我国档案鉴定标准

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我国档案鉴定标准

篇一：档案标准

档案标准.txt求而不得，舍而不能，得而不惜，这是人最大的悲哀。付出真心才能得到真心，却也可能伤得彻底。保持距离也就能保护自己，却也注定永远寂寞。为了适应机关档案工作发发展的新情况，提高机关档案工作规范化、标准化水平，更好地积累、保护和利用档案，为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》、《机关档案工作业务建设规范》等规定，结合本省档案工作实际，制定本规范。

一、机关档案工作的主要任务

1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，制定本机关、本系统（行业）或所属单位的档案工作规章制度。2、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，确保档案的完整与安全。3、积极开发利用档案，为机关各项工作服

2 37 务。4、按照有关规定向档案馆移交档案和相关资料。5、对本机关各部门文件材料的形成、积累、立卷、归档进行指导。

二、档案工作制度

1、本机关档案工作制度。

（1）立卷归档制度。内容包括公文处理与业务（或承办）部门立卷责任、归档范围、保管期限表（三合一制度）"。"三合一"制度格式见附件一。填表方法如下：

种类：填文书、科技、会计、声像、电子、实物及其它专业文件材料的名称。

类别：填分类类名。文书文件材料填内设机构或问题的类名；科技文件材料填基建、科研、设备等；会计文件材料填凭证、帐簿、财务报告、其它等；声像材料填照片、录音、录像等；电子文件材料填磁盘、光盘等；实物填奖品、印章、字画等。

归档范围：填应归档的文件材料内容，一般由责任者、问题、文件材料名称组成。

保管期限：逐条填写文件材料应保存的期限。

（2）档案保管、统计制度。主要包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施，档案收进移出记录，档案工作统计、库房温湿度记录等。

（3）档案保密、利用制度。保密制度主要包括档案的保密措施和对档案人员、利用者的保密要求等；档案利用制

3 37 度主要包括利用的范围、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈与登记等。

（4）档案人员岗位责任制。主要包括档案人员的岗位职责、奖惩办法等。

2、本系统（行业）或所属单位档案工作管理办法。主要包括档案工作管理体制，档案工作机构、人员、经费，档案管理和利用方法，档案人员业务培训，档案工作指导、监督、检查，档案工作目标管理和创建档案工作先进系统的措施等。

三、归档文件材料的收集

1、文件材料的收集范围。

主要收集反映本机关职能活动、历史面貌及产权关系的文件材料，其中本单位的正式发文和会议材料应收两套（其中一套作为备用文件）。具体收集范围按国家档案局制发的〈机关文件材料归档和不归档的范围〉规定执行。同时收集与档案有关的资料。

2、文件材料的接收时间。

文书文件材料（含电子文件）于次年六月底前归档。科技文件材料于项目结束或中止后归档（其中设备随机文件材料在开箱时办理归档手续）。会计文件材料于次年六月底前立卷，由财会部门保存一年后向档案部门移交。其它专业文件材料一般在次年上半归档，有特殊规定的按其规定执行。

4 37 声像材料、奖品、印章、字画等随时归档。

3、档案接收的要求。

归档文件材料齐全完整，案卷质量符合有关规定，交接及时、手续完备。机关各部门向档案室、档案室向档案馆移交档案和相关资料时，要填写"档案、资料交接文?quot;（格式见《档案交接文据格式》gb/T13968-92）一式二份，档案室向档案馆移交档案时，还应同时移交案卷目录一式二份。

三、归档文件材料的整理

1、划分全宗。一个立档单位（即具有独立法人资格的单位）在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

（1）新成立的单位（如安全局、扶贫开发办、移民局、国资局），一个机关分为两个以上机关（如监狱管理局、劳教局、人事局、劳动局、国税局、地税局、人保、人保寿险、农行、农发行）几个机关合并为一个机关（如技术监督局、经贸委），都应分别建立新的全宗。机关改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化（如省外经委改为省外经贸厅），仍接继原来的全宗，但应在全宗介绍和立券说明中注明。

（2）一个机关几块牌子（如纪委、监察局，档案局、档案馆）、一般设立联合全宗。派出性机关（如新华社湖北分社、审计署驻汉办、财政部专员办及其市州组），按其主

5 37 管部门的要求，单设全宗或不设全宗。

（3）无人员编制的委员会（如编委、党史征集委、保密委、社会综合治理委、绿化委等），其档案归入其相应的办事机构（如编办、党史征集办、保密办、纪委、林业厅）全宗。

（4）乡、镇、场、办事处设立汇集全宗。

（5）内部机构不建立全宗，距离较远的、专业档案数量特别多的内部机构和不设立全宗的派出性机构，其档案可单设目录管理。

全宗名称用机构全称或规范化的简称。联合全宗名称并列标明有关单位名称。乡镇场办事处的汇集全宗直接用其行政区划名称。机构变更了名称的全宗名称用当前的机构名称，其它名称在全宗介绍和立卷说明中说明。

