电子档案

从电子文件到电子档案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。

《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。

（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。

电子档案由内容、结构和背景组成。

《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。

3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。

4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。

5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。

6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。

7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

为电子档案管理搭建一个公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，主 要实现以下功能：
统一电子档案入口。
能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标 准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子 档案的不可抵赖性和可追溯性。
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合， 通常以案卷为单位。
基本信息
Hale Waihona Puke 途存储类型虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网 络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端， 以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。
1、文本文件； 2、命令文件； 3、图像文件； 4、数据文件。
要点
1、应该构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的，实体和虚拟的档案 信息化管理，从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。
2、电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化 的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。
3、具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息（表证单书），必须能够具备档案的属性：“直接形 成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息；是直接形成的历史纪录”，且必须具有文件原始记录性和 具有历史再现性。
4、将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件， 这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据（电 子封面）。

电子档案规定电子档案规定是指对电子信息的采集、整理、保存、传输等环节进行规范化管理，保证电子档案的真实、完整、可靠和安全。

下面是一份电子档案规定的范本：第一章总则第一条为了做好电子档案的管理工作，保护国家和个人利益，提高信息利用效率，维护电子档案的完整性和安全性，制定本规定。

第二章电子档案的采集第二条采集电子档案应确保源文件的真实性和完整性，防止篡改和损失。

第三条采集电子档案的组织机构应具备相应的技术和设备，确保电子档案的质量。

第四条电子档案的采集应按照规定的格式和标准进行，确保信息的一致性和互通性。

第五条电子档案采集的责任人应对所采集的电子档案负有责任，不得私自删除、篡改或泄露。

第三章电子档案的整理第六条电子档案的整理应按照统一的编目和分类体系进行，方便查找和检索。

第七条电子档案的整理应严格遵守保密规定，不得泄露涉及国家和个人隐私的信息。

第八条电子档案的整理应采用合理的存储系统，确保档案的安全和可靠。

第四章电子档案的保存第九条电子档案的保存应选择合适的介质，确保长期保存和可靠性。

第十条电子档案的保存应定期备份，防止意外损失和灾害破坏。

第十一条电子档案的保存应建立安全访问控制机制，确保档案的保密性。

第十二条电子档案的保存应实施定期检查和修复，保证档案的可读性和可用性。

第五章电子档案的传输第十三条电子档案的传输应采用安全可靠的通信渠道，防止信息泄露和篡改。

第十四条电子档案的传输应记录传输过程和结果，确保传输的准确性。

第十五条电子档案的传输应获得文件责任人的授权，确保信息的合法性。

第十六条电子档案的传输应按照统一的标准格式进行，方便接收方的处理和使用。

第六章电子档案的安全管理第十七条电子档案应建立完善的安全管理制度，包括权限管理、操作记录和异常报警等。

第十八条电子档案的安全管理应定期进行安全审计，发现和解决安全隐患。

第十九条电子档案的安全管理应加强对人员的培训，提高安全意识和技能。

第二十条违反电子档案安全管理规定的，将追究相应责任。

档案馆电子档案承诺书模板一、承诺书的背景和目的随着信息技术的不断发展，电子档案应运而生，逐渐取代了传统的纸质档案，成为了档案馆保存、管理和利用档案信息的一种主要形式。

电子档案的建设是档案工作现代化的重要组成部分，是档案管理现代化的重要内容，也是全面推进电子政务建设的必要步骤。

然而，电子档案的规划、建设、管理、利用等方面，都存在着较大的难度和风险。

为保证电子档案的安全性、完整性和可信度，在电子档案的建设和利用中，需要制定相关的规章制度和标准，加强档案工作的法制化、规范化和科学化。

因此，本承诺书的目的在于规范和加强电子档案管理，明确电子档案的权利和义务，并在档案管理中遵循个人信息保护的原则，确保档案信息的合法性和安全性。

二、承诺内容本人郑重承诺，在档案馆电子档案的建设、管理和利用中，将遵守以下几个方面的规定：2.1 关于电子档案建设的承诺1.遵守有关法律、法规和规章制度，执行档案馆的各项规定和标准，确保电子档案的规范建设和合法使用。

2.按照档案馆的规定和标准，开展电子档案的数字化、采集、整理、编目、归档等工作，确保数字化的准确性、完整性和可靠性。

3.加强电子档案系统的安全性和可用性，保障电子档案的存储、备份、恢复和应用等方面的安全性。

2.2 关于电子档案管理的承诺1.严格遵守电子档案管理的原则和规范，确保电子档案的管理和使用符合档案管理法律法规的相关规定。

2.加强电子档案的保密和权限管理，确保只有经过严格授权才能访问、使用和修改电子档案。

3.制定完善的电子档案借阅、查询、统计等操作和流程规定，确保电子档案的合法使用、快速检索和统计分析。

2.3 关于电子档案利用的承诺1.在电子档案的利用过程中，严格遵守国家和档案馆的相关规定和标准，不得违反有关法律法规和隐私保护的法律规定。

2.推广电子化办公和数字化学习等应用，提高电子档案利用的效率和质量，促进信息共享和协作。

3.尊重和保护档案馆信息资源的知识产权，不破坏、侵害和危害档案馆的正当权益。