项目文档管理办法
V1.1 版本）
2015-04-14
1引言
1.1 编写目的
制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；
制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。
2任务概要
2.1 工作内容
项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内
容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。
2 .2 工作要求
项目部目前使用SVN 管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。2 .3 工作程序
对于项目常规文档：
1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。
2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行
汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN 服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档” ）下。
3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。
对于项目存档文档：
1. 综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。
2. 对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF 格式，
加入文档编号后上传到SVN 服务器相关目录下。
注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。
3文档管理
3.1 总则
3.1.1所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。
3.1.2所有存档文件根据需要归档。
3.1.3各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料
由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。
3.1.4所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。
3.1.5由专人负责项目文档管理工作。
3 .2 范围
3.2.1项目准备阶段
a.与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；
b.有关项目的审批文件、合同书、专家建议；
c.国内外相关情况考察报告和专题分析报告；
d.可行性方案及批复文件；
e.项目实施方案、计划，预算书等；
3 .2.2 项目研究实验阶段
a.各种重要的原始记录；
b.各种实验、调研报告和数据；
c.各种研究报告（包括系统的、专题的、分项的和阶段的）；
d.设计文件；
e.重要的来往技术文件。
3.2.3其它有关材料：
a.周报、月报以及阶段性简报；
b.项目例会会议记录和专题会议文件；
c.同项目研究有直接关系的重要情报编译材料。
3 .3 内容
3.3.1设计方案
系统、子系统、硬件设备型号、软件代码等的各类设计策略和执行方案等；
3.3.2会议和培训文件
包括会议记录、演示PPT、阶段报告、培训材料等文档；
3.3.3软件文档软件设计书、使用说明、源代码（包括注释）及源代码
说明等；
3.3.4数据文档数据标准、数据字典、编码说明等；
3.3.5参考文献由项目部成员收集到的各种中英文参考文献。
3 .
4 文档分类
3.4.1文档分为纸质文档和电子文档两类。其中电子文档又分为项目常
规文档和项目存档文档；
3.4.2存档文档的编号规则
项目编号+版本号+类型序列号+年代编号；
YJ01_05_ 应急管理系统项目计划_V1_20100719 文档编号例如：YJ01-001-00-20100223 为目录编号；项目编号为：YJ；文档版本号：01
文档序列号为：001 ；文档类型编号：00 ；年代编号：20100223 ；
3.4.3文档类型编号规则场所子系统设计开发类文档：00 应急接入建设设计开发类文档：01 应急管理系统设计类文档：02 指挥场所建设
实施类文档：03 应急接入实施类文档：04
应急管理系统实施类文档：05
其他文档：06
购进书籍：07
其他（根据情况添加）
3.4.4文档的命名规则
CNPC_YJ_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719
命名规则为：CNPC_YJ_类型_文件名_模块_版本号_日期.后缀名其中“ CNPC_YJ”列于所有文件名开始。CNPC_YJ 表示为中国石油天然集
团公司应急平台（E2）项目；
类型文档类型名称，可使用文档类型编号（根据文档内容此部分可以省略）；
文件名为该文件的具体内容总称，文件名字数不限。模块用于区分各个项目小组编写的文档，分为ZH 、CS、JR、XT，分别代表综合组、总部指挥场所组、应急接入组、应急管理系统组。（根据文档内容此部分可以省略）；
版本号用于追踪相同文件的修改记录，通常为两位。使用字符“V” 表示版本，一位数字表示修改次数。数字从“ 1 ”开始以自然数顺序排列，用于记录文档变化。最终确定稿用字符“ F”替代数字；日期为记录文件的编写日期，用6 位日历日期表示，如：2009 年12 月29 日，在文件名中表示为091229 。
示例：
CNPC_YJ_06_项目章程_ZH_V1_091229.doc
CNPC_YJ_06_通讯录_ZH_V2_091229.xls
CNPC_YJ_06_内部启动会议_ZH_V2_091229.ppt
CNPC_YJ_00_空调子系统设计_CS_V1_091229.xls
其中，CNPC_YJ 为中国石油天然气集团公司应急平台（E2）项目；
06 为文档类型编号；ZH/CS 为模块名称；V1/V2 为版本号；091229 为日期编号。
