仪器设备档案首页

一、总则

为加强实验室设备仪器的管理，确保设备仪器的安全、有效运行，提高实验室工作效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于我校所有实验室的设备仪器档案管理。

三、管理职责

1. 实验室主任负责设备仪器档案管理的总体工作，确保档案的完整、准确和安全性。

2. 设备管理员负责设备仪器档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、查询和借阅等。

3. 使用人员负责设备仪器的日常使用，按要求填写使用记录，并及时反馈设备仪器的状态。

四、档案内容

1. 设备仪器的基本信息：包括设备名称、型号、规格、生产厂家、出厂编号、购买日期、使用年限等。

2. 设备仪器的技术资料：包括产品说明书、操作手册、维护保养手册、相关标准等。

3. 设备仪器的采购、验收、安装、调试、验收报告等相关文件。

4. 设备仪器的检定、校准、核查报告和证书。

5. 设备仪器的维护保养计划及维护记录。

6. 设备仪器的损坏、故障、改装或修理记录。

7. 设备仪器的使用记录。

五、档案管理流程

1. 设备仪器的采购、验收、安装、调试等环节，相关人员应按要求填写相关文件，并提交设备管理员。

2. 设备管理员对收集到的档案进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性。 3. 设备管理员定期对档案进行检查，确保档案的完好无损。

4. 使用人员需填写设备仪器使用记录，包括使用时间、使用人员、使用目的、使用效果等。

5. 设备管理员对设备仪器档案进行分类、编号，建立档案目录，方便查询。

六、档案查询与借阅

1. 查询：使用人员需填写查询申请，经设备管理员审核同意后，方可查询。

2. 借阅：使用人员需填写借阅申请，经设备管理员审核同意后，方可借阅。

3. 查询和借阅档案时，应妥善保管，不得擅自涂改、损坏或丢失。

七、奖惩

1. 对在设备仪器档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成档案损坏、丢失或泄露的个人，将依法追究责任。

一、目的与意义

为了规范实验设备仪器的管理工作，确保实验设备仪器的有效使用、维护和更新，提高实验教学质量与科研水平，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于我校所有实验室的实验设备仪器档案管理。

三、档案管理内容

1. 设备信息档案：

- 设备名称、型号、规格、数量；

- 制造商、出厂编号、生产日期；

- 设备购置日期、价格、来源；

- 设备使用说明书、技术参数、操作规程；

- 设备维护保养记录。

2. 设备验收档案：

- 设备验收报告；

- 设备合格证、检验报告；

- 设备安装调试记录；

- 设备运行状况记录。

3. 设备使用档案：

- 设备使用记录；

- 设备故障维修记录；

- 设备使用人员培训记录。

4. 设备维修档案：

- 维修申请单；

- 维修记录； - 维修费用结算单；

- 维修配件清单。

5. 设备更新改造档案：

- 更新改造申请报告；

- 更新改造方案；

- 更新改造验收报告。

四、档案管理职责

1. 设备管理部门：

- 负责设备档案的收集、整理、归档和保管；

- 定期对设备档案进行审查、补充和完善；

- 负责设备档案的借阅、复制和保密工作。

2. 实验室负责人：

- 负责实验室设备档案的管理工作；

- 确保设备档案的完整性和准确性；

- 定期检查设备档案的保管状况。

3. 设备使用人员：

- 妥善保管设备档案；

- 及时记录设备使用、维修和保养情况；

- 不得随意涂改、撕毁或销毁设备档案。

五、档案管理要求

1. 设备档案应按照设备类别、编号进行分类、编号和归档；

2. 设备档案应保持整洁、完整，不得随意涂改、撕毁或销毁；

3. 设备档案的借阅、复制和保密工作应严格按照相关规定执行； 4. 设备档案的保管期限应根据设备性质、使用年限等因素确定。

浅谈仪器设备的档案管理

设备档案管理是设备管理的一部分，担负着设备技术资料的收集、记录、填写、积累、整理、鉴定、归档、统计、提供利用的任务。而且设备档案是各种仪器设备正常使用、维护以及进行技术性能开发不可缺少的材料，是重要的技术储备中心。为了加强仪器设备的档案管理，既要确保设备档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使设备档案资料充分发挥作用，根据我所仪器设备的具体情况，结合多年来的实际工作需要，我们对现有的仪器设备档案资料进行了重新的整理和分离。

