来访接待管理工作标准

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《来访接待管理工作标准》A/0
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1.0、总则与目的
为了规范公司接待人员的行为,提高公司对内对外的礼仪形象,同时保证安全、有序的
工作环境,特制定本标准。
2.0、规范性引用文件
(无)
3.0、术语和定义
(无)
4.0、应用范围
适用于公司所有来访人员的接待。
5.0、职责与权限
5.1、保安员:负责来访人员的登记;
5.2、行政文员:负责来访人员的接待及引见。
6.0、管理内容及要求
6.1、接待人员要求
6.1.1、接待人员的素质要求:语言亲切温和、着装大方得体、态度耐心谦恭、操作准确快捷、
留言记录正确、传达及时无误、坚守工作岗位、严守企业机密;
6.1.2、接待人员发现有可疑来访者:东张西望、衣物镂娄、无预约却又不听劝阻、强行进
入公司或公司其他区域,应及时与安保组取得联系或报警(具体操作参照《预警管理
工作标准》执行)。
6.2、电话接待
6.2.1、电话响起三声内应接起电话,电话接听应讲普通话。内线电话接听标准报语:您好,
前台。外线电话接听标准报语:您好!这里是富进电力。需要转接的标准报语:好的,
请稍等;
6.2.2、电话需转接的,如接听方有助理或秘书的,应直接转与其助理或秘书由其处理,如没
有助理或秘书的或其不在位时,前台应平和的问清对方姓氏、是否有约、来访事情的
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简述,再与被访方沟通是否转入,如被访问者不在其位置上或不同意转入,前台应委
婉回复谢绝,如需有留言的应及时记下并在第一时间内转告被访问者。电话完毕后应
礼貌道别:再见或谢谢您。
6.3、人员来访接待
6.3.1、保安处接待:所有来访人员的接待均参照《门禁管理工作标准》执行;
6.3.2、前台接待:来方者进入前台时,前台人员应面带微笑平和的与来访者进行短暂的沟通:
来访者姓氏、来访事情的简述、是否与被访问者有预约。稍后请其在前台休闲区稍
坐片刻,并及时与被访问者联系由其具体接待。如被访问者不在其位置或不在公司,
前台应委婉的回复来访者。如需有留言的,前台应及时准确的记录下留言,并在第一
时间转告被访问者,完毕后应礼貌的道别:再见或谢谢您;
6.3.3、及时处理接待现场:椅子归位、卫生清洁等。
7.0、流程图
(无)
8.0、关联文件
8.1、《门禁管理工作标准》
8.2、《预警管理工作标准》
9.0、支持文件
(无)
10.0、相关记录
10.1、《来访人员登记表》
10.2、《来访证》
10.3、《临时出入证》

编 制日 期 2013-01-03 文 件 编 号 FJ-WI-HR-013 版 本编 号 A/0 实 施
日 期
2013-01-04

编 写 审 核 批 准 受 控 印 章