Word模板使用全解析

Word模板使用全解析

一、 应用性任务

通常，学习的动力来源于实际中的问题和任务的激发。在开始具体内容之前，我们也提出两个实际的问题和任务，学习完成之后，检查一下自己是否获得解决问题和完成任务的能力。

(一) 如何利用现有模板提高工作效率？

我们知道，Word提供了各式各样的模板，当我们在制作专业的文档之前，看看有没有现成的模板可用，如果答案是肯定的，那么就发挥“拿来主义”的精神吧，利用现成的模板不管是效率还是质量都是非常可观的。

(二) 如何让企业的文档统一和规范？

这个任务在样式部分的课程中就曾经提过，这里我们希望学习模板的各种技能后，结合样式的运用，就能获得完整的解决方案，这个任务更加具体的说法就是，如何创建适合自己企业需要的模板。

二、基本应用能力训练

(一) 理解模板的概念

为了我们能更好的使用模板，一开始先来讨论一下模板的概念。前面所提到的“模板”，实际上是“模板文件”的简称，也就是说“模板”是一种特殊的文件，在其他文件创建时使用它。也许初学Word的朋友会问，难道我在Word中单击“新建空白文档”，创建一个空白的文档，也使用模板了吗？是的，这时候Word使用了Normal模板来创建了一个新文档。

当然，如果你通过单击“本机上的模板”或“网站上的模板”，在弹出的对话框中，选择其他特殊的模板来创建文档时，在文档创建时使用了模板是容易理解的。 实际上，每个模板都提供了一个样式集合，供我们格式化文档使用。除了样式之外，模板还包含其它元素，比如宏、自动图文集、自定义的工具栏等。因此我们可以把模板形象地理解成一个容器，它包含上面提到的各种元素。不同功能的模板包含的元素当然也不尽相同，而一个模板中的这些元素，在我们处理同一类型的文档时是可以重复使用的，由此可以初步体会一下模板在避免重复劳动方面的重要意义。

(二) 认识模板和样式的关系

从上面已经知道，样式是被包含在模板中的重要元素之一，而且笔者一直认为它是最重要的元素。经过课程一的学习，我们已经开始感受到样式在快速修饰文档中的非凡能力。那么，你是否过这种想法，就是把在制作某个文档中所创建的样式都保存下来，供以后处理同类型的文档使用？

这个想法非常好，模板就是实现这个目标的有效途径。后面我们将通过实际案例的学习，了解实现的全过程。

(三) 使用现有的模板创建文档

使用现有模板创建文档的一个前提条件是，你对现有的模板的特性和功能比较了解，要不然，如果你选择了不恰当的模板，那么制作完成的文档外观，可能是非常别扭的。

使用现有模板的大部分工作是在填空，包括向导方式的模板，都是根据提示填入你自己需要的实际内容。

在实际生活中，大部分朋友需要制作一份自己的简历，方便在找工作时使用，所以下面的例子我们就使用Word提供的“简历向导”模板制作一份具备专业外观的个人简历。

1. 启动Word2003，进入程序主界面后，选择菜单“文件→新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“其他文档”选项卡，并选中“简历向导”模板(图 1)。

图 1

2. 单击“确定”按钮后，弹出“简历向导”对话框，从对话框左边我们可以了解该向导的流程，接下来我们将根据向导的提示，一步一步完成简历文档的初步定制(图 2)。

图 2 3. 单击图2“下一步”按钮，进入“样式”步骤，我们选择“专业型”(图 3)。

图 3

4. 单击“下一步”按钮，进入“类型”步骤，选择“条目型”。

5. 单击“下一步”按钮，进入“地址”步骤，根据自己的实际情况输入相应信息(图 4)。

图 4

6. 单击“下一步”按钮，进入“标准标题”步骤，根据需要选择简历文档中包含的标题(图

5)。

图 5 7. 单击“下一步”按钮，进入“可选标题”步骤，选择你的简历文档中还需要包含的标题(图 6)。

图 6

8. 单击“下一步”按钮，进入“添加/排序标题”步骤，这里你可以添加上面两步中没有提供的标题，通过“上移”和“下移”按钮，对简历文档中已有的标题进行排序(图 7)。

图 7

9. 单击“完成”按钮，就完成简历文档的初步定制，返回Word编辑窗口后，可以看到简历文档的标题框架已经成型了(图 8)。

图 8

10. 接下来，根据文档中的提示和自己的实际情况，把自己的相应信息“填入”文档中(感觉的确像在填空)，当你开始输入“教育”部分信息时，也许会问，文档中只提供了一个时间段供我填写，但是我有好几个时间段的教育信息要填写，该怎么操作呢？

11. 一个不错的方法是，在填写“教育”部分的具体信息之前，先考虑好大至有几个时间段要输入。然后选中文档提供的一个时间段教育信息的相应段落，单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“复制”命令。然后将插入点定位于下方适当的位置，单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，这样就制作好了另一个时间段的教育信息段落组(图 9)。其左边的时间输入文本框，也用复制粘贴的方法制作。

