案管理的各环节进行有效的沟通　和完善。只有通过不断的完善，顺应时代的发展，给企业管理带来新　鲜血液，才能够保证给企业提供有力的信息资源。充分认识电子档　案的优点，适应时代发展，推动电子档案在企业中的实际应用，从而　提升企业的综合竞争实力。　

参考文献：　［１］单海燕，刘子利．探析信息时代背景下的电子档案管理［Ｊ］．赤子，　２０１　４。（１）：２３５—２３５．　［２］李忠丹．信息时代背景下的电子档案管理［Ｊ］．科学与财富，２０１４，　（３）：１　６７—１　６７．　［３］王菁慧．关于信息时代电子档案管理的探讨　］．黑龙江史志，２０１４，　（３）：１４１—１４１．　［４］姜雪．浅析现代化电子档案管理模式［Ｊ］．科技创新与应用，２Ｏ１５。　（１　０）：２６５－２６５．　［５］刘妍．电子信息时代会计档案管理的探讨［Ｊ］．现代经济信息，２０１４。　（１　５）：１１１—１ｌ１．　［６］冯怡．电子档案管理存在的问题及发展浅谈［Ｊ］．办公室业务．２０１４．　（１　９）：４６－４７．　

４．３上位机监控程序设计　上位机监控软件选用ＩｎＴｏｕｃｈ组态软件。由监控画面、实时报　表、历史数据、报警查询、远程控制及系统管理等界面构成。　

５结语　ＦＸ２Ｎ系列ＰＬＣ具有较高的性价比，本系统运行稳定，可靠安　全，操作简便，提升了空压机组的运行效率，实现了自动化监控和管　理。不仅可应用于煤矿的空压机组监控，也可普及推广到其他场合。　

参考文献：　［１］基于ｐ］ｃ的多组空压机组远程监控系统［Ｈ］．压缩机技术，２００４．　［２］空压机集中控制及在线监测系统的研究及应用［Ｍ］．中国矿业，　２０１　２．　［３］矿井压风机控制系统的研究及应用［Ｈ］．煤矿安全，２００８．