myFAX 网络传真机采购建议书(doc 25页)
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myFAX 网络传真机
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myFAX网络传真机
概述
在网络技术日新月异的今天，传真仍然是各企业间业务往来的主要通讯方式之一，在各种办公费用中，企业直接或间接用于传真的费用或投资在逐年加大，如何减少这部分费用以及更有效地利用现代技术管理企业内部的传真业务是众多企业共同关注的问题。myFAX网络传真机正是在这种背景下研制并推向市场的，同时得到了市场认同。
myFAX网络传真机是将传真技术与网络技术相结合的一种智能型高科技产品,myFAX网络传真机在设计上采用myFAX软件与myFAX硬件相结合的方式，充分发挥软件和硬件的灵活高效；其工作原理是利用myFAX硬件设备对传真信号进行转换存储，进而转换成可供计算机识别的传真文件,它将传统的传真业务与网络应用集成在一起，在网络配置许可的X围内，将myFAX网络传真机通过线与外界相连，通过网线与局域网设备相连， 并在局域网内的任一台电脑上安装2 / 22 myFAX软件，即可创建为整个企业提供安全、高效的局域网传真服务, 让局域网内的每一个用户实现电脑自动接收、发送传真、传真管理等功能。
myFAX网络传真机为企业传真问题提供了一套专业的管理方案。它集快捷、高速、安全、方便、智能、节省等特点于一身。全新的中文环境和友好的中文用户界面，让您一目了然。myFAX网络传真机为您提供全新的局域网用户共享传真收发的功能，在myFAX网络传真机完全独立不需要电脑做服务器，只需要在局域网内电脑安装myFAX软件，从而使您在局域网内电脑上收发传真、管理日志变得更为简单，在局域网内电脑上发送传真就像复制文件一样简单、快捷，而发送日志的自动反馈功能，又可使您及时了解传真的发送状态；myFAX的分机管理，客户可以将传真自动传送到任何分机上，将传真管理员从简单重复性劳动中解脱出来，它不仅提高了通信的自动程度，而且它的高效性和方便性，将使它成为企业的得力助手和一种新颖的营销工具。
系统内用户能通过myFAX管理器或电子方式收取自己的传真。发送传真时客户机只需要提交传真给myFAX网络传真机，服务器即能自动发送,系统管理员可以对系统进行参数配置，流程定制和用户信息管理等功能操作。即可创建为整个企业提供安全、高效服务的局域网络传真服务器。
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二、myFAX网络传真时代来临
权威调研数据表明，世界传真机销量估计每年达2000万部。在中国，传真机销售额去年为35亿人民币，耗材销售额高达30亿人民币。如何的降低传真耗材成为各大企业的当务之急。myFAX无纸化电脑办公，大大的节省了传真耗材成本与人工成本。为企业带来了企业运作的成本。
每个公司对费用问题总是很关注的，以下是传真成本对比图，为每天1小时工作量，每小时100页，每天共计传真量100页。人工成本与耗材成本均按每年365天工作日计算。
人工成本
成本 传真机 myFax
发送一页传真花费的时间 2分钟（包括打印，从电脑到打印机再到传真机，拨号、等待发送） 20秒
平均人工成本 8元/小时 8元/小时
平均每一页传真的人工成本 0.26元 0.04元
平均每小时发送的传真数量 100页 100页
平均每天传真的人工成本 26元 4元 4 / 22 全年的人工成本 9490元 1460元
耗材成本
平均每小时发送的传真数量 100页 100页
一页传真/打印纸费用 0.05元 0
一页传真/打印机耗材 0.35元 0
平均每天传真的耗材成本 40元 0
全年的耗材成本 14600元 0
总成本
全年的人工成本 9490元 1460元
全年的耗材成本 14600元 0
全年的全部成本 24090元 1460元
从以上合计算出，使用myFax自动传真比传统传真每年节省：24090元 - 1460元 =22630元
三、myFAX网络传真机四大优点
【1】节省费用
发送传真时，无需将文件从电脑打印出来就可实现立即发送；在关闭电脑的情况下，myFAX网络传真机的的内置内存可接收多达数千页传真，开启计算机管理软件会自动将传真上载到计算机内保存，您可以对传真件进行浏览，只有对特5 / 22 殊的传真才需要打印传来。从将纸X和耗材的消耗降到最低。根据对现有myFAX用户的调查，与传统传真机相比，myFAX可以省去90%至95%的纸X耗材。
使用myFAX，还可以有效避免垃圾传真的侵扰，再多的垃圾传真，也只需举手之劳就可删除，完全不必担心有任何费用支出。
【2】提高效率
双击myFAX管理器图标，系统将进入myFAX操作主界面，同时自动将myFAX中已接收的传真等文件上载到计算机中，供用户浏览、编辑、归档、打印等。发送时，用户只需在资源管理器窗口找到欲发送的文件（包括传真格式文件和Word、Excel等可打印文件），点击右键选择发送传真，就可以把文件发送成功。