2、分类

文书档案材料一般按年度-内设机构分类（一般按"三定"方案中的内设机构顺序排列）内设机构变动频繁或同一内设机构一项形成的文件材料数量少的机关，可按年度-问题（职能）分类。

年度内办理完毕的文件材料分入形成年度。有针对年度的文件材料（如年度计划、总结、报表、名册等）分入针对年度。跨年度办理完毕的文件材料分入办结年。有分类规定的文件材料分入规定年度，如：跨年度的计划在针对的第一

6 37 年；跨年度的总结放在针对的最后一年；跨年度的会议文件放在会议开幕年；跨年度的转发或批转文件，放在转发或批转年。

科技文件材料根据不同类型分别类，如：科研文件材料按科研项目分类：基建文件材料按工程项目分类；设备文件材料按型号（或台、套）分类。

专业文件材料视不同门类分别分类。会计文件材料按年度-类型（凭证、帐簿、财务报告、其它）或类型-年度分类。

声像材料按其类型分为照片（包括底片）、录音带、录像带及其它类。

电子文件材料分为磁盘、光盘、其它等。实物分为奖品、印章、字画等。

资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。

2、案卷组合。

案卷组合的基本要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之问的有机联系，区分保管价值，便于管理和利用。

文书文件材料一般以问题为主，兼顾其它特征组卷，同时适当区分发文机关的级别和文件材料的保管期限。同一事项的文件材料要组合在一起，如：请示与批复、来文与复文、正件与附件、批转件与被批转件、印件与定稿、同一案件、

7 37 同一事件等密不可分的文件材料要组在一案卷中。不适合按问题组卷的文件材料区别对待，如计划、总结、报告等综合性文件材料按名称组卷；会议文件材料按会议名称组卷；统计报表、名介绍信存根、通知书等按名称组卷；案件材料按案件组卷；简报、通讯等内部刊物，按名称组卷。一组文件材料数量多时（200页以上）可按地区等其它特征分为若干卷。

科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。科研课题、基建项目、设备仪器分别按课题、项目、型号（台、套）组卷，文件材料数量多时可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。

会计文件材料按凭证和帐簿的种类结合时间、财务报告按针对时间组卷。期刊按刊名组卷，稿件中的照片单独组卷；书稿按书名组卷。其他专业档案按有关规定组卷。

照片的正片（照片）与底片分别整理组卷。照片（正片）一般应区分年度，按问题组

卷，并编写文字说明。底片分年度按归档的先后顺序结合数量组卷。磁带、磁盘、光盘以盒、盘为单位整理。锦旗、奖状、奖牌、书画等以件为单位整理。

4、卷内文件材料排列。

文书文件材料按问题结合时间排列。同一文件的印件在前，定稿在后。

8 37 科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装、调试及运行维护记录顺序排列。

会计文件材料按其形成的时间顺序排列。期刊稿件刊用的顺序排列。书稿材料按印刷本顺序排列。其它专业文件材料按有关规定排列。

5、编件、页号。

单份装订的文件材料要编件号，并盖档号章，格式如下：

单份装订的文件材料要编件号，并盖档号章，格式如下：

全宗号类别与目录号案卷号件号

长：15mm×4宽：9mm×2

成卷装订的案卷在卷内文件材料中有信息的页面上编页号，无文字、图像的空白页不编号。文书文件材料在正面的右上角、背面的左上角编页号，有重要批示内容的收文处理签及所有发文处理签均应编号。科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号。会计文件材料、书刊稿均在正面的右上角、背面的左上角编页号。整卷成册的文件材料可不重新编号。

6、填写卷内文件目录和备考表。

文书档案的卷内目录和备考表按《文书档案案卷格式》3.4条和4.3条要求填写。科技档案的卷内目录和备考表按《科学技术档案案卷构成的一般要求》5.4和5.5条的要求

9 37 填写。会计档案按会计档案管理规定执行。照片档案按《照片档案管理规范》5.3.6条填写。其它专业档案的卷内目和备考表按有关规定填写。整卷为成套文件、已有文件材料目录的，可不再填写卷内目录。

文书与科技档案卷内目录格式见附件二。其它档案的卷内目录和备考表按有关规定执行。

7、拟写案卷题名。

案卷题名应控制在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。文书档案题名一般应包括责任者（三个以上的、只选二个）、问题、文件材料的名称（即文种，写

四个以内）。科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。会计档案案卷题名要有会计核算单位、会计年度、会计核算材料的名称等。声像档案案卷题名应包括时间、问题、名称。其它专业档案按有关规定拟写案卷题名。

8、案卷封面、背脊的编制。

文书档案提倡用软卷皮加硬卷盒，也可使用硬卷皮。格式及填写方法按《文书档案案卷格式》规定。科技档案封面、背脊格式和填写方法按《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定。

9、案卷排列。