图 9

12. 后面“工作经历”部分，如果你有多个时间段的信息要输入，也用同样的方法处理。当我们把所有信息输入完后后，开始进行文档的修饰，以便使简历文档具备统一专业的外观。

13. 如果你的“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它。从“样式和格式”任务窗格中，可以看到该模板提供的供我们格式化文档使用的样式列表(图 10)，还记得课程一介绍的使用样式修饰文档的方法吗？好的，开始动手吧，记住一个使文档具备专业统一外观基本要点：即整篇文档的同类型段落要用相同的样式，比如该简历文档中的所有单位名称段落统一采用“单位名称”样式，其他段落依此类推。

图 10

14. 当然，如果你觉得模板提供得样式并不符合你要求，那么你可以用课程一介绍的方法修改它。

15. 为了获得更真实的学习效果，你不妨像笔者一样在这个操练中用自己的真实情况制作，说不定哪天就派上用场了哦。

上面以“简历向导”模板为例，详细地介绍了现成模板的使用方法，由于该过程包含了使用现有模板的各个基本要点，因此即使是初学Word的朋友，也可以由此参照使用其他现有的模板了。如果想要提高实际水平，关键还是要多多动手实践。 通过上面的过程，相信各位朋友已经能够初步体会使用现有模板完成任务的便利与高效。我们还可以假设一下，如果对于一个常常要写简历的人来说(有这种人吗？简历制作公司)，那么模板的高效性是可想而知的。前面所提到的有规律的重复的文档，就是指的这个意思。

和样式一样，现有的模板不是任何时候都符合我们的需要。那么，接下来我们将学习如何创建适合自己要求的模板。

(四) 创建适合自己的模板

使用“修改法”创建自己的模板

所谓使用“修改法”创建自己的模板，就是指在现有模板的基础上，通过修改与定制，得到自己的模板。修改与定制的主要内容是现有模板中的样式，当然模板中的文字、提示语也可以根据自己的要求更改。

下面的操作我们将修改Word提供的“典雅型报告”模板来创建一个符合自己企业需要的“业绩报告”模板。

1. 启动Word2003，进入程序主界面。选择菜单“文件→新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“报告”选项卡，选中“典雅型报告”模板，然后选中“新建”区的“模板”单选框(图 11)。

图 11

2. 单击“确定”按钮后，便根据“典雅型报告”模板为基准创建了一个模板，接下来我们修改其中的文字和样式从而得到适合自己需要的模板。

3. 为了便于浏览，切换到“普通视图”。可以看到模板中的各种提示性文字，以及已经根据模板定义的样式显示的文档外观框架，如果“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它。可以拖动“样式和格式”任务窗格的滚动条，浏览一下该模板提供的相当丰富样式组(图 12)。

图 12

4. 也许初学的朋友会问，难道我制作一个文档需要用这么多样式吗？回答当然是否定的，如此丰富的样式只是供我们需要时选用的。

5. 接下来先修改一些文字内容。在“单击此处键入公司名称”处输入企业的名称，如“新悦国际教育咨询”，如果是为自己公司制作模板，那么这个名称应该是不变的内容，所以在这里输入后，那么以后用此模板新建文档时就不必重新输入了。

6. 选中“营销计划”段落，更改为“业绩报告”。更改“向东部地区发展的最佳时机”为“2004年度××部门业绩报告”，对于“分节符(下一页)”下方的标题也按此更改，完成后的效果如下图(图 13)。

图 13

7. 接下来我们对样式进行修改，以满足自己企业对文档外观的需要。下面的操作将把“标题1”样式的字体颜色改为“蓝色”，为“标题2”样式添加灰色的底纹。要说明一下的是，在实际的工作中可能不会像这样修改。此处之所以采取这样的操作。只是为了方便学习和理解，因为这样修改后的外观变化很明显。

8. 单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图 14)，打开“修改样式”对话框。

图 14

9. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令，在打开的“字体”对话框中设置字体的颜色为“蓝色”，然后依次单击“确定”按钮。

10. 可以看到模板中使用“标题1”段落的文字改为蓝色。

11. 单击“样式和格式”任务窗格中“标题2”样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。

12. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“边框”命令，在打开的“边框和底纹”对话框中选择“底纹”选项卡，然后设置好底纹(图 15)，并单击两次“确定”按钮。

图 15

13. 可以看到模板中使用“标题2”样式的段落被修饰了灰色的底纹。

14. 作为操练，对模板的修改就到此，有其它要求的修改可以仿照上面的方法进行。下面我们要把刚才的修改保存为一个自己的模板。

15. 单击工具栏上的“保存”按钮，或者选择“文件→保存/另存为”命令，打开“另存为”对话框，由于我们在创建时就选择了“模板”选项，因此此时Word自动识别我们是要保存一个模板，并定位到了Word模板的默认保存位置(图 16)。

说明：Word用户创建模板的默认保存位置为：C:\Documents and Settings\zunyue(用户帐号)\Application Data\Microsoft\Templates文件夹。你当然可以把自己创建的模板保存到其它位置，但是笔者建议保存在这个默认位置，因为保存在这里的模板会在“模板”对话框的“常规”选项卡显示，以后利用该模板新建文档时方便选用。