新形势下如何做好高校接待工作

新形势下如何做好高校接待工作罗宇东(重庆交通大学双福校区管委会重庆４０２２４７)㊀㊀摘要:随着我国高等教育改革的进一步深化ꎬ为赢得更加开放的办学空间ꎬ高校之间㊁高校与社会各方面的交流日益增加ꎬ本文就新形势下如何做好高校接待工作ꎬ顺应新的发展变化ꎬ探讨接待工作中存在的问题以及解决问题的思路ꎮ关键词:高校接待工作中图分类号:Ｇ６４７㊀文献标识码:Ａ㊀文章编号:１００９－５３４９(２０１８)０７－０１７８－０２㊀㊀近年来ꎬ随着经济的快速发展㊁高校改革的深化ꎬ高等教育出现了前所未有的繁荣态势ꎬ高校合并㊁新校区建设㊁扩大招生㊁教学改革等发展中既出现了共性问题ꎬ又因具体情况不同出现了个性问题ꎬ这使得高校之间需要相互交流ꎬ取长补短ꎻ在更加开放的办学空间下ꎬ高校与办学地地方政府各部门之间㊁各企事业之间的交流也日益频繁ꎻ国际交流与合作越来越多ꎮ新形势对高校接待工作提出更高要求ꎬ只有结合自身实际ꎬ积极探索更好反映本校办学特色和文化的方法ꎬ不断加强学习ꎬ才能推动接待工作的不断创新ꎬ实现联手合作ꎬ资源共享ꎮ一㊁新形势下接待工作的新特点(１)接待内容越加广泛ꎮ高等教育的高速发展使得学校更加注重内涵建设和质量的提升ꎬ人才培养㊁科学研究㊁科技成果转化㊁服务地方经济等职能要求高校要积极融入地方创新体系ꎬ加快区域合作ꎬ共建地方科技创新服务平台ꎬ帮助企业建立研发中心ꎬ培育大学生创新创业基地等ꎬ高校接待地方政府和企事业单位的数量大幅提升ꎮ另一方面ꎬ学校近年来积极开展国际交流与合作ꎬ开展留学生教育ꎬ拓展国际合作项目ꎬ引进学术交流明显增多ꎬ国际接待数量也随之增加ꎮ(２)接待工作的重要性更加明显ꎮ接待工作不仅是对外宣传的窗口ꎬ还是展现学校办学实力的重要途径ꎬ好的接待工作既可以维护学校良好形象还能赢得赞赏和机遇ꎬ而因接待工作疏漏造成的负面影响同样意义深远ꎮ(３)对接待人员的综合素质要求更高ꎮ接待人员不仅要求有实践操作能力ꎬ经验丰富ꎬ还应具备一定的理论水平㊁政治敏锐性㊁专业素养等ꎬ站的高度和眼界将决定接待工作的起点ꎮ二㊁接待工作中存在的主要不足(１)对接待工作重视不够ꎮ表现为:一是在会议方面对会议的主题没有深入思考和研究ꎬ不能提前就会议的性质㊁会议规格㊁会场布置要求提前与相关部门联系㊁沟通ꎮ临近开会ꎬ才着手准备ꎬ容易出现失误ꎮ二是不注重细节ꎮ提供座次牌的名单没有认真核对ꎬ出现错误ꎬ造成无法挽回的影响ꎮ三是需要领导参加的会议ꎬ没有提前协调好ꎬ开会时领导不能按时到位ꎮ在对外接待方面ꎬ主要表现在对客人的情况不够了解ꎬ对客人来访的目的和要求没有做到心中有数ꎬ随意性大ꎬ没有制订具体的接待方案ꎮ(２)服务意识不到位ꎬ服务水平不高ꎮ接待人员主动服务㊁跟进服务意识不强ꎬ工作做得不够扎实ꎬ习惯于被动接受任务ꎬ在主动思考问题上做得不够ꎮ比如ꎬ大型学术交流活动中参会教师㊁学生的组织工作往往出现失误ꎬ一是在事前没有严格提要求ꎬ出现学生迟到㊁早退㊁打电话㊁随意进出等情况ꎮ二是缺少计划性ꎬ要么会议室人太多ꎬ走廊㊁门口严重拥堵ꎬ要么偌大一个会议室人员稀少ꎬ缺乏应有的氛围ꎬ这是对会议的组织者特别是外来的专家㊁学者的不尊敬ꎬ也影响学校的整体形象ꎮ三是缺乏人性化的接待服务ꎬ不能设身处地地从来访者的角度去主动思考㊁把握细节ꎬ没有超前意识ꎬ应变能力不强ꎮ前期筹备㊁服务过程跟进和总结归档等各方面对自己的要求不严格ꎬ认为差不多就行了ꎬ对细节重视不够ꎬ常常是接待活动下来ꎬ大错没犯ꎬ小问题不断ꎬ影响了活动的整体效果ꎻ四是检查监督和落实不够ꎬ缺乏亲力亲为的行为ꎬ效果往往不理想ꎮ(３)规矩和程序意