公司内部常用公文基础知识培训资料

1 公司内部常用公文 基础知识培训资料

请 示 一、概述 （一）请示的性质和作用 请示是向上级机关请求批示或批准的一种上行公文。凡本机关无权决定、无力解决或按照规定必须由上级主管部门审核、批准后方可办理的事项，都需要向上级请示。属于下列情况必须写请示： 1.主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。 2.对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，需要上级明确答复才能办理的事项。 3.工作中发生了新情况，又无章可循，需要上级明确指示才能办理的事项。 4.因情况特殊难以执行现行规定，需要上级重新指示才能办理的事项。 5.因意见分歧而无法统一，难以工作，需要上级裁决才能办理的事项。 6.事关重大，为防止工作失误，需请示上级审核的事项。 2

（二）请示的特点 1.呈批性 使用请示的目的，是下级机关对本机关无权决定、无力解决而又必须解决的事项向上级机关反映或提出建议，请求上级批示或批准；上级机关应及时、有针对性地给予批复。 2.超前性 请示必须在办理有关事项之前进行，切不可先斩后奏。 3.唯一性 一件请示只能就某一个方面或某一件事项请求上级作出指示或批准。如果请示的是几件事，则必须是与同一问题密切相关的几个方面，即必须是上级机关能给予一次性批复或解决的。同时，一个请示只能主送一个主管的上级机关，不得多头请示。 4.隶属性 即下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有隶属关系的直接主管上级机关才有批复的资格和权力。 5.紧迫性 因为所请示的问题一般都是急需办理和解决的，所以对办理请示的时间要求很强，既要求下级机关及时就有关问题向上级请示，也要求上级机关及时批复。 二、请示的写作 3

请示的基本结构分标题、主送机关、正文三个部分。 （一）标题 请示的标题多用完整的标题，由发文机关、事由和文种组成，如《×××关于×××的请示》；也有的请示标题略去发文机关，但只要标题文字不是很长，一般不提倡略去发文机关。事由在任何情况下都不能省略，事由要注意抓住请示事项的突出特征，提示出正文的主旨，使上级机关一看标题就明了请示的目的。在表述事由时，一般只宜使用一个动词，且不能与文种词语重复。如《关于请求批准购买×××的请示》，“请求批准”两个动词多余，且与文种“请示”语义重复，应删去。 (二)主送机关 指有权接受请示的一级机关。只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送和抄送机关，由主送机关负责答复。 （三）正文 请示的正文一般由请示缘由、请示事项和结束语三部分组成。 1.请示缘由 请示缘由是全文的导语，应开门见山，直接写明请示什么问题、为什么要请示。文字要力求简洁，具体表达方式一 4

般是叙议结合，可根据请示内容，灵活安排，在叙述情况时，应紧紧围绕所要请示的问题，把有关的历史或现实情况、政策规定等一一写清楚。在分析议论时，应各情况紧密结合，做到言简意赅，不讲空头大道理。总之，这部分不仅要提供事实和理论政策方面的依据，同时也要让上级更加清楚地掌握情况，引起重视，促使上级及时地给予批复，使问题早日得到解决。 2.请示事项 这是全文的重点，任何一项请示，在向上级说明缘由之后，都必须向上级提出自己对解决问题的态度或意见。有时还可以提出几种意见，分别写出利弊，供上级筛选。但必须写明请求上级给予批示或批准的具体事项，并说明理由。撰写这一部分必须注意两点：一是要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策；二是要符合实际，切实可行。 3.结束语 结束语一般另起一行，以请求语作结，如“以上当否（妥否），请示批示（批复）”、“特此请示，请批复”。结束语要注意语气谦恭，符合文种性质。不要用“以上请示，请尽快批复”或“请速审批”这类催促上级的口气。 三、范文与病例评析 （一）范文与评析 1.范文 5

×××区×××小学 关于增拨教学设备款的请示 ××区教委： 在新的世纪里，为贯彻党和国家全面推进素质教育的精神，落实小平同志“学习计算机，要从娃娃起”的指示，改变学校计算机设备严惩不足且落后的现状。我校拟于今年下半年新建微机室一个，配备586计算机60台，加上服务器、空调及其它网络设备，预计约需资金40万无。为此特恳请上级给我校增拨30万元教学设备专用费，资金不足部分由我校自筹解决。 妥否，请批复。

