K3系统操作管理程序
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□急机密□机密■一般□最速件□速件■一般文件编号:OP-03-044
□急机密□机密■一般□最速件□速件■一般文件编号:OP-03-044
明确各相关部门在K3系统管理中的职责,规范K3数据模块的录入、使用、变更、维护等管理与维护要求。
2 范围
公司使用K3数据系统的各部门。
3 职责
3.1 工程部:生产数据模块的管理和维护,包括生产物料、BOM、物料替代、工程变更数据
录入和修订。
3.2 PMC部:生产计划和生产任务模块的管理和维护,包括采购申请单、生产计划、生产任
务单的录入及审核和存货总量的控制,跟进采购申请单与生产任务单的完成情况,提出生产任务单分析表。
3.3 采购部:采购模块的管理与维护,包括采购订单的录入、审核及修改,采购发票的录
入,跟进采购订单的完成情况,跟进进料不良材料的处理进度。
3.4 货仓部:仓库模块的管理与维护,包括存货入出单据的录入,安全库存数量的修改,仓
管员与K3数据员及时核对手工账与实物的一致性。
3.5 商务部:销售模块的管理与维护,包括客户信息的录入,《销售发票》的录入,根据客户
订单录入《销售订单》。
3.6财务部:财务存货核算、成本模块与财务现金、固定资产、AP、AR总账模块的管理与
维护,包括检查存货科目、销售收入科目、销售成本科目、成本项目;录入红单单价与其他费用,《采购发票》、《销售发票》审核,所有存货单据的最终审核;进行准确的成本核算;财务报表制作,K3结账。
3.7 人事行政部(IT):负责K3硬件、软件的维护管理,K3操作的培训,权限设置及管理。
4 作业程序
4.1 生产数据模块的管理和维护
4.1.1 工程部BOM录入员首先根据商务部提供的物料清单,严格按《物料编码规则》编
□急机密□机密■一般□最速件□速件■一般文件编号:OP-03-044制物料编码,在K3中录入物料数据。商务部在接收到客户提供的物料清单时,应
先确认物料清单的准确性后及时交给工程部录入员。物料录入、修订、删除和
维护的K3具体操作请参见《物料管理操作指导书》,录入物料时应确认物料属
性、库龄管理情况。
4.1.2工程部BOM录入员根据商务部提供的物料清单,在物料数据录入后,进行K3的
产品BOM录入;BOM的录入、修订、引入引出和维护的K3具体操作请参见
《BOM管理操作指导书》。
4.1.3 当商务部收到客户的工程变更单时,要及时将客户的工程变更单转交到工程
部;工程部BOM录入员根据客户的工程变更单,及时在K3中修订对应的物料
数据和BOM数据;同时发出相应的ECN变更通知单给到相关部门责任人签署。
物料或BOM的工程变更的K3具体操作请参见《工程变更管理操作指导书》。
4.1.4 客户物料清单有物料替代要求时,工程部BOM录入员按要求录入物料替代数据,
物料替代的K3具体操作请参见《物料替代操作指导书》
4.1.5 物料、BOM和变更的录入必须经工程部经理审核后才能发出。物料和BOM必
须在商务部给出客户物料清单之日起二个工作日之内录入、审核完成。生产数据
管理具体作业流程见《生产数据流程图》。
4.2 销售订单处理模块管理与维护
4.2.1 商务部接到客户订单,按要求对订单确认审核和批准后,由商务部安排人员将销
售订单录入K3,财务部审核商务部录入K3后的销售订单;销售订单处理的K3具体
操作请参见《销售管理操作指导书》。
4.3生产计划和生产任务模块的管理和维护
4.3.1 PMC人员根据商务部录入K3的客户销售订单,在K3的物料需求计划模块中
计算产品的物料需求,进行生产物料需求计划操作时,应对公司的成品库存、
物料库存情况和物料的替代要求等进行仔细准确的确认后,MRP运算后出采购
申请单。生产计划模块的K3具体操作和维护请参见《MRP运算步骤操作指导
书》、《MRP运算结果维护操作指导书》等生产计划模块操作指导书。
4.3.2根据MRP物料需求运算结果,PMC人员录入《采购申请单》。《采购申请单》的
K3具体录入、修订、删除操作和维护请参见《采购申请单操作指导书》。采购
申请单必须经PMC经理审核,主管副总批准后才能下发。采购申请单发出后
□急机密□机密■一般□最速件□速件■一般文件编号:OP-03-044 PMC应跟进物料的采购交货时间与数量,必要时对生产任务单进行调整。
4.3.3 PMC在收到客户的销售订单后,查询公司库存品的情况,在K3中录制生产任务
单。生产任务模块的K3具体操作与维护请参见《生产任务单操作指导书》。
4.3.4PMC必须确认每一生产任务单K3中的投料单,当发现投料单有误时及
时修订,投料单的K3变更操作请参见《投料单变更方法》。
4.3.5 PMC充分利用K3,监控产品、物料存货总量的管理;跟进与协调处理生产不良
品、积压物料的处理情况。在《生产任务单》完成后,根据生产部提供的生产
日报表提出生产任务单分析表在次月3日之前交财务部存档。
4.3.6因为客户销售订单变更、供应商原因、工作失误等因素需对生产计划、采购申
请单、生产任务单进行修订,应及时对K3、其他资料进行更改,并发出书面
的更改通知单,审核后应通知并发送到相关部门。跟进更改后的执行情况。
4.4采购模块的管理与维护
4.4.1 采购部根据PMC下达的《采购申请单》展开《采购订单》的录入工作;《采购订单》
经审核批准后,按PMC要求的时间及时下达到供应商。采购部必须跟进采购订
单的采购入库、材料不良仓的来料不良处理情况。采购订单的K3具体操作请参
见《采购订单操作指导书》。
4.4.2对需取消的采购订单或需修订的采购订单要填写《采购订单变更单》交财务,财务
记录后交IT部门变更K3,并立即通知供应商进行相应的变更。
4.4.3采购人员根据《外购入库单》下推《采购发票》,由采购员各自负责下推自己购买的
物料的《采购发票》的录入,《采购发票》的K3具体操作请参见《应付账款管理
操作指导书》。
4.5仓库模块的管理与维护
4.5.1 货仓依据《采购订单》、销售订单收发物料或产品,并填写相对应的单据,单据当
天交给数据员录入K3。物料和产品收发的具体操作和维护请参见《仓库作业指导
书》和《产品入库作业指导书》。
4.5.2 仓库通过盘点等方式,每月应定期核对K3帐与实物是否一致,如有差异应马上
调查、更正、报告。盘点的K3具体操作请参见《盘点作业指导书》。为确保帐与实
物相符,仓管还必须建立《物料卡》记录,存货的收发记录; 仓管与K3数据员及时
核对手工帐与实物的抑制性。