识较差ꎮ表现为不按规章制度和程序办事ꎮ一是会议室的使用往往不按制度和程序申请ꎬ以为打个电话ꎬ口头打声招呼就行ꎬ特别是临时会议的使用随意性较大ꎬ超过预约开会时间ꎬ或直接取消ꎬ或不打招呼自行使用等ꎬ给会议服务工作造成混乱ꎻ二是对会议室的各种设备不够爱惜ꎬ私自动用㊁调试㊁设置ꎬ随意改变会议室结构ꎬ甚至损坏设施设备等ꎻ三是会标的制作不规范ꎬ座次牌的摆放不遵照惯例ꎬ会议议程随意变动等ꎻ四是接待过程中对不同层次对象在住宿㊁膳食㊁用车以及对等接待㊁陪同领导方面没有按制度和惯例办ꎬ随意突破和改变ꎬ造成了不必要的麻烦ꎮ(４)合作意识欠缺ꎮ表现在:一是角色混淆ꎬ接待的主办单位角色意识不到位ꎬ不能主动负责ꎬ不愿承担责任ꎬ个别单位混淆了主办单位负责主办ꎬ相关部门协调㊁协办的关系ꎬ认为反正都是学校的事ꎬ多一事不如少一事ꎬ主动思考的比较少ꎮ二是现在很多接待工作中涉及两个或两个以上主办单位的ꎬ容易造成大家都不愿承担责任ꎬ相互推诿的现象ꎬ这使协办单位无所适从ꎬ很难操作ꎬ更不能达到预期效果ꎮ三㊁新形势下做好接待工作的几点建议(１)思想上高度重视ꎬ要把接待工作定位在促进学校改革发展的大局上ꎬ不能只看成日常的事务性工作ꎮ做好接待工作不仅能对内促进建设ꎬ对外扩大影响ꎬ还能在短短的来访时间里充分体现一个学校的管理水平和工作作风ꎮ我们一定要在思想上高度重视会议服务和对外接待工作ꎬ站在更高的角度ꎬ以更广的思维ꎬ花更多的精力研究㊁谋划好服务工作ꎬ让 服务无小事 的观念深入人心ꎮ(２)要谦虚谨慎ꎬ把接待工作(下转第１７７页)８７１现代交际 ２０１８年７期㊀㊀作者简介:罗宇东ꎬ重庆交通大学双福校区管委会研究实习员ꎬ硕士ꎬ研究方向:办公室管理ꎮ史情境ꎬ帮助学生更好地理解时空观念ꎬ通过历史现象观看本质ꎬ提高历史洞察力ꎬ培养学生历史素养ꎮ比如在讲解«古代希腊民主政治»这一内容时ꎬ该课培养学生历史素养主要体现在雅典公民追求政治上的平等与自由ꎮ在讲授这一课程时ꎬ教师可创设这样的情境:主人公是雅典公民ꎬ具有每１０天参加１次公民大会的权利ꎬ虽然参加这一大会会耽误工作ꎬ但是能够获得相应的工资ꎻ在公民大会上可以对大会主题发表自己的意见等ꎮ学习古希腊历史会受时空的限制ꎬ教师基于公民大会这一历史史实ꎬ创设教学情境ꎬ激发学生的兴趣ꎬ也让学生更好地了解古希腊民主政治的特点 人民主权㊁轮番而治ꎮ为顺利开展情境教学ꎬ教师可以让学生课前查找相关的史实资料ꎬ交流探讨ꎬ辨别历史资料的真伪ꎬ培养学生的历史思维能力ꎬ同时感悟平等㊁民主在人类文明中的重要作用ꎮ所以ꎬ可以通过情景教学方法培养学生的历史学科素养ꎮ八㊁理论联系实际通过理论与实际联系的方法培养学生的历史学科素养ꎮ将理论与实际联系起来ꎬ能够实现以史为鉴㊁指引未来的教育目标ꎮ所以ꎬ新课改背景下ꎬ作为一名历史教师应当利用历史的育人功能ꎬ指引学生将理论和实际联系起来ꎬ促进学生德智体全面发展ꎮ[６]比如在 百家争鸣与儒家思想 这一课程中ꎬ教师应当引导学生感悟法家 依法治国 ㊁儒家 以德治国㊁以人为本 的思想ꎬ及其在现今社会中的应用价值ꎬ鼓励学生大胆阐述这些思想的意义ꎮ在此过程中ꎬ教师可以提出几个观点ꎬ比如儒家以人为本的思想在当前社会依然适用ꎬ传统思想与现代社会脱节不再适用等等ꎮ学生可以就这两种观点分组讨论ꎬ根据当前社会实际情况ꎬ指引学生讨论交流ꎬ对历史问题进行辩证看待ꎮ因此ꎬ理论联系实际的方法能够促进学生历史学科素养的培养ꎮ九㊁结语高中历史学科的教学有利于培养学生的历史洞察力㊁民族自豪感ꎬ通过历史思维思考未来ꎮ在高中历史教学中ꎬ培养学生历史学科素养ꎬ不仅能够促进学生文化素养的提升ꎬ还能够帮助学生形成稳定心理ꎬ进而以健康㊁积极的态度面对人生与社会ꎮ新课程改革背景下高中历史教学中培养学生的历史学科素养是一重要内容ꎬ所以应当贯彻落实ꎬ为人才的全面发展奠定良好的基础ꎮ参考文献:[１]葛建敏.