探析当前农业科研档案的归档管理

探析当前农业科研档案的归档管理　
宗曼华　
（江西省农业科学院江西南昌３３００００）　

【摘要】文章在阐述农业科研档案建档意义的基础上，分析了当前在课题制管理模式下，农业科研院所科研档案归档管理面临的主要问题，并相应地　
提出了将科研档案建挡工作纳入课题制管理体系中，建立科技主管部门监管、课题承担单位负责、档案管理部门参与的工作机制的对策建议。　
【关键词】农业科研院所；科研档案；归档管理；课题制；问题；对策建议　

农业科研院所是我国科学研究和科技创新中的一支生力军，　承担着国家、省或一个地区全局性、关键性、战略陛重大农业科　技的研究任务，为公益性的研究机构。研究方向一般包括品种资　源类、农作物类、资源环境类、畜牧兽医水产类、农产品加工类、　农业宏观研究与信息技术类、农业机械与农业工程七大类。农业　科研档案是农业科研院所从事科研管理和科研实践活动的真实　记录，它既是本单位科研能力的历史见证，又是进一步提升科研　能力，形成新成果、新技术的奠基石。因此，加强和规范科研档　案归档管理是提高农业科研院所科研管理水平、促进我国农业科　研事业持续健康发展的客观要求。　一、建立农业科研档案的重要意义　农业是国民经济的基础，农业科技是保障我国农业生产、粮　食安全和促进“三农”建设的决定力量。农业科研档案集中反映　了农业科学技术的内容和发展动向，是引领农业现代化不断创新　发展的科技支撑。　１．农业科研档案是农业科研工作的精髓和科研过程的印记　农业科研档案中的科研数据、图片、影像等文件材料来源于　农业科研活动，但它不只是对农业科研活动的简单再现，它是经　过农业科研人员对试验结果经过深入地分析和总结而提炼出来　的精华内容，它承载着农业科研活动中科研人员的智慧和辛勤劳　动的结晶，农业科研档案是保护知识产权的重要依据。　２．农业科研档案是实现农业科技创新的重要智力资源　农业科研档案反映了农业科技工作者从事科研活动的思想、　数据、成果、得失等详细情况，为以后的科研工作考查既往情况、　总结经验教训、研究事物的发展规律、从事发明创造、宣传农业　科技、普及农业科研成果等提供了可靠的参考。在农业科技创新　中具有奠定基础、启迪思维和激励科研人员不断探索的作用，对　于避免科研的低水平重复、降低科研成本和提高科研效率十分重　要，是农业科研单位管理创新、技术创新和提高竞争力的重要智　力资源。　建国６Ｏ多年来，我国农业科研院所作为国家农业科技的研　发主体，始终把传统技术与现代技术相结合，积累了丰富的农业　科研资料，为发展高产、高效、优质农业提供丰富翔实的理论和　实践依据。近几年的中央“一号文件”明确了农业科技创新的主　攻方向，农业科研事业单位将承担推进农业关键技术创新的攻坚　任务，随之而产生的农业科研档案必将成倍增长。　．　二、当前农业科研档案归档管理面临的问题　农业科研院所绝大部分是财政全额拨款的事业单位，农业科　研经费主要来源于财政专项资金。在２００２年１月国务院办公厅　转发的科技部等四部门共同制定的《关于国家科研计划实施课题　
制管理的规定》中，明确规定了今后对国家财政拨款为主的各类　
科研项目实行课题制管理。　
课题制是按照公平竞争、择优支持的原则确立课题，以课题　
（项目）为中心、以课题组为基本活动单位来进行课题研究管理。　
它强调课题来源由下而上的自主特征，在科研组织方式上强调课　
题组主题地位和课题主持人负责制，并实行合同制管理。　
课题制的实施体现了公平竞争的市场经济精神，充分调动了　
科研人员的积极性和创造性，极大地推动了我国科学事业的发　
展，但相应地也给科研档案的管理工作带来了新的问题。　
在传统的科研管理模式下，科研任务来源于上面的计划安　
排，以“单位”为中心开展课题组织、管理和研究活动，单位科　
研管理部门能对研究活动过程中形成的科研文件材料进行较好　
地把控，归档工作能较为顺利地完成。实行课题制管理后，科研　
管理工作的外部环境、管理对象、管理范围、管理方式，乃至管　
理体制都发生了很多变化，使课题依托单位的科研管理工作难度　
加大，档案管理工作也就更加困难，收集到的科研档案往往不完　
整、不准确、不系统、不规范，究其原因有以下两点：　
１．科技主管部门的直线管理和课题主持人主体地位的空前提　
高，削弱了课题依托单位科研管理部门的行政约束力　
在课题制管理模式下，科技主管部门往往直接面向课题负责　
人，依托单位的科研管理部门不能完全掌握课题进展情况，甚至　
出现有些课题已经完成结题验收，科研管理部门还不知道的现　
象；课题负责人在规定的范围内享有充分的自主权，可以根据需　
要打破单位、专业的制约，跨部门、跨单位、跨国界聘用课题组　
成员，造成课题制负责人及课题组成员与依托单位之间关系松　
散，这样也使得依托单位的科研管理部门的行政约束力下降，使　
长期以来依附于科研管理部门开展的档案收集工作难以发挥作　
用。　
２．科技主管部门“重成果、轻建档”以及项目合同中缺少科　
研档案的考核指标，对档案归档管理产生不良影响　
科技主管部门对课题的鉴定主要依靠的是最终成果，对大量　
中间成果和原始记录不够重视，这必然导致科研人员轻视科技材　
料的形成、积累、整理和归档＿Ｔ作。课题制管理中合同是最根本　
也是最重要的法律依据，课题组从事的科研活动及其组织管理都　
是按照合同进行的。但是，目前的项目合同或任务书对课题实施　
过程中的档案形成、归档没有提出规定或要求，致使课题科研档　
案的流向和收集主体不明确，给档案的收集工作带来很大困难。　
三、优化农业科研档案归档管理的对策建议　

