设备(仪器)档案整理的方法

广东宏德投资集团有限公司档案分类编号整理方案为统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化、规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用。

根据《档案综合管理制度》并结合集团本部及各子公司档案工作的实际情况，拟定本方案。

一、分类原则（一）集团本部及各子公司档案分类原则根据《档案综合管理制度》以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点划分类目，以便科学管理和开发利用。

（二）分类后的档案，分别用英文字母顺序编排大类代字。

（三）本方案适用于集团本部及各子公司的全部档案进行实体分类、归档和排架管理。

二、集团公司及各子公司的全宗号：（备注：新增子公司的档案全宗号按序排列）二、类别设置集团本部及各子公司的档案共分为八大类，具体为：（一）文书档案：大类代字A（二）基建档案：大类代字B（三）设备仪器档案：大类代字C（四）会计档案：大类代字D（五）职工档案：大类代字E（六）特殊载体档案：大类代字F（七）专业档案：大类代字G（八）合同协议档案：大类代字H三、各大类档案的分类与编号、整理方法（一）文书档案：大类代字A。

它记录本公司所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是本公司在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

档号结构模式：全宗号+大类代字+部门简称+年度+保管期限代号+件号文书档案分类、整理方法：件号（2009年度永久保存的第3件文件）保管期限代号（1永久、2长期、3短期）年度（文件形成年度的公元纪年）部门简称（行政部）大类代字（文书档案）全宗号01-A行政. 2009.1-31、归档判断：决定文件是否归档，应对照《档案归档范围及保管期限表》（见附表），需归档文件转入下一流程；不需归档的剔除。

2024年特种设备安全技术档案管理制度特种设备安全技术档案管理是设备管理体系的重要组成部分，为设备管理提供了必要的资料、技术信息及考核依据，是确保设备正常运行的基础性工作，务必高度重视并严格执行。

一、应指定专人负责特种设备安全技术档案的管理工作。

二、每台特种设备均需建立安全技术档案，实行一机一档制度。

安全技术档案应包含以下内容：1. 特种设备的设计文件、产品质量合格证明、使用维护说明等文件，以及安装技术文件和资料；2. 特种设备使用证、注册登记表；3. 特种设备的定期检验报告和定期自行检查的记录；4. 特种设备的日常使用状况记录；5. 特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；6. 设备重大维修、改造的相关技术文件；7. 特种设备运行故障和事故记录。

三、安全技术档案必须保持完整、整洁、规格化，并应及时整理填写。

四、公司档案保管员负责妥善保管和供应公司的图纸、技术资料等档案资料。

五、在设备迁移或报废时，其档案应随设备一同调拨。

设备报废后，首先需向质监部门办理注销手续，随后档案由公司档案保管员负责封存归档。

2024年特种设备安全技术档案管理制度（二）特种设备安全技术档案的管理工作对于设备管理而言，提供了必要的资料、技术信息以及考核依据，是确保设备良好运行及基础工作得以顺利进行的关键环节，因此必须予以高度重视并严谨执行。

一、指派专员负责特种设备安全技术档案的管理工作，确保档案管理工作的连续性和专业性。

二、特种设备需建立安全技术档案，且应按照每台设备单独建档的原则（即一机一档）。

安全技术档案应包含以下内容：（一）特种设备的设计文件、产品质量合格证明、使用及维护说明等相关文件，以及安装过程中的技术文件和资料；（二）特种设备的使用许可证及注册登记表；（三）特种设备的定期检验报告和自行检查记录；（四）特种设备的日常使用状况记录；（五）特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及相关附属仪器仪表的日常维护保养记录；（六）设备进行重大维修或改造的相关技术文件；（七）特种设备运行过程中的故障和事故记录。

怎样建立仪器设备档案《工地试验室标准化建设要点》：4.4.3 设备档案一般应按一台一档建立，对于同类型的多个小型仪器设备可集中建立一套档案，但每个仪器均应进行唯一性编号。

设备档案包括设备履历表、出厂合格证、产品说明书、历次检定/校准证书或记录、维修保养记录、使用记录等内容。

上述《要点》中的内容，已经对仪器设备档案的建立以及档案的内容给出了明确的要求。

仪器设备档案的建立与管理，具体实施方法与步骤如下：1、工地试验室主任作为试验室的管理者，在建立仪器设备档案时，负责策划和组织方面的工作，具体实施者为仪器设备管理员。

2、新的仪器设备进场后，应立即进行建立仪器设备档案方面的工作；如果是在其他工地调配旧的仪器设备进场，应将其档案随同仪器设备一道调运进场，并立即纳入该项目的档案进行管理。

3、并非所有的仪器设备都需要建立档案，而是对检测有重要影响的或主要的仪器设备及其软件进行建档，并对档案进行管理，原则上应一机一档。

4、仪器设备档案包含以下内容：（1）档案目录；（2）仪器设备履历表，包括仪器设备名称、型号或规格、制造商、出厂编号、仪器设备唯一性识别号、主要技术指标、购置日期、验收日期、启用日期、放置地点、用途、使用过的项目和保管人等等；（3）仪器购置申请及对供方评价资料或调研报告、说明书原件、产品合格证、保修单；（4）验收记录、安装调试报告；（5）仪器设备检定校准计划，历次检定/校准证书或记录；比对报告或功能性检查记录；（6）仪器设备操作规程及维护规程（必要时）；（7）维护保养计划和维护保养记录；（8）使用记录（定期归档）；（9）损坏、故障、改装或修理的历史记录。

（10）期间核查计划和期间核查记录，期间核查操作规程；(如果适用)5、工程结束后，仪器设备若需运往另一项目的工地，应将仪器设备按主机、附件配件、档案进行归笼，一道调配，不得有任何遗失。

以下所附《仪器设备档案目录》《仪器设备履历表》，供参考。

档案资料整理规范、分类有序一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。

二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。

其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。