企业内部控制授权管理问题探讨
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企业内部控制授权管理问题探讨
作者:王锁军 高檩 杜静
来源:《中国经贸导刊》2011年第09期
摘要:良好的授权体系是落实企业内部控制制度的根本保证。由于授权概念不清,情况不明等原因,许多企业在授权方面还存在着许多缺陷。本文将企业内部授权方面的缺陷进行了归纳,分析了具体成因,提出了改进措施,并通过应用实例,进一步说明了内部控制授权的实际应用方法。
关键词:内部控制授权
一、企业内部控制授权常见缺陷
良好的授权体系是落实企业内部控制制度的根本保证。由于多种因素的影响,企业授权还存在着许多不尽如人意的地方,归纳起来主要有:
首先,纵向授权不清。表现为一是层级授权不清。股东(或股东大会)、董事会、经理层,一级机构、二级机构以及更基层机构之间的授权混淆,上级越俎代庖、下级越级行事成为企业的一种普遍现象。二是个人权力与集体权力不清。应当由集体决策的事情,经常变成了最高长官的个人行为;而应当有个人行使权力并承担相应责任的事情,却往往被提交给经理办公会或董事会去讨论。
其次,横向授权不清。表现为一是不同业务板块、不同类型单位的授权不清。由于行业特点不同或部门的业务性质不同,在授权上应区别对待。但是,企业往往盲目强调整齐划一或图省事,在授权时却忽略了这些差异。二是执行部门、责任部门、会签部门和复核岗位授权不清。执行部门指具体办理单位,责任部门指归口管理部门,会签部门和复核岗位指不相容的部门或岗位。企业在实际授权时往往不能准确把握其间的差别。
第三,综合性授权不清。表现为一是权力行为特征不清,决策权、执行权、监督权,决定权、审批权、处置权,建议权、拟定权等具有不同行为特征的权力经常会出现缺失、混淆、合并、放弃或架空等情况。二是定性授权与定量授权不清。由于企业业务或事项的具体情况非常复杂,有些授权指标可以定量,有些却不可以定量,即使在定量指标授权中,有时也需要从定性上去考量。如:对公务消费的审批,虽然报销的金额没有超出某层领导的审批权限,但是,从定性角度考量却可能不符合“必要、够用”的原则。三是常规授权与特殊授权不清。常规授权是指一般正常情况下的授权,而特殊授权则是指出现紧急事项或某种非正常情况下的授权。企业却经常出现将特殊授权常规化和领导对于一般授权事项仍要逐笔审批的现象。
二、企业内部控制授权的改进措施 龙源期刊网
首先,明确授权原则,坚持层级授权。一是明确授权责任。执行部门负直接责任,会签、会审部门和复核岗位负监督或检查责任,归口管理部门负管理责任,主管领导负领导责任,企业第一责任人负主要领导责任。只有责任明确,才能引起大家对权力的敬畏。二是层级授权。企业授权必须是“金字塔”模式,从最高层开始,逐级向下授权,而且只能是向下一级授权,不能越级授权。在用权上也必须遵从这一原则,上级不能越级“发号施令”或越级审批事项;下级可以越级申诉或举报直接上级,而不能越级请示、汇报。只有这样,才能维护下级部门和领导者的权威,调动各级、各部门的积极性,保证企业内部的和谐和各项业务的顺利开展。
其次,界定权利界限,明确权利行为。一是明确划分个人权力与集体权力的界限。坚持“三重一大”原则,即:“重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金的使用,必须经集体讨论做出决定”。同时,对于重大事项还要制定“联签联审”和“会签会审”制度。对于应由个人决定的事项要善于用权,不推不拖,勇于承担责任。二是明确纵向授权与横向授权的界限。纵向授权必须遵循层级授权原则,上级领导或部门只能向下一级部门的领导授权,再由部门领导在部门内部分配具体工作,而不得由上级领导或部门直接向下属部门的办事人员授权。部门之间的横向授权,只能在部门领导之间进行,而不得越过其他部门的负责人直接向其他部门的办事人员授权。三是根据权力行为特征,建立制衡与约束机制。明确划分决策权、执行权与监督权,分清决定权、审批权、处置权,建议权与拟定权。在此基础上,将企业的权力行为严格限定在给定的范围之内,各忠其事,各行其道。对于超出部门主管或下位领导审批权限的业务或事项,部门主管和下位领导也必须行使审核权和建议权,实行逐级报批制度,不得以上位领导的决定权取代部门主管和下位领导的审核权和建议权。
第三,坚持分类授权。一是根据不同业务板块、不同类型单位的特点,实行有区别的授权。由于行业特点不同或部门的业务性质不同,在授权上应区别对待。如:对于业务相对独立、职能机构比较完善、人员素质较高的事业部,在授权上应比其他单位或部门要宽泛和宽松。二是对于常规授权与特殊授权应区别对待。对于已经明确了常规授权的业务或事项,在权限范围内由相应主管部门或领导负责决策和审批,上位部门或领导不再重复签批。对于特殊授权(如:被常规授权的人员暂时不能行使相关权力、代上位领导或部门行使权力,以及某单个特殊业务或事项等),必须出据明确授权范围和期限等关键要素的书面授权委托书,不得泛泛授权或口头授权。三是坚持“适度授权”和“一贯性”原则。适度授权必须考虑企业规模、业务复杂程度、业务成熟程度、办事人员的业务素质等因素,避免出现因人设岗、副经理满天飞的现象,同时,也要防止授权不到位,无人做主、有人不做主,事事请示、事事汇报的现象发生;“一贯性”就是要保持授权的相对稳定性,避免朝令夕改、授权无定律,在“一贯性”原则基础上,充分运用“权变理论”,做到“收放合理,收放有度”。
三、应用实例
将上述理念运用于企业实际,对费用报销的审批权限进行了改革:
某公司费用报销的审批权限为:“2000元以下由部门经理审批,2000—5000元由主管副总审批,5000元以上由总经理审批”。这一笼统的规定存在以下缺陷:一是只有定量授权,缺乏龙源期刊网
定性描述。二是容易导致只要报销金额在规定的权限范围内就可以通过,而不考虑是否合理或其他因素。三是各层级的控制依据都是只有“金额”一项,而不考虑其他因素。四是存在将一笔较大金额拆分成几笔小额以规避上位审批的漏洞。五是没有明确审批顺序,实际工作中存在上位领导签批在前,下位领导签字在后的错位现象。
改革后的权限与流程顺序如图所示。
这一改革,明确了各岗位的控制要点,避免了审批依据的重叠,理顺了审批流程,使费用报销审批工作更加科学和流畅。
参考文献:
①李朝曙. 公司权力. 中国档案出版社,2005(9)
②陈峰青. 企业内部控制权限指引设计要点探讨. 财会通讯,2010(11)
〔本文系河北省科学技术研究与发展计划软科学课题“河北省国有企业风险管理评价体系研究”(项目编号:0740072337D)阶段性成果〕
(王锁军,1961年生,河北省石家庄市人,河北路桥集团总会计师、高级会计师。研究方向:企业风险管理与内部控制。高檩,1958年生,河北省石家庄市人,石家庄经济学院现代管理研究所所长、教授。研究方向:企业风险管理与内部控制评价。杜静,1985年生,石家庄经济学院在读研究生。研究方向:企业理财)