深圳利胜地中海航运有限公司文件管理考察报告

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深圳利胜地中海航运有限公司文件管理考察报告
1.引言
迄今为止我在深圳利胜地中海航运有限公司已经工作一个多月了,
在这段时间里我觉得很开心,也很充实。开心是因为能在这样一个大
企业工作,并且与大家相处的都还不错;充实是因为跟着师傅们学到
了不少的工作经验,也对深圳利胜地中海航运有限公司有了更透彻的
了解。通过跟大家一起共事的这段日子里,觉得大家工作都非常努力,
非常勤奋,也使自己的责任感更加的强烈,也对以后的工作更有信心。
因为在接下来的日子里,我将要洗去学校里的懵懂和无知,多了些成
熟和责任。
2. 深圳利胜地中海航运有限公司情况介绍
2.1关于利胜地中海
瑞士地中海航运公司成立于1970年,总部位于瑞士日内瓦,是一
家独资的航运公司。在世界145多个国家设立了421个办事处,员工
总人数超过3万,至xx年9月底,已有457艘船舶投入营运,运力已
达201万TEU。地中海航运公司于1996年进入中国市场。1998年4
月,上海代表处与其他共14个代表处相继成立。目前,地中海航运
公司在中国的雇员超过1500人。xx年底,地中海上海成功设立了独
资船务公司,并且也计划在中国其他重要城市拓展独资业务。地中海
航运公司在长江流域也已成功亮相,除了在长江重要港口建立业务机
构, 今年刚建立的地中海集团全球第一家数据处理公司地中海航运
数据处理(武汉)有限公司是我们拓展长江流域内陆业务的重要里程
碑。
2.2利胜地中海面临的机遇
地中海从1998年开始在上海开展业务,在上海建立了在中国的第
一个代表处,随后在中国的各主要沿海港口都建立了自己的代表机构。
经过10几年的发展,地中海在整个 * 营运的市场份额,尤其是在一
些比较主要的沿海港口,都已经名列前茅。当然,在深圳的发展与成
长,与整个母公司在全球的拓展与壮大是息息相关的,地中海航运在
全球集装箱航商里的排名不断上升,现在已经成为全球运力第二的公
司,这为地中海在中国的发展提供了强大的背景支持。
关于说三五年后或者说在更长远的未来地中海的“中国机遇”,
主要有两点:一,中国目前整个产业从沿海向内地的渐进式转移,为
我们提供了一个很好的机会,我们会把握住这个机会。我们肯定会积
极面对整个产业转移的趋势,同时采取积极的应对措施,把服务和产
品延伸到内地。二,从规划上来讲,当初我们跟深圳交管局申请成立
独资公司的时候,交管局希望我们能够把深圳公司的地位提升到一个
比较高的层面。现在从结构上来讲,地中海航运大中华区的总部在香
港,从操作运营层面上讲,亚洲地区的总部在新加坡。随着我们整个
口岸环境的进一步开放和改善,随着深圳国际航运金融中心地位的上
升等等正面因素,将来地中海在深圳会对口岸建设和自身全球业务增
长做出更多贡献。
2.3利胜地中海面临的挑战
随着地中海对整个 * 业务拓展的深入,我们也深刻认识到,随着
业务的增长、经济环境各方面的改变,我们在沿海地区的营运成本也
在逐年上升,为了克服和抵消这方面的压力,我们已经开始把一些配
套服务转移到内地。譬如在今年4月份,我们在湖北武汉成立了地中
海航运数据处理武汉有限公司,它是处理地中海航运在中国业务单据
方面的一个重要平台,这一举措帮助我们达到了降低成本,提供专业
化后台服务的目的。
3.文件管理岗位实习的问题分析
3.1工作杂乱无章
工作阅历浅、认识面窄、理论与实际存在差别等等各种因素给我
们实训期间的档案工作有一定的难度,文件涉及范围广,无法精确分
类归档;任务多,时间安排不合理;理论知识不扎实,焦头烂额。
3.2对有效性的重要性认识不足
仅仅是为了应对海事机构每年的安全管理体系审核工作,未能从
自身安全发展需求的高度来认识开展有效性评价的重要性。因此,不
能做到全员参与,参会人员准备工作不充分,缺乏书面材料的准备,