×××区×××小学 二○○一年五月十六日 2.评析 这是一篇向上级寻求财力帮助的请示。文中请示理由充足，依据有力，请示事项明确、具体，且实事求是。由于请示内容单一，行文时采用篇段合一式显得紧凑、得体。全文简短，用语贴切。 （二）病例与评析 1.病例 6

关于要求解决我县发展珍珠生产资金的请示 省人民政府： 近三年来，我县珍珠产量排徊，究其原因，主要是资金投入不足。199×年×月，我们请有关部门和专家，对我县珍珠生产问题进行了调查研究，提出了可行性研究报告（见附件）。199×年，计划植株×××万只，育珠×××亩，按历年平均亩产珍珠×××公斤计，可产×××公斤珍珠。总投资需要×××万元。 我县在财力非常紧张的情况下，决心千方百计筹措×××万元，尚差×××万元，恳请省人民政府给予解决。 以上请示，望速审批。 附：《×××县珍珠生产可行性研究报告》

×××县人民政府 一九××年×月×日 2.评析 （1）标题用语不当。请示标题一般不提倡省略发文机关；“要求”和请示语义重复，不宜同时写进一个标题；请示中不宜使用“要求解决”的语气。标题改为“×××县人民政府关于发展珍珠生产所需资金的请示”为宜。 7

（2）请示缘由不清。为什么要扩大生产规模？产品的市场前景如何？经济效益如何？均没有交待。 （3）请示事项不清。“恳请省人民政府给予解决”，是解决贷款问题还是拨款？是解决县里“决心千方百计筹措×××万元”中存在的问题，还是“尚差”的×××万元？ （4）结束用语不妥。“望速审批”有催促上级的意思，显得不够礼貌。应该用“当否，请批复”之类的结束语。 四、请示写作中的注意事项 （一）不要多头请示 一个请示事项，一般不要同时请示两个以上的领导机关或主管部门。如果多头请示，容易出现相推诿的情况，反而延误请示的批复。如果几个上级机关意见不一致，下级机关反而无所适从，左右为难。受双重领导的单位，也不要多头报送“请示”，应根据具体情况，主送一个上级机关，抄送另一个上级机关，有些特殊的涉及几个部门的事项，亦可同,理由几个部门分别向上级请示。 （二）不要越级请示 除非常特殊的情况外一般不越级请示。上级机关解决不了的问题，应由上级机关向再上一级机关请示，如越级请示，上级机关不便处理。不论什么内容的请示，不能同时下发或抄送给下级机关或平等机关。 （三）不要事后请示 8

请示必须事前进行，决不能先斩后奏或边请示边办理。 （四）不要事事请示 在自己职权范围内可以解决的问题，要大胆决断，以减少公文旅行，减轻上级负担。 （五）不要向领导个人请示 下级在请示中要求上级解决的问题，上级机关一般都要通过集体讨论，或经几位领导阅批才能决定。故请示的抬头不能写成“市委并×××书记”，或“×××书记并市委”。 （六）不要一文多事 一个请示件只能写一个问题，不要把几个性质不同的问题同时写在一个请示件中，以免上级机关不好办批而贻误工作。 （七）不要请示、报告混用 把请示写成请示性报告或报告都不对，如写成请示报告或报告文种，上级主管部门有理由不按请示件批办。

报 告 一、概述 （一）报告的性质和作用 报告是向上级机关报汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问或要求的一种陈述性上行公文。其主要作用是报告 9

工作、传播经验、提供信息、辅助决策、反馈结果、凭证备查。 （二）报告的种类 按照报告的内容，可分为工作报告、情况报告、检查报告、答复报告、送文送物报告。 按照报告内容的含量，可分为综合报告和专题报告。 1.综合报告 这是全面反映一定时期本单位各个方面工作的综合性报告，其涉及面广，内容含量大。综合报告不是综合性的工作总结，二者的区别在于：前者主要是具体表述工作情况，不过多地作经验上的提炼和理论性的阐述；而后者则着重要求总结出经验、体会，找出问题对工作情况多作概述，一般不逐个方面地具体表述情况。 2.专题报告 专题报告即对某一方面的工作或某一重点工作，以专题内容写成书面材料向上级作出反映的报告，其涉及面窄，内容含量小。除工作报告可分为综合性工作报告和专题性工作报告外，情况报告、检查报告、答复报告、送文送物报告，按照一事一报的原则，都可归入专题报告。 （三）报告的特征 1.陈述性 报告主要是采用叙述手法直陈其事，一般不展开推理论