高中历史课程教学中对学生学科素养的培养[Ｊ].时代教育ꎬ２０１７(１０):８９＋９４.[２]蒋延荣.优化课堂环节ꎬ提升历史素养 浅谈高中历史课堂教学的优化策略[Ｊ].新课程导学ꎬ２０１７(６):４１.[３]单高速.浅谈高中历史学科素养及培养途径[Ｊ].中学历史教学参考ꎬ２０１６(２４):６５－６６.[４]吴秀琴.高中历史课程教学中对学生学科素养的培养[Ｊ].考试周刊ꎬ２０１５(９４):１２５－１２６.责任编辑:刘㊀健(上接第１７８页)当作学习的好机会ꎮ接待工作不是简单的迎来送往ꎬ每一次面对面的接触都是难得的学习机会ꎬ比如高校之间的交流因各自情况的不同既有共性又有个性ꎬ对方也会深入思考ꎬ这种请进来的交流碰撞同样受益匪浅ꎬ好的接待工作能创造好的合作氛围ꎬ对学校的发展起到推动作用ꎮ(３)要强化大局意识㊁责任意识㊁规矩意识ꎮ接待任务能否圆满完成ꎬ靠的是内部各部门之间的通力合作ꎬ没有团结㊁高效的队伍就不可能有高质量的接待工作ꎬ这就需要建立相关机制ꎬ加强部门间沟通协调ꎬ优化内部环境ꎬ为接待工作打下好的基础ꎮ一是强化大局意识ꎬ时刻牢记自己的形象代表着学校的形象ꎬ站在全局高度谋划思考和处理工作中的问题ꎻ二是强化责任意识ꎬ工作中做到有礼有节ꎬ既热情周到又谨慎细致ꎬ时刻严格要求自己ꎬ以对学校高度负责的态度谋划工作ꎬ做到主动㊁超前㊁高效㊁节约ꎻ三是强化规矩意识ꎬ对自己职权范围外的事情要及时弄清情况并汇报ꎬ沟通商定后执行ꎬ对没有把握或不清楚不了解的事情不擅自做主ꎬ不轻易承诺ꎬ而答应的事情就必须办到ꎬ凡事讲规矩讲程序ꎬ符合礼仪标准的同时又考虑约定俗成ꎬ把握好分寸ꎬ不卑不亢ꎮ(４)要努力提高接待素质和服务水平ꎮ接待工作是对外宣传的窗口ꎬ有着其特殊性ꎬ服务对象多为校外人员ꎬ层次繁多ꎬ涉及面广ꎬ要求高ꎬ时间不固定ꎬ临时变化大ꎮ这些对接待人员的整体素质提出较高要求ꎮ一是要把握高等教育发展现状和趋势ꎬ关注发展中的热点难点问题ꎬ要围绕学校中心工作ꎬ紧扣学校发展脉搏ꎬ关心学校发展过程中的特点ꎬ理清思路ꎮ二是要增强服务意识ꎬ要有甘当绿叶的精神ꎬ工作中不仅热情大方坦诚还要站在对方角度思考问题ꎬ善于发现和满足对方的需求ꎬ一句看似不经意的话ꎬ甚至一个眼神都要读懂并迅速作出反应ꎬ营造轻松愉快的工作氛围ꎬ使客人宾至如归ꎮ三是要努力提高服务水平ꎮ接待工作就是服务工作ꎬ注重细节㊁准确高效是工作原则ꎮ细节决定成败ꎬ接待工作来不得半点马虎ꎬ必须周密思考ꎬ谨慎行事ꎮ充分的准备工作是成功的前提ꎬ摸清对方情况如来访目的㊁人数㊁性别㊁职务㊁宗教信仰㊁生活习惯等ꎬ在此基础上拟定方案ꎬ包括迎送㊁会见㊁座谈㊁仪式㊁宴请㊁参观路线㊁交通工具㊁食宿安排等项目事无巨细ꎮ在实际操作过程中还应具备较强的应变能力和处理突发事件的能力ꎬ要根据具体情况随时调整方案ꎬ沟通协调ꎬ查漏补缺ꎬ确保万无一失ꎮ接待是服务ꎬ也是情感的交流ꎬ来访的结束不是接待工作的结束ꎬ做好善后工作同样重要ꎬ资料的整理㊁经验和失误的总结以及和对方的反馈等等ꎮ这是高水平管理和服务的体现ꎬ也是新形势下做好高校接待工作的必然ꎮ参考文献:[１]刘海涛.怎样做好接待工作[Ｊ].秘书工作ꎬ２００８(１１):１９２－１９３.[２]丁坤.新形势下高校对外接待工作优化的思考[Ｊ].文教资料ꎬ２０１０(１１).责任编辑:刘㊀健７７１优化课堂环节提升历史素养。