业务助理工作流程

业务助理工作流程 每天到公司每一件事就是：打开Outlook查看邮箱上，然后按照事情轻重一件一件的处理。 文件制作

制作sample invoice 1. 寄样品前必须制作sample invocie，把寄样的款式号码记录在sample invoice上留底。 2. 先到Server\业务资料\Forms and records中编号 （年份＋月份＋顺序号）； 文件命名为M＋排号 3. 表格下面以 “ Sample only, no commercial value” 结束 4. 样品上要挂有我们的产品编号。 5. 需放一份sample invoice随样品寄给客人，以方便客人收到样品后知道我们都寄了些什么产品。如果样品是随货走的话，就告诉客人样品是放在第几箱里面，等收到货后就可以直接拿样品。 6. 每次寄样品都要给一份报关委托书（一式三联）给国际快递随货走。报关委托书填写样版请参考Server\业务部资料\报关样版\单证填写范本 7. 寄完样品后需把tracking no. 以邮件的形式发给客户。

制作订单 (proforma invoice) 1. 根据客户要求制作订单 2.首先要到Server\业务资料\Forms and records中编号 （年份＋月份＋订单顺序号） 3. 根据客户以前的订单来制作新的订单，但相应的日期、PI号，金额等需具体以产品的变化而变化。且必须注意不能更改原订单的内容及数据。 4. 完成后的PI必须放在具体客户的资料夹内；并命名为S+排号 5. 订单做好后，以E-mail的形式发给客户（订单要转成PDF格式），并要求客户回签。发给客人的同时，需要CC给Sonia & 财务。 6. 待客户回签后，再把PI发给采购、生产等相关部门。发给他们的PI请一定要把客户资料、电话、金额等相关信息删除。然后到客户订单相对应的客户文件夹内建立相应的订单并且还需到Server\客户订单\客戶交期表把出货日期填到表格里面，以方便生产人员可以查交期。注意：自己一定要保留几天的交期，以免发生意外情况的时候可以延长几天交期。比如，答应客人的交期是10号，我们给生产的交期应该是8号或是6号(根据不同客人而订)。但是给交期给客人之前一定要跟生产的确认过。

包类的产品请先跟David & Sonia 确认过后是否是本公司自己生产，还是跟工厂采购再把PI 发给相对应的同事。 7. 以下是一些条款术语 Ex-work ShenZhen----工厂交货价 FOR HK (Shenzhen)---只付货运到HK (Shenzhen)仓库的快递运费，杂费客人负责 FOB HK (Shenzhen)---快递费用+forwarder杂费费用

制作出货资料 ( invoice & packing list ) 1. invoice & packing list 是每次出货时必须要做的文件，且需以实际数量来制作。 2. Invoice 命名为I+编号；Packing list 命名为P加编号,做invoice首先必须到Server\业务部资料\Forms and records\Inovice去编号。 3. 做invoice必须找到相应的原始PI来做，对于未出齐的货则要按客户要求做credit note 4. 不管一张PI分几次出货，所有invoice的总金额合计必须与原始PI一致 5.出完货后必须把出货资料发给客户相关的负责人，并且要CC给Sonia & 财务。 只要有接触到金额的文件，都要CC给Sonia & 财务。

如果是以公司名义出口的，除正常的文件外还需要做一份代理报关委托书、核销单。具体填写要求请参考Server\业务部资料\报关样版\单证填写范本

联系货代 ( forwarder )出货 1. 一般客人都有自己指定的货代。出货时就到业务部资料\booking form找到客人指定的货 代文件夹，然后把要出货的具体数据（shipper 名字、consignee 名字、唛头、箱数、数量、重量、体积CBM ）填完整；最后把填好后的booking form发给货代负责人，请他们放SO号给我们出货。( 有些货代是不需要SO号的)

货代资料在Server\业务部资料\Booking form\空运公司及出货资料 如果是新客人的话，就请他们把他们的货代资料给我们，以便安排出货。 如果是小客人没有自己的货代，我们可以帮他们找我们自己的快递公司，把价格报给客人，如果同意我们的价钱的话，先把快递费付给我们，我们再安排出货。如果老客人或是Sonia的朋友的话，则先问Sonia的意见。总之，视情况而定。

2. 联系快递或运输公司到我们公司收货，必须复印一份带有SO号的完整booking form给收货司机，以便送货入仓。如果是海运的话，必须提前跟快递或运输公司讲，请他们一定要把仓库回签的入仓单（尾纸）送到货代办公司，以便是日后换取正本B/L用。