随意,不是针对本岗位及其部门职责安全管理体系的运行情况。
3.3针对不符合情况只是统计汇总
汇总的不符合规定情况未按《NSM规则》中所涉及体系要素进行
归类;未进行全面调查分析,即使分析也是较多强调观客原因,未从
主观原因分析,如程序是否制订合理、人员是否适任、培训是否到位、
培训是否有效果、维护保养工作是否到位等。
3.4未按照企业已建立的有效性评价程序要求进行全面评价
如:程序要求从10方面进行评价,最后的评价报告未按所要求的
进行评价;评价报告泛泛而谈,仅阐述过程,未分析原因;评价报告
只涉及做得好的方面,不谈不足方面,未真正分析所产生的不符合情
况原因;针对存在的问题,未提出纠正措施。
3.5未对年度的安全目标进行全面评价
仅对船舶事故率进行评价,未对船舶违章率和滞留率的具体要求
进行评价。在一般情况下,企业对事故率较重视,但容易忽视滞留率
和违章率,企业也不希望或不愿对此类情况进行评价,认为一旦进行
评价,主管部门会进行严厉监管。实际上,主管部门只是通过监管方
式来帮助企业提高管理水平和能力。
4.实习后的感悟与建议
4.1工作有条不紊
通过前辈所给指导意见、所给的材料进行训练及纠正,更好地判
断归档与不归档的材料、掌握较好的分类标准、分类方法以及熟悉一
些材料的组合案卷的工作程序。当把那些一堆堆的文件成井然有序的
档案室,就会有一种一种不由而生的成就感,自豪感。在某些问题上
存在着一定程度的偏见而吵架的时候,我们也能够进行很好的沟通和
讨论,最后展现我们小组的劳动成果。
4.2企业以文件形式明确规定各岗位责任和权力及相互关系
在安全管理活动中,岗位相关人员履行各自责任和义务;企业建
立有关程序,以便保证涉及安全和环境保护工作的新聘和转岗人员熟
悉其职责,凡需在开航前发出的重要指令均应当标明并以书面形式下
达。
4.3建立有关程序,以标识为支持安全管理体系可能需要的任何
培训,并保证向所有相关人员提供这种培训。同时,要特别关注培训
效果和临时追加培训的相关情况。
4.4对年度目标进行评价
通报安全管理目标的实现情况和存在问题,重点关注船舶的滞留
率、违章率和事故率。全面分析滞留、违章和事故险情,从客观和主
观原因进行分析,并提出有针对性的措施。明确提出下年度的目标。
4.5形成有效性评价报告
形成有效性评价报告,内容包括实施时间、参加人员、评价综述、
主要结论和后续要求等。同时,对相关责任人根据评价报告要求,制
订纠正措施,还应对有效性评价作好相关记录、材料的归档。
5.总结
短短一个月的实习期间,我体会到了公司的严明,部门之间分工
明确,工作有序,充分体现了公司整体团结的精神。在实际工作中,
为保证客户的每一票货物顺利快捷通关,每天早上在交接单据的同时
我们要迅速审查单据,有不明确或者单据不齐全的问题,应立即通知
操作人员与客户联系。在此期间,在单位同事的帮助和师傅们的精心
指导下,我总结出一些工作经验。例如:进口报关,在报关之前必须
认真检查单据是否一致,了解货物的品名、原产地、包装等基本资料,
以便及时回复查验人员的提问。在报关过程中,应当掌握货物每个环
节需要的单据、多少时间、多少费用等,为突发事件做好准备。在货
物结关之后,应及时将提货单送达收货人,让客户满意放心;出口报
关,要着重注意截载时间,应与集装箱场地保持密切联系,确保理货
单与运抵报告及时传送,在单据申报放行之后,应将场站收据及时送
达集装箱场地(三期整箱货除外)。
总之,简短的生活,使我收益颇多,让我对报关工作也有了更深
刻的认识,为更好的做好今后报关工作奠定了基础。除此之外,我认
为货物报关只是货运代理当中的一小部分,在今后的工作当中我要认
真学习业务知识,结合内勤操作使之不断提高自己的综合业务能力,
为公司做大做强贡献自己应有的力量。
在此之际,我感谢领导对我的培养和工作的认可,给予我这次工
作机会,请领导放心,我会不断完善自己、努力工作、开拓创新,来
回报公司、领导对我的恩惠。

内容仅供参考