福建商会迎新活动

咸宁市福建商会 咸宁市福建商会二届三次会议

暨2013年迎新年会 策划执行（草）案

撰 写人 ：林日乾 日 期 ：2013年元月 咸宁市福建商会

2 目 录 一、活动概述 二、活动流程 （一）活动程序 （二）礼品安排 三、工作分工、气氛营造及媒体组合 （一）人员安排 （二）活动气氛的营造 （三）媒体组合 四、前期准备工作 五、会场布置 六、费用估算 七、企业合作方案 咸宁市福建商会二届三次会议

暨2013年迎新年会 策划执行（草）案 一、活动概述 （一）活动方式 结合本次活动特点，以服务会员为宗旨，采用联欢（品酒会）、演说、颁奖、抽奖等互动，让会员有团队感、回到商会就跟回到家一样！ （二）举办单位  主办单位：咸宁市福建商会 咸宁市福建商会 3  协办单位：瑶池酒店、中瑞商行。。。。。。。  策 划：商会秘书处  演 艺：瑶池酒店 （三）活动目的 1、建立会员之间更进一步的沟通交流，让会员认识到我们商会是一个团队是一个大家庭，团队和家的发展需要每一个会员的支持； 2、通过本次活动赢得商会的口碑，促进和吸收更多的会员； 3、提升商会的知名度和美誉度； 4、增强福建商会在咸宁的影响力度 （四）活动时间：2013年1月28日（周一）下午15：00－17:30

（五）活动地点：瑶池酒店演艺厅

（六）参加人员及机构 1.咸宁市工商联、统战部、民政局； 2.所有在册会员单位或代表； 3.在咸宁的福建人； （八）活动内容 1、 各相关单位领导发言、解析、致辞 2、 商会的发展历程短片或PPT播放； 3、商会报告和颁奖； 4、品酒和抽奖互动； 二、活动流程

（一）活动程序 时间 工作项目 1月10日前 活动方案确定，信息发布，合作单位招商开始，负责人员安排完毕

1月20日前 合作赞助单位确定

1月22日 费用及物料情况落实，工作人员安排完毕

1月25日 人员到位，物料全部安排到位，

1月27日 现场布置

1月28日 活动开始 咸宁市福建商会 4 09：00前 空飘、气拱门、气柱、展板等现场物料安装完毕 12：00前 场地准备到位并再次检查 确保程序一切正常 14：30前 人员全部到位 媒体、现场工作人员等到位 15:00－15:30 迎宾，播放背景音乐 ——

15：30-18：00 活动进行中 活动过程中包括趣味节目表演、商会解说、报告环节、颁奖环节。 1、 节目以小品等热烈氛围为主，共约2-3个即可。

2、 商会发展历程讲解环节现场以短片方式或者用PPT讲解为主。

18：00 晚宴 迎新晚宴、品酒、抽奖

注：以上为大概时间点，具体现场可灵活把控。 咸宁市福建商会

5 （二）礼品安排 为创造现场气氛，增强互动，在活动过程当中安排4轮抽奖环节，分别为三等奖（5名）、二等奖（三名）、一等奖（2名）、特等奖（1名）每次抽出幸运客户，奖品待定。 （三）活动流程

1月10-20日展开活动宣传、赞助支持

1月25日对领导、会员等参与人员再次邀约 1月28日下午13点会员到场签到登记，并领取抽奖券 活动交流、报告、晚宴并凭抽奖券参加抽奖 咸宁市福建商会

6 三、工作分工、气氛营造及媒体组合 （一）人员安排 名 称 数量 定位区域 职 责 负责人 负责人 总负责人 1人 全场 总协调：现场出现的临时紧急状况的协调

现场负责人 3人 全场 1、现场事务的总协调工作、处理突发事件 2、负责合理调配全场工作人员

安保总负责人 1人 现场 1、必要时组织所有保安，控制现场，避免混乱发生；

登记人员 2人 登记处 1、进行会员签到登记及抽奖券填写，整理； 2、抽奖前礼品管理及抽奖后礼品发放

礼仪人员 8人 入口处 1、迎宾，在入口引导客户入场 2、协助抽奖环节进行及抽奖人员引导 后勤保障人员 1人 会场内场 提供现场需要的后勤保障工作如打印等

保安保洁人员 12人 保安5 保洁2人 负责现场安保及内外场卫生

机动人员 2人 外场 1、提供应急车辆等； 2、协助外场客户接待秩序； 3、紧急情况发生时的外联工作，如报110. 表演人员 若干 内场 进行现场助兴表演 活动公司 （二）活动气氛的营造

1. 横幅：酒店外墙拉横幅，赞助和祝贺单位。 2. 高空气球：活动地点周边布高空气球。 3. 气拱门：酒店大门入口布彩虹门。 4. 报纸发布：1月中旬和会后发布。 5. 邀请函：发函邀请机关单位和顾问及会员通知。 （三）媒体組合 1.前期活动广告宣传 （1）具体要求：，告知说明会的具体时间、地点以及活动内容，刺激更多会员对商会的认识。 （2）媒介策略： ① 媒介选择： 报纸、电视走字、短信群发、网络宣传、邀请信函。 ② 发布时机：1月10日－1月27日。 2.活动当天媒介宣传 （1）舞台背景、签到展板、会场包柱、通讯录 咸宁市福建商会 7 （2）媒介策略： ① 活动现场使用彩虹门、高空气球、横幅营造现场气氛。 3．后期宣传跟踪 报纸、电视、电台新闻、专题报道! 四、前期物料准备工作