１９　
课题制作为市场经济条件下研究与开发项目中普遍采用的　
科研组织管理模式，在科研活动方面的作用十分突出，但科研档　
案工作没有在管理内容中体现出来。在实行课题制十多年中，科　研档案的收集问题更多地依靠管理人员的经验和人事技巧来解　决，从而无法保证科研档案的完整规范。这就需要将科研档案建　档工作纳入课题制管理模式体系中，建立项目主管部门监管、课　题承担单位负责、档案管理部门参与的工作机制，使课题管理者、　课题负责人和档案部门分工明确、责任到人，确保科研档案的如　期完整安全归档，以实现科研工作与科研建档工作同步协调发　展。具体措施建议如下：　１．提高科技主管部门的档案意识，将科研档案管理作为课题　制管理的重要内容，纳入课题制管理模式的体系中　主管部门是国家计划课题的主要组织者和管理者，在课题档　案管理外在环境的建设上具有主导作用，在课题制管理模式中要　全面考虑课题管理内容，在项目合同或任务书中即对课题实施过　程中档案的形成、归档提出要求，并将科研档案归档完成情况列　入课题质量评价的必要条件。尤其要对跨单位、跨部门、跨国界　的课题组成员各自形成的科研档案规定其归属，明确课题科研档　案的流向和收集主体，不致使课题主持单位与其他参加单位间产　生档案实体的管理矛盾。　２．课题承担单位（课题组）要明确建档职责，制定与课题制　相适应的档案管理制度和办法，保证科研档案的完整与安全　作为科技档案形成主体，课题主持人和科研人员应充分认识　到，科研档案是国家科研经费产生的成果，是国家重要的科技信　息资源和知识储备，科研档案的形成、积累、整理、归档是科研　人员不可推卸的职责。为确保项目顺利验收和获得预期科技成　果，课题承担单位要把科研文件材料的形成和归档纳人科研人员　的工作计划之中，制定相应的管理制度和办法，明确要求，落实　到人，同时建立课题组个人信用机制，将档案工作的完成情况列　为科研人员个人年度考核、评选先进的必要条件。　》２００　３．档案部门在整个课题运行过程中要主动进行指导和监督，　以保证农业科研档案的完整、准确、系统、规范　由于农业科研档案形成周期较长，具有田间作业资料形成量　
大、缺损资料不可弥补性以及季节性、农时性强等特点，加上多　
部门、多单位参与合作，收集工作难度大。档案管理人员应在课　
题档案管理中应承担主要角色，在整个课题运行过程中主动加强　
指导和监督。从科研项目立项阶段形成的课题开展依据性文件，　
到项目实施阶段产生的记载研究对象运行过程的实验数据和计　
算材料，直至最能体现科研人员的劳动成果和智慧结晶的结题验　
收材料，档案管理人员都要对其归档范围做出明确要求和布置，　
在各个环节进行指导、检查、严格把关，发现问题及时纠正，提　
高科研档案的归档质量。　
总之，只要科技主管部门高度重视科研档案归档工作，不断　
完善课题制管理制度，建立健全科研档案工作机制，农业科研院　
所的科研档案建档工作才能真正而持久地步入良ｌ生轨道，农业科　
研档案管理工作才能取得新成效，使农业科研档案资源，在加快　
农业科技创新、支撑现代农业发展中充分发挥其应用的作用。我　
国农业科研档案管理才能走上科研档案服务农业科技创新、科技　
创新不断丰富科研档案的良性循环之路。　
【参考文献】　
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