为提高工作效率，MY-FAX在操作界面上的设计上集成了以下特点：
a.界面风格吸收了Microsoft公司的Windows Explorer和Outlook Express的优点和使用习惯，使用户不学自会，操作自如。
b.操作最简化：文件上载无需操作打开界面自动完成，文件发送只拖一下。
c.簿及其自动维护功能，对发送成功的新的接收方，系统自动加入到簿中。
d.文件群发功能：把一份文件发往多个用户。
e.在电脑上完成自动盖章和自动签名功能，省去了打印、盖章、签名、输入和发送的复杂操作。
f.传真修订和转发功能，对收到的传真，直接在电脑上进行修改、加批注后转发。
6 / 22 【3】传真管理
传统的传真机，收发都需要纸，文件的保存同样也是用纸来保存，让资料的保存与查找非常的繁琐。myFAX可以自动保存收发文档，永不丢失。用户可方便地根据任何的信息快速找到曾经收发的任何传真。
【4】网络共享myFAX操作简单，可以提供到公司内部所以的电脑共享myFAX，让每个有电脑的同事有一台自己传真机，坐在办公电脑旁收发自己的传真，彻底摆脱传统发传真跑来跑去的现象。
四、myFAX网络传真机功能特点
myFAX网络传真机的工作原理是利用内部设备对传真信号的存储及转换功能，在网络配置许可的X围内，主要实现了自动接收和发送传真的功能。系统内用户能通过myFAX软件或电子方式收取自己的传真。发送传真时客户机只需要提交传真给myFAX网络传真机，myFAX网络传真机会自动发送。系统外用户能在语音流程的提示下发送或接收传真，可以直接将传真发送到具体负责人电脑上。系统管理员可以对系统进行参数配置，流程定制和用户信息管理等功能打操作。
一)、传真发送与接收
1、远程网页收发
Myfax网络传真机，利用B/S设计结构，支持WEB访问，并且不需要任何电脑做服务器，解决了经常出差的人士无法及明查看和发送传真的需求，此功能是继传真转发后又一大进步，因传真转只单方面解决传真接收后查看的问题，却没有解决在外地发送传真的困扰。 7 / 22 2、智能语音提示
使用myFAX发送传真，当用户摘机后，系统自动播报语音，并提示用户接收。在使用myFAX自动接收传真时，myFAX摘机后，自动播报欢迎词，外部用户可有根据语音流程选择把传真发送给具体的接收人。
myFAX所播放的语音，用户可以自定义录制属于自己的语音。让传真也有公司文化。
3、myFAX虚拟打印与自动格式转换
用户可以使用打印的方式(选择myFAX打印机)将要发送的文件转换成传真格式并完成发送；myFAX支持任何文件格式的虚拟打印。发送任何格式的文件，都不需要人工去转换格式，直接由myFAX软件来完成转换并将传真完成。发送传真就像打印文件一样那么轻松。
4、myFAX传真队列
所有用户上载到myFAX网络传真机的传真任务，在myFAX网络传真机上自动形成传真列表，并由myFAX网络传真机根据系统自动生成的发送时间并完成发送。并可根据优先级来确定在所有队列里的优先等级，在传真群发时可以发送新的传真任务，不受群发的影响。
5、定时发送
用户可指定时间发送传真，如需发送大量传真时用户可选择传真线路较空闲时8 / 22 间发送，发送国际传真时，可选择费用优惠时段发送，并可解决时差问题。
6、传真群发
用户可以同时将所需发送的传真文件发送给若干个不同的用户，只需轻点发送传真确认键即可。myFAX系统会自动将发送成功与失败的客户信息反馈给发件人，并有效的把记录保存起来，便于用户跟进发送状况。
7、失败重发
myFAX局域网版竭尽全力保证每一个传真都成功，及时地发送到目的地，当对方占线，无人接听等导致传真失败时，系统自动重发;并且用户可以设置自动重发次数。myFAX对于重发的处理是越发优先级越先，而对于群发的失败重发是越发优先级越后。
8、自动分发
myFAX服务器将收到的传真根据用户的传真信箱自动分发到用户，如果不能确定传真的接收者，系统自动保存到公共文件夹中，由管理员统一查看处理。
9、传真转发到Email信箱
系统对所有收进来的传真自动分发的同时，会根据用户设定，自动把传真以电子附件TIF格式形式通过指定的服务器发送给用户。
9 / 22 10、系统内部用户传真转发
系统内用户之间支持传真转发功能。系统间的用户可以相互的转发任何的文件，myFAX软件可以充当一个网络文件共享器来使用。给您带来方便快捷的操作。
11、收到传真提醒
客户机收到传真后，系统自动提示窗口提示用户及时查看。发送传真是否成功可以在myFAX软件里的发送文件夹里查看到。
12、优先级
用户可以设定优先级来控制发送传真任务的先后，myFAX的优先级可以设定从55-255之间，数字越小优先级越高，
二)、系统管理
1、用户管理
管理员及所有用户均使用统一的软件界面，在myFAX软件界面上，管理员可以设置不同的账户、密码、管理权限等属性，方便管理。如管理员可以添加、删除所有用户信息(用户名，密码信箱用户权限，Email地址等)，设定每个用户的收发权限，是否自动转发到Email等。