由于我们的质量管理体系中对于仪器设备档案的管理一般只是涉及到仪器设备的技术档案部分，加之考虑到我们日常工作及外审工作也只是涉及到这一部分，故我们对原有的仪器设备档案进行了重新的整理。原有的仪器设备档案中大致包含了两大部分。一部分是仪器设备档案的商务资料，包括仪器设备购置申请报告、仪器设备计划申请表、合同、购物发票（复印件）、入库单等，另外对于购买的进口仪器还包含进口审批、外贸合同、代理协议及办理海关免税所需要的一切资料，这些都是与仪器购买有关的手续，我们把这些材料归为商务部分，考虑到这部分资料一般不需要经常查阅，故还放在原有的档案袋中，另行存放。另一部分则是有关仪器设备档案的技术资料部分，包括仪器设备使用登记册（操作人员写满一本后交回）、仪器设备开箱验收记录、合格证、保修卡、中外文使用说明书、光盘、软盘、操作手册、图纸、溯源证书正本及溯源证

书确认记录表、仪器设备停用及启用手续等与仪器技术本身有关的部分，这是我们这次着重整理的部分。

下面主要谈一下仪器设备技术档案资料的整理。我们重新制作的仪器设备技术档案目录中除了原有目录中包含的设备名称、型号、机器号、国别、厂家、出厂时间、到所时间、档案编号外，又新增加了存放位置及使用状态两项内容。这两项内容的增加对于我们每年底进行的仪器设备资产核查及每年底制定下一年度仪器设备的溯源计划是相当有帮助的。另外这次整理还剔除了所有在用仪器设备多年以前的溯源证书，另行存放，考虑到已经与实际工作需要关系不大，建议过后予以销毁，使仪器设备技术档案中只保留最近五年的溯源证书。以后随着每年新的溯源证书的归档，剔除最靠前年份的溯源证书，使档案中始终保留最近五年的溯源证书，这也是与我们程序文件中的规定相符合的。另外以前的仪器设备档案都存放在档案袋中，由于经常查阅，造成档案袋极易破损，通过调研，这次重新购置了档案盒，既解决了档案袋容易破损的问题，又实现了美观整齐的效果，竖立起来的档案盒侧面写有档案号和仪器设备的名称，更加便于查找。

仪器设备类档案管理办法

仪器设备类档案管理办法

第⼀章总则

第⼀条为加强和完善我校仪器设备类档案的质量和管理，充分发挥仪器设备档案在我校教学科研和各项管理⼯作中的作⽤，并为考核我校仪器设备管理⼯作提供依据，根据《中国⼈民共和国档案法》、《科学技术档案⼯作条例》和《普通⾼等学校档案管理办法》等法律、法规、结合我校实际特制定本办法。

第⼆条凡价值在⼗万元以上的设备仪器，其档案都由校档案馆保管，各部门可保存复印件；凡价值在⼗万元以下的设备仪器档案由使⽤单位保管。

第三条凡是为我校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运⾏、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利⽤价值的⽂字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

第四条设备档案的管理，必须坚持集中统⼀管理的原则，便于开发利⽤，确保设备档案完整、准确、系统和安全。

第五条设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理⼯作的组成部分和重要环节。设备档案⼯作必须纳⼊我校设备管理⼯作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使⽤等⼯作紧密结合，保证设备⽂件材料的完整、准确、系统，应作为我校设备管理部门的职责之⼀。

第六条要努⼒实现设备档案⼯作由经验管理向科学管理的⽅向转变，逐步采⽤先进的管理技术⼿段，⼤⼒开发档案信息资源，为学校教学、科研和管理服务。

第⼆章归档范围的确定

第七条确定的原则1. 归档的设备管理⼯作和仪器设备申购、验收、使⽤、维修、改造各个环境中形成的⽂件材料，必须对我校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作⽤。2. 归档的⽂件材料必须反映设备管理和仪器设备项⽬从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3. 归档的仪器设备⽂件材料必须遵循其⾃然形成规律、保持其有机联系，必须与实物⼀致并有成套性。

4. 作为我校固定资产的各种国产、进⼝的⾼、精、尖、新、稀的仪器设备，全套随机技术⽂件材料以及在接受使⽤、维修和改进⼯作中产⽣的科技⽂件材料，均须归档。