展会现场方案

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中国·哈密“甜蜜之旅”第三届国际奇石博览会现场服务方案
1、参展商入场管理和观众登记
观众登记处:维护展览会入口的良好秩序,确保每一位专业观众
能通畅的、便捷的进入展会现场。
参展商入场基本程序
(1) 在现场报道后,在相关工作人员清点完其所有参展物品,并且
做好登记工作。
(2) 发放相关的证件,及参展须知
(3) 告知其展位的具体位置
(4) 及时了解观察参展商的需求和意见
专业观众入场的基本程序
(1)填写登记表
(2)办理证件
(3)配合安检
(4)领取参观指南
(5)免费赠送或出售会刊(待定)
(6)参观引导
2、参展商行为管理:依据参展商手册和参展合同为依据(制作参展协
议书)。
3、展会现场安保管理
4、展品交通物流管理:现场交通工具,停车场,线路规划;展品运输
车辆、车辆停车场等。
5、餐饮管理:注重餐饮质量,服务参展商和广大观众。
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6、证件管理:参展商、专业观众、工作人员、布(撤)展人员、媒体
记者及与会嘉宾。
7、新闻管理:设立新闻中心或者新闻办公室。
展会的布展和撤展管理
1布展:对展会现场进行规划,对参展商、搭建商进行协调工作,为
展会的开幕做好筹备工作。
工作项目 工作描述
搭 建 展 台 前 到管理部门办理相关手续 到工商、消防、公安等部门报批和备案,并
办理有关手续

与指定搭建商和运输代理商协调 共同讨论和预防展台搭建、展品运输过程中
可能会出现的问题

搭 建 展 台 期 间 展位划线 根据各参展商租用的场地位置和面积,划分好每一个展位的具体范围
铺设地毯(待定) 在场馆的公共区域、标准摊位等地方铺设地

参展商报到和进场 参展商凭合同或参展申请回执等有效证明到
现场报到,办理相关入场手续,并领取相关
证件
现场施工管理 派专人管理指定搭建商和特装修参展商的现
场施工活动,避免出现现场混乱或存有安全
隐患
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搭建标准摊位 完成所有标准摊位的制作,并认真核对展台
号及各参展商的名称等信息
现场安全保卫工作 做好相关安全保卫工作,如定期巡逻、执行
出门证管理制度等
消防和安全检查 当全部展位搭建完毕后,主办单位应陪同消
防、安保部门进行全面检查,以便及时发现
和处理安全隐患
布展清洁工作 及时收集和处理布展所产生的垃圾
接待媒体 布展期间也会有部分媒体前来采访,因而主
办单位还应安排专人负责媒体接待工作
2、撤展管理
撤展期间的主要现场管理工作
工作项目 工作标准 具体描述
拆除展台 安全操作、恢复场地原貌 对于标准摊位或由参展
商委托施工的展台,由
指定搭建商负责拆除;
特装修展台则由参展商
负责
参展商退还展具 协助参展商顺利退还展具 协调各方面的关系,帮
助参展商及时将所租用
的展具退还场馆的相关
服务部门或指定搭建商
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处理展品 协助参展商妥善处理展品 展览会结束后,参展商
处理展品的常用方法有
出售、赠送、回运或销
毁,必要时主办单位应
提供协助
展品出馆管理 严格执行出门证管理制度 参展商向主办单位申请
出门证,场馆保安人员
检查放行
展场清洁 每天闭馆时清洁展场卫生 每天闭馆时清洁展场卫

安全管理 加强安全和消防保卫工作 定时巡逻,及时消除各
种安全隐患

具体要求及板块划分:
一. 着装要求:
1. 展会现场接待人员统一着装,工服保证干净、整洁。(待定)
2. 现场管理人员除保安外统一蓝西装、配白衬衫、打领带(男
性)。(待定)

二. 现场区域划分:
根据现场工作流程安排,展场可划分为以下四个区域:
1. 展览区。安排人数:
2. 餐饮区。安排人数:
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3. 服务台。安排人数:
4. 卫生安保区。安排人数:

三. 工作要求及负责人:
 展会总统筹、督导——现场组组长( )
1、 展场布置。
2、 人员工作安排。
3、 现场工作协调及调整。
4、 各时段工作安排。
 展会后勤——组长安排人员( )
1、 展会现场工程监督。
2、 餐饮服务。
3、 负责每日开场前人员考勤。
4、 展会工作人员用餐安排。
5、 随时检查相关物品人员,以便及时补充。
6、 安保、消防对接
7、 卫生医疗工作的相关对接
8、 物料的运送。
9、 负责展会所有物料的调节及供给。
10、 展会现场的拍摄工作。
 登记人员:( )
1、 管理现场客户登记表。
2、 客户登记完毕后发放相关物品。
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3、 尽量要求客户填写资料详细
 保安:( )
1、 现场物料的搬运和堆放。
2、 现场秩序的维护。
3、 一般的问询工作。
4、内场巡逻

备注:1、展场所有工作人员在做好本职工作的同时,应视展会具体情
况灵活、机动的安排工作;
2、展场所有工作人员均需统一服从总统筹人的安排!

现场服务组
现场服务总指挥:
展厅联络员:
服务台工作人员:
现场拆改展位组:
后勤(协调餐饮、保洁、安保、医疗):
危机公关小组:
货运仓储小组:
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