1. 活动方案提议； 2. 所有平面设计方案(舞台背景、签到背景板、工作证、通讯录、活动流程单、抽奖券等)； 3. 会场布置设计方案； 4. 赞助礼品落实或购买； 5. 抽奖券及抽奖箱制作。 6. 通讯录、牌匾制作； 7. 展板设计制作确定； 8. 主持人、礼仪小姐及工作人员选定； 9. 活动拍照、摄像； 咸宁市福建商会

8 五、会场布置 会场外：1、停车场放置氢气球4个； 2、18米气拱门一个，放置酒店入口处； 3、现场展板酒店入口2边一个、签到处一个； 4、酒店大堂右侧入场签到处及抽奖券领取； 5、迎宾引导人员8位； 会场内：1、赞助商产品品牌展示区； 2、品酒区； 3、演讲台一个； 4、LED背景屏（讲解PPT、赞助商企业宣传）； 咸宁市福建商会

9 六、费用估算

分类 名称 数量 单价（单位：元） 金额（单位：元） 备注

物料类 糖果、花生、瓜子 30斤 8 ￥240

水果 50斤 6 ￥300

展板 2块 200 ￥400 酒店入口2侧

签到展板 1块 200 ￥200

—— 签到物料、工作证、指示牌 若干 100 ￥1000 通讯录 200本 6 ￥1200

邀 请 函 50

1 ￥50

横 幅 10

50 ￥500

彩 虹 门 1座 400 ￥800

空飘气球 4个 450 ￥1800

餐 费 20桌 1500 ￥30000 ——

酒水饮料 ￥3000

讲台桌花 1套 200 ￥200 ——

抽奖箱、抽奖券 300张 0．5 ￥150

牌匾制作 10

150 ￥1500

小计 ￥41340

人员类 礼仪人员 8名 100 ￥800 —— 主持及表演人员 若干名 —— ￥3000 暂按3000元计

小计 ￥3800

媒体类 电视走字 15天 1000 1000

—— 短信 —— —— —— 报纸 2期 1500 3000

小计 ￥4000 费用共计约 ￥49140

备注：以上费用预算不含礼品购买费用及赞助商赞助费用！ 七、企业合作赞助（回报）方案

为结合本次活动特性，加强会员单位与企业合作沟通平台，本次商会特邀请咸宁企业一起互动沟通交流！（受邀行业主要是：通信行业、银行业、保险业、汽车行业、酒饮料行业）

一、活动赞助商资格： 赞助商必须是经商会秘书处考核认定的且具有较高知名度和美誉度的企业。 二、活动赞助类别： 1、活动总冠名合作企业 合作金额：5万人民币 咸宁市福建商会 10 总冠名合作资格名额仅限一家，尊贵的礼遇、全方位的宣传攻势。 总冠名合作商礼遇： （1） 赞助商获得活动总冠名权（如：AAA咸宁市福建商会二届三次会议暨2013迎新年会）；

（2） 赞助商将在活动前的媒体发布、活动活动现场及最后的颁奖现场最重要位置（含背板等）独家标示并展示企业LOGO及企业宣传短片；

（3）在所有活动中均明确以上总冠名合作商；所有对外资料、会刊、海报等宣传资料，所有宣传广告（平面、电视）中，均出现总冠名合作商；

（4）总冠名合作商将受邀出席会议发表讲话，可提供企业宣传品； （5） 颁奖晚会上主持人介绍总冠名合作商名称，总冠名合作商主要领导受邀作为颁奖仪式贵宾，随同领导登台颁奖；

（6）主持人特别鸣谢并邀请总冠名合作商上台讲话（20分钟）； （7） 在会场布置中体现总冠名合作商名称和LOGO；现场发放总冠名商宣传资料与礼品一起赠送给参会的嘉宾 ；

（8）获赠价值5000元的台湾旅游名额二名； （9）独家拥有大会现场主席台两旁广告牌2块； （10）独家拥有签到处背板的广告权； （11）在会刊及通讯录中赠送整版封底总冠名合作商广告，并在宣传册内登载企业简介及信息；

（12）会后获得大会的成果资料、数据库和其他后续服务。 （13）企业其他具体要求，双方可另行协商。 注：以上赞助方案可能会根据实际情况进行适当调整，以最终协议内容为准。 2、实物赞助商 赞助金额： 等同3万元人民币指定实物或用品，如场地、晚宴、车辆、酒水、饮品、礼品、印刷服务等。

实物赞助商礼遇： （1）活动主要对外资料、宣传册、海报等宣传材料，所有宣传广告（平面、电视）中，均出现赞助商企业；

（2） 获赠价值5000元的台湾旅游名额一个； （3） 赞助商主要领导受邀作为颁奖晚会贵宾； （4）主持人特别鸣谢赞助商（如：感谢EEE对本次大会提供的独家XX赞助）； 注：以上赞助方案可能会根据实际情况进行适当调整，最新信息敬请活动官方网站，以最终协议内容为准。

3、活动协办赞助商