客户抱怨处理程序(含记录)
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客户抱怨处理程序
(IATF16949-2016)
1.0目的:
为求迅速处理客诉案件,明了客户抱怨原因,防止抱怨事件重复发生及产品之功能,规格不符合客户需求时,能及时对应处理,以提高本厂产品质量,服务及维护本厂信誉;
2.0范围:
凡客户对本厂产品所有抱怨及退货等均适用之;
3.0权责
3.1业务课
3.1.1客户抱怨之判断及受理及问题点回复说明;
3.1.2客户退货取回及清点;
3.1.3客户服务及改善;
3.2质量部
3.2.1质量抱怨确认对应及相关改善措施填报,跟进督导执行;
3.2.2退货件确认;
3.3物流课
3.3.1退货品点收、标示、隔离
3.4责任单位
3.4.1质量抱怨原因分析,纠正措施及改善;
4.0定义:
4.1本厂售予客户之部品遭客户判退,经取回后,由质量确认,确实质量不良须重工或报废者,皆为退货认定记录,但非本厂质量异常责任者受客户要求重工或局部修正者不在此限;
4.2遭判退之部品,若为客户之因素或为客户工程图变更(ECN)者,不列为退货认定;
4.3客户抱怨:客户对产品品质等相关服务通过邮件、电话、当面提出不满,仅通知改善,不需要正式回复书面资料;
4.4客户投诉:客户抱怨需要正式回复书面资料,即为客户投诉;
5.0作业内容:
5.1客户抱怨
5.1.1客户抱怨处理程序流程图(附件一);
5.1.2客户抱怨提出方式:
5.1.2.1客户当面提出抱怨
5.1.2.2客户电话联络
5.1.2.3客户传真书面联络提出抱怨
5.1.3客户抱怨之判断及受理:
5.1.3.1任何单位接到客户抱怨,以业务课为窗口,通知业务课先作登记;5.1.3.2业务课受理客户质量抱怨时,应登记客户抱怨登记表,开立〈客户抱怨单〉,转质量部由改善工程主导开立<制程质量异常处理单>做对应处理;处理结果完毕后,该报告转业务单位留存并回馈客户作结案;
5.1.3.3业务课受理交期,服务抱怨时,由业务课登记客户抱怨登记表1H内主动与相关单位协调处理,并在24H内回馈客户;
5.1.4相应处理:
5.1.4.1相关单位收到客户电话、书面通知数据,初步调查原因后,并做对应处理,将客户的表格填写完成后经相关主管审核,经理核准后回传给客户,业务应予以关心;
5.1.5总结:
5.1.5.1业务课单位每月统计客户质量抱怨件数,于检讨会议中检讨改善;
5.1.5.2若有重大抱怨事项,当提呈上级知悉或项目研讨对应措施;
5.1.5.3数据存盘管理;
5.2客户退货
5.2.1客户退货处理程序流程图(附件二)
5.2.2退货若有争议无法判定之情形者,由副总经理裁定之;
5.2.3业务课接获客户退货通知或客户退货单时,应主动与客户联络确认退货原因;因质量影响退货时,业务课提出<客户抱怨单>转质量部确认判定处理之方法;质量部判定退货时,业务课主导完成退货作业,并核对规格、数量确认无误通知送货人员点收拉回;因其它因素影响退货时,业务课主导并判定处理方法,知会相关单位及执行;
5.2.4仓库点收后如产品不良依《不合格品控制程序》给于识别标示;质量部填写<制程质量异常处理单>提出对应由相关单位处理,如无质量异常,按业务判定作法执行;
5.2.5业务课须跟催后续处理及交货纳期之掌握;
5.2.6结案:交换、补货必须重新开立〈出货单〉;
6.0相关文件与支持表单
6.1不合格品控制程序6.2客户抱怨单
客户抱怨处理单.xl
s
6.3制程质量异常处理单
质量异常处理单.d
oc