总帐报表操作手册

1 用友软件操作手册 一、系统管理 （设置操作员、建立帐套，财务分工） 一）启动和注册 1、 启动：双击桌面的[系统管理]图标 2、 注册：[系统]—[注册]—在操作员栏输入admin—[确定] 二）设置操作员 1、增加 [权限]—[用户]—[增加]—输入编号姓名口令—[增加] 注意：1）编号唯一（不能与已经增加的操作员的编号重复） 2）编号和姓名必须要输入 3）口令和确认口令要保持一致 2、修改删除操作员 选中某个操作员—[修改]/[删除] 三）帐套建立 [帐套]—[建立] 第一步：账套信息 账套号必须是三位数 001-999 唯一 帐套路径采取默认 [会计期间设置]可以更改结帐日期 第二步：单位信息 单位名称必须要输入 第三步：核算类型 行业性质一旦选择不能修改 第四步：基础信息 [完成]—[可以创建帐套了么]—[是] 第五步：分类编码方案 例如： 102 银行存款 10201 工行存款 3-2-2 表示一级科目是三位数，最多可以设置999个一级科目；表示针对每一个一级科目，最多可以设置99个二级科目 3-2-2表示只可以增加的三级 第六步：系统启用 注意：系统启用会计期间要大于或等于帐套启用会计期间 2

如果说建帐时不进行系统启用，可以进入企业门户，在[设置]页签—基本信息—系统启用（只能以帐套主管的身份注册进入企业门户） 四）财务分工 [权限]—[权限]—选择帐套和会计年度—选择操作员—[修改]—选择明细权限，在其前调勾—[确定] 二、企业门户 启动和注册：双击桌面[企业门户]图标 一）基础设置 [设置]页签 1、凭证类别的设置 [基础档案]—[财务]—[凭证类别] 2、会计科目的设置 [基础档案]—[财务]—[会计科目] 1）会计科目的增加修改删除 2）会计科目的指定：[基础档案]—[财务]—[会计科目]—[编辑]—[指定科目]—选择现金总帐科目—在待选科目栏中选择101现金—点击“〉”—使现金科目由待选科目变为已选科目—银行总帐科目指定过程同上

注意：1）查询现金、银行日记账必须进行指定科目。（只需指定一次即可） 2）当该科目有余额或发生额时，不易增加下级科目 3）删除科目要自下而上删除 4）科目一旦使用，是不能删除的 3、期初余额的录入 [业务]页签—[财务会计]—[总帐]—[设置]—[期初余额] 1 )各种颜色余额栏录入余额的方法： 白色余额栏 末级科目 单击直接录入 蓝灰色余额栏 非末级科目 不用录入，系统根据下级科目余额自动计算

浅黄色余额栏 辅助核算科目 双击点增加录入. 2 )年初建账与年中建账录入余额的区别： 年初建账 余额栏为一栏式 只需录入年初余额 3

年中建账 余额栏为四栏式 需录累计借、贷方发生额及本月初余额 年初余额不用录入，由系统自动计算 注意： 1）期初余额录入完成后，一定要试算并对账，如果不平是不能记账的 2）红字余额的录入：用负号录入 3）修改余额：在错误余额处直接录入正确的即可 4）删除余额：点中要删除的余额后按数字零键即可 5）凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态（不可修改） 二)日常处理 1、换人 [系统]—[重注册]—更换操作员 2、填制凭证 1）凭证编号方式的更改 以帐套主管的身份注册进入企业门户—[财务会计]—[总帐]—[设置]—[选项]—选择凭证页签—选择凭证编号方式：系统编号或手工编号—[编辑]—[确定]

2）制单日期：不能超前建帐日期，不能滞后系统日期 3）常用摘要的设置： 在填制凭证界面把鼠标指向摘要栏—点击参照按钮—[增加]—输入摘要的编码和名称 4）科目的录入：直接录入科目编码、点击参照按钮选择科目、使用助记码 5）如果借贷方存在差额，点击回车键摘要自动复制（和上一行一致） 6）点击“=”自动倒挤借贷方差额 7）如果连续增加凭证，点击[增加]按钮 （[增加]按钮的作用：自动保存当前凭证以及增加下一张凭证） 8）填制凭证时需要新增科目：把鼠标指向科目名称栏—点击参照按钮—[编辑]直接进入会计科目界面—[增加] 即可增加科目 前提：[系统管理]—[系统]—[注册]—操作员admin—[权限]—[权限]—选择操作员—[修 4

改]—选择公用目录设置—在“财务—会计科目”前调勾 9）赤字控制：当科目的最新余额出现负数的时候系统会给与提示 参数设置：帐套主管的身份注册进入企业门户—[财务会计]—[总帐]—[设置]—[选项]—选择凭证页签—在“赤字控制”前调勾 10）在填制凭证时,按空格键可以调整金额借、贷方向，按“-”号显示红字/蓝字金额

11）查看科目的最新余额 ：选择科目—[余额]/[查看]—[查最新余额] 12）凭证草稿的保存和引入：[制单]—[凭证草稿的保存]—没有录完的凭证保存

如果继续录完整 [制单]—[凭证草稿的引入] 注意： 系统中只可以保存一张草稿 13）[放弃]/[插分]/[删分] 14）生成常用凭证：[填制凭证]—[制单]—[生成常用凭证]—输入常用凭证代号和说明

调用常用凭证：（不点[增加]按钮时） [填制凭证]—[制单]—[调用常用凭证]—输入常用凭证的代号—[保存] 3、修改凭证 1）未审核未出纳签字的凭证可以直接修改：[填制凭证]—[查询]—找到需要修改的凭证，由制单人本人来修改

