档案管理制度(五)

第1页共11页 会计档案管理制度

第一条会计档案是会计核算的专业材料，包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各企业的主要档案之一。

第二条按照《会计档案管理办法》会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管。

第三条会计档案的范围

1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。

记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。

其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。

2、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。

3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。 第2页共11页 4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。

第四条会计档案的立卷和保管

1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类，根据四类档案进行分级编号管理。

2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。会计档案均应采用硬纸卷盒(或卷皮)进行包装。

3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年，以备随时查阅，满一年后，有单独档案部门的，同财务部门编造清册移交档案部门保管。

第1页共12页 办公室档案管理制度

1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、____物品，严禁使用电器。

二、档案归档制度

1、归档范围的保管期限

(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办____文件、政府办常务____等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。

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(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

2、归档时间 第2页共12页 实行年度归档制度。办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办____文件、政府办常务____等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。

3、归档要求

(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。

(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

三、档案安全保密制度

1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、____。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的____文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

四、档案查阅借阅制度

1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人

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的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。 第3页共12页 3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

第1页共8页 档案库房安全防火管理制度

一、保管档案必须有专用库房，并要设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

二、档案不得随意堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持10cm以上距离，每行柜架间距不小于60cm(密集架除外)。

三、库房应有防潮或增湿措施，注意调节温湿度，建立湿温度记录。库房的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在____％-____％之间。

四、库房内应放置防虫、防鼠药剂，并按要求定期更换。若发现鼠、虫害，及时采取措施消除。

五、库房内应保持清洁，经常清扫，不得堆放与档案无关的物品。

六、库房必须配备灭火器材，确定专人管理。档案人员应会使用灭火器。要安全使用灭火器设备，不得有明火装置，不得在库房吸烟和存放易然易爆物品。

七、库房内要有防盗措施。库房门应包铁皮，窗应安装铁栅栏；下班前要关好门窗，关闭电源；节假日封闭库房，非档案人员未经许可不得擅自进入库房。

档案库房安全防火管理制度（2）

档案库房是存放重要档案资料的地方，其安全防火工作十分重要。为了保障档案的安全和完整性，制定一套科学合理的档案库房安全防火管理制度显得尤为必要。以下是一个包含____字的档案库房安全防火管理制度范例： 第2页共8页 一、总则

1.为加强档案库房的安全防火工作，保障档案的安全和完整性，特制定本制度。

2.本制度适用于本单位档案库房的安全防火管理工作，包括档案库房的设施、设备、管理以及人员的安全教育和岗位责任等方面。

3.档案库房安全防火管理是全体员工的责任，各级领导要切实落实安全防火工作责任制，确保档案库房的安全。

二、档案库房的设施与设备

1.档案库房应按照有关标准、规定建设和装修，确保库房的结构安全和耐火性。

2.档案库房应配备消防设施，包括灭火器、消防栓、消防喷淋系统等，保证库房的消防安全。

3.档案库房应配备监控设备，定期检查设备的功能和工作状态，并及时修理和更换。

4.档案库房应定期开展安全隐患排查和演练活动，确保库房设施和设备的安全可靠。

第1页共8页 行政办公室档案管理制度

l.档案的分类。施工技术档案、财务档案、人事档案、机械设备物资档案、工程决算与工程合同档案、图集、图书、音像照片档案、文书档案、其他档案。

2.档案资料的立卷归档。1〉立卷归档要求书写工整、字迹清晰、卷面整洁干净、严禁乱涂乱画；2〉归档的原始记录签证应真实、齐全，日期、部位明确，严禁事后增减或涂改，使用复印件时，应注明原件存放处，以备查询；3〉档案管理人员要根据工作需要，编制目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集的各种参考资料，以便于查阅。要定期检查档案存放状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或，作其他技术处理，____文件、资料归档要注意保密，并采取专门的保密措施，专门保管。

3.档案资料的立卷归档的时限。1〉文书文件等类档案资料每年内归档一次；2〉财务档案每年归档一次；3〉施工技术档案，质量体系运行管理资料在工程竣工验收后____日内完成归档工作。4〉工程经济档案，在每项工程竣工验收后，半年内，完成归档工作。5〉公司人事档案、职工技术、职工劳资、社会保险及车辆档案每年度内整理归档一次；6〉质量安全资料档案每年度内整理归档一次；7〉公司大型机械设备档案每年度内整理归档一次。

4.档案的查阅与借用。1〉档案归档后，需查阅或借用时，必须经专业部门的负责人办理查阅或借用手续，并由档案员做好登记，否则任何人无权查阅或借用；2〉凡属公司需对外保密的档案资料，必须经总经理批准，办好登记手续后，方可查阅或借用；3〉各种图集、书第2页共8页 籍、文书档案由档案员办理查阅或借用手续；4〉查阅档案资料只限所查范围，不得翻阅无关内容，对档案资料必须注意爱护，不得损坏，不得涂改、勾画、剪截和拆卷，更不准抽取或撕毁张页等。如发现上述情况，档案员有权立即制止，停止查阅；并按有关规定予以处理；5〉对批准摘抄、复制和借出的档案资料，必须妥善保管，不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围；6〉利用档案资料完毕后，要亲自送还，经____无误注销查借手续。