3. 出货前必须认真核对唛头、箱号、箱数等是否正确，是否与packing list有出入。 4. 出完货后要到业务部资料\出货统计文件夹内把此次出货的数量、箱数、金额等相关资料记录到表格内；另外也需要把出货的快递费记录到业务部资料\出货统计\快递费统计表格内，这样以方便我们月底对账。另外：如果以快递方式出货的，也必须把每次出货的快递费用写在快递单上，并注明是出给哪个客户的。到月底的时候所有的快递单都交给财务做账。另外，出完货后还需要到客户订单\客户交期排表中把已出货的订单从表格从删除，以便其他同事看到的都是最新的交期。平时如果交期有变动的话，最好以E-mail开形式通知相关部门，另外也需要到交期表格中把最新的交期填上去。

5. 如果客人需要办CO或Form A 的话，则要在出完货后帮客人申办。办好后快递给客人。 但是有些客人是要求提前办理的，以便文件可以随货走。这点需看情况而定。文件办完后也需要到业务部资料\出货统计\CO & FROM A 统计表格内。

6. 货到香港三天后应与货代联系，请他们把提单发给我们。 如果是海运的话则等到开船后再问。开船后货代会主动把draft B/L发给我们核对，这个必须在1天内完成。否则货代会收取改单费用。

7. B/L核对无误后，请通知财务安排付款。付款后请把水单发给货代公司，然后请他们把正本的B/L寄给我们。（注意：有些客户是不需要正本提提的，所以事先请跟客户沟能是否要正本提单，或者电放提单就OK）

8. 收到正本提单或者空运的复本提单，请拍照存档到客户资料内。

催款 不同的客户有不同的付款方式，这个要以PI上的条款为主。 1. 如果是30％订金，70％出货前付的话，在出货前一个星期要发E-mail通知客人付款。 2. 如果是月结的客户的话，则每个月必须要发一次对财单给客户，请他们安排付款。 3. 如果是先出货后付款的，出完货后必须第一时间把出货资料发给客人，提醒他们安排付款。 4. 收到银行水单后，必须把水单转发给财务，以方便他们做账。但邮件上必须注明此份水 水单付的是哪一张单，付了多少。另外，还需要把发给财务的邮件存到客户资料里的 Payment e-mail文件夹内。Outlook的客户文件夹最好也建立一个payment的文件夹，把这 封E-mail拉到这个文件夹下。 5. 每出一次货，都应把invoice上出掉的数量、金额登记到相对应的客人文档下的statement里，以方便日后对账。 6. 催款一定要在下午快下班的时候催，这样客人那边也刚好是下午的上班时间了。（不同国家的客人依时差而订）

文件制作要求 1. 字体统一用Trebuchet MS 12号字体，但是抬头可以用20号加粗下划线字体。给国外的客人的字体一定不能用中文的字体（如：宋体） 寄快递 1. 不管是寄样品还是大货，实重大的要按实重算，体积大的要按体积算。 长 x 宽 x 高 2. 体积重量算法：5000（厘米） 305 (英寸) （公斤） 3. 公司国际快递账号在业务部资料\国际快递文件夹下可以找得到。 4. 客户国际到付账号在业务部资料\Booking form\空运公司及出货资料\Forwarder information。

开发案 客人有提供AI的开发案，请把相对的项目交给开发部门处理。 开发一部：包类、硬壳、水钻贴等行业相关产品 开发二部：皮套、硅胶套、杂项

邮件发给开发部的同时，需CC一份给Sonia & David，以便让他们可以决定开发案是否是在本公司自己打样，或是发出去给工厂打样。

报价 如果是新产品，报价则向开发部询价，如果是已经买过的产品，则可以到Server\序號及廠商相对应文件夹下找到价格（为避免价格有变动，最好向采购或是开发的同事再确认）; 老客人的报价需给Sonia确认后再发给客人，如果是新客人，可以自己报价，但是利润需在1.5~2.00之间。

其他 1. 公司银行账号在业务部资料\公司账号文件夹下可以找到。一般给外国客户的账号用HSBC-OBU (HK) 。（视不同情况而定）

2. 如果客人催货，可以先问统计货是否全部到齐了，也可以问QC良品有多少，是否可以按时交货。再不行的话则向采购或是生产主管询问，待确认好出货日期后再以邮件的形式通知客人。最好的办法是在出货前三四天要去查一下订单进度，货是否都到齐了，不良品也补齐了？以便做好出货准备。

3. 有些时候客人发一份AI档过来就要我们直接生产，这样子的话就让开发部先打产前样给客人确认（寄样或拍照确认随客人而订），请美工先用AI编号然后发PI给客人确认订单。待样品OK后记得记美工拍照放到CD ROOM里面去。注意：CD ROOM里面的图片必须是真实