浅析基层水文档案的规范化管理
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・２１４・ 浅析基层水文档案的规范化管理 管理论坛 高爽 （黑龙江省水文局，黑龙江哈尔滨１５０００１） 摘要：在水文勘测、监督、情报预报、水资源评价、实验及咨询服务过程中形成的有价值的原始记录即是水文档案，属于国家科技的 一种。在当前水文事业快速发展过程中，水文档案在当前社会经济发展过程中的作用越来越突显出来，而且也取得了较好的成果。但在当 前基层水文档案工作中仍然存在一些不足之处，因此需要加强对基层水文档案的规范化管理。从基层水文档案概述入手，对基层水文档 案管理中存在的问题进行了分析，并进一步加强基层水文档案规范化管理的举措进行了具体的阐述。 关键词：基层水文档案；规范化管理；特点；价值；问题；举措 １基层水文档案概述 １．１基层水文档案的形成和特点 基层水文档案作为各个历史时期的水文信息，主要是由水文工 作者在日常水文活动中形成的各中水文原始数据和文状况成果。水 文档案形成的过程中是一个数据原始积累的过程中，具有整体性、 连续性、系绕陛和统一性的特点。而且在时间变化上，水文数据也具 有较强的随机性和周期性特点，在地区分布上水文档案具有一定的 相似性和特殊性，当水文档案遗失或是毁坏的后，其无法再生。 １．２基层水文档案的价值 基层水文档案是记录一个有限地域的水文信息，但其所具有的 历史价值和科学价值则不能忽视。其不仅对水文现象的原始数据进 行积累，而且还对人类对自然水文的认识、保护等整个过程中进行 了记录，并由此形成了学术思想、工作成果和经验教训，这些都是成 为水文档案的重要组成部分，可以为水文事业的发展提供重要的依 据。而且水文档案是一个区域水文现象的历史依据，能够对当时社 会发展水平及文明程度进行反映。 基层水文档案作为基层水文单位的核心信息资源，确保其内容 的完整性及管理的规范性不仅有利于基层水文单位负责管理工作 效率的提高，而且对水文管理工作质量的提升具有极其重要的意 义，能够为国家水文及水质数据库的提供有效的基础数据。基层水 文档案作为什社会共享的信息资源，通过对其进行完事保存，能够 更好的推动水文事业的健康、持续发展。 ２基层水文档案管理中存在的问题 ２．１基层水文档案工作总体推进不够 基层水文单位作为公益性事业单位，其在具体管理工作中，由 于受制于资金及办公条件等因素的制约，管理方式较为落后，水文 档案管理规章制度无法落实到实处。这主要是由于在当前大部分水 文测站观测过程中所记录的资料都会向上级水文总站进行提交，水 文数据和成果在总站都会进行备份，这就导致基层水文单位内的水 文档案不被重视，对基层水文档案管理工作的重视度也有所下降， 这就导致基层水文档案在实际管理工作中不仅没有按照相关规定 纳入到档案管理系统，而且设备和人员配备不到位，人员专业素质 不高，工作中随意性较大，严重影响了水文档案管理的水平。 ２．２水文档案工作不适应档案载体多元化的要求 传统的水文档案多以纸质载体为主，而且在管理方法也是针对 纸质载体进行的，但随着水文工作现代化程度的不断提高，各种先 进技术的自动化系统大量的水文工作中进行应用，这就产生了大量 的水文电子文件，由于水文档案载体的增加，这也对档案管理工作 提出了更高的要求，传统的纸质载体下制定的档案管理制度和管理 方法已无法与当前档案载体多元化的要求相适应。 ２－３基层水文资料数据库建设进展缓慢 随着科学技术的快速发陈胜，计算机技术得以广泛的应用，目 前在一些水文总站中已建立了水文资料数据库，但相对于总站水文 档案信息化建设来讲，基层水文单位档案信息化建设工作较为缓 慢，这也水文资料的查询、利用带来了较大的阻碍，制约了水文档案 数字化管理的发展。 ２．４存在水文“信息孤岛”现象 随着水文档案信息化的推进，水文单位利用现代信息技术，深 入开发和广泛利用水文信息资源，实现水文信息采集、传输、存储、 处理和服务的网络化与智能化，开发了内部网并相继建立了水文信 息网站，部分实现了电子政务。但多年来陆续开发或引进的水文测 报、电子信息系统之间不能很好地共享信息，业务不能顺畅地执行 和有效控制，形成了许多水文信息孤岛。水文信息资源无法与跨地 区、跨部门、跨行业的相关部门实现信息共享，给信息资源的二次开 发利用造成了困难。 ２．５水文档案利用效率不高 目前许多水文单位主动开放力度不够，在提供利用上满足于 “应需求”，着眼于水文科技进步和可持续发展的主动性数据深加工 及服务产品设计的前瞻性不够，还不足以使档案利用朝着“应发展” 而利用的方向发展。 ３／Ｊｎ］Ｊ，基层水文档案规范化管理的举措 ３．１将水文档案工作纳入各水文基层单位的档案工作中 水文档案数量大、种类多、使用广，将水文档案工作纳人基层单 位档案工作中，将档案目标管理及档案服务信息化建设作为水文档 案建设的重点工作，建章立制，设置档案机构，解决档案专、兼职管 理人员的配备问题，加强培训，使水文档案工作规范推进。 ３．２进一步完善水文档案工作各项规章制度 将水文档案工作制度化、规范化。根据《中华人民共和国档案 法》、《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等法律法规， 结合水文档案管理工作实际，编制基层水文档案归档管理、借阅利 用、鉴定销毁和安全保密等各项管理规定，并将其纳入基层单位内 部管理建设中、使档案管理工作有序推进。 ３．３推进水文档案信息数字化 通过运用计算机技术与多媒体技术，做到档案信息能以数字化 形式存储。例如，对重要的水文档案资料通过扫描或人工录入的方 式先期进行数字化处理，逐步扩大数字化规模，同时加快基层水文 资料数据库建设进程，跟上水文事业发展步伐。努力改变水文资料 数据库只是单个独立系统的现状，加大计算机软件的开发力度，使 水文信息孤岛有机联系起来，更好地为外界提供服务。 ３．４做好水文档案利用服务工作 提供利用是水文档案管理工作的最终目的，但在利用中要正确 处理公开与保密的关系。凡涉及国家秘密的公益性水文档案，其使 用范围和方式必须执行国家有关保密规定，未经国务院水行政主管 部门批准，不得将涉及国家秘密的公益性水文档案以任何形式传播 或携带出境。基层水文单位要逐步从水文档案的封闭型管理向开放 型管理转变，建立水文公众信息服务系统，创造条件主动上门做好 服务。对需要使用水文资料的外单位使用者，可以有选择地进行有 偿服务。 基层水文档案在水文各项科学决策中发挥着非常重要的作用， 而且在当前社会经济快速发展过程中，水文档案的作用得以不断突 显出来，具有其他档案所无法替代的作用，能够为当前各项经济建 设中涉及到的水文问题提供准确的信息支持，这使水文档案的效能 和科学价值得以更好的体现出来，因此加强对基层水文档案的规范 化管理不仅是当前水文事业发展的需要，也是经济建设的必然要 求。 参考文献 『１１郑建民．层水利档案管理工作探析『Ｊ１．山西水利，２０１４（５）：３１． 『２１段顺香．浅析水文资料档案管理工作【Ｊ】．办公室业务，２０１５（６）：５． 【３】马瑶．水文档案的作用与规范化管理【Ｊ】．经济研究导刊，２０１４（１２）： 】５．