2）如果已经审核或已经进行出纳签字，先取消出纳签字，取消审核在[填制凭证]中找到该张凭证进行修改

4、删除凭证 1）在[填制凭证]界面—[制单]—[作废/恢复]，凭证即已被作废； 2）在[填制凭证]界面—[制单]—[整理凭证]—选择凭证期间—[确定]—在[删除？]项下双击或者点“全选”--出现Y后—点[确定]—提示“是否整理凭证断号？”—点“是”后，则该张凭证以后的所有凭证都自动往前串号（如果不想串号，则点“否”。可以用手工编号：点设置—选项—凭证页签—选择手工编号）

3）查询空号的方法： 5

A、当凭证编号方式采用系统编号时：[业务]页签—[财务会计]--[总帐]—[设置]—[选项]—凭证页签—在“自动填补凭证断号”前调勾—[编辑]—[确定]

B、当凭证编号方式采用手工编号时：[业务]页签—[财务会计]—[总帐]—[凭证]—[填制凭证]—[查看]—[显示空凭证号]

5、查询凭证 未记账的凭证 1）[填制凭证]—[查询]/[上张][下张] 2）[查询凭证]—[全部凭证]/[未记账凭证] 记账的凭证 [查询凭证]—[全部凭证]/[已记账凭证] 6、审核凭证 执行审核：[总账]—[凭证]--[审核凭证]—[审核凭证]—[确定]—[确定]—点[审核] 注意：制单人与审核人不能是同一人 凭证已经标错的，是不能审核的 凭证一旦审核，是不能够修改和删除的，只有取消审核后才可以修改，删除（以审核人的身份进入企业门户，在[凭证]—[审核凭证]找到需要取消审核的凭证—[取消]—换成制单人的身份注册进入企业门户—[凭证]—[填制凭证]找到需要修改的凭证，直接修改即可） 审核人—在[审核凭证]里审核凭证、取消审核 制单人—在[填制凭证]里填制、修改、删除凭证

7、记账 [凭证]—[记账]—[选择记账范围]—[下一步]—[记账报告]—[下一步]—[记账]（第一次记账系统会自动弹出期初余额试算表）

注意： 1）凭证未审核，不能记账 2）如果上个月没有结账，本月不允许记账，否则会提示“无可记账凭证” 3) 凭证都已经记完账，不允许再记账的，否则会提示“无可记账凭证” 4) 凭证记账之后，期初余额变为浏览只读状态，不可以修改增加 6

5) 凭证记账后，只可以通过[查询凭证]来查看凭证（选择已记账凭证） 8、查询帐表 教材145-149页

三）总帐期末处理 1、转账定义：（期间损益转账定义—初始设置） [期末]—[转账定义]—[期间损益]—在本年利润科目栏中输入本年利润科目—[确定] 转账生成（月末处理）前提：所有凭证均已记账 [期末]—[转账生成]—选择结转月份—选择结转类型（期间损益结转）--[全选]—[确定]—注意制单日期—[保存]在凭证左上方有红字标示“已生成”字样--[审核]—[记账]

2、对账:[期末]—[对账]—在对应月份“是否对账”栏下双击—出现“Y”—[对账] 3、结账：[期末]—[结账]—[下一步]—[对帐]—[下一步]查看月度工作报告—[下一步]—[结账]

注意：1）已经结账的月份不能在填制凭证 2）还有未记账凭证的月份不能结账 3）每月对帐正确后才能结账 4）如果和其他系统联合使用，在其他系统均已结账后总账才可以结账 5）年底结账时先进行数据备份后再结账 3、逆操作 步骤 功 能 操 作 人 员 1 取消结账 点[期末]—[结账]，选中要取消结账的月份,按Ctrl+shift+F6 ,输入口令 账套主管

2 取消记账 1).点[期末]—[对账]，按Ctrl+H，激活恢复记账前状态 账套主管 2).[凭证]菜单—[恢复记账前状态]— 恢复到最近一次或月初 7

3 取消审核 点[凭证]—[审核凭证]—[确认]—[确定]，找到相应的凭证—点[取消] 审核人本人 4 修改凭证 点[填制凭证]，可以直接修改错误凭证中的任何内容。 本人或他人 5 删除凭证 在填制凭证界面，点[制单]—[作废]，再点[制单]—[整理凭证] 说 明：每月结账后，进入下一个月份，从填制凭证开始工作，不需再录入余额，余额由系统自动转到下一个月份。

第二月及以后各月的操作步骤： 填制凭证—审核凭证—记帐—转账—对账—报表—备份—结帐 4、引入 一般情况下不要做引入，只有在数据丢失或被破坏的情况下才引入 [系统管理]—[系统]—[注册]—操作员admin（账套备份） /账套主管（年度备份）--[账套]—[引入]—找到备份文件uferpact.lst—[打开]—经过一段解压缩—提示账套引入成功 5、删除账套：[系统管理]—[系统]—[注册]—用户名admin—[账套]—[输出]---在“删除当前输出账套”前调勾—[确认]---经过一段压缩拷贝的过程—选择备份目标—“真要删除该账套么”—[是] 6、修改密码: 1 设置密码：[系统管理]—[权限]—[用户]—[增加]—输入口令和确认口令 2 修改密码：（操作员） 1）[企业门户]注册界面—在“密码”栏输入正确密码—在“改密码”前调勾—[确定] 输入新口令以及确认新口令—[确定] 2）[系统管理]—[权限]—[用户]—选择操作员—[修改]—重新输入口令和确认口令—[修改] 3）admin设置密码 7、修改账套

操 作：双击[系统服务]—双击[系统管理]--[系统]—[注册]—选账套主管、账套号和会计年度—[确定]--点[账套]—[修改]，可以修改单位